Alain Casanova, Marc Dubourdieu et Claude Barreix L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Rapport présenté par Alain Casanova, Marc Dubourdieu et Claude Barreix Octobre 2012

L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Cadre, champ et méthodes Lettre de mission de la directrice des ressources humaines, adjointe au secrétaire général du 7 août 2012 - analyse de l’impact de l’entretien professionnel sur le bien-être au travail des agents évalués et sur leurs conditions de travail - étude sur toutes les étapes du dispositif et sur le contenu des entretiens - des recommandations pour faire évoluer le dispositif existant ou améliorer les outils RH d’accompagnement Champ - Personnel de l’administration centrale, titulaires et non titulaires, cas particulier des A+ Méthodes - Contraintes de calendrier - Questionnaires, entretiens, sondage

Le diagnostic Les propositions L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Sommaire Le diagnostic - Entretien professionnel et culture de management - Adéquation des procédures administratives aux objectifs du dispositif Les propositions - 7 propositions pour approfondir la culture de management dans l’entretien - 10 propositions pour réduire la charge administrative et mutualiser les expériences et les bonnes pratiques

L’entretien professionnel est-il accepté? L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Diagnostic de la culture de management en matière d’entretien L’entretien professionnel est-il accepté? Une pratique ancienne Un fait acquis et une procédure acceptée de tous (pratiquement pas de refus de participer) Un dispositif législatif et réglementaire stabilisé renforcement du contrôle interne comptable et financier des organismes en s’appuyant sur leur fonction comptable et financière, dans le cadre d’un plan d’action de contrôle interne piloté par leur direction générale. Cette action du contrôleur visera plus particulièrement à procéder à un état des lieux ainsi qu’à identifier les actions de progrès menées et les engagements pris. Elle s’intègre naturellement dans le cadre des diligences d’ensemble du contrôleur tel qu’il est précisé dans le Référentiel d’évaluation de l’analyse des risques et du contrôle interne des organismes publics du secteur non marchand du CGEFi de janvier 2008 Respect du calendrier de remontée des comptes: état des lieux sur l’organisation mise en place par l’établissement conduisant au respect du calendrier en 2010 pour les comptes 2009 et compte–rendu des actions menées par le contrôleur pour y contribuer  Immobilier: développé par BG Gouvernance: développé ci-après

L’entretien professionnel est-il porteur de risques psychosociaux? L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Diagnostic de la culture de management en matière d’entretien L’entretien professionnel est-il porteur de risques psychosociaux? Les analyses théoriques de psychologie du travail sont nuancées. La jurisprudence est prudente sur l’affirmation d’un lien entre entretien professionnel et RPS. Les acteurs hygiène et sécurité et conditions de travail ne relèvent pas actuellement de cas de lien direct entre entretien professionnel et atteinte à la santé des agents. Les acteurs du processus d’entretien professionnel à l’administration centrale signalent surtout les effets indirects négatifs qui résultent du contexte de travail ainsi que du décalage entre appréciations et conséquences concrètes de l’entretien.

L’entretien professionnel est-il bien réalisé? L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Diagnostic de la culture de management en matière d’entretien L’entretien professionnel est-il bien réalisé? Les instructions aux directions : bien cadrées mais trop tardives. L’implication de la hiérarchie : une adhésion générale à optimiser et des initiatives particulières à mutualiser La formation des acteurs : variée pour les évaluateurs, marginale pour les évalués L’organisation de la campagne sur le terrain : contraintes de calendrier, harmonisation des formulaires , articulation des travaux. L’analyse du formulaire de compte rendu d’entretien :convergence des observations et auditions sur une complexité formelle et trop de sujets traités

L’entretien professionnel est-il utile? L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Diagnostic de la culture de management en matière d’entretien L’entretien professionnel est-il utile? Des échanges utiles mais des attentes différentes des acteurs Une exploitation partielle des entretiens au niveau des évaluateurs N+1 et N+2 au niveau des BRH au niveau de la DRH

Un calendrier et un enchaînement des procédures à revisiter L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Diagnostic de l’adéquation des procédures administratives aux objectifs du dispositif Un calendrier et un enchaînement des procédures à revisiter Un processus lourd et complexe La procédure de détermination des réductions d’ancienneté L’attribution du bonus La réalisation des entretiens d’évaluation professionnelle Des pratiques diversifiées d’adaptation aux contraintes Une mise en œuvre pas exempte de risques contentieux

Un bilan coût – avantage qui suscite des interrogations L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Diagnostic de l’adéquation des procédures administratives aux objectifs du dispositif Un bilan coût – avantage qui suscite des interrogations Un coût non négligeable Une charge concentrée sur une courte période L’instabilité du contexte et l’instabilité des acteurs La multiplicité des objectifs nuit à son efficacité

Améliorer les conditions de réalisation de l’entretien L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 7 pour approfondir la culture de management dans l’entretien Améliorer les conditions de réalisation de l’entretien Impliquer et former Proposition 1 : Identifier et pondérer clairement la bonne pratique de l’entretien comme critère d’évaluation de l’encadrement, y compris pour la détermination du bonus. Proposition 2 : Les responsables des RH des directions doivent veiller à la qualité de l’entretien par une animation adaptée, notamment par une formation volontariste. La DRH doit s’assurer de la bonne fin de ces actions. Recentrer l’entretien Proposition 3 : Détacher le sujet de l’avancement différencié d’échelon du dispositif de l’entretien professionnel et supprimer la rubrique correspondante dans le CREP. Donner à l’entretien tous ses effets Proposition 4 : Organiser l’exploitation des données fournies par les CREP, au niveau des directions et de la DRH et la production de bilans qualitatifs annuels.

Améliorer la qualité des entretiens L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 7 pour approfondir la culture de management dans l’entretien Améliorer la qualité des entretiens Contrôler Proposition 5 : Organiser un contrôle qualité de second niveau portant sur l’organisation et l’analyse du contenu des entretiens professionnels. Evaluer Proposition 6 : Conduire régulièrement des enquêtes de satisfaction auprès d’un échantillon représentatif des évalués et des évaluateurs.

Traiter les silences ou les signaux faibles suite à l’entretien L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 7 pour approfondir la culture de management dans l’entretien Traiter les silences ou les signaux faibles suite à l’entretien Pallier le défaut d’expression de l’agent en donnant une autre occasion de s’exprimer Proposition 7 : Engager la réflexion en vue de l’éventuelle création d’une fonction de médiateur chargé de mener des actions de conciliation entre les agents et leur hiérarchie.

Améliorer le phasage de l’entretien L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser Améliorer le phasage de l’entretien Revoir le calendrier et l’enchainement des processus Proposition 8 : Lancer les campagnes d’entretien professionnel dès le mois de novembre avec un objectif de 100 % des entretiens réalisés au 31 janvier. Proposition 9 : Conduire les processus de détermination des réductions d’ancienneté et de la part variable indemnitaire à partir du mois de février.

Aller vers l’unicité des formulaires L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser Aller vers l’unicité des formulaires Unifier ce qui peut l’être, harmoniser ce qui ne peut être immédiatement unifié Proposition 10 : Utiliser un formulaire de compte rendu d’entretien unique pour tous les personnels de l’administration centrale des ministères économiques et financiers, titulaires et non titulaires.

Simplifier le formulaire et le rendre plus opérationnel L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser Simplifier le formulaire et le rendre plus opérationnel La rubrique « fonctions exercées » Proposition 11: Relier la description des fonctions au contenu de la fiche de poste. La rubrique « objectifs » Proposition 12 : Elaborer et diffuser, au niveau de la DRH, en collaboration avec les directions, une doctrine de définition des objectifs et de la mesure de leur réalisation. Les rubriques « évaluation… » et « appréciation … » Proposition 13 : Fusionner les grilles d’évaluation des acquis de l’expérience professionnelle et d’appréciation de la valeur professionnelle. Les rubriques « perspectives d’évolution… » et « formation » Proposition 14 : Simplifier la rubrique relative aux perspectives d’évolution professionnelle en la centrant particulièrement sur la mobilité. Proposition 15 : Renforcer les instructions tendant à ce que la rubrique relative aux besoins de formation soit remplie et soit centrée particulièrement sur les formations d’adaptation à l’emploi et de perfectionnement.

La dématérialisation des formulaires d’entretien L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser La dématérialisation des formulaires d’entretien Dématérialiser en cohérence avec le SIRH Proposition 16 : Prévoir la dématérialisation du formulaire d’entretien professionnel dans le cadre du projet de dématérialisation du dossier individuel des agents.

La mutualisation des bonnes pratiques L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Les 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser La mutualisation des bonnes pratiques Mutualiser dans une perspective d’harmonisation Proposition 17 : Mutualiser les bonnes pratiques en matière de gestion des entretiens professionnels, aux niveaux ministériel et interministériel.