LE TRAITEMENT DOCUMENTAIRE DES THÈSES À L’UNIVERSITÉ PARIS 8 partis pris & contraintes

DÉROULÉ 1.Contexte 2.Le circuit des thèses aujourd’hui 3.Mise en place du circuit 4.Perspectives

CONTEXTE

UNE UNIVERSITÉ UNIQUE EN SON GENRE  1969 : ouverture du Centre Universitaire Expérimental à Vincennes  Héritage des idéaux de Mai 1968  volonté de démocratiser le savoir  intérêt pour les enjeux du monde contemporain  ouverture aux disciplines émergentes  1980 : le campus est transféré à Saint-Denis

L’UNIVERSITÉ PARIS 8 AUJOURD’HUI  Formation et recherche tournées vers  les sciences humaines et sociales  les arts  les lettres et les langues  le droit, l’économie et la gestion  les sciences  Près de  étudiants  900 enseignants  Le SCD  une grande bibliothèque centrale ( m 2 )  trois bibliothèques associées  87 agents titulaires

LES THÈSES AU SCD  Traitées par le Service de la recherche  Deux agents partiellement affectés au traitement des thèses numériques  correspondant STAR  coordinateur thèses + correspondant STEP

DOCTORANTS & ÉCOLES DOCTORALES  1287 doctorants inscrits en 2015  Quatre Écoles doctorales  Pratiques et théories du sens (486 inscrits)  Sciences sociales (378 inscrits)  Esthétique, sciences et technologies des arts (256 inscrits)  Cognition, langage, interaction (167 inscrits)  Soutenances  164 en 2015  166 en 2014  156 en 2013

LA COORDINATION DES ÉCOLES DOCTORALES  Rattachée à la Direction des services de la recherche  Assure  la gestion de la scolarité des doctorants  l’organisation des soutenances  la délivrance des diplômes aux docteurs  Interlocuteur unique du SCD, pour ce qui concerne la gestion quotidienne du traitement documentaire des thèses

LE CIRCUIT DES THÈSES Le traitement des thèses numériques aujourd’hui

AVANT LA SOUTENANCE  Au moment de l’inscription  enregistrement du doctorant dans Apogée  envoi des données d’Apogée vers STEP  mise à jour quotidienne des données de STEP  Pourquoi connecter STEP à Apogée ?  les interventions directes dans STEP ne sont plus nécessaires  les données d’Apogée sont théoriquement exactes  Le correspondant STEP signale les données manquantes dans Apogée  état civil du doctorant, abandon, transfert, etc.  rapport d’erreurs de la connexion : outil de travail essentiel

APRÈS LA SOUTENANCE 1. STAR  Au même titre que STEP, STAR est connecté à Apogée  En revanche, pour STAR, seule la création des fiches est assurée par transfert (aucune mise à jour n’est effectuée)  gain de temps  volonté de "garder la main"

APRÈS LA SOUTENANCE 2. L’ARRIVÉE DES THÈSES AU SCD  Le dépôt des thèses au SCD se fait après la soutenance  Ce choix implique une forme de coercition à l’égard des docteurs  la délivrance de leur diplôme et de leur attestation de soutenance n’est possible qu’après passage du SCD  Les doctorants se présentent au SCD à l’occasion des "Rendez-vous RAMEAU"  dépôt de la thèse  signature du contrat de diffusion  choix des mots clefs RAMEAU dans le bordereau  délivrance, enfin, d’une attestation de dépôt

APRÈS LA SOUTENANCE 3. LA DIFFUSION DES THÈSES  Il est nécessaire d’attendre le retour du dossier administratif du docteur pour pouvoir traiter sa thèse  la thèse est-elle confidentielle ?  Ce temps de latence entre soutenance et diffusion peut être (relativement) long  À propos des modalités de diffusion  Internet ou intranet  la Bibliothèque numérique de Paris 8 est en pleine mutation  entretemps, usage de la plateforme de l’Abes  pas de PEB pour les thèses diffusées en intranet

MISE EN PLACE DU CIRCUIT Compromis administratifs et techniques

SENSIBILISER LES SERVICES IMPLIQUÉS  À l’origine : trois services impliqués dans le circuit des thèses  la Coordination des Écoles doctorales  le Services des diplômes  le SCD  Leur rappeler les enjeux documentaires du traitement des thèses  Importance de l’Arrêté du 7 août 2006

DÉFINIR LE STATUT DU CORRESPONDANT STAR  Choix du rôle "Super-STAR"  Fusion des quatre fonctions définies par l’Abes  Scolarité  Gestionnaire de fichiers  Bibliothèque  Validateur  Volonté de regrouper les fonctions pour fluidifier autant que possible le traitement des thèses  ampleur de Paris 8  difficulté à mobiliser les autres services impliqués dans le circuit des thèses

LA CONNEXION APOGÉE/STEP  Rôle fondamental dans le circuit des thèses à Paris 8  gain de temps pour les ED  base de travail pour le SCD  surtout : permet d’avoir une vue (théoriquement) complète des doctorants et des soutenances  La mise en place de cette connexion  importance de la DSI dans le processus  longue phase de test  rôle du coordinateur thèses : assurer la communication entre Abes et Amue

CONFIGURER LA FICHE ÉTABLISSEMENT  Scénario de diffusion par défaut : la version complète de la thèse est diffusée en intranet  Export vers la plateforme de l’Abes  Pas de diffusion dans TEL

PERSPECTIVES

 Fluidifier le traitement des thèses  Ouvrir au PEB les thèses diffusées en intranet  aujourd’hui : près de 60% des thèses traitées via STAR sont diffusées en intranet et sont donc inaccessibles hors de Paris 8  Sensibiliser les doctorants aux enjeux de la diffusion de leur travail  le dépôt au SCD fait partie intégrante du processus de soutenance  la diffusion d’une thèse sur Internet doit être envisagée plus sereinement

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