Le métier de secrétaire de mairie La gestion budgétaire et comptable 22 et 23 octobre 2012

Introduction Les objectifs de la formation dans un environnement juridique et financier complexe Le programme des deux journées

Plan de la 1ère journée Les règles et les principes budgétaires Le budget primitif Les décisions modificatives et le budget supplémentaire Le compte administratif et le compte de gestion La confection du budget Conseils pratiques pour l ’élaboration du budget

Plan de la 2ème journée L ’exécution budgétaire Les relations ordonnateur-comptable Les recettes Les dépenses Les principales écritures Les régies d ’avances et de recettes Les marchés publics

L ’environnement juridique et financier La gestion des deniers publics exige la transparence des comptes Obligation de voter un budget Soumission aux règles de la comptabilité publique, à savoir: principe de la séparation de l ’ordonnateur et du comptable, responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable Les fonctions, tâches et compétences de l ’ordonnateur et du comptable sont propres à chacun d ’entre eux et incompatibles les unes avec les autres

Les règles et les principes budgétaires Les documents budgétaires sont élaborés dans le respect de 7 principes L ’exécution annuelle du budget donne lieu à la confection de deux documents concordants : Le compte administratif (ordonnateur) Le compte de gestion (comptable)

Le budget, un acte de prévision Il appartient à l ’exécutif local de préparer le budget et à l ’assemblée délibérante de le voter Le budget est l ’inventaire des recettes venant financer l ’ensemble des dépenses de la collectivité locale pour un exercice

Présentation distincte des recettes et des dépenses sans compensation UNIVERSALITE Présentation distincte des recettes et des dépenses sans compensation

Non-affectation des recettes à des dépenses Éviter que des dépenses ne puissent être effectuées

Principe de spécialité des dépenses Crédits de dépenses limitatifs classés selon une nomenclature détaillée par article et chapitre

UNITE Toutes les recettes et toutes les dépenses doivent être inscrites au budget

ANNUALITE L ’exercice budgétaire commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre

ANTERIORITE Le budget doit être en principe voté avant le 1er janvier mais possibilité de l ’adopter jusqu ’au 31 mars. Continuité de la vie financière avant le vote dans les limites du budget précédent pour le fonctionnement.

EQUILIBRE Les dépenses et les recettes doivent être en équilibre et être évaluées de façon sincère

LE BUDGET PRIMITIF Le budget primitif constitue le premier acte obligatoire du cycle budgétaire annuel de la collectivité

Le budget primitif Doit être voté par l ’assemblée délibérante avant le 31 mars et transmis au représentant de l ’État dans les 15 jours qui suivent son approbation

Le budget primitif Par cet acte l ’ordonnateur est autorisé à effectuer les opérations de recettes et de dépenses inscrites au budget

Le budget primitif Se présente en deux parties, une section de fonctionnement et une section d ’investissement

Deux sections en équilibre

Les décisions modificatives et le budget supplémentaire Les prévisions inscrites au budget primitif peuvent être modifiées en cours d ’exercice par l ’assemblée délibérante qui votent des décisions modificatives

Le budget supplémentaire Établi généralement au second semestre de l ’année il a pour objectif de reprendre les résultats budgétaires de l ’exercice précédent. Ces résultats désormais connus plus tôt sont le plus souvent repris au budget primitif; cette décision modificative appelée budget supplémentaire a perdu de son intérêt

Le compte administratif L ’ordonnateur rend compte annuellement des opérations budgétaires qu ’il a exécutées. Le compte administratif rapproche les prévisions des réalisations effectives en dépenses et en recettes

Le compte administratif Présente les résultats comptables de l ’exercice Est soumis par l ’ordonnateur, pour approbation, à l ’assemblée délibérante qui l ’arrête définitivement par un vote avant le 30 juin de l ’année qui suit la clôture de l ’exercice.

Le compte de gestion Avant le 1er juin de l ’année qui suit la clôture de l ’exercice, le trésorier établit un compte de gestion par budget voté ( budget principal et budgets annexes )

Le compte de gestion Retrace les opérations budgétaires en dépenses et en recettes, selon une présentation analogue à celle du compte administratif

Le compte de gestion Comporte : - une balance générale de tous les comptes ( comptes budgétaires et comptes de tiers ) - le bilan comptable qui décrit de façon synthétique l ’actif et le passif

Le compte de gestion Est également soumis au vote de l ’assemblée délibérante Est suivi d ’un contrôle effectué par le juge des comptes qui apprécie la qualité de gestion et peut engager la responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable public

La confection du budget La base réglementaire: INSTRUCTION BUDGETAIRE ET COMPTABLE M14

La confection du budget La nomenclature par nature s ’inspire du plan comptable général mais respecte les spécificités communales Elle reprend les mêmes règles de classement et de codification

La confection du budget Une étape de préparation particulièrement importante Collecte des informations indispensables à l ’élaboration du budget

La confection du budget La confection du budget commence en général par l ’inscription des reports de l ’exercice précédent Les reports ( excédent ou déficit ) sont propres à chaque section à savoir: ligne 001 en investissement ligne 002 en fonctionnement

La confection du budget La détermination des résultats de l ’exercice précédent et leur report dans le budget primitif

La confection du budget Les crédits reportés, ou restes à réaliser en investissement Ils concernent les dépenses et les recettes

La confection du budget les dépenses :ce sont les sommes engagées (cf. comptabilité d ’engagement) et non mandatées au 31 décembre de l ’exercice les recettes : ce sont les recettes juridiquement certaines et n ’ayant pas donné lieu à l ’émission d ’un titre au 31 décembre ( ex: une subvention ) les restes à réaliser ont une incidence directe sur la décision d ’affectation des résultats de l ’exercice à la section d ’investissement

La confection du budget L ’affectation des résultats

Confection du budget Le budget est présenté par chapitres et articles conformément à la nomenclature

La confection du budget Les maquettes budgétaires L ’articulation entre les deux sections La nomenclature Les chapitres globalisés

L ’exécution budgétaire Les principaux acteurs : l ’ordonnateur et le comptable

L ’exécution budgétaire L ’exécution des recettes: le rôle respectif de l ’ordonnateur et du comptable L ’exécution des dépenses: le rôle respectif de l ’ordonnateur et du comptable

L ’exécution budgétaire Les recettes L ’ordonnateur 1) Constatation des droits de la collectivité et calcul de la créance fait générateur : échéance - service exécuté 2) Mise en recouvrement . établissement du titre de recette et inscription sur un bordereau récapitulatif, . enregistrement dans la comptabilité administrative, . envoi au comptable du bordereau appuyé des titres de recette et des pièces justificatives

L ’exécution budgétaire Les recettes Le comptable public 1) Visa à partir des pièces justificatives ( régularité de la recette, identification du débiteur ) 2) Prise en charge et recouvrement . enregistrement comptable . envoi au débiteur de l ’avis des sommes à payer . encaissement du règlement du débiteur ( espèces, chèque, TIP, carte bancaire...

L ’exécution budgétaire Les dépenses L ’ordonnateur 1) Engagement Fait générateur: bon de commande - marché - contrat La dépense est engagée dans la limite du crédit ouvert au budget 2) Calcul du montant de la dépense Fait générateur: exécution du service Vérification du décompte avec les pièces justificatives 3) Mandatement

L ’exécution budgétaire Les dépenses Le comptable public 1) Visa . des pièces justificatives jointes au mandat, . de l ’exacte imputation budgétaire, . de la disponibilité du crédit budgétaire, . de la validité de la créance 2) Prise en charge et mise en paiement . enregistrement comptable, . contrôle du niveau de la trésorerie . règlement de la dépense au créancier

L ’exécution budgétaire Les recettes à l ’initiative de l ’ordonnateur

La qualité d ’émission du titre est primordiale Outre les mentions comptables et budgétaires, doivent entre autres y figurer : - la nature de la créance - la référence à la décision ( bail, délibération, convention…) à l ’origine de la créance - la liquidation et le montant de la créance - la désignation précise et complète du débiteur - les mentions légales de recours - la date d ’émission du titre de recette

L ’exécution budgétaire Les recettes à l ’initiative du comptable le P503

De nombreuses recettes sont encaissées directement par le comptable - avances sur impôts - dotations diverses - subventions - etc...

Les recettes à l ’initiative du comptable Ces recettes sont notifiées mensuellement à l ’ordonnateur pour être enregistrées dans sa comptabilité

L ’exécution budgétaire Les dépenses à l ’initiative de l ’ordonnateur

Les dépenses à l ’initiative de l ’ordonnateur Présentation formelle des mandats - désignation du créancier - somme brute ou nette à payer - date et délai global de paiement - objet de la dépense - pièces justificatives jointes - imputation budgétaire

Les principales écritures Distinction entre opérations réelles et opérations d ’ordre

Les principales écritures Les écritures d ’ordre budgétaires - exécutées à l ’initiative de l ’ordonnateur, - retracées en recette et en dépense au budget -équilibrées sur le plan budgétaire Exemple: les amortissements Dépense c/68 ( mandat ) Recette c/28 ( titre )

Les régies d ’avances et de recettes Une exception au principe très encadrée

Les marchés publics Les procédures applicables en fonction des seuils fixés par le code des marchés publics.