Ingénierie et achats de formation « Pour faire face à la crise, l'externalisation de certaines activités RH constitue une des solutions les plus appropriées. » Thomas Chardin Ingénierie et achats de formation Patrick Caverivière Virginie Ridel Bénédicte Bailleul Jo Casson Stéphanie Canard 9h-9h15 JPB 9h15-9h40 : PP 9h40h-9h50 : BB 9H50-10h15 : FO Les petits déjeuners de l’Externalisation

Document confidentiel et non contractuel Sommaire Le regard des achats Patrick Caverivière, consultant en achats de prestations intellectuelles Le regard de Ressources Humaines Virginie Ridel, Chef de projets Ressources Humaines chez Audiens L’approche de Demos Outsourcing Bénédicte Bailleul, Directrice ECA-Demos Outsourcing Retour client MDBA et Rolls Royce : le vendor management Jo Casson, Responsable du centre de services de Saltash (UK) Retour client secteur pharmaceutique Stéphanie Canard, chef de projet externalisation Echanges avec les participants Document confidentiel et non contractuel

1 - Le regard des achats Patrick Caverivière, consultant en achats de prestations intellectuelles

3 niveaux d’intervention des acheteurs Référencement Pilotage des appels d’offre Management des fournisseurs Document confidentiel et non contractuel

La fo rmation continue : un marché complexe et atypique Une offre de formation large et hétérogène 48 593 acteurs recensés Des segments de marchés très atomisés et des niches d’expertises Diversité des acteurs Domaines d’intervention : généralistes, spécialistes, multispécialistes Modalités : inter, intra, blended,… c  La connaissance et la veille marché sont indispensables Document confidentiel et non contractuel

La complexité des achats de formation Référencement Qui référencer ? Comment obtenir des remises avec de faibles volumes ? Pilotage des appels d’offre Comment rédiger l’appel d’offre ? Un travail d’ingénieur pédagogique et d’expert métier Comment définir les critères de choix ? Comment évaluer les propositions ? Absolue nécessité d’intégrer l’aspect pédagogique. Comment estimer les prix ? Management des fournisseurs Comment les piloter ? Comment intégrer la gestion des risques ? 2 niveaux de difficulté Réponse au besoin au juste de prix Organisationnel : est-ce rentable pour une direction achats de consacrer le temps nécessaire ? Document confidentiel et non contractuel

Facteurs clés de succès Mettre en place un processus d’achat en phase avec les objectifs stratégiques de l’entreprise en matière de formation Travailler en synergie prescripteur/acheteur/métier pour un achat performant  acheter en pédagogue Anticiper la programmation des besoins d’achats de formation Bien connaître l’offre de formation Organiser le suivi des prestataires principaux, définir les SLA Document confidentiel et non contractuel

2 - Le regard des Ressources Humaines Virginie Ridel, Chef de projets Ressources Humaines

Spécialiste de la protection sociale Positionnement Groupe de protection sociale à taille humaine solidaire de tous les métiers de la culture et de la communication qui accompagne ses publics tout au long de la vie Chiffres clés 1,3 Milliard € 120 000 allocataires retraite, soit 500 000 salariés couverts avec leur famille 730 collaborateurs 30% H et 70% F 30% de cadres, 35% d’AM et 35% d’employés Une stratégie tournée au service du client Une stratégie adaptée à un nouveau contexte Développer une offre complète dans tous les domaines de l’assurance de personne Renforcer la relation client Document confidentiel et non contractuel

Document confidentiel et non contractuel Le développement des compétences au cœur de la stratégie des Ressources Humaines Les priorités pour les années à venir Développer les compétences Créer des nouveaux métiers qui répondent à nos besoins type Renforcer nos rémunérations en les associant aux compétences et à la valeur ajoutée Recentrer les emplois sur ceux qui apportent de la valeur ajoutée. Fédérer les équipes autours de projets porteurs D’importants chantiers à prévoir GPEC et politique Formation Document confidentiel et non contractuel

Une organisation des RH alignée sur notre stratégie Organigramme + ses missions Document confidentiel et non contractuel

La formation au sein d’Audiens Son objectif : accompagner la stratégie Plan de formation triennal 5 formateurs internes dédiés à la formation technique métier Une très forte implication de toute la DRH Des projets de formation ambitieux Connaissance de nos clients La relation client L’économie sociale Management Des chiffres à la hauteur de nos ambitions Budget 2008-2010 : 1million €, Soit 3,5% de MS 10 448 heures en 2008 52% des effectifs ont suivi au moins une formation en 2008 Document confidentiel et non contractuel

Forces et limites de l’organisation Un pilotage dans une organisation matricielle Les points forts Une vision élargie des besoins en compétences Une fonction formation effective et ancrée dans la stratégie de développement des compétences Des relais de formation au cœur des services Les limites Multiplicité des missions Coordonner les formations transversales Pilotage des prestataires Document confidentiel et non contractuel

Ressources Humaines et achats : un besoin de synergie Une méthodologie adaptée aux « petits » appels d‘offre Une démarche appropriée Mais pas de possibilité de négocier les prix en raison des faibles volumes De vrais besoins de synergie pour les grands projets Les dimension relevant de la DRH Alignement avec la stratégie Coordination avec les métiers Définition du cahier des charges Les dimensions relevant de la direction des achats Centraliser pour suivre les prestataires Négocier les conditions tarifaires Apporter les méthodes et fournir les outils Document confidentiel et non contractuel

3 - L’approche de Demos Outsourcing Bénédicte Bailleul Directrice de Demos Outsourcing

Une offre modulaire pour une prestation sur mesure Elaboration du plan Management des fournisseurs Optimisation des financements SI formation Logistique Reportings & Qualité Gestion du DIF Suivi administratif Document confidentiel et non contractuel

Une offre modulaire pour une prestation sur mesure Elaboration du plan Management des fournisseurs SI formation Reportings & Qualité Optimisation des financements Gestion du DIF Logistique Suivi administratif Document confidentiel et non contractuel

Un travail en étroit partenariat Directions opérationnelles DRH & Formation Service Achat Expertise externalisation Expertise Formation Expertise Achat Document confidentiel et non contractuel

3 domaines d’intervention Référencement Réduction du nombre de fournisseurs Mise en place d’accords cadres Pilotage d’appels d’offre Management des fournisseurs Document confidentiel et non contractuel

Réduire le nombre de fournisseurs Les caractéristiques de la chaîne fournisseur Fournisseurs nombreux Dépenses éclatées Multitude de petites entreprises/ ou individuels L’engagement des fournisseurs repose sur le relationnel Manque de standardisation d’évaluation Manque de contrats de service et d’indicateurs de performance Les risques commerciaux potentiels Multiplication des coûts Occasion de faire des achats en gros perdue Qualité des interventions, la crédibilité des fournisseurs ? Pas de mesure du ROI Document confidentiel et non contractuel

Réduire le nombre de fournisseurs Division Division Division Division Division Division A B C D E F Division Division Division Division Division J G H I K Professeurs et Experts en la matière Experts Entreprises Fournisseurs/ Ancien Employés Techniques de formation Clients Ressources Établissements d’Enseignement Supérieur & Universités Associations Consultants Internes Document confidentiel et non contractuel

Réduire le nombre de fournisseurs Division Division Division Division Division Division A B C D E F Division Division Division Division Division J G H I K Partenaire externalisé Formateurs et Experts en la matière Experts Techniques Entreprises Fournisseurs Anciens Employés de Formation / Clients Un processus rigoureux suivi afin de rassurer les fournisseurs de notre rôle et d’assurer la transition Disposer de toutes les données d’achat afin d’établir les prix de référence. Autrement, il faut les collectioner au cours des premiers mois du contract Il faut respecter les rapports entre l’organisation client et certains des fournisseurs Ressources Établissements d’Enseignement Supérieur & Universités Associations Consultants Internes Document confidentiel et non contractuel

Notre démarche d’appel d’offres Recueil des besoins Cahier des charges Sourcing (panel) Short list Soutenance Sélection Contrat Validation client Un processus clairement défini Des outils Document confidentiel et non contractuel

Suivre les fournisseurs et la qualité des prestations Un processus d’évaluation standardisé Une mesure objective à travers des engagements (SLA) et des indicateurs clés de performance Plan d’amélioration continue Analyse qualité/prix : des outils pour prendre les bonnes décisions contribuant à augmenter la VA Document confidentiel et non contractuel

Et quand Demos est prestataire… Demos Outsourcing : une filiale autonome Des processus clairement établis La neutralité grâce à une analyse sur des critères objectifs La confidentialité La décision prise par le client Des engagements de service permettant de suivre les prestataires sur un plan qualitatif et quantitatif Document confidentiel et non contractuel

Notre positionnement et notre valeur ajoutée Formation Externalisation Achats Triple expertise. C’est ce que nous apportons à nos clients: formation Achat Externalisation Nous travaillons en lien avec Le service achats Le service formation Et les managers et directions opérationnelles pour recenser les besoins et élaborer le cahier des charges Document confidentiel et non contractuel

4 - Retour client : le Vendor Management pour MBDA et Rolls Royce Jo Casson, du centre de services de Saltash (UK)

MBDA : “vendor management and logistic” Contexte Filiale d’EADS 10 000 collaborateurs dont 3 000 au Royaume Uni Budget formation : 1 M £ 600 fournisseurs en 2002 Enjeu Augmenter l’efficience des formations Demande initiale Rationnaliser les achats de formation Piloter les fournisseurs avec des engagements de service Former plus au même coût bbailleul@demos.fr Document confidentiel et non contractuel

Document confidentiel et non contractuel Solution mise en place Externalisation De l’ensemble de la chaine de mangement des fournisseurs Des processus administratifs Centralisation du pilotage de la formation avec un processus d’élaboration du plan Implémentation d’un SI full Web Réduction du nombre de prestataires Mise en place d’outils de pilotage Document confidentiel et non contractuel

Document confidentiel et non contractuel Résultats obtenus Un alignement des formations sur la stratégie de l’entreprise Réduction du nombre de fournisseurs à 250 Remises obtenues sur les formations : de 15% à 40 % Optimisation de l’intra Augmentation du nombre de personnes formées de 30% à budget équivalent Document confidentiel et non contractuel

Document confidentiel et non contractuel Ce que MBDA dit “We are pushing the boundaries of a seamless service, so that every participant receives the same degree of high care and attention... we are constantly striving to measure return on investment, as well as demonstrating savings and innovation in the provision of learning & development.” “I particularly value the high level of responsiveness from the administration team and the close relationship that the L&D team at MBDA has developed with Hemsley Fraser / Demos Outsourcing ” Gemma Todd Human Resources Manager Learning & Personal Development - MBDA Document confidentiel et non contractuel

Rolls Royce : vendor management Contexte Leader de la technologie de turbine à gaz Leader dans les marchés de l’aérospatial civil, de la défense et de l’énergie Budget formation : 30 M £ dont 7 M £ au UK 800 fournisseurs en 2007 Demande initiale Externaliser le management des fournisseurs Objectifs Augmenter la qualité des formations Réduire les coûts de formation de 25% Document confidentiel et non contractuel

Document confidentiel et non contractuel Solution mise en place Externalisation de type « vendor management » Gestion complète de la chaine des fournisseurs Etape 1 : la Grande-Bretagne Mise en place d’un SI full web Standardisation des processus d’achat de formation Mise en place de contrats cadres Pilotage des appels d’offre Suivi qualité grâce à la mise en place de contrats Subrogation de la facturation : 1 seule facture par mois au lieu de 180 ! Etape 2 : extension européenne Allemagne Pays du Nord Europe centrale Document confidentiel et non contractuel

Document confidentiel et non contractuel Résultats obtenus Réduction du nombre de fournisseurs à 300 Remises obtenues sur les formations : de 15% à 40 % Réduction des coûts pédagogiques de 28% Un alignement des formations sur la stratégie de l’entreprise Document confidentiel et non contractuel

Document confidentiel et non contractuel Ce que Rolls Royce dit “Utterly professional, courteous at all times, refreshingly down to earth. Like one of the Big Four professional services firms but without the superiority complex/attitude that sometimes comes with that particular territory.” Adam Bruch Purchasing Manager Rolls-Royce Document confidentiel et non contractuel

Document confidentiel et non contractuel Les bénéfices Augmentation de la qualité Baisse des coûts Simplification des processus Efficience Document confidentiel et non contractuel

5 - Retour client : industrie pharmaceutique Stéphanie canard, chef de projet

Le contexte : Client dans l’industrie pharmaceutique Chiffres Clés Effectif de 1 900 Pers Entre 45 000 h et 50 000 h de formation Environ 250 prestataires de formation Environ 1300 Factures / An Mode de fonctionnement des achats de formation depuis 9 ans Travail en partenariat avec les Achats et le service RH Document confidentiel et non contractuel

Le pilotage des prestataires de formation Rencontre de nouveaux prestataires de formation par Demos Outsourcing Proposition de nouveaux prestataires au client Référencement de l’ensemble des prestataires par le service achat Point annuel avec les prestataires les plus sollicités Négociation annuelle en partenariat avec le service achat pour les prestataires dépassant un CA de 30K€ GPEC et politique Formation Document confidentiel et non contractuel

Partenariat mis en place avec le service achat Réponses aux besoins de formation Qualité Pédagogique Suivi de la prestation Connaissance intime du marché Apport Demos Outsourcing Apport Demos Outsourcing Objectifs des Achats Respecter la Politique Achat Obtenir des Remises Négocier des Contrats de Service sur le long terme Réponses aux besoins de formation Qualité Pédagogique Suivi de la prestation Connaissance intime du marché Equilibre Coût / Prestation de Qualité Document confidentiel et non contractuel

Pilotage d’un Appel d’Offre stratégique Mise en place d’une formation de dynamique commerciale et managériale pour l’équipe force de vente : Démarche En partenariat avec le RH et le service Commercial/Marketing : Equipe Projet Recueil des besoins Cahier des Charges Lancement de l’AO Consultation de 4 prestataires Rencontre de tous les prestataires Soutenance Sélection Contrat Etabli en collaboration avec les achats Document confidentiel et non contractuel

Gouvernance mise en place avec le prestataire retenu Réunion préparation Prestataire / Equipe projet: Définition des objectifs et Résultats Attendus 1 Réunion sur l’Ingénierie Pédagogique : Construction et validation des parcours personnalisés 2 Réunion Débrief + Compte rendu après chaque session de formation 3 BONUS / MALUS de 10% appliqué en fonction de l’atteintes des objectifs 6 5 Evaluation du ROI : Objectif d’augmentation du CA de 5% Evaluation de la satisfaction des stagiaires à l’issue de chaque session de formation : Objectif Note Mini Globale de 15/20 4 Document confidentiel et non contractuel

Optimisation de la gestion des formations linguistiques Contexte 5 Prestataires de formation linguistique 300 Stagiaires par an Des méthodes et outils différents Une qualité de prestation hétérogène Des tarifs disparates Besoin de cadrage Objectifs Homogénéiser les pratiques Standardiser le système d’évaluation Obtenir un même niveau de qualité pédagogique chez chaque prestataire Diminuer et les coûts et homogénéiser les tarifs Un suivi administratif simplifié Document confidentiel et non contractuel

Optimisation de la gestion des formations linguistiques Mise en place d’une charte qualité Langue Engagement de chaque prestataire sur un processus qualité commun Mise en place d’une échelle de niveau commune construite en collaboration avec l’ensemble des prestataires Pilotage et cadrage par Demos outsourcing des prestataires de langues via des outils communs: un échéancier, Tableau de suivi, … Mise en place d’une évaluation du prestataire à mi parcours et en fin de formation Négociation Tarifaire Mise en place d’une négociation annuelle de chaque prestataire de langues avec les Achats Objectif: avoir un tarif unique langue Notre apport : la connaissance du prestataire et de ses spécificités Document confidentiel et non contractuel

6 - Echanges entre les participant Manque les résultats