PRINCIPES GENERAUX DE CONDUITE DE REUNION Pour qu’une réunion soit efficace et utile, celui qui la mènera doit être attentif à quelques principes de base : Préparer la réunion Gérer son déroulement Se comporter en véritable animateur de cette réunion en respectant son rôle Utiliser des outils adaptés auxquels il aura préalablement réfléchi Avoir présent à l’esprit les principales difficultés qui pourront se poser à lui au cours de la réunion Connaître les différents types de réunion Formation Nouveaux Directeurs Année-scolaire 2013-2014

PRINCIPES GENERAUX DE CONDUITE DE REUNION 1. Préparer la réunion Définir l’objectif de la réunion, sa finalité Préparer un plan précis Prévoir la durée de la réunion (et l’annoncer…) Inviter les participants concernés Prévoir les outils que l’on aura à utiliser Choisir le lieu et l’aménager en cas de besoin Convoquer les participants Formation Nouveaux Directeurs Année-scolaire 2013-2014

PRINCIPES GENERAUX DE CONDUITE DE REUNION 2. Gérer le déroulement de la réunion L’ouverture de la réunion Avoir toujours présent à l’esprit que l’on est l’animateur de la réunion… …ce qui sous-entend un rôle et des attitudes précises (nous y reviendrons dans le chapitre suivant) Prendre en compte les caractéristiques du groupe Fermer la réunion Formation Nouveaux Directeurs Année-scolaire 2013-2014

PRINCIPES GENERAUX DE CONDUITE DE REUNION 3. Se comporter en véritable animateur de cette réunion en respectant son rôle Il doit produire des résultats (décisions, propositions, accords…) Il structure la réunion Il gère les individus et leurs interactions Ses trois fonctions sont interdépendantes et parfois simultanées Il doit être un facilitateur à travers son attitude générale au cours de la réunion Formation Nouveaux Directeurs Année-scolaire 2013-2014

PRINCIPES GENERAUX DE CONDUITE DE REUNION 4. Utiliser des outils adaptés auxquels il aura préalablement réfléchi Les outils informatiques Le questionnement La reformulation Formation Nouveaux Directeurs Année-scolaire 2013-2014

PRINCIPES GENERAUX DE CONDUITE DE REUNION 4. Utiliser des outils adaptés auxquels il aura préalablement réfléchi Les outils informatiques Le « maître incontestable » : le power-point Formation Nouveaux Directeurs Année-scolaire 2013-2014

PRINCIPES GENERAUX DE CONDUITE DE REUNION 4. Utiliser des outils adaptés auxquels il aura préalablement réfléchi Les outils informatiques : le power-point Quoi de plus désagréable qu’un animateur qui lit le diaporama qu’il projette en même temps à son auditoire ? Franchement, connaissez-vous quelque chose de plus lassant que cette espèce de lecture à haute voix par une tierce personne de ce que vous êtes en train de lire ? Si vous ne dîtes rien et si vous restez sans réaction, je peux continuer comme ça pendant des heures… Formation Nouveaux Directeurs Année-scolaire 2013-2014

J’ai vraiment tout fait pour capter votre attention !! PRINCIPES GENERAUX DE CONDUITE DE REUNION J’ai vraiment tout fait pour capter votre attention !!

PRINCIPES GENERAUX DE CONDUITE DE REUNION 4. Utiliser des outils adaptés auxquels il aura préalablement réfléchi Les outils informatiques : le power-point On évitera les fioritures décoratives qui n’apportent rien… De même que les transitions spectaculaire en préférant la mise en évidence du point dont on est en train de parler… Restez SOBRES dans votre présentation Formation Nouveaux Directeurs Année-scolaire 2013-2014

PRINCIPES GENERAUX DE CONDUITE DE REUNION 5. Avoir présent à l’esprit les principales difficultés qui pourront se poser à lui au cours de la réunion La perte de temps Les participants opposants Les participants dominateurs La perte d’attention Les participants hésitants Les hors-sujets Les apartés Formation Nouveaux Directeurs Année-scolaire 2013-2014

PRINCIPES GENERAUX DE CONDUITE DE REUNION 6. Les différents types de réunion Information descendante : pour informer (dans un 2nd temps) Informations ascendantes : pour s’informer mutuellement Résolution de problèmes, de conflits : pour trouver des solutions Stimulation, régulation, discussion, échanges : pour stimuler des idées Négociation, prise de décision : pour aboutir à un accord Formation : pour former Formation Nouveaux Directeurs Année-scolaire 2013-2014

PRINCIPES GENERAUX DE CONDUITE DE REUNION Eléments bibliographiques utilisés pour construire cette intervention : « La gestion des conflits – la faute de l’autre ? » Patrice RAS, collection clin d’œil - Ed JOUVENCE 2009 « Gestion des conflits » Richard BREARD – Pierre PASTOR – Ed Liaisons - 2011 « Communication et réseaux de communications » Roger MUCCHIELLI, Collection Formation permanente en Sciences humaines – 1988 http://www.cndp.fr/crdp-reims/index.php?id=1579 Formation Nouveaux Directeurs Année-scolaire 2013-2014