Avancement manuel au clic après chaque diapositive COMMUNICATION INTERNE La Avancement manuel au clic après chaque diapositive

Cette courte présentation suggère quelques outils simples pour faciliter et améliorer la communication interne Elle permet, en cliquant sur les liens qu’elle contient, d’élargir les informations et de télécharger les logiciels et les documents évoqués

Qu’est-ce que la Communication ? ● Action, le fait de communiquer, d'établir une relation avec autrui, de transmettre quelque chose à quelqu'un ● Action pour quelqu'un, une organisation d'informer et de promouvoir son activité auprès du public, d'entretenir son image, par tout procédé médiatique ● Ensemble des moyens et techniques permettant la diffusion d'un message auprès d'une audience plus ou moins vaste et hétérogène Source: Wikipédia

Communiquer en interne… Les besoins Les difficultés Les moyens Avec qui ? Pourquoi ? Comment ?

Avec qui ? Pourquoi ? Comment ? La communication interne concerne un groupe d’individus, acteurs d’une organisation et désireux de partager et mettre en commun des informations pour travailler à des objectifs communs Pourquoi ? Pour offrir à chacun la possibilité de répondre aux questions fondamentales qui traversent toute communauté « qui sommes-nous ? », « où allons-nous ? », « comment avançons-nous ? » et éventuellement « pourquoi ? » Comment ? La manière de s’adresser aux individus et de les mettre en contact les uns avec les autres, la priorité accordée à l’humain par rapport à la technique, influent grandement sur la fluidité des échanges, sur leur authenticité et, par voie de conséquence, sur la qualité de la communication interne au sein d’un groupe de personnes

Les besoins Échanger des informations Définir les objectifs Recueillir les propositions Synthétiser et décider Établir les plans d’actions Suivre leur application

Les difficultés La Disponibilité La Motivation L’Éloignement géographique La Préparation L’Organisation L’Animation

Les moyens Les Réunions de travail physiques Les Réunions de travail distantes Les supports informatifs et interactifs

Les moyens et les outils existent et plusieurs sont gratuits… Leur utilisation s’avère de plus en plus nécessaire Mais l’appréhension et les difficultés pratiques limitent souvent les possibilités offertes par la technologie 3 PRINCIPES de BASE ● Se sensibiliser à l’action de communiquer ● Sélectionner les informations à transmettre et le mode d’échange approprié ● Limiter le contenu au nécessaire et suffisant

Concrètement, comment communiquer ? ● La communication vocale Le téléphone à 3 La téléconférence à plusieurs ● La communication écrite La liste de diffusion courriel Le site Internet Le forum Le document partagé - Le partage de programmes sur ordinateurs distants

Voici une sélection de quelques outils gratuits, simples et accessibles à tous Leur utilisation facilitera la communication interne et le travail collaboratif distant

La messagerie électronique Sous 2 variantes ● le Courriel individuel ● La liste de diffusion courriel Un exemple en cliquant sur le lien

La Conférence téléphonique à 3 participants Quand il a décroché, Taper * R et appeler le 2ème participant Appeler le 1er participant Quand il a décroché, Taper R et 3 Vous êtes maintenant en conférence à 3 Ce service est gratuit chez certains fournisseurs Renseignez-vous auprès de votre fournisseur d’accès à Internet ou de téléphonie

La Téléconférence Le logiciel gratuit Skype permet de réunir en conférence audio plusieurs participants sur leur ordinateur ou leur téléphone où qu’ils soient dans le monde Les appels de Skype à Skype sont gratuits Ceux vers les téléphones sont payants pour l’appelant (0,02 € /mn/participant sur tél fixe en France. Tarif complet ici) Il est recommandé d’utiliser un casque-micro (pas de hauts parleurs) et une connexion ADSL Ethernet (pas de Wifi) Infos détaillées en cliquant sur ces liens: Comment organiser une conférence Skype ? Comment participer à une conférence Skype ?

Plus d’info en cliquant ici La conférence est organisée par un hôte qui appelle les autres participants Plus d’info en cliquant ici

Est un espace de travail collaboratif simple et efficace La Plate-forme collaborative Est un espace de travail collaboratif simple et efficace Elle facilite et optimise la communication entre plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches dans un but commun Elle intègre des informations, documents et outils permettant - La circulation des informations - La gestion des actions (information des acteurs et coordination) - La gestion du contenu (création et gestion de Documents Partagés, modifiables en ligne par les collaborateurs)

Le Document Partagé Est un outil de travail collaboratif à distance et en temps réel sur un document commun Le créateur du document invite les personnes de son choix - soit à le consulter en lecture seule - soit à le modifier en ligne, les modifications étant ainsi visibles par tous en temps réel Visite guidée en cliquant ici

Le Forum Internet permet Une information en temps réel des participants Un échange interactif Un classement et un archivage des sujets traités (difficilement réalisable avec une liste de diffusion courriel) Sa gestion nécessite cependant une disponibilité de l’administrateur Un exemple de forum en cliquant ici

Le partage de programmes Cet outil est cité pour info car son utilisation nécessite une très bonne pratique informatique Il permet un travail collaboratif distant et est utilisé en milieu professionnel et associatif Les participants travaillent en vidéoconférence, utilisent et partagent des programmes en cours d'exécution sur leurs ordinateurs Un exemple parmi d’autres, en cliquant ici

En résumé : quelques outils de base La téléphonie à 3 La liste de diffusion (un exemple ici) La téléconférence (un exemple ici) Outil central : la Plate-forme collaborative Le sondage date commune disponibilité (un exemple ici) Les Documents Partagés (un exemple ici) Le Forum Internet (un exemple ici)

Cette présentation est terminée… J’espère qu’elle vous aura donné un aperçu utile sur les possibilités offertes par quelques outils de travail à distance. Ils sont simples, pratiques, efficaces et faciles à mettre en œuvre. Cependant, il est nécessaire que chacun accepte de se familiariser à leur utilisation, en dépassant l’appréhension de l’inconnu ! Amicalement, Gilbert Fin du diaporama