Atelier Gestion de projet - « Les jeunes en CoMun » Monastir, 29/30 mai 2013

Notre rôle (Réso) Durant les 6 prochains mois (juin-Novembre) Vous accompagner et vous soutenir Faciliter la circulation de l’information entre les acteurs impliqués Aujourd’hui Vous aider à rentrer dans les détails du plan de travail que vous avez déjà élaboré Vous présenter un outil simple et pratique de planification de projet

Cycle d’un projet Evaluation Examen et évaluation Suivi Conception et planification Suivi Mise en œuvre

Attention !! Un projet non planifié passe par 6 phases ; l’enthousiasme la désillusion le vent de panique la recherche des coupables la punition des innocents les honneurs et les récompenses décernés aux participants « uniquement »

Attention !! Les facteurs clés d’échec d’un projet: Le manque de clarification des besoins et objectifs Le choix d ’un manager de projet inadéquat Association & implication trop tardive de l’ensemble des acteurs concernés Le manque de support et d ’implication du top management L ’imprécision des tâches déterminées L ’absence de recours à une méthode de management de projet Le manque de volonté et d ’envie de finaliser le projet

Novembre 2013: Votre projet est réalisé! La meilleure façon d’augmenter vos chances de réussite, c’est d’instaurer un rythme de travail très régulier sur toute la période Pour instaurer un rythme régulier, il faut identifier clairement les activités à développer et les décomposer en tâches précises

Exemple: Activité: Atelier Gestion de Projet Taches : Réservation d’hôtel Matériels nécessaires Transport des participants Programme de l’atelier Inviter les formateurs

Pourquoi prendre le temps de détailler le plan d’action? Le plan d'action vous permet de : Accroître votre crédibilité Ne pas perdre contact avec la réalité Sauver du temps, de l'énergie et des Ressources Mieux responsabiliser vos collaborateurs Permet d’être flexible et d’apporter des corrections

Où en êtes-vous aujourd’hui ? Vous avez un objectif Vous avez identifié les activités permettant d’atteindre cet objectif (= COMMENT?) Vous avez une 1ère évaluation de vos besoins budgétaires … et vous avez une équipe!! Il s’agit désormais de décomposer vos activités en tâches, fixer un échéancier et responsabiliser chacun des membres de l’équipe en fonction de ses atouts/forces/motivations

Outils de planification Il s’agit d’un calendrier d’activités qui met en évidence; Les activités et tâches La période d’execution (départ – arrivée) Ressources nécessaires (humaine et financière …) Indicateur de réalisation qui porte sur les activités

Exemples d’outils

Partage d’expérience Si vous avez déjà participé à des projets, citez les deux plus grandes difficultés que vous avez pu rencontrer ? Et comment ont elles été traitées ?

Cas Pratique 1 Vous êtes responsable d’un projet de réglementation sur lequel 6 bureaux d’études participent à la conception des guides . Un des livrables intermédiaires qui devait être rendu le 15 septembre n’est pas prêt. Les bureaux concernés vous donnent comme raison des problèmes de lenteur administratif durant le mois d’août. Vous les réunissez pour leur parler de ce retard et vous leur préciser la manière dont vous voulez que le livrable final soit réalisé. Ils vous indiquent qu’ils ont déjà trop de travail, qu’ils ne pourront déjà pas récupérer le retard et que les précisions demandées va leur rajouter des tâches qu’ils n’avaient pas prévus. Certains d’entre eux menacent même de quitter la salle de réunion. Quels sont les erreurs qui ont été commises ? Que faites vous pour gérer le conflit ?

Cas Pratique 2 Le projet que vous menez a pris du retard et votre client est mécontent Il menace de changer de prestataire et de faire jouer les clauses de pénalité. Il a hier sans vous avertir directement suspendu les règlements de toutes les factures en cours. S’il est vrai qu’une partie du retard incombe à votre équipe et à vous même, au moins 75 % de la dérive est lié à des changements incessants du client à son cahier des charges. Vous venez de recevoir ce matin en copie la lettre de réclamation du client adressée à votre Directeur Général. Elle met largement en cause vos compétences. Malgré vos explications, vous avez pris un « savon » que vous jugez immérité. Quels sont les erreurs qui ont été commises ? Que faites vous pour gérer le conflit ?

Merci de votre attention