Ginette Gareau Directrice adjointe, Registrariat École Polytechnique Pratiques en matière de suivis relatifs aux pièces requises pour linscription des étudiants

Contenu de la présentation 1.Polytechnique en bref 2.Mission partagée – en partenariat 3.Évolution de notre démarche 4.Projet de développement 2

Polytechnique en bref 6243 étudiants 4490 – 1 er cycle 1753 – 2 e et 3 e cycles 1 er cycle 62 % canadiens 17% rés. perm. 21% étudiants visa 2 e et 3 e cycles 42% canadiens 27% rés. perm. 31% étudiants visa Données au trimestre dhiver 2010

Polytechnique en bref CLIENTÈLE ÉTUDIANTE : RÉPARTITION 4

Polytechnique en bref 250 établissements 15 pays Ententes avec étudiants étrangers en échange à Polytechnique 460 Programmes déchanges 5

6 Mission partagée Le rôle du Bureau des étudiants étrangers (Service aux étudiants) : accueil et information encadrement, conseil et facilitateur collecte des pièces requises (CAQ, permis détudes) des nouveaux étudiants pour dépôt au Registrariat Le rôle du Registrariat : réception et saisie des pièces aux dossiers de létudiant contrôle et suivi désinscription, le cas échéant répondant auprès du MELS et de la vérification externe

7 En partenariat Activités daccueil organisées par le Bureau des étudiants étrangers (Service aux étudiants). Communication régulière à lensemble des étudiants étrangers pour leur offrir aide et conseil pour le renouvellement de leurs papiers dimmigration. Collaboration étroite entre les deux services pour tenter de régulariser les dossiers problématiques afin déviter dans la mesure du possible la désinscription de létudiant.

8 Évolution de notre démarche Il y a quelques années : Requête pour identifier les étudiants dont les papiers étaient manquants ou arrivaient à échéance. Courriel de rappel aux étudiants avec date butoir ultime pour déposer leurs documents. Blocage informatique des dossiers toujours en erreur. Suivi personnalisé par le Registrariat et le Bureau des étudiants étrangers. La majorité des cas se réglaient ultimement dans les 90 jours prévus pour le rétablissement de statut.

9 Évolution de notre démarche Depuis les deux dernières années : Les règles se sont resserrées et il nest plus possible pour létudiant en rétablissement de statut de poursuivre ses études, malgré quil ait fourni la preuve de ses démarches pour le renouvellement de son permis. Ce resserrement a un impact significatif pour les étudiants et nous oblige à revoir nos opérations de suivi. Annulations dinscription en (dont plusieurs en milieu de trimestre) : 19

10 Évolution de notre démarche Révision récente du processus : Mise sur pied dun calendrier dopérations et transmission de courriels ciblés : courriel de prévention (4 mois avant les dates dexpiration des CAQ ou permis détudes) courriel de rappel (2 mois avant les dates dexpiration) courriel avisant du blocage informatique aux étudiants dont les dossiers sont toujours sans preuve de renouvellement (2 semaines avant les dates dexpiration) déblocage et dernier avertissement avant lannulation de linscription (dernière semaine avant la date dexpiration) Tous ces suivis sont faits manuellement à laide de requêtes ce qui engendre beaucoup de vérification.

11 Projet de développement Selon les statistiques du MICC, un total de 992 CAQ a été délivré pour Polytechnique en On peut en déduire le même nombre pour les permis détudes. Le suivi est complexifié pour plusieurs raisons : dates dexpiration du CAQ et du permis détudes différentes; problématique du cycle détudes lors de changement de programme (passage maîtrise-doctorat, …); expiration des pièces en cours de trimestre, … Le suivi manuel est de plus en plus difficile, particulièrement lorsquil repose sur une très petite équipe…. Pour y remédier, ou du moins en diminuer les impacts, nous sommes actuellement en discussion pour mettre sur pied un projet pilote à laide de la plateforme de gestion documentaire « Alfresco ».

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