Séquence n°6 : Les régies de recettes et d’avance I- Définition et finalité : Seuls les comptables publics sont habilités à régler les recettes et les dépenses des collectivités locales dont ils ont la charge. Ce principe connait une exception avec les régies de recettes et d’avance qui permettent, pour des raisons de commodité, à des agents placés sous la tutelle de l’ordonnateur et la responsabilité du receveur municipal, d’exécuter de manière limitative et contrôlée, un certain nombre d’opérations. Cette procédure est notamment destinée à faciliter l’encaissement de recettes et le paiement des dépenses.

II- Institution des régies : La décision de créer une régie appartient au conseil municipal qui autorise, par délibération, l’attribution au Maire, en application de l’arrêté du Ministre des Finances n°R180/98. L’acte constitutif de la régie est matérialisé par un arrêté signé du Maire et doit indiquer précisément : la nature des opérations à réaliser ; Le montant maximum de l’encaisse que le régisseur est autorisé à conserver et de l’avance susceptible de lui être consentie ; le montant du cautionnement du régisseur pour garantir les fonds qui lui sont confiés ; le visa préalable du RM  ; La périodicité de production des justificatifs des opérations ; l’indemnité de responsabilité du régisseur, mais le montant sera fixé par l’arrêté de nomination du régisseur ; le mode de perception et forme des justificatifs.

III- Nomination du régisseur La nomination du régisseur est prise par le Maire sur avis conforme du RM. Cet avis peut être retiré à tout moment s’il s’avère que le régisseur n’exerce pas ses fonctions dans la légalité. Pour être nommé régisseur, l’agent doit être employé de la commune, ayant des connaissances comptables, stable et de bonne moralité. Ne peut être nommé régisseur, en raison de l’incompatibilité de fonction, le Maire, les élus et le RM. Le montant du cautionnement exigible est fixé en tenant compte de l’évaluation des recettes à encaisser et du montant maximum de l’avance consentie. Pour les régies de recettes et d’avance de faible importance en termes d’opérations comptables, les régisseurs concernés sont dispensés de constituer un cautionnement. Les montants du cautionnement et de l’indemnité de responsabilité sont fixés par arrêté du Maire et conformément à l’arrêté du Ministre des Finances n°R165/93.

IV-Fonctionnement des régies de recette 1. Nature des opérations à réaliser : La nature des recettes à encaisser est déterminée selon qu’elles sont liquidés (droit au constaté) ou non (droit au comptant) par le régisseur et conformément à l’acte de création de la régie. 2. Mode de perception : Les régisseurs encaissent les impôts, taxes, redevances et droits réglés, en numéraires ou chèques certifiés, par les redevables contre la délivrance d’une valeur inactive (quittance, ticket, timbre…) Les régisseurs versent les recettes encaissées au RM à la fin du mois, exception faite lorsque la limite de l’encaisse a été atteinte ainsi que les chèques et effets postaux à remettre au plus tard le lendemain de leur perception. En contrepartie de ce versement, le régisseur conserve la quittance de versement et le double de l’état de versement à titre de couverture.

3. Comptabilité de la régie de recettes Sans une bonne gestion des valeurs inactives, la comptabilité de la régie ne peut se faire convenablement. Les valeurs inactives, à l’exception des quittances, sont répertoriées par une commission d’inventaire composée du Maire, du SG, de 02 conseillers et du RM et remises à ce dernier. La comptabilité du régisseur doit permettre de dégager à tout moment le solde de la caisse et des valeurs. Elle doit retracer toutes les recettes que le régisseur est habilité à encaisser par l’acte constitutif de la régie. Les opérations de régie sont retracées dans l’état de versement (recettes encaissées) et l’état de comptabilité des tickets et timbres non vendus. La comptabilité est périodiquement apurée par la double signature aussi bien de l’état de versement (journal de la régie) par le RM et le régisseur, mais aussi de l’état de comptabilité des tickets et timbres.

V- Fonctionnement des régies d’avances Le régisseur ne peut payer que les dépenses explicitement énumérées dans l'acte constitutif de la régie et correspondant à l’exercice en cours. Le cas des communes rurales éloignées du siège de leur RM est explicitement reconnu pour donner lieu à paiement par l’intermédiaire d’une régie. Dans ce cas, l’accord du MF est impératif régisseur fait une demande visée par le Maire pour disposer de l’avance prévue dans l’acte constitutif. Les pièces justificatives de l’avance sont remises, soit au Maire, soit au RM au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la date de paiement de ces dépenses. Les dépenses payées par le régisseur sont comptabilisées puis régularisées par mandat émis par le Maire.

VI- Contrôle des régies Les régies de recettes et d’avance sont soumises au double contrôle administratif et comptable de la part du Maire et du RM ainsi que des corps de contrôle habilités à les contrôler. Le contrôle administratif exercé par le Maire porte sur : l'acte constitutif de la régie ; l'acte de nomination du régisseur ; les décisions relatives au cautionnement et à l'indemnité de responsabilité du régisseur ; les procès-verbaux de vérification. Le contrôle comptable exercé par le RM procède à : la reconnaissance des fonds et des valeurs; l'arrêté des registres et carnets tenus ; la justification des soldes des comptes. la tenue de la comptabilité ; le classement des pièces justificatives, ainsi que leur régularité ; le respect des maxima d'encaisse ; le respect de la périodicité des versements.

VII- Responsabilité personnelle et pécuniaire des régisseurs La responsabilité des régisseurs peut être : administrative due à son statut ; pénale (poursuites judiciaires); personnelle et pécuniaire. Les régisseurs de recettes sont personnellement et pécuniairement responsables de l’encaissement des recettes dont ils ont la charge (Art.21 de l’Arrêté R-165). Les régisseurs d’avances sont personnellement et pécuniairement responsables du paiement des dépenses dont ils sont chargés (Art.22 de l’Arrêté R-165). Par ailleurs, la responsabilité d’un régisseur se trouve engagée dés lors qu’un déficit en deniers ou en valeur a été constaté, qu’une dépense a été irrégulièrement payée ou que par la faute du régisseur, une recette n’a pas été encaissée (Art.23 de l’Arrêté R-165).

VIII- Fin de la régie L'acte de suppression de la régie doit faire l’objet d’une délibération du conseil municipal. Lorsque la régie de recettes cesse ses opérations, le régisseur arrête les registres qu'il tient. Le régisseur verse au comptable : la totalité des recettes encaissées ; l'ensemble des valeurs inactives ; les pièces justificatives de recettes ; les registres utilisés et en stock. Dès que la régie d'avances cesse de fonctionner, le régisseur arrête l'ensemble des registres qu'il tient. le reliquat d'avance non employée ; les pièces justificatives de dépenses ; Enfin, un certificat de libération est notifié par le receveur municipal au régisseur qui n’a pas été constitué en débet.