Le service facturier

Cadre juridique Références : Magellan/Bibliothèque de l’agent comptable/Votre boîte à outils/Service facturier EPCSCP : article 35 du décret du 27 juin 200 Autres établissements : progiciel de gestion intégré comprenant un module achat et un module comptabilité + autorisation de la DGFIP

CIRCUIT DE LA DEPENSE Le circuit budgétaire : séparation entre ordonnateur et comptable Ordonnateur (service gestionnaire) Engagement juridique des dépenses : saisie d’une commande de fourniture ou de prestation (à noter que la saisie n’est possible que si des crédits budgétaires sont disponibles) Vérification du service fait Certification du service fait qui vaut ordonnancement Agent comptable (service facturier) Réception des factures Vérification des factures Rapprochement des factures avec les services faits certifiés par le service gestionnaire Prise en charge comptable et paiement Ces différentes phases qui caractérisent la dépense se matérialisent par la délivrance d’habilitations spécifiques à l’utilisation du système d’information budgétaire et comptable (SIBC).

Engagement juridique Etape 1 : Achats (devis fournisseur) Facture Etape 3 : dossier de liquidation Service facturierService facturier Certification du service fait- Ordre de payer Fournitures et/ou prestations Etape 2 : service fait Traitement, contrôles des factures et mise en paiement SFACT- Comptable Service Gestionnaire Rapprochement à trois éléments, CIRCUIT DE LA DEPENSE

5 Organisation séquentielle des tâches Ordonnateur Comptable Ex. achat d’un micro Expression du besoin Saisie de la commande Réception : OK technique = Service fait Saisie facture rapprochement service fait Liquidation Prise en charge comptable Paiement SFACT

Traduction de l’organisation dans l’outil SIREPA Processus standard du service facturier

Les avantages du service facturier Une plus grande efficacité dans la chaîne de la dépense Des gains de productivité importants Un dialogue permanent entre le comptable et le service gestionnaire Une amélioration de la qualité budgétaire Une optimisation de la qualité comptable

Les conditions de réussite Le dimensionnement du service Le soutien et l’investissement de la direction générale Former les gestionnaires (service fait et factures) et les agents du service facturier Faire de la pédagogie comptable vers les gestionnaires Informer les fournisseurs Nommer référents SIREPA pour SAV

Les difficultés La résistance au changement L’appropriation du fonctionnement d’un service facturier par les gestionnaires (plus de facture, service fait) L’appropriation du visa de la dépense par les agents affectés au service facturier Toutes les dépenses ne sont pas concernées par le mode facturier Un fonctionnement optimal dans la durée