Dépense le nouveau modèle de gestion GBCP

Introduction au processus de la dépense Concepts clefs Rappel des référentiels budgétaires Impacts organisationnels Processus standard et variantes Processus standard Variantes 3. Cas particuliers Acomptes Avances Intérêts moratoires Traitement des avoirs Gestion des pénalités Retrait d’engagement Régies d’avance Retenues de garantie 2

1.Concepts clefs L’article 180 du décret GBCP instaure une double autorisation budgétaire et une double exécution des dépenses en autorisations d’engagement (AE) et en crédits de paiement (CP) : « les autorisations d’engagement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées » et « les crédits de paiement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être ordonnancées ou payées pendant l’exercice ». 3

Processus de la dépense Concepts clés : les 4 actions majeures Le processus standard de la dépense repose sur 4 actions majeures : Engagement Acte juridique par lequel une personne morale crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense. Engagement juridique (EJ) Service fait Procédure en une ou deux étapes (constatation puis certification) permettant d’attester la conformité à l’engagement de la livraison ou de la prestation. Service fait (SF) Ordonnancement Ordre donné par l'ordonnateur au comptable de payer une dépense. Il se matérialise par des DP transmises au fil de l'eau (suppression du bordereau de transmission et du mandat). En mode service facturier, l’ordre de payer est porté par la certification du service fait. Demande de paiement (DP) Aide à l’animateur : À gauche de la page : sont présentées les notions du décret Au milieu de la page : sont présentées les définitions À droite de la page : sont présentés les objets de gestion (développés dans le Dossier des Prescriptions Générales) Les différentes étapes : Ces différentes actions correspondent aux étapes énoncées dans la planche précédente, dans des termes plus techniques : l’engagement juridique permet d’engager une dépense. Il consomme les AE mais ne donne lieu en aucun cas à impact sur les CP (consommation, réservation, blocage…). Le service fait permet de constater que la prestation ou livraison réalisée est conforme à la commande. Le constat de service fait n'est pas obligatoire, le certificateur (qui a la qualité d’ordonnateur) peut directement certifier le service fait. La DP permet au comptable de payer la dépense Le paiement clôture le processus. Ces quatre actions constituent la structure du processus de la dépense. Mise en Paiement Acte par lequel une personne morale se libère de sa dette. Paiement 4

Responsable de la trésorerie Processus de la dépense Concepts clés : représentation schématique Expression de besoin Engagement juridique Service fait Demande de paiement Paiement Service métier Expression de besoin Acheteur Gestionnaire des EJ Formalisation Création Description Responsable des EJ Gestionnaire du SF Contrôle et validation Constatation Certificateur du SF Création Contrôle et validation Gestionnaire des DP Responsable des DP Contrôle et certification 1. Aide à l’animateur : Le processus décrit le déroulement complet d’une dépense. A chaque étape (expression du besoin, EJ, SF, DP) interviennent des rôles spécifiques. Dans la représentation des processus, les différents intervenants sont modélisés par des rôles élémentaires, réalisant chacun une activité qui contribue au déroulement du processus. Pour un organisme particulier, les acteurs opérationnels se voient attribuer un ou plusieurs rôles en fonction du choix d’organisation retenu pour cet organisme. Les impacts sont matérialisés dans la partie basse : ils font apparaître l’autonomie des deux comptabilités. impacts en comptabilité budgétaire (lors de l’engagement et du paiement) impacts en comptabilité générale (SF, DP et paiement). 2. Informations complémentaires Impacts en comptabilité budgétaire : L’engagement juridique validé par le responsable des EJ est le fait générateur de la consommation d’AE en comptabilité budgétaire. Le paiement est le fait générateur de la consommation des CP en comptabilité budgétaire. Impacts en comptabilité générale : Le service fait certifié est le fait générateur de l’inscription de la charge ou immobilisation en comptabilité générale. La DP validée par l’agent comptable est le fait générateur de la comptabilisation en comptabilité auxiliaire fournisseur. Le paiement donne lieu à une écriture de trésorerie en comptabilité générale. Comptable de la PEC Responsable de la trésorerie Prise en charge Mise en paiement Impact budgétaire AE CP Impact comptable 5

Processus de la dépense Concepts clefs : articulation entre EJ, SF et DP = illustration EJ SF DP EJ = 100 SF = 100 DP = 100 OU OU SF1 = 60 SF2 = 40 DP1 = 60 DP2 = 40 OU DP1A = 20 DP1B = 40 DP2A = 20 DP2B = 20 Aide à l’animateur : Le système d’information doit permettre d’effectuer un rapprochement entre les trois éléments suivants : EJ / SF / DP. Dans les cas courants, le rapprochement consiste à s’assurer que : la facture correspond à un engagement juridique pour lequel un service fait a été certifié ; le montant de la facture est inférieur ou égal au service fait non payé. L’EJ, le SF et la DP se suivent dans le processus de la dépense et sont liés. L’engagement juridique constitue la limite supérieure des paiements pouvant être réalisés. Plusieurs SF peuvent y être rattachés, mais leur somme ne pourra pas dépasser son montant. De la même manière, une DP se rattache à un EJ et à un SF. Un SF peut donner lieu à plusieurs DP, mais leur somme ne pourra pas dépasser le montant du SF. L’engagement juridique constitue la limite supérieure des paiements pouvant être réalisés. Le service fait correspondant peut être total ou partiel, sans dépasser au total le montant engagé. Le total des demandes de paiement ne peut être supérieur au service fait. 6

1 Référentiels budgétaires de la dépense

Référentiels budgétaires de la dépense Concepts clés 1 Les objets de gestion (EJ, SF, DP) doivent porter les informations permettant d’assurer : la génération des écritures comptables : imputations suivant plan comptable Le service facturier met à disposition des gestionnaires une table de correspondance : nomenclature marché NACRES / dérivation comptable qu’il met à jour régulièrement (Nacres=Nomenclature Achat Commune Recherche et Enseignement Supérieur) la consommation d'AE et de CP : référentiels budgétaires Il existe au minimum quatre référentiels pour les dépenses. Certains sont obligatoires (nature et destination), d’autres facultatifs ou recommandés (opérations et organisation). Aide à l’animateur : Les référentiels permettent d’imputer correctement les différents objets de gestion, de leur donner les informations nécessaires à leur bonne comptabilisation. Pour plus d’informations : voir le support de formation Transverse - Les référentiels.

Référentiels budgétaires de la dépense Nature et destination 1 Référentiels budgétaires de la dépense Nature et destination Axe « Nature » Obligatoire Objectif Exprime la spécialité des crédits et porte le niveau de limitativité. Permet d’imputer les dépenses et les recettes selon leur nature : enveloppe pour les dépenses (agrégat pour les recettes). Obligatoire Axe « Destination » Aide à l’animateur Pour la nomenclature par nature : les enveloppes se substituent aux anciens chapitres. L’enveloppe budgétaire constitue le niveau de spécialité des crédits et donc celui d’appréciation de leur limitativité ; elle représente le niveau de l’autorisation annuelle votée par l’organe délibérant. La budgétisation des dépenses et le suivi budgétaire sont effectués pour chaque enveloppe par nature. La nomenclature par destination permet de connaître la finalité d’une dépense. Le suivi des dépenses sous cet angle permet de mesurer et améliorer la stratégie de l’organisme. La définition des destinations est propre à l’organisme et décidée en accord avec les tutelles. Elle tient compte, le cas échéant, de la structuration du programme budgétaire dont l’organisme relève. L’axe « Destination » peut être défini suivant une hiérarchie de destinations, les niveaux supérieurs étant relatifs aux orientations stratégiques et les niveaux détaillés à leur déclinaison opérationnelle. La définition des destinations doit ainsi permettre la budgétisation et la programmation mais également le suivi de l’exécution des dépenses, c’est-à-dire qu’elle doit permettre de qualifier clairement les dépenses. Ainsi les gestionnaires doivent-ils pouvoir imputer leurs opérations de gestion de façon non ambiguës sur les destinations. La présentation du budget par destination est obligatoire. En pratique, la budgétisation porte d'abord sur la destination, elle est ensuite déclinée par nature. Objectif Permet de connaître la finalité de la dépense (qu’il s’agisse d’une activité, d’une finalité politique, d’une finalité stratégique...).

Axe « Organisation budgétaire » 1 Référentiels budgétaires de la dépense Opération et organisation budgétaire Axe « Opération » Recommandé Objectif Permet de modéliser des activités ou projets qui constituent des ensembles cohérents qui doivent être financés et suivis distinctement Axe « Organisation budgétaire » Facultatif Objectif Permet de décrire la hiérarchie des entités budgétaires de l’organisme impliquées dans la gestion et le pilotage budgétaire Aide à l’animateur Nomenclature par opération : Dans certains organismes, des opérations sont définies pour modéliser des activités ou projets qui constituent des ensembles cohérents qui doivent être financés et suivis distinctement. Le budget est alors élaboré sur des triplets (opération / destination / nature). La budgétisation sur l’axe « Opération » permet d’effectuer la planification et le suivi pluriannuel et infra-annuel des opérations en mettant en regard les dépenses et les recettes qui leur sont respectivement imputées. Les crédits rattachés à chaque opération sont détaillés et présentés au moins selon les axes « nature » et « destination », et éventuellement de l’organisation budgétaire. Au sein des opérations, des contrôles par enveloppe (ou sous-enveloppe) doivent ainsi pouvoir être définis. De même, le cumul pluriannuel des financements peut être rapproché du cumul pluriannuel des engagements et paiements relatifs à une opération. Toutefois, ce type de contrôle ou de rapprochement ne doit pas forcément être bloquant, afin de ne pas trop rigidifier l'exécution budgétaire. Il convient de noter que l’opération est le seul axe sur lequel la budgétisation et la programmation ne sont pas exhaustives, c’est-à-dire que tous les crédits et toutes les recettes de l’organisme ne sont pas nécessairement définis par opération. Nomenclature par organisation : L’organisation budgétaire décrit la hiérarchie des entités budgétaires de l’organisme impliquées dans la gestion et le pilotage budgétaire. Les niveaux les plus hauts de la hiérarchie correspondent aux centres de responsabilité budgétaire (CRB) qui modélisent les ordonnateurs ; les autres niveaux représentent généralement les services opérationnels.

1.Impacts organisationnels

Choix organisationnels Impacts organisationnels Organisation en mode service facturier (SFACT) – 1/2 Choix organisationnels Constituer un centre de traitement et de paiement des factures placé sous l’autorité du comptable. Décharger les services opérationnels de la gestion des factures. Centraliser les factures au niveau du SFACT. Objectifs du SFACT Réduction significative des délais de paiement. Suppression de la redondance d’une partie des contrôles. Rationalisation du circuit des pièces. Amélioration de la qualité comptable. Lissage de l’activité dans le temps. Ordonnateur SFACT 1. Aide à l’animateur Le choix de l’organisation en mode SFACT est optionnel. Il dépend de la taille de l’organisme et de la volumétrie des actes traités par celui-ci. En fonction des natures de dépense, une solution mixte peut être mise en place. Un SFACT est un centre de réception, de traitement et de paiement des factures placé sous la responsabilité du comptable. Il permet de centraliser l’ensemble des opérations liées à la gestion des factures, et ainsi de décharger les services opérationnels. Dans le cadre d’un SFACT, c’est la certification du SF par l’ordonnateur qui vaut ordre de payer. Objectifs : réduction significative des délais de paiement, et par conséquent du risque pesant sur le paiement d’intérêts moratoires suppression de la redondance d’une partie des contrôles entre les différents acteurs de la chaîne : les contrôles réalisés pour le traitement de factures sont réalisés en une seule fois ; rationalisation du circuit des pièces : les factures ne circulent plus entre les différents services puisqu’elles sont réceptionnées de manière centralisée par le service facturier ; amélioration de la qualité comptable en offrant une connaissance exhaustive du stock des factures et des certifications de service fait non rapprochées d’une facture (ces informations facilitent les opérations de fin d’exercice, notamment en permettant la priorisation des paiements avec un objectif de consommation optimale des CP de l’année) ; lissage de l’activité des services dans le temps et de maintenir le stock de factures en instance à un niveau satisfaisant ; 2. Informations complémentaires Objectifs supplémentaires : renforcer à la fois la fonction comptable et la fonction de gestion financière : renforcer, notamment par des échanges de compétences, les responsabilités et l’expérience des agents qui interviennent à chaque étape de la chaîne de dépense, faisant émerger une fonction comptable partagée et modernisée. alléger la charge de travail des services sur la chaîne aval d’exécution de la dépense et le redéploiement des ressources vers l’application des nouveaux impératifs comptables (enregistrement de la certification du service fait qui déclenche l’ordre de payer, contrôle interne avec notamment un renforcement des structures autour de la réception) ; A la différence d’une organisation classique, en service facturier : le service fait, certifié par un acteur disposant d’une délégation d’ordonnateur, vaut ordre de payer : comme dans le cas d’une organisation sans service facturier, la certification du service fait ne se fait pas au vu de la facture ; le service fait doit être valorisé en montant ou en quantité, en s’appuyant sur les éléments présents dans la commande (prix unitaire dans le cas d’une réception en quantités) ; la facture est reçue directement par le service facturier, au sein duquel le comptable procède aux contrôles puis au paiement après rapprochement : des pièces justificatives de l’engagement, de la certification du service fait, de la facture.  L’organisation en SFACT permet de respecter la séparation fonctionnelle entre l’ordonnateur et le comptable : un service facturier préserve le contrôle mutuel entre les services ordonnateurs et l’agent comptable. Elle maintient les prérogatives des services ordonnateurs qui décident, engagent et donnent l’ordre de payer par la certification du service fait.  Plus précisément, les ordonnateurs : conservent une complète visibilité sur les informations relatives aux factures et aux paiements ; restent maîtres de la résolution des anomalies qui leur sont signalées par le service facturier ; conservent leurs prérogatives en matière de priorisation des mises en paiement. EJ Constatation du SF Certification du SF Ordre de payer Saisie des DP Contrôle des DP Mise en paiement Fournisseur Factures Comptable Fournisseur 12

Impacts organisationnels Rôles et attributions en mode service facturier – 2/2 Gestionnaire du service fait Constatation Gestionnaire des demandes de paiement Gestionnaire des EJ Comptable de la prise en charge Gestion des aspects administratifs liés aux engagements juridiques Saisit les EJ S’assure de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ. Contrôle la réalisation physique des opérations. Contrôle la conformité des opérations grâce au rapprochement avec l’engagement juridique. Renseigne la date d’effet du service fait et son montant. Est chargé de la création de la DP. Est chargé de la saisie de l’ensemble des informations de la liquidation, si besoin, par collecte auprès des acteurs détenteurs des informations nécessaires. Prend en charge les DP. Procède à leur mise en paiement. Peut également procéder au rejet de certaines DP et doit motiver son rejet. Gestionnaire du service fait Certification Responsable des demandes de paiement Responsable de la trésorerie Responsable des EJ Valide l’EJ (au sens budgétaire, consommation des AE) Responsable de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ A la qualité d’ordonnateur Arrête et certifie le montant de la livraison/prestation conformément aux clauses du contrat. Contrôle les informations saisies précédemment et précise les éléments d’imputation qui n’auraient pu être définis lors de l’engagement. Arrête le montant de la charge ou de l’immobilisation, qui peut être différent de la dette du fournisseur. A la qualité d’ordonnateur Contrôle les DP transmises par le gestionnaire des DP. Peut modifier les DP le cas échéant. Procède à la validation des DP. Peut également rejeter les DP en les retournant au gestionnaire des demandes de paiement ou en les supprimant. Est chargé du paiement des dépenses. Est chargé de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant à l’organisme, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, du suivi des prévisions de trésorerie, de l’intégration des opérations relatives aux régies. Aide à l’animateur : Les rôles présentés sur cette planche interviennent Soit en amont de la création de la demande de paiement. Soit lors d’une étape du cycle de vie des demandes de paiement. Information sur le mode service facturier : Les rôles de gestionnaire de DP, de responsable de DP, de comptable de la prise en charge et de responsable de la trésorerie sont rattachés à l’agent comptable dans le modèle SFACT. : Sphère ordonnateur : Sphère comptable 13

Processus standard de la dépense et variantes 14

Les variantes du processus standard Processus standard et variantes Présentation des processus Seul le schéma standard sera livré par COCKTAIL au 01/01/16 en ce qui concerne GFC DEPENSES Les variantes du processus standard Processus standard. EJ SF DP Paiement Le SF est concomitant à l’engagement juridique. EX : subventions sans condition de réalisation. 1 EJ SF DP Paiement Le SF est concomitant à la demande de paiement. EX : baux avec préavis. 2 EJ SF DP Paiement 3 Aide à l’animateur : En complément du processus standard (présenté sur la 1ère ligne), quatre variantes du processus de la dépense sont possibles : 1ère variante : un SF concomitant à l’EJ. Le fait générateur de la comptabilisation de la charge en comptabilité générale est la validation de l’EJ. 2ème variante : un SF concomitant à la DP – la DP porte le SF. La comptabilisation de la charge en comptabilité générale se fait à la prise en charge de la DP 3ème variante : pas d’EJ préalable et service fait concomitant à la DP ; la consommation des AE se fait à la validation de la DP. 4ème variante : le paiement est réalisé avant l’ordonnancement. Dans un deuxième temps, la DP est créée (comptabilisation de la charge et consommation des AE) et rapprochée du paiement (consommation des CP). Dépense sans engagement préalable. La consommation des AE et le SF sont concomitants à la DP. EX : fluides, frais de déplacements EJ SF DP Paiement GCF MISSIONS 4 Paiement réalisé avant l’ordonnancement. EX : prélèvements. Paiement DP 15

2 Processus standard de la dépense 16

Zoom sur la consommation des AE et des CP Processus standard et variantes Processus standard : impacts Zoom sur la consommation des AE et des CP Processus standard EJ SF DP Paiement Consommation des AE Consommation des CP 1. Aide à l’animateur Dans le processus standard, les AE sont consommées lors de la validation de l’EJ, les CP lors du paiement. 2. Pour les comptables Il y a trois impacts en comptabilité générale : Premier impact : au moment de la certification du service fait avec la génération d’une écriture au débit d’un compte de charge 6* (ou d’immobilisation 2*) et au crédit du compte Facture Non Parvenue 408. Second impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte Facture Non Parvenue 408 et au crédit du compte Fournisseur 401. Troisième impact : au moment du paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d’un compte de classe 5. Impact comptable Impact comptable Impact comptable Débit 6 / 2 Crédit 408 Débit 408 Crédit 401 Débit 401 Crédit 5 17

(Contrôleur budgétaire) Processus standard de la dépense Concepts clés : l’engagement juridique Formalisation d’un contrat Acheteur Engagement juridique Gestionnaire des EJ Responsable des EJ (Contrôleur budgétaire) Service Fait Gestionnaire du SF Certificateur Demande de paiement Gestionnaire des DP Responsable des DP Comptable de la prise en charge Paiement Responsable de la trésorerie Description Un prescripteur exprime un besoin Le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat Le gestionnaire de l’EJ crée l’EJ Le responsable de l’EJ, et éventuellement le contrôleur budgétaire, vérifient et valident l’EJ Le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à l’engagement et constate le service fait Le certificateur certifie le SF Le gestionnaire de la DP crée la DP Le responsable de la DP la contrôle et la valide Le comptable de la prise en charge prend en charge la DP Le responsable de la trésorerie réalise le paiement Aide à l’animateur : Le processus standard de la dépense se décompose en 5 étapes majeures : la formalisation d’un contrat, l’engagement juridique, le service fait, la demande de paiement et le paiement. Il débute par la formalisation d’un contrat : un prescripteur exprime un besoin ; le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat. Vient ensuite l’étape de l’engagement juridique: le gestionnaire enregistre l’acte juridique (engagement juridique) dans le système d’information et le responsable valide l’engagement. L’étape suivante, le service fait (SF), consiste à vérifier la conformité de la livraison à la commande ou à l’engagement juridique : le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à la commande ou à l’engagement juridique et constate le SF ; le certificateur certifie le SF (il le valorise au plus tard à cette étape). L’étape suivante consiste à créer et valider la demande de paiement. Le gestionnaire de la DP crée la DP. Le responsable de la DP la contrôle et la valide. Le comptable prend ensuite en charge la demande de paiement. Enfin la dernière étape consiste à réaliser le paiement (par le responsable de trésorerie). Des variantes existent à ce processus standard de la dépense (cf. DPG fascicule Dépense) : service fait concomitant à l’engagement juridique (ex : décisions de versement de subventions sans conditions), service fait concomitant à la demande de paiement (ex : baux avec préavis), dépense sans engagement préalable (ex : dépenses de fluides), paiement réalisé avant l’ordonnancement (ex : paiement par prélèvement). A terme , la création des marchés dans GFC MARCHES (hors marchés à BDC) emportera création automatique de l’EJ sans GFC DEPENSES dès la saisie de la date de notification 18

Processus standard de la dépense Concepts clés : l’engagement juridique Un engagement juridique : est l’acte par lequel l’organisme constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense ; doit respecter les limites de l’autorisation budgétaire (AE) ; n’a aucun impact sur la consommation ou la réservation des crédits de paiement. Les crédits de paiement sont consommés plus tard, au moment du paiement. porte au moins les informations suivantes : un montant ferme, un (des) tiers déterminé(s), une durée déterminée ; doit porter les critères d’imputation budgétaire permettant de tenir la comptabilité budgétaire, d’exercer le contrôle du disponible et d’assurer le pilotage budgétaire (nature, destination, opérations…) ainsi que les critères nécessaires à la poursuite du processus (et notamment la nature comptable qui permettra de générer une écriture en comptabilité générale lors du service fait) ; ne génère aucune écriture en comptabilité générale ; peut être modifié ou annulé en cohérence avec les services faits et les mises en paiement réalisés, ce qui a un impact sur les AE et en comptabilité budgétaire. cas des compléments d’engagement. cas des retraits d’engagement. Aide à l’animateur : L’engagement juridique est différent de l’engagement comptable : l’engagement juridique porte sur un acte juridique réel (ex : un marché, une convention), a contrario de l’engagement comptable qui ne représentait qu’un droit de tirage ; l’engagement juridique est par définition pluriannuel. L’engagement comptable ne portait que sur un seul exercice. Les axes d’imputation renseignés dans l’engagement juridique jouent un rôle clé dans le typage de l’acte de gestion et dans son suivi via des restitutions. Ces axes d’imputation permettent de donner « une adresse » budgétaire et comptable à l’acte de gestion. Informations complémentaires : Il existe plusieurs types d’engagement juridique, notamment : Engagement juridique de type marché ; Engagement juridique de type hors marché. Dans le cas général, la notification de l’engagement par l’ordonnateur constitue l’engagement ferme et définitif de l’organisme à l’égard du tiers et donc le fait générateur de la consommation des AE et de l’écriture correspondante en comptabilité budgétaire. Le montant engagé auprès d’un tiers n’est pas le montant à payer dans l’année mais le montant total de la dépense générée par l’acte signé par l’ordonnateur. La modification ou l’annulation d’un engagement a également un impact sur les AE et en comptabilité budgétaire. Si l’ajustement porte sur le montant de l’engagement, un engagement complémentaire ou une réduction de l’engagement (retrait d’engagement) doit être réalisé. La validation de l’engagement juridique n’a aucun impact sur les CP (ni réservation, ni blocage, ni consommation). Focus sur les retraits d’engagement : Les retraits d’engagement doivent respecter des règles de budgétisation spécifiques et ne pas dépasser la part de l’engagement juridique qui n’a pas donné lieu à certification du service fait ou à paiement (cf. fascicule dépenses du DPG, « 5.6 Cas général de la correction de l’engagement juridique »). L’engagement juridique ne se substitue pas à l’engagement comptable. L’engagement comptable (qui disparait) était une réserve de crédits pour payer dans l’année. L’engagement juridique représente l’acte contractuel qui donnera lieu à paiements sur un ou plusieurs exercices. 19

Modification / validation Processus standard de la dépense EJ : Processus de validation Expression de besoin Engagement juridique Service métier Expression de besoin Acheteur Gestionnaire des EJ Formalisation Création Modification Description Responsable des EJ ou Modification / validation Rejet Aide à l’animateur : Le sous-processus d’engagement juridique est précédé d’une phase d’expression des besoins : Le service métier exprime un besoin en matière de dépense, en cohérence avec la stratégie d’achat de l’organisme ; L’acheteur vérifie l’opportunité d’achat, met en œuvre les procédures d’achat, formalise les contrats et émet une proposition d’engagement. Dans le processus d’engagement proprement dit, le gestionnaire enregistre l’acte juridique dans le système d’information et le responsable valide l’engagement, ce qui constitue le fait générateur de la consommation des AE. D’autres rôles peuvent être envisagés en fonction de l’organisation ou de règles particulières. Par exemple, lorsque les modalités d’exercice du contrôle le prévoient, le rôle de contrôleur budgétaire peut intervenir dans le processus pour effectuer son contrôle a priori ou a posteriori. Par ailleurs, selon l’organisation propre à l’organisme, un même acteur peut jouer plusieurs rôles, notamment dans les organismes de taille modeste (par exemple, gestionnaire des EJ et responsable des EJ). Acheteur Notification Impact budgétaire AE Impact comptable 20

Commande publique : rappel de la typologie des engagements juridiques

Engagements juridiques et TVA Concepts clés Les organismes peuvent être assujettis ou non à la TVA : Lorsqu'ils ne sont pas assujettis à la TVA, la consommation d’AE a lieu à hauteur du TTC. Dans le cas où ils sont assujettis à la TVA (déductible), la consommation d’AE a lieu à hauteur du montant non déductible. La TVA déductible n'a pas d'impact en comptabilité budgétaire mais est retracée en comptabilité générale, en compte de tiers. Un EJ de type marché peut être soumis à différents taux de TVA déductibles. Aide à l’animateur : Sur un même engagement juridique, plusieurs taux de TVA peuvent être saisis.

(Contrôleur budgétaire) Processus standard de la dépense Concepts clés : le service fait Formalisation d’un contrat Acheteur Engagement juridique Gestionnaire des EJ Responsable des EJ (Contrôleur budgétaire) Service Fait Gestionnaire du SF Certificateur Demande de paiement Gestionnaire des DP Responsable des DP Comptable de la prise en charge Paiement Responsable de la trésorerie Description Un prescripteur exprime un besoin Le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat Le gestionnaire de l’EJ crée l’EJ Le responsable de l’EJ, et éventuellement le contrôleur budgétaire, vérifient et valident l’EJ Le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à l’engagement et constate le service fait Le certificateur certifie le SF Le gestionnaire de la DP crée la DP Le responsable de la DP la contrôle et la valide Le comptable de la prise en charge prend en charge la DP Le responsable de la trésorerie réalise le paiement 23

Processus standard de la dépense Concepts clés : le service fait Le service fait peut être total ou partiel. Il est du ressort de l’ordonnateur. Le service fait se réfère à un EJ. Il ne peut pas en dépasser son montant. Le service fait emporte la comptabilisation de la charge ou de l’immobilisation en comptabilité générale. Le processus d’exécution de la dépense distingue deux évènements permettant d’appréhender la notion de service fait : Aide à l’animateur : Le service fait consiste à vérifier que la dépense est justifiée, et donc que : Les prestations ont bien été réalisées Les prestations ont été réalisées d’une manière satisfaisante, c’est-à-dire conformément aux exigences formulées. Le SF peut être total : une commande = un SF, tout est réceptionné en un seul SF. Le SF peut être partiel : une commande = plusieurs SF. La somme de tous les services faits ne peut pas dépasser le montant total engagé de l’EJ (AE consommées). Si la livraison est supérieure à la commande, le service fait ne peut être certifié qu’une fois l’EJ régularisé (consommation d’AE). La certification du SF emporte la comptabilisation de la charge (ou immobilisation) en comptabilité générale. Le service fait peut être réalisé en deux étapes (il peut aussi être réalisé en une seule étape): Constatation: le service métier constate la réalisation de la prestation ou la réception de la commande, et vérifie l’adéquation avec la commande/l’engagement. Certification: son montant en euro est vérifié, et l’écriture de charge (ou immobilisation) comptabilisée. La constatation et la certification du service fait peuvent être réalisées par le même acteur, en fonction de la taille de l’organisme ou de la nature de la dépense. La certification déclenche l’écriture comptable 1 2 Il est constaté Il est certifié 24

Processus standard de la dépense Processus métier et rôles : Constatation et certification Etapes du flux de la dépense et rôles Création et validation de l’EJ Constatation de Service Fait Certification de Service Fait Liquidation Contrôle de régularité Paiement 1 2 Engagement juridique Service fait Service fait Demande de paiement Demande de paiement Demande de paiement Correction/ Annulation du Service Fait 2 Arrête et certifie le montant de la livraison/prestation en regard de l’EJ Contrôle les informations saisies lors de la constatation et précise les éléments d’imputation qui n’auraient pu être définis lors de l’engagement. Comptabilise la charge ou l’immobilisation en comptabilité générale NB : Réalise parfois la constatation et la certification. Certification 1 Vérifie que la livraison ou prestation est conforme à la demande (EJ) Détermine la date d’effet du service fait. Enregistre les éléments de constatation du SF Valorisation notamment Fiche inventaire dans COROSSOL … Constatation Ordonnateur Service métier Aide à l’animateur Zoom sur la constatation du service fait : L’appréciation matérielle du service fait implique de vérifier que les prestations sont réellement exécutées et qu’elles sont exécutées conformément aux exigences formulées (exemples : absence de malfaçons sur les travaux réalisés par un entrepreneur, fournitures non défectueuses, qualité attendue, etc.). 25

Processus standard de la dépense Impacts du service fait Le service fait : N’a pas d’impact en comptabilité budgétaire : il ne consomme ou ne réserve ni autorisations d’engagement (AE) ni crédits de paiement (CP). A un impact en comptabilité générale lors de la certification, en date d'effet du service fait, reconnue comme date effective de la réception. Le schéma d’écriture lié à la constatation de la charge : Charge 6* (ou d’immobilisation 2*) Facture Non Parvenue 408 X X La dérivation comptable de la nomenclature NACRES mise à disposition par le SFACT facilite l’imputation et limite le nombre de corrections à traiter à postériori 26

Correction ou annulation Concepts clés Correction / Annulation Doit être validée par le certificateur. Doit être réalisée en cohérence avec les mises en paiement déjà réalisées. Peut-être partielle ou totale (annulation globale du service fait précédemment certifié) 1. Aide à l’animateur La correction du service fait doit être réalisée (par le certificateur du service fait) en cohérence avec les demandes de paiement et les paiements qui lui sont le cas échéant postérieurs. L’écriture comptable de correction est comptabilisée à la date de correction de l’erreur. Un complément ou une réduction de service fait doit être réalisé. S’il s’agit d’une réduction de service fait, celle-ci doit rester cohérente avec les éventuelles mises en paiement déjà réalisées. Le système d’information doit être en mesure de procéder à ces corrections par ajout ou retrait de service fait. Si l’erreur porte sur l’imputation comptable, des écritures comptables correctives doivent être possibles Exemple 1 : Un service fait correspondant à un EJ de 100 euros est réalisé à hauteur de 80 euros. Le service fait reçu n’est pas conforme à l’engagement pour 20 euros. Une correction du service fait, à hauteur de 20 euros devra être réalisée par le gestionnaire du service fait. Le service fait est au final de 60 euros. Exemple 2 : Une DP correspondante à une facture de 70 euros a été créée (non comptabilisée). Le service fait reçu n’est pas conforme à l’engagement pour 20 euros. Le paiement n’ayant pas eu lieu, le gestionnaire des DP devra annuler la DP dans un premier temps, puis le gestionnaire du service fait pourra annuler le service fait pour 20 euros, dans un second temps. Le service fait corrigé étant ainsi porté à 60 euros, la facture ne pourra être traitée (elle devra, le cas échéant, faire l’objet d’un avoir, ou être retournée au fournisseur). A des impacts comptables qui se font à la date comptable renseignée à la correction ou l’annulation du service fait : contrepassation des écritures comptabilisées en compta générale

(Contrôleur budgétaire) Processus standard de la dépense Concepts clés : la demande de paiement Formalisation d’un contrat Acheteur Engagement juridique Gestionnaire des EJ Responsable des EJ (Contrôleur budgétaire) Service Fait Gestionnaire du SF Certificateur Demande de paiement Gestionnaire des DP Responsable des DP Comptable de la prise en charge Paiement Responsable de la trésorerie Description Un prescripteur exprime un besoin Le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat Le gestionnaire de l’EJ crée l’EJ Le responsable de l’EJ, et éventuellement le contrôleur budgétaire, vérifient et valident l’EJ Le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à l’engagement et constate le service fait Le certificateur certifie le SF Le gestionnaire de la DP crée la DP Le responsable de la DP la contrôle et la valide Le comptable de la prise en charge prend en charge la DP Le responsable de la trésorerie réalise le paiement 28

Processus standard de la dépense Concepts clés : la demande de paiement Une demande de paiement (DP) : Matérialise l'ordre donné par l'ordonnateur à l'agent comptable de procéder au paiement hors organisation en mode facturier En mode SFACT c’est le service fait qui matérialise l’ordre de payer. Porte les imputations de comptabilité budgétaire et générale. Se rapporte à des opérations avec des tiers fournisseurs (factures, avoirs…) aboutissant à des flux financiers. Dans le cas d’une DP sur EJ, les EJ sont formalisés dans le système d’information. Aide à l’animateur : La demande de paiement reprend les éléments de facturation communiqués par le fournisseur (montant, date, taux de TVA..). La DP matérialise à la fois l’ordre de payer et le résultat de la liquidation. La demande de paiement remplace le mandat. La demande de paiement peut correspondre non seulement aux factures mais plus généralement à toute pièce fournisseur (avoir, avance…). 29

Responsable de la trésorerie Processus standard de la dépense La demande de paiement sur EJ avec service facturier Expression de besoin Engagement juridique Service fait Demande de paiement Paiement Service métier Expression de besoin Ordonnateur Acheteur Gestionnaire des EJ Formalisation Création Responsable des EJ Gestionnaire du SF SFACT Description Contrôle et validation Constatation Certificateur du SF Gestionnaire des DP Contrôle et certification Création Aide à l’animateur : Le gestionnaire des DP (au sein du SFACT) crée la DP. Il effectue le rapprochement à trois éléments : EJ / service fait / DP. Dans les cas courants, le rapprochement consiste à s’assurer que : la facture correspond à un engagement juridique pour lequel un service fait a été certifié ; le cumul des factures doit toujours être inférieur ou égal au service fait. Le responsable des DP (au sein du SFACT) contrôle et valide les demandes de paiement transmises par le gestionnaire des DP ; il peut, le cas échéant, les modifier ou les rejeter en les retournant au gestionnaire des DP ou encore les supprimer. Le responsable de la trésorerie procède à leur mise en paiement. Le comptable peut également procéder au rejet de certaines DP ; dans ce cas, les DP sont retournées au responsable de DP, sans avoir donné lieu à écriture en comptabilité générale ou à consommation de CP. Dans ce cas, le comptable renseigne un motif de rejet. Le comptable vérifie également la couverture de la dépense par des CP à la date d’échéance. La prise en charge de la DP par le comptable n’entraîne aucune consommation de CP. Cette dernière intervient au moment du paiement. L’outil informatique doit permettre de contrôler la disponibilité des CP lors du paiement. Les rôles de gestionnaire et de responsable peuvent être attribués à un même acteur au sein du SFACT mais pas pour une même facture. Les rôles de responsable de DP et de comptable de la prise en charge concernent le même acteur afin d’améliorer l’efficience des traitements Impacts comptables : Trois impacts en comptabilité générale se produisent dans ce schéma : Premier impact : au moment de la certification du service fait avec la génération d’une écriture au débit d’un compte de charge 6* (ou d’immobilisation 2*) et au crédit du compte Facture Non Parvenue 408. Second impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte Facture Non Parvenue 408 et au crédit du compte Fournisseur 401. Troisième impact : au moment du paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d’un compte de classe 5. Responsable des DP Comptable de la PEC Responsable de la trésorerie Contrôle et validation Mise en paiement Renvoi éventuel 30

Une demande de paiement (DP) sur EJ : Processus standard de la dépense Création d’une demande de paiement sur EJ Une demande de paiement (DP) sur EJ : Est le résultat de la liquidation et peut porter sur tous les types de pièces associés à la dépense : factures, avances, avoirs... : contrôle de la facture et des PJ par le SFACT Est créée en référence à un EJ (validé et pour lequel le service fait a été constaté puis certifié) : rapprochement avec l’EJ et le SF par le SFACT Identifie le fournisseur de l'EJ ayant réalisé la prestation ainsi que le bénéficiaire du paiement (si celui-ci est différent) : contrôle de l’identité du fournisseur , du RIB, de l’absence d’opposition à paiement par le SFACT Peut être multi-imputations en cohérence avec les imputations portées par l’EJ : contrôle des imputations comptables portées par le SF ; correction si nécessaire par le SFACT – contrôle de la correcte inscription à l’inventaire 31

Le schéma d’écriture lié à la demande de paiement : Processus standard de la dépense Création d’une demande de paiement sur EJ : impacts La prise en charge de la demande de paiement sur EJ par le comptable a un impact en comptabilité générale. Le schéma d’écriture lié à la demande de paiement : Facture Non Parvenue 408 Fournisseur 401 X X Aide à l’animateur : La prise en charge de la DP par l’agent comptable n’a aucun impact sur les CP. C'est le rapprochement DP / décaissement qui génère l'écriture en comptabilité budgétaire. Constatation de la dette « fournisseur » 32

DP comptabilisée mais non payée DP comptabilisée et payée Modification et suppression d’une demande de paiement sur EJ Concepts clés Les modifications ou suppressions de demandes de paiement (DP) sur EJ : Sont autorisées selon l’étape du flux de la dépense dans laquelle elles interviennent. Doivent être motivées par un commentaire enregistré et restituable dans le système d’information. DP non validée DP comptabilisée mais non payée DP comptabilisée et payée Modification de la DP Suppression de la DP Annulation de la DP Correction en comptabilités Contre-passation de l’écriture de dette fournisseur en comptabilité générale Correction en comptabilité générale et budgétaire Aide à l’animateur : Les modifications ou suppressions de demandes de paiement (DP) sur EJ : - sont autorisées selon l’étape du flux de la dépense dans laquelle elles interviennent. DP non validée par le responsable des DP : possibilité de modifier ou supprimer la DP par le responsable des DP DP comptabilisée par le comptable mais pas encore payée : possibilité d’annulation de la DP (contre-passation de l’écriture de dette fournisseur en comptabilité générale) par l’Agent comptable . Une nouvelle demande de paiement peut alors être créée. DP comptabilisée par le comptable et payée : demande de correction en comptabilité générale et budgétaire. - doivent être motivées par un commentaire enregistré et restituable dans le système d’information.

(Contrôleur budgétaire) Processus standard de la dépense Concepts clés Formalisation d’un contrat Acheteur Engagement juridique Gestionnaire des EJ Responsable des EJ (Contrôleur budgétaire) Service Fait Gestionnaire du SF Certificateur Demande de paiement Gestionnaire des DP Responsable des DP Comptable de la prise en charge Paiement Responsable de la trésorerie Description Un prescripteur exprime un besoin Le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat Le gestionnaire de l’EJ crée l’EJ Le responsable de l’EJ, et éventuellement le contrôleur budgétaire, vérifient et valident l’EJ Le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à l’engagement et constate le service fait Le certificateur certifie le SF Le gestionnaire de la DP crée la DP Le responsable de la DP la contrôle et la valide Le comptable de la prise en charge prend en charge la DP Le responsable de la trésorerie réalise le paiement 34

Processus standard de la dépense Concepts clés : paiement La mise en paiement consiste à préparer la génération du paiement Le paiement : Est l’acte par lequel l’organisme public se libère de sa dette ; Est réalisé par le comptable ; Est réalisé par tous moyens de paiement possibles énoncés par l'arrêté du 24.12.2012 ; A toujours une date d’échéance réglementaire qui, si elle est dépassée, peut entrainer la génération d’intérêts moratoires ; Est comptabilisé en date d’émission du paiement (Ex : génération du virement vers la banque) ; Est le fait générateur de la consommation des CP. Aide à l’animateur : La mise en paiement se base sur les informations portées par la DP : bénéficiaire du paiement, montant de la facture, date de réception de la facture et le délai de paiement déterminant l’échéance du paiement de la facture. 35

Le schéma d’écriture lié au paiement : Processus standard de la dépense Impact du paiement Le paiement donne lieu à un impact dans les 2 comptabilités générale et budgétaire : Solde du compte fournisseur en comptabilité générale. Génération d'une écriture de comptabilité budgétaire de consommation des CP à hauteur du montant payé. Le schéma d’écriture lié au paiement : 401 Fournisseur 5 Banque X X 36

Processus standard de la dépense Illustration du paiement Exemple : Une facture pour laquelle le délai de paiement est de 30 jours arrive dans le service à la date du 15/10. La certification du service fait est déjà réalisée. L'échéance du paiement est donc prévue en date du 15/11. 15/10 Réception de la facture dans le service 17/10 Création de la DP par le gestionnaire des DP 18/10 Validation de la DP par le responsable des DP 19/10 Prise en charge de la DP par le comptable 13/11 Mise en paiement 15/11 Paiement au fournisseur, rapprochement de la DP avec le virement et consommation de CP Aide à l’animateur : Cas courant du calcul de l’échéance : date de réception de la facture + délai de paiement (le SF étant réalisé avant la réception de la facture) Dans le cas inverse, l’échéance : date du service fait + délai de paiement Possibilité d’anticipation des paiements 37

Processus standard et variantes cas pratique: énoncé PREVISION : dépenses de fonctionnement (marché de nettoyage) Le marché de nettoyage actuel prendra fin le 31/12/2015. Un nouveau marché sera conclu avec la société Clean le 01/01/2016 pour un montant total de 2 000 000 € sur la période 2016- 2019 ; EXECUTION : dépenses de fonctionnement (marché de nettoyage) Enoncé : Le marché de nettoyage avec la société Clean a été passé comme convenu en janvier, mais un avenant a dû être passé en février pour faire face à des besoins spécifiques (nettoyage des vitres) pour un montant global de 40 000 € sur 4 ans. Le service fait est certifié pour la totalité de la première année. 38

Processus standard et variantes cas pratique : impacts Marché de nettoyage avec la société Clean Janvier Février EJ Avenant EJ SF DP Paiement Consommation des AE pour 2 M Consommation des AE pour 40 k€ Consommation des CP pour 510 k€ Impact comptable Impact comptable Impact comptable Dt 6...510 k€ Ct 408...510 k€ Débit 408...510 k€ Crédit 401...510 k€ Débit 401...510 k€ Crédit 5.....510 k€ 39

EXECUTION : dépenses de fonctionnement (marché de nettoyage) Processus standard et variantes cas pratique : corrigé EXECUTION : dépenses de fonctionnement (marché de nettoyage) Marché de nettoyage Il n'y a pas de décalage entre résultat comptable et solde budgétaire. 40 40

Pilotage des crédits de paiement Concepts clés Il est vivement recommandé d’instituer un pilotage des crédits de paiement : Ayant pour objectif de fluidifier les paiements par une anticipation continue des besoins de CP, en fonction des engagements passés et prévus. Consistant : en la détermination des besoins en CP sur la base des en cours et des prévisions de dépenses au contrôle de la couverture des besoins en CP à date par les CP disponibles à cette date à intervenir le cas échéant pour assurer cette couverture décision d'avancer ou retarder un ou plusieurs paiement(s) sur un commun accord entre le comptable et l’ordonnateur. recours à un budget rectificatif …

Programmation pluriannuelle Allocation des crédits sur N Pilotage des crédits de paiement Zoom sur les échéanciers de CP - Zoom sur les échéanciers de CP - Les échéanciers de CP permettent d’avoir une vision pluriannuelle sur les besoins en CP, sur l’année en cours et les années suivantes. Les besoins en CP pluriannuels sont déterminés à chaque étape du processus : Programmation pluriannuelle Allocation des crédits sur N EJ SF DP CP programmés pour N+1 et suivants AE non encore engagées EJ sans SF certifié EJ avec SF certifié en attente de facture Factures comptabilisées, non encore payées Aide à l’animateur : Les échéanciers de CP permettent de prévoir les besoins futurs en CP sur l’année en cours et les année suivantes. Ils sont déterminés à partir de : facture comptabilisée mais non encore payée : le paiement (et la consommation des CP) est imminent EJ avec SF certifié sans facture : la facture puis le paiement peuvent être créés sur l’année N, mais également l’année suivante. Ils peuvent donc générer des besoins en CP sur l’exercice en cours et l’exercice suivant. EJ avec SF non encore certifiés, qui donneront également lieu à des décaissements et à des consommations de CP sur l’année N puis les années suivantes potentiellement. Des AE allouées par le budget de l’année. Celles qui ne sont pas encore engagées donneront lieu à des consommation de CP futures, que ce soit sur N ou sur les années suivantes la programmation pluriannuelle, qui prévoit des besoins de CP pour les années suivantes et éventuellement les ajustements pour les années en cours. Besoins en CP N Besoins en CP N+1 Besoins en CP N+2

2 Variantes 43

Première variante : SF concomitant à l ’EJ 44

Processus standard et variantes Première variante : impact Zoom sur la consommation des AE et des CP 1 Le SF est concomitant à l’engagement juridique. Ex. : une subvention sans condition de réalisation EJ SF DP Paiement Consommation des AE Consommation des CP Impact comptable Impact comptable Impact comptable 1. Aide à l’animateur Dans la 1ère variante, les AE sont consommées lors de la validation de l’EJ, les CP lors du paiement. Le fait générateur de la comptabilisation de la charge en comptabilité générale est la validation de l’EJ. 2. Pour les comptables Il y a trois impacts en comptabilité générale : Premier impact : au moment de la certification du service fait (concomitante à l’EJ) avec la génération d’une écriture au débit d’un compte de charge 6* (ou d’immobilisation 2*) et au crédit du compte Facture Non Parvenue 408. Second impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte Facture Non Parvenue 408 et au crédit du compte Fournisseur 401. Troisième impact : au moment du paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d’un compte de classe 5. Débit 6 Crédit 408 Débit 408 Crédit 401 Débit 401 Crédit 5 Le système d’information peut offrir la possibilité de certifier le service fait dès l’engagement juridique, sans avoir besoin de procéder à sa saisie distincte et à sa validation par les acteurs habilités. Ce ne sera pas le cas dans un premier temps sur GFC DEPENSES : procédure standard : EJ puis saisie distincte du SF dans la foulée 45

EXECUTION : dépenses d’intervention (subventions) Processus standard et variantes cas pratique: énoncé EXECUTION : dépenses d’intervention (subventions) Enoncé : Une subvention sans conditions de réalisation a été accordée à une association pour mener des actions culturelles dans le cadre de la vie étudiante. Cette subvention se monte à 25 000 €. Elle a été notifiée en janvier 2016 et versée en mars 2016. 46

Processus standard et variantes cas pratique : impacts Subvention sans condition de réalisation Janvier 2016 Mars 2016 EJ SF DP Paiement Consommation des AE pour 25 000 € Consommation des CP pour 25 000 € Impact comptable Impact comptable Impact comptable Dt 6......25 k€ Ct 408.......25 k€ Dt 408.......25 k€ Ct 401.......25 k€ Dt 401......25 k€ Ct 5..........25 k€ Sous GFC DEPENSES , le SF devra être saisi par l’ordonnateur après création de l’EJ 47

EXECUTION : dépenses d’intervention (subventions) Processus standard et variantes cas pratique : corrigé EXECUTION : dépenses d’intervention (subventions) Subvention Il n'y a pas de décalage entre résultat comptable et solde budgétaire. 48

Deuxième variante : SF concomitant à la DP 49

Processus standard et variantes Deuxième variante : impacts Zoom sur la consommation des AE et des CP 2 Le SF est concomitant à la demande de paiement. Ex. : baux avec préavis- contrat à prix et échéance fixe EJ SF DP Paiement Consommation des AE Consommation des CP Impact comptable Impact comptable 1. Aide à l’animateur : Dans la 2ème variante, les AE sont consommées lors de la validation de l’EJ, les CP lors du paiement. L’objet de gestion SF n’existe pas dans ce cas là. C’est l’objet DP qui porte la comptabilisation de la charge en comptabilité générale. La comptabilisation de la charge en comptabilité générale se fait donc à la prise en charge de la DP 2. Pour les comptables Il y a deux impacts en comptabilité générale : Premier impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte de charge ou d’immobilisation et au crédit du compte Fournisseur 401. Deuxième impact : au moment du paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d’un compte de classe 5. Débit 6 Crédit 401 Débit 401 Crédit 5 Le système d’information doit permettre de comptabiliser directement la charge en comptabilité générale lors de la prise en charge de la DP par le comptable. Ce ne sera pas le cas dans un premier temps sur GFC DEPENSES : procédure standard 50

Processus standard et variantes cas pratique: énoncé PREVISION : dépenses de fonctionnement (fluides) Les dépenses de fluides liées au fonctionnement des bâtiments scolaires (électricité et eau) représentent un coût annuel de 100 000 € ; EXECUTION : dépenses de fonctionnement (fluides) Enoncé : Les dépenses de fluide se sont finalement élevées à 95 000 €. Parmi celles-ci, un contrat d'électricité à prix fixe a été conclu en mars avec la société ENI. Ce contrat a été conclu pour deux ans pour un montant global de 80 000 €. 40 000 € ont été payées en novembre 2016 au vu de la facture. 51

Processus standard et variantes Illustration s’appuyant sur le cas pratique : impacts Dépenses de fluides NOVEMBRE 2016 MARS 2016 EJ SF DP Paiement Consommation des AE pour 80 k€ Consommation des CP pour 40 k€ Impact comptable Impact comptable Dt 6............40 k€ Ct 401..........40 k€ Dt 401.........40 k€ Ct 5............40 k€ Sous GFC DEPENSES , le SF devra être saisi par l’ordonnateur : cas de notre marché de gaz 52

EXECUTION : dépenses de fonctionnement (fluides) Processus standard et variantes cas pratique : corrigé EXECUTION : dépenses de fonctionnement (fluides) Fluides électricité Il n'y a pas de décalage entre résultat comptable et solde budgétaire. 53

Troisième variante : dépense sans engagement préalable 54

Processus standard et variantes Troisième variante : impacts Dépense sans engagement préalable. La consommation des AE et le SF sont concomitants à la DP. Ex. : les fluides hors contrat forfaitaire 3 EJ SF DP Paiement Consommation des AE Consommation des CP Impact comptable Impact comptable 1. Aide à l’animateur : Dans la 3ème variante, les AE sont consommées lors de la validation de la DP, les CP lors du paiement. 2. Pour les comptables Il y a deux impacts en comptabilité générale : Premier impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte de charge ou d’immobilisation et au crédit du compte Fournisseur 401. Deuxième impact : au moment du paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d’un compte de classe 5. Débit 6 Crédit 401 Débit 401 Crédit 5 Le système d’information doit permettre de procéder à la consommation des AE lors de la validation de la DP et d’enregistrer directement la charge en comptabilité générale, lors de la prise en charge par le comptable. Dépense sans engagement juridique signifie que l’acte juridique ne peut donner lieu à consommation d’AE. Il peut toutefois être modélisé dans le système d’information. Sous GFC DEPENSES , l’acte juridique donnera lieu à un EJ technique saisi par l’ordonnateur qui consommera les AE dans l’attente de la modélisation de ce schéma Seul GFC MISSIONS fonctionnera sous ce schéma : cf exemple ci-après 55

Processus standard et variantes Traitement des frais de mission dans la suite COCKTAIL Frais de déplacement Emission de l’OM dans KIWI Validation de l’état de frais – émission DP Validation et Prise en charge de la DP EJ SF Paiement KIWI Réservation d’AE à hauteur des frais provisionnels Consommation des AE (validation) Consommation des CP Impact comptable (P.E.C) Impact comptable Dt 6............ Ct 401.......... Dt 401.........45 k€ Ct 5............45 k€ MARACUJA 56

Processus standard et variantes cas pratique: énoncé PREVISION : dépenses de fonctionnement (frais de déplacement) et personnel Les frais de déplacement liés à la tenue de colloques à l’étranger sont évalués à 50 000 €/an. EXECUTION : dépenses de fonctionnement (frais de déplacement) et personnel Les frais de déplacement liés à la tenue de colloques à l’étranger s’établissent à 45 000 €. 57

Processus standard et variantes cas pratique : impacts Frais de déplacement EJ SF DP Paiement Consommation des AE pour 45 k€ Consommation des CP pour 45 k€ Impact comptable Impact comptable Dt 6............45 k€ Ct 401..........45 k€ Dt 401.........45 k€ Ct 5............45 k€ Contrairement au process actuel , l’émission de l’ordre de mission ne consommera pas les AE : une réservation de crédits sera toutefois opérée : la consommation des AE interviendra lors de la validation de la DP par le SFACT (réservation mise à jour simultanément) 58

EXECUTION : dépenses de fonctionnement (frais de déplacement) Processus standard et variantes cas pratique : corrigé EXECUTION : dépenses de fonctionnement (frais de déplacement) Frais de déplacement Il n'y a pas de décalage entre résultat comptable et solde budgétaire. Par ailleurs, la budgétisation en dépense sans EJ préalable induit une consommation en AE = CP 59

Quatrième variante : paiement réalisé avant ordonnancement 60

Processus standard et variantes Quatrième variante : impacts Zoom sur la consommation des AE et des CP 4 Paiement réalisé avant l’ordonnancement. Ex. : prélèvements TOTAL/EDF/PAYBOX/FRAIS BANCAIRES Paiement DP Consommation des AE Consommation des CP 1. Aide à l’animateur : Dans la 4ème variante, le paiement n’entraîne aucune comptabilisation en comptabilité budgétaire. Il doit être rapproché d’une DP. La DP est saisie dans le système postérieurement au décaissement. Une fois la DP saisie, l’écriture de règlement est rapprochée de la DP. Les AE sont consommées à la validation de la DP et la comptabilisation de la charge en comptabilité générale intervient au moment de la prise en charge. Les CP sont consommés lors du rapprochement de la DP avec le paiement. Exemple : paiement par prélèvement. 2. Informations complémentaires Il y a deux impacts en comptabilité générale : Au moment du paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d’un compte de classe 5. Au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d’une écriture au débit du compte de classe 6 ou 2 et au crédit du compte Fournisseur 401. Impact comptable Impact comptable Débit 472 Crédit 5 Débit 6 / 2 Crédit 472 Le système d’information doit permettre de traiter le rapprochement d’un décaissement avec une DP ultérieure. 61

Processus standard et variantes cas pratique: énoncé PREVISION : dépenses de fonctionnement (fluides) les dépenses de fluides liées au fonctionnement des bâtiments (électricité et eau) représentent un coût annuel de 100 000 €  EXECUTION : dépenses de fonctionnement (fluides) Enoncé : Les dépenses de fluide se sont finalement élevées à 95 000 €. Parmi celles-ci, un prélèvement automatique 55 000 € a eu lieu en novembre en règlement de la facture d'eau. Ce prélèvement a fait l'objet d'une liquidation en décembre. 62

Processus standard et variantes Illustration s’appuyant sur le cas pratique : impacts Dépenses de fluides Sous GFC DEPENSES , cette variante sera modélisée ultérieurement. Un EJ technique devra être saisi par l’ordonnateur : il consommera les AE. Le service fait sera saisi à réception de la facture (cf schéma actuel) Novembre décembre Paiement DP Consommation des AE pour 55 k€ Consommation des CP pour 55 k€ Impact comptable Impact comptable Dt 6............55 k€ Ct 401..........55 k€ Dt 472.........55 k€ Ct 5............55 k€ Dt 401...........55 k€ Ct 472..........55 k€ 63

EXECUTION : dépenses de fonctionnement (fluides) Processus standard et variantes cas pratique : corrigé EXECUTION : dépenses de fonctionnement (fluides) Fluides / eau Le paiement avant ordonnancement induit une consommation d'AE égale à la consommation de CP. 64

3 Cas particuliers Acomptes 65

Introduction Concepts clés Les acomptes et les avances doivent être distingués : Acompte Constitue un paiement partiel, qui rémunère un service partiellement fait. Donne lieu à une demande de paiement. N’est pas récupéré. Avance Est renseignée au moment de la création de l’EJ. Est payée au fournisseur avant l’exécution de ses prestations et donc avant le service fait. Donne lieu à une récupération lors du paiement des factures. 1. Aide à l’animateur : La création d’un acompte se fait au niveau de l’enregistrement de la DP dans le processus de la dépense. Un acompte constitue un paiement partiel, qui rémunère un service partiellement fait. Son montant ne peut être supérieur aux prestations effectivement réalisées. L’acompte dans le système d’information doit donc faire référence au service fait pour sa mise en paiement. Les acteurs principalement concernés sont par conséquent : le gestionnaire des DP et le responsable des DP. Les avances prévues dans le cadre d’un marché doivent pouvoir être émises en référence aux engagements juridiques, soit au niveau global de l’EJ, soit sur un des volets de l’EJ qui peut correspondre à une tranche, à un lot, à un bon de commande, la cas échéant par entité métier dans le cadre d’un marché partagé. Les acteurs principalement concernés sont par conséquent : le gestionnaire des EJ et le responsable des EJ. 2. Informations complémentaires Rappel du code des marchés publics : L’avance est le versement d’une partie du montant d’un marché public au titulaire de ce marché avant tout commencement d’exécution de ses prestations. Elle constitue, à la différence de l’acompte, une dérogation à la règle du « service fait ». L’avance est obligatoirement accordée au titulaire d’un marché lorsque le montant initial du marché ou de la tranche affermie est supérieur à 50.000 € H.T. dans la mesure où le délai d’exécution des prestations prévu est supérieur à deux mois. L’avance n’est due au titulaire du marché que sur la part du marché qui ne fait pas l’objet de sous-traitance. L’avance est un paiement effectué auprès du fournisseur avant le service fait qui donne lieu à une récupération lors du paiement final de la facture (pour les avances forfaitaires, la récupération d’avance se fait entre 65 et 80% d’exécution du marché ; pour les avances facultatives, elle se fait entre 0 et 80%).

Acomptes Concepts clés EJ SF DP Paiement SF partiel DP partielle Paiement partiel Acompte Un acompte constitue un paiement partiel, qui rémunère un service partiellement fait. Tous les fournisseurs sont susceptibles de bénéficier du droit au paiement d’acomptes. L’enregistrement et la validation des services faits, des DP et des mises en paiement sont effectués suivant les modalités du processus général de la dépense (mêmes impacts comptables et budgétaires), par les mêmes acteurs. 1. Aide à l’animateur Rappel du Code des marchés publics A la différence des avances, les acomptes sont versés pour des prestations effectuées en cours d’exécution du marché : l’acompte rémunère un service fait. Le versement d’acomptes est un droit ; ils sont versés même en cas de silence du marché. La périodicité de versement des acomptes est de trois mois maximum ; dans les cas prévus à l’article 91, elle peut être ramenée à un mois. Le dernier acompte ne doit pas être confondu avec le solde, qui, pour les marchés de travaux, ne peut être déterminé que lors de l’établissement du décompte général. Le montant d’un acompte ne peut excéder la valeur des prestations auxquelles il se rapporte.

Acomptes Illustration 1 Acomptes Illustration 1 Un acompte sur un EJ de 100 et un service fait partiel (SF1) de 40 a déjà été certifié et payé partiellement à hauteur de 25. EJ SF1 partiel DP1 partielle EJ = 100 SF1 = 40 DP1 = 25 2 Un nouvel acompte en référence au SF1 peut être payé. Il est au maximum de 40-25 = 15 DP2 partielle DP2 = 15 3 Service fait restant à effectuer sur l’EJ = (100-40) = 60 Nouvel acompte en référence au SF1 : impossible Acompte sur service fait ultérieur : possible après certification du service fait ultérieur L’acompte doit faire référence à un service fait pour sa mise en paiement

3 Cas particuliers Avances 69

Récupération de l’avance Cas particuliers Gestion des avances : concepts clés Une avance : Doit être déclarée au préalable sur l'EJ de référence ; Concerne les EJ de type marché (c.f Code) ou MISSIONS ; Est payée au fournisseur avant l’exécution de ses prestations et donc avant le service fait ; Donne lieu à une récupération lors du paiement des factures ; Suit trois étapes clés : Paiement de l’avance Récupération de l’avance DP d’avance 70

X X X X Cas particuliers Gestion des avances : impacts La DP d’avance a des impacts: En comptabilité budgétaire matérialisés par : En comptabilité générale. Consommation d’AE Cas général : lors de la validation de l’EJ de référence Marchés à bon de commande : lors de la validation de l’avance par le responsable de DP Consommation de CP Lors du paiement de l’avance Le schéma d’écriture lié à la comptabilisation de l ’avance: Le schéma d’écriture lié à la mise en paiement de l’avance : Aide à l’animateur Comptes comptable en comptabilité générale : S'il s'agit d'une avance versée sur une opération de fonctionnement, le compte comptable à utiliser est le 4091 "Fournisseur - avances versées sur commande »  S'il s'agit d'une avance versée sur une opération d'investissement, le compte comptable à utiliser est le 2381 "Avance versée sur commande d'immobilisation ». 4091 Fournisseurs - Avances versées sur commandes 401 Fournisseurs 401 Fournisseur 5 Disponibilités X X X X 71

Cas particuliers Gestion des avances : récupération d’avances La récupération d’avance : Suppose qu’une avance ait été créée et payée en amont ; Peut être réalisée sur les versements correspondant à des acomptes ou des règlements partiels définitifs des sommes dues ultérieurement au titulaire ; Doit être terminée lorsque le montant des prestations exécutées atteint 80% du montant du marché. Aide à l’animateur : Dans le cas où l’avance est supérieure à 5%, elle peut être remboursée à un rythme fixé par le marché par précompte sur les sommes dues à titre d’acomptes, de règlement partiel définitif. Le remboursement doit être terminé lorsque le montant des prestations exécutées atteint 80 %. Le remboursement de l’avance, effectué par précompte sur les sommes dues ultérieurement au titulaire commence lorsque les prestations exécutées atteignent ou dépassent 65% du montant du marché (minimum dans le cas d’un marché à bons de commande), de la tranche ou du bon de commande. Lors de la récupération, le montant de l’avance vient en déduction de la DP. 72

Cas particuliers Gestion des avances: récupération d’avances La récupération d’avance : Intervient au moment de la comptabilisation de la DP, après le service fait et la réception de la facture. C’est sur cette DP que se fera la récupération d’avance (l’avance viendra en déduction de la DP). Nécessite de faire référence à la pièce d’avance créée en amont et en référence à l’EJ. 73

Cas particuliers Gestion des avances : impacts comptables et budgétaires EJ DP d’avance Paiement SF DP Paiement Consommation des AE Consommation des CP Consommation des CP Impact comptable Impact comptable Débit 409-1 Crédit 401 Débit 401 Crédit 5 Impact comptable Impact comptable Impact comptable Débit 6 / 2 Crédit 408 Débit 408 Crédit 409-1 Crédit 401 Débit 401 Crédit 5 74

Cas particuliers cas pratique: énoncé PREVISION : dépenses d’investissement Le coût de la réhabilitation de l’auditorium est estimé à 250 000 € sur la période 2016- 2017. La première tranche concernant le clos et le couvert ainsi que l’électricité doit s’achever en décembre 2016 (150 000 €). Une deuxième tranche relative à l’aménagement intérieur et l’acquisition d’un matériel de sonorisation est prévue en 2017 (100 000 €). EXECUTION : dépenses d’investissement Enoncé : Le contrat relatif à la première tranche a été signé en février. Une avance de 35 000 € a été versée au fournisseur en avril. La première tranche a été réceptionnée en novembre et l’intégralité des factures ont été payées en décembre (150 000 €). 75

Cas particuliers Illustration s’appuyant sur le cas pratique : impacts Auditorium – première tranche Février Avril Novembre Décembre EJ DP d’avance Paiement SF DP Paiement Consommation des AE pour 150 000 € Consommation des CP pour 35 000€ Consommation des CP pour 115 000 € Impact comptable Impact comptable Impact comptable Impact comptable Impact comptable Dt 238.......35 k€ Ct 404.........35 k€ Dt 404.........35 k€ Ct 5............35 k€ Dt 2...........150 k€ Ct 408.........150 k€ Dt 408.........150 k€ Ct 238.......35 k€ Ct 404........115 k€ Dt 404.........115 k€ Ct 5............115 k€ 76

EXECUTION : dépenses d’investissement Cas particuliers cas pratique : corrigé EXECUTION : dépenses d’investissement Auditorium Il n'y a pas de décalage entre solde budgétaire et résultat comptable. L'avance de 35 000 € est intégrée aux 150 000 € de décaissements (CP). 77

Validation de la DP d’avance Etat de frais EMISSION DP Cas particuliers Gestion des avances sur missions : impacts comptables et budgétaires Emission DP d’avances Validation de la DP d’avance Paiement Etat de frais EMISSION DP VISA de la DP Paiement Consommation des AE Consommation des CP KIWI Consommation des AE hors avance Consommation des CP hors avance Impact comptable Impact comptable Débit 409-1 Crédit 401 Débit 401 Crédit 5 Impact comptable Impact comptable KIWI MARACUJA Débit 6 Crédit 409-1 Crédit 401 Débit 401 Crédit 5 MARACUJA 78

3 Cas particuliers Intérêts moratoires 79

Cas particuliers Intérêts moratoires : concepts clés Le Décret n°2013-269  du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique : Applicable aux contrats conclus à compter du 16/03/2013, pour les créances dont le délai de paiement a commencé à courir au 01/05/2013. Le délai règlementaire maximal de paiement de l’organisme auprès de ses fournisseurs est de 30 jours (sauf cas particuliers). En cas de retard de paiement, l’organisme doit : Verser des IM au taux d’intérêt BCE + 8 points de pourcentage ; Payer une indemnité pour frais de recouvrement de 40€. Le règlement d’IM est effectué via une DP sans engagement préalable, qui fait référence à la DP d’origine et qui consomme des AE et des CP. 80

Cas particuliers Intérêts moratoires : délais de paiement et dates d’échéance 1 Premier cas : Le paiement est réalisé avant la date d’échéance. Pas d’intérêts moratoires Délais de traitement ordonnateur + comptable Date de départ du délai de paiement : Date de réception de la facture , ou Date d’effet du SF si postérieure à la date de réception de la facture Date d’échéance de la DP Délai réglementaire de paiement fixé à 30 jours 1. Aide à l’animateur : Le Délai Global de Paiement (DGP) correspond : à la période réglementaire durant laquelle le débiteur doit payer le créancier. a pour point de départ la date de réception de la facture ou la date d’exécution des prestations, lorsqu’elle est postérieure à la réception de la facture. 2. Rappel des modalités de calcul : DGP = Date de base + Conditions de paiement + Jours de suspension côté gestionnaire + Jours de suspension côté comptable. Date de Base = date d’arrivée de la facture dans les services ou date du SF si cette dernière est ultérieure. Date limite de paiement = Date de base + DGP. IM = (Montant de la DP) x (Nb Jours de retard) x (Taux d‘intérêts moratoires) / 365 Montant de la DP : le montant servant d’assiette au calcul des intérêts moratoires, Nb Jours de retard : le nombre de jours de retard dans le paiement, Taux d‘intérêts moratoires : le taux en vigueur pour le calcul du montant des intérêts moratoires = taux d’intérêt BCE + 8 points de pourcentage. Le calcul est basé sur une année de 366 jours sur les années bissextiles, 365 jours les autres années. A ces IM s’ajoute l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros 2 Second cas : Le paiement est réalisé après la date d’échéance. Le paiement d’intérêts moratoires est obligatoire. Délais de traitement ordonnateur + comptable 81

Cas particuliers Illustration s’appuyant sur le cas pratique: énoncé PREVISION : dépenses de fonctionnement Un ancien élève de votre établissement a décidé de léguer sa fortune. Cette dernière comprend un appartement dans le 17ème arrondissement de Paris d’une valeur de 1 000 000 € ainsi que des liquidités pour un montant de 100 000 €. EXECUTION : dépenses de fonctionnement Le conseil d’administration a repoussé à mars 2017 la question de la vente de l’appartement. Entre temps, 2 000 € ont été décaissés pour faire face à de menues dépenses liées à cet appartement (dépenses de copropriété). La facture a été payée en retard : des intérêts moratoires sont donc décomptés, à un taux de 8 %. 82

Cas particuliers Illustration s’appuyant sur le cas pratique : impacts Dépense de copropriété EJ SF DP Paiement Consommation des AE pour 2 000 € Consommation des CP pour 2 000 € Impact comptable Impact comptable Débit 6......2 000 € Crédit 401..2 000 € Débit 401...2 000 € Crédit 5...2 000 € Dépense d'intérêts moratoires EJ SF DP Paiement Consommation des AE pour 160 € Consommation des CP pour 160 € Impact comptable Impact comptable Débit 6......160 € Crédit 401..160 € Débit 401...160 € Crédit 5.....160 € 83

EXECUTION : dépenses de fonctionnement Cas particuliers Illustration s’appuyant sur le cas pratique : corrigé EXECUTION : dépenses de fonctionnement Frais d'appartement Il n'y a pas de décalage de flux Dans l’état actuel des développements du SI : un EJ devra être saisi par l’ordonnateur aux fins de pouvoir liquider les intérêts moratoires : pas de changement par rapport au fonctionnement actuel 84

3 Cas particulier : traitement des avoirs

L’avoir correspond soit À une remise, A un retour (de marchandise) sur un achat de l’exercice, A un retour sur un achat d’un exercice précédent, A une correction d’erreur de facturation Il donne lieu : soit à une réduction de paiement au fournisseur dans la mesure où il est pris en compte avec la facture sur laquelle il porte ou sur une facture ultérieure du même fournisseur relative au même acte contractuel soit à une demande de reversement ou un titre de recette et fait l’objet d’un recouvrement

Réception de l’avoir avant paiement 1 - EJ 2 - SF 3 - DP Consomme des AE à hauteur de l’engagement ferme Voir ensuite procédure de retrait d’engagement Est certifié à hauteur de 100% de la dépense (erreur facturation) facture initiale - avoir 4 - Paiement 5 - correction SF 6 - retrait EJ Comptabilité budgétaire : Consommation des CP À hauteur de la facture-avoir Trésorerie : Le montant de l’avoir est défalqué du montant payé au fournisseur Sur un même exercice Une correction d’engagement est réalisée = restitution AE Sur un exercice ultérieur Correction d’engagement Est réalisé = pas de restitution AE Annulation du SF = Montant avoir

Réception de l’avoir après paiement Le trop versé correspond à un indu Une DP a été émise et payée pour une somme supérieure aux droits effectifs du créancier L’indu ne peut être régularisé dans le cadre du processus de dépense En effet l’indu ne peut être régularisé sous forme d’avoir dans la mesure : ou la facture est payée ou le trop versé ne peut être déduit de factures ultérieures pour un engagement de même nature

Constatation de l’indû Demande de reversement (DRv) ou TR si ex N+1 Prise en charge DRv ou TR si ex N+1 Encaissement rapprochement ENC et DRv ou TR Pas d’impact budgétaire Pas d’impact Budgétaire mais débit 4 crédit 6 Ou débit 4 crédit 7 si ex N+1 Pas d’impact Budgétaire mais Débit 5 et crédit 4 impact Budgétaire = Recette budgétaire En mode GBCP , la constatation de l’indû ne rétablit pas les crédits : AE et CP mais se traduit par une recette budgétaire après encaissement et rapprochement

3 Cas particuliers Gestion des pénalités 90

Cas particuliers Gestion des pénalités : concepts clés Les pénalités sont des sommes forfaitaires dues au profit de l’organisme lorsqu’une obligation contractuelle n'est pas respectée. En pratique, elles sanctionnent des retards dans l'exécution des prestations, mais peuvent être prévues pour sanctionner d'autres obligations auxquelles l'organisme attache une importance particulière. Pour le cas des pénalités de retard, lorsque le délai contractuel éventuellement modifié est dépassé, le titulaire encourt, sans mise en demeure préalable, une pénalité. Les pénalités provisoires sont prélevées par précompte sur les sommes dues au titulaire, dès constatation d’un motif de pénalité. Dans le cas où le titulaire obtient une exonération partielle ou totale de la part de l’organisme, la gestion des pénalités peut donner lieu à plusieurs étapes : les montants de pénalités exonérés donnent lieu à un paiement au fournisseur ; les montants de pénalités confirmés ne sont pas payés au fournisseur et sont comptabilisés en tant que produits. 91

Cas particuliers Gestion des pénalités : concepts clés Application d’une pénalité provisoire Le calcul de la pénalité est laissé à la responsabilité du gestionnaire. Lors de la mise en paiement de la DP, le montant de la facture fournisseur est minoré du montant de la pénalité. De manière optionnelle, une typologie des pénalités peut être proposée par le système d’information. Exonération et / ou confirmation de la pénalité Lors de l’exonération partielle ou totale de la pénalité, une DP spécifique est créée par le gestionnaire des DP, à hauteur du montant exonéré. Cette DP suit le processus de validation classique (responsable des DP et comptable). La pénalité exonérée est mise en paiement au profit du fournisseur. Lors de la confirmation partielle ou totale de la pénalité, une demande de comptabilisation est créée par le gestionnaire en charge du traitement de la pénalité (rôle de « gestionnaire du titre de recette », car il s’agit de la comptabilisation d’un produit) à hauteur du montant confirmé. Cette pièce suit le processus classique de validation : responsable du traitement de la pénalité (rôle du « responsable de titre de recette », ayant qualité d’ordonnateur) et comptable de la prise en charge. Cette pièce est rapprochée de la pénalité provisoire. 92

Cas particuliers Gestion des pénalités : impacts sur le cas pratique EJ DP avec pénalité provisoire Paiement DP avec exonération partielle Paiement Consommation des AE Consommation des CP Demande de comptabilisation (pénalité définitive) Clôture de l ’EJ Consommation des CP Impact comptable Impact comptable Impact comptable Impact comptable Débit 6 Crédit 401 Crédit 4 - pénalité Débit 401 Crédit 5 Débit 4 - pénalité Crédit 401 Débit 401 Crédit 5 Libération d’AE Impact comptable Débit 4 - pénalité Crédit 7 93

Cas particuliers cas pratique: énoncé PREVISION : dépenses d’investissement Un plan de modernisation pluriannuel des matériels informatiques a été mis en place suite à un audit de la cour des comptes. Ce plan prévoit une tranche ferme de 600 000 € relative au remplacement de 2 000 ordinateurs tactiles dernière génération sur 3 ans estimé à : 800 en 2016, 700 en 2017 et 500 en 2018. EXECUTION: dépenses d’investissement Enoncé La commande a été passée en juin. Finalement, 1 200 ordinateurs ont été livrés en juillet pour une valeur de 360 000 €. Une première facture de 295 000 est réglée en septembre mais la dernière facture de 65 000 € ne sera payée qu’en mars 2017. Par ailleurs, une pénalité partielle de 5 000 € est retenue pour sanctionner la livraison par le prestataire d'un lot d'ordinateurs d'une gamme inférieure à celle commandée. Cette pénalité fait l'objet d'une exonération partielle de 3000 € en octobre. 94

Cas particuliers cas pratique : impacts Informatique – première tranche Juin Juillet Septembre EJ SF DP avec pénalité provisoire Paiement DP d'exonération partielle Octobre Paiement Dde de comptabilisation (pénalité définitive) Consommation des AE pour 600 k€ Consommation des CP pour 290 k€ Mars 2017 DP Paiement Consommation des CP pour 3 k€ Impact comptable Impact comptable Impact comptable Dt 401.....290 k€ Ct 5......290k€ Consommation des CP pour 65 k€ Dt 2.........360 k€ Ct 408......360 k€ Dt 408......295 k€ Ct 401.....290 k€ Ct 4.......... 5 k€ Impact comptable Impact comptable Impact comptable Dt 4...........3 k€ Ct 401......3 k€ Dt 401..........3k€ Ct 5................3 k€ Dt 4...........2k€ Ct 7.......... 2k€ Impact comptable Impact comptable Dt 408.....65 k€ Ct 401....65 k€ Dt 401......65k€ Ct 5..........65 k€ 95

EXECUTION : dépenses d’investissement Cas particuliers cas pratique : corrigé EXECUTION : dépenses d’investissement Il y a un décalage de flux de 67 000 € (360 000 € de service fait pour 293 000 € de dépense décaissée). La pénalité de 2 000 € réduit le décaissement en comptabilité budgétaire et se traduit par un produit en comptabilité générale. 96

3 Cas particuliers Retrait d’engagement 97

Cas particuliers Retraits d'engagement : concepts clés Des modifications peuvent générer des retraits d’engagement. Elles sont autorisées selon l’étape du flux de la dépense dans laquelle on se trouve. Si aucun SF ou DP n’a été créé, elles sont libres sous réserve de leur validation par le responsable de DP Si un SF ou une DP a été créé, les modifications sont restreintes à la part restant à réceptionner ou payer Si le retrait a lieu sur : Le même exercice budgétaire que l’engagement d’origine alors : La restitution des AE correspondantes se fait sur les enveloppes budgétaires consommées par l’engagement. Un exercice budgétaire ultérieur à l’engagement d’origine alors : Pas de restitution des AE. Exception : certains cas s’ils sont validés par le contrôleur budgétaire (exemple : corrections d’imputation que le système d’information ne peut gérer sans solder l’EJ). Si l’EJ est engagé en N-1 et a fait l’objet d’un EJ complémentaire en N alors : Le retrait d’engagement en N rend du disponible sur les AE à concurrence du montant complémentaire engagé en N. Les AE engagées en N-1 ne sont pas restituées. Aide à l’animateur : La modification de l’engagement juridique (par le gestionnaire des EJ) doit être réalisée en cohérence avec les services faits certifiés et mises en paiement réalisées. Si la modification porte sur le montant de l’engagement, un engagement complémentaire ou une réduction de l’engagement (retrait d’engagement) doit être réalisé. Les retraits d’engagements doivent être cohérents avec les services faits et les paiements déjà réalisés. Dans le cas d’une modification du fournisseur, l’EJ doit être modifié pour que la suite de l’exécution (bons de commande, service fait, paiement) porte sur le nouveau fournisseur. Cf. paragraphe 5.6 « Cas général de la correction de l’engagement juridique » du fascicule dépenses du dossier des prescriptions générales. 98

3 Cas particulier : les régies d’avances Détails et explicitations dans les commentaires du document

Introduction La régie d’avance a pour objet de permettre le règlement de certaines dépenses qui ne sauraient sans inconvénient majeur, être soumises aux règles d’exécution de la dépense de droit commun. En début d’exercice une avance est versée par le comptable au régisseur La mise à disposition de l’avance est une opération de trésorerie du ressort de l’agent comptable (sans impact budgétaire). Un blocage concomitant d’AE et de CP doit être réalisée pour couvrir les dépenses que le régisseur pourra réaliser, pour le montant de l’avance. Sous GFC DEPENSES , cette fonctionnalité ne sera pas livrée au 01/01/2016 : la solution de contournement consiste pour l’ordonnateur à saisir un EJ technique qui va emporter consommation des AE Le régisseur exécute ensuite les dépenses au titre de la régie et envoie périodiquement un récapitulatif des dépenses réglées .

Ce récapitulatif donne lieu à une DP et est pris en charge par l’agent comptable sous la forme d’une demande de paiement sans service fait ni engagement juridique préalable. Sous GFC DEPENSES , cette fonctionnalité ne sera pas livrée au 01/01/2016 : la solution de contournement consistera à traiter les dépenses sur régie selon le schéma standard : EJ TECHNIQUE/SF/DP La mise en paiement de cette DP a pour but de reconstituer l’avance du régisseur dans la limite du plafond de la régie et de comptabiliser les charges relatives aux dépenses effectuées par le régisseur : elle emportera consommation des CP La comptabilisation des dépenses en charge (selon la ventilation par nature des paiements réalisés par le régisseur) est réalisée lors de la validation de la DP par le comptable.

Solution transitoire sous GFC Dépenses Régisseur Dépenses : 10 k € 1/ Versement d'une avance : 10 k € 2/ Envoi du bordereau-journal : justificatifs de dépenses pour 10 k € Tiers Comptable 4/ Mise en paiement de la DP de reconstitution : 10 € Comptabilisation d'une charge : 10 k € 3/ SF puis Emission d’une DP Consommation de CP : 10 k € 2bis/ Envoi du bordereau-journal : justificatifs de dépenses pour 10 k € Aide à l’animateur : En début d’année, une avance est versée par le comptable au régisseur pour le montant total de la régie. La mise à disposition de l’avance est une opération de trésorerie (sans impact budgétaire). Un blocage concomitant d’AE et de CP doit être réalisée pour couvrir les dépenses que le régisseur pourra réaliser, pour le montant de l’avance. Le régisseur exécute ensuite les dépenses au titre de la régie et envoie périodiquement un récapitulatif (bordereau journal des dépenses réglées par le régisseur). Ce récapitulatif donne lieu à une DP et est pris en charge par l’agent comptable sous la forme d’une demande de paiement sans service fait ni engagement juridique préalable. La mise en paiement de cette DP a pour but de reconstituer l’avance du régisseur dans la limite du plafond de la régie et de comptabiliser les charges relatives aux dépenses effectuées par le régisseur. La consommation des AE a lieu lors de la validation de la DP par le responsable des DP, et la consommation des CP a lieu lors de la mise en paiement de la DP. La comptabilisation des dépenses en charge (selon la ventilation par nature des paiements réalisés par le régisseur) est réalisée lors de la validation de la DP par le comptable. AE Ordonnateur Dans l’attente de la livraison de la fonctionnalité de réservation d'AE: EJ TECHNIQUE avec consommation d’AE pour le montant de l’avance

3 Cas particuliers Retenues de garantie 103

Cas particuliers Retenue de garantie : concepts clés 1 Exercice de la retenue La retenue de garantie consiste à bloquer dans les comptes de la personne publique une partie des sommes dues au titulaire pour servir de garantie à l’exécution par celui-ci de ses obligations contractuelles. La retenue de garantie intervient uniquement sur les marchés. Elle s’applique sur chaque DP et reste modifiable tout au long de l’exécution du marché. Aide à l’animateur La retenue de garantie intervient au moment de la création de la DP et de la mise en paiement dans le processus de la dépense. Elle est néanmoins prévue dès l’EJ - dans le système d’information, les retenues de garantie prévues dans le cadre du marché peuvent être modélisées sur les engagements juridiques, soit au niveau global de l’EJ, soit sur un des volets de l’EJ qui peut correspondre à une tranche, à un lot, ou à une entité métier dans le cadre d’un marché partagé. Il y a deux étapes dans la retenue d’une garantie : la retenue est d’abord exercée puis elle sera libérée ultérieurement La première étape consiste à bloquer une partie des sommes dues lors du paiement, afin de servir de garantie à l’exécution des obligations contractuelles du titulaire. Par exemple, elle peut avoir pour objet de couvrir les réserves lors de la réception des travaux, fournitures ou services ainsi que celles formulées pendant le délai de garantie. La retenue de garantie n’a aucun impact sur la consommation des CP, qui sont consommés pour le montant total de la DP mais le paiement est effectué pour le montant net (DP – retenue). 104

Cas particuliers Retenue de garantie : concepts clés 2 Exercice de la retenue Libération de la retenue Dans le cas général, la retenue de garantie est libérée dans le mois qui suit l’expiration du délai de garantie. La libération de la retenue est une opération de trésorerie sans impact budgétaire. Aide à l’animateur La seconde étape consiste à libérer la retenue (la date d’échéance est prévue dans l’EJ). Il s’agit d’une opération de trésorerie, sans impact budgétaire (pas de consommation de CP). 105

Cas particuliers Retenue de garantie : impacts 1ère date d’échéance de la facture fournisseur 2ème date d’échéance indiquée dans l’EJ EJ SF DP Paiement du principal Paiement (libération) de la retenue de garantie Prévoit un délai de garantie et une date d’échéance de la garantie Est certifié à hauteur de 100% de la dépense Porte sur la totalité du SF Comptabilité budgétaire : 100% des CP consommés Trésorerie : Le montant payé au fournisseur correspond au montant net (montant de la DP- retenue de garantie) Ecriture de trésorerie (paiement au fournisseur sans impact en CP) Aide à l’animateur La retenue de garantie est prévue dès l’EJ, qui prévoit également un délai et une date d’échéance. La certification du SF ne tient pas compte de la retenue ultérieure : le SF est certifié à 100%. La logique est la même pour la DP, ce qui permet lors du premier paiement de consommer 100% des CP en comptabilité budgétaire. Pourtant seul le montant net est payé à cette étape : le montant réellement payé, et celui comptabilisé en trésorerie, est inférieur au montant des CP consommés. Lors de la libération de la retenue, seule une écriture de trésorerie est passée puisque les CP ont déjà été consommés lors du paiement de la DP. En cas de non libération de la retenue, le traitement est équivalent à celui d’un avoir fournisseur. OU Non libération de la retenue Equivalent d’un avoir 106

Cas particuliers cas pratique: énoncé PREVISION : dépenses d’investissement Le coût de la réhabilitation de l’auditorium est estimé à 250 000 € sur la période 2016-2017. Une deuxième tranche relative à l’aménagement intérieur et l’acquisition d’un matériel de sonorisation est prévue en 2017 (100 000 €). EXECUTION : dépenses d’investissement Enoncé : La seconde tranche a finalement été engagée en avance de phase (juin), avec une retenue de garantie de 5 000 €. Elle a été réceptionnée en septembre et 50 000 € ont été décaissés en octobre 2016. La dernière facture de 50 000 € a été payée début janvier 2017. La retenue de garantie de 5 000 € est libérée fin janvier 2017. 107

Cas particuliers cas pratique : impacts Auditorium – deuxième tranche Juin Septembre Octobre Début janvier 2017 Fin janvier 2017 EJ SF DP Paiement DP Paiement Demande de versement Versement Consommation des AE pour 100 k€ Consommation des CP pour 50 k€ Consommation des CP pour 50 k€ Impact comptable Impact comptable Impact comptable Impact comptable Impact comptable Impact comptable Impact comptable Dt 2........100 k€ Ct 408....100 k€ Dt 408...50 k€ Ct 404....45 k€ Ct 404-7.. 5 k€ Dt 404...45 k€ Ct 5.......45 k€ Dt 408...50 k€ Ct 404....50 k€ Dt 404...50 k€ Ct 5.......50 k€ Dt 404-7...5 k€ Ct 404....5 k€ Dt 404...5 k€ Ct 5.......5 k€ 108

DEPENSES : dépenses d’investissement Cas particuliers cas pratique : corrigé DEPENSES : dépenses d’investissement Auditorium Il y a un décalage de flux de 50 000 € (100 000 € de service fait pour 50 000 € de dépense décaissée). La retenue de garantie n'influe pas sur la consommation budgétaire. 109