ORGANISATION D’UN ÉVÉNEMENT INSTRUCTIONS TP Lignes directrices pour la réalisation du TP en gestion de projet (C) HEG MERLIER/ARRAYET/BOEUF1 50 %

POINTS TRAITÉS 1.L’objectif 2.La méthode 3.Le livrable 4.Le travail de groupe 5.La livraison et le délai 6.L’évaluation 7.Annexe : PPTx Project Canevas Model (C) HEG MERLIER/ARRAYET/BOEUF2

L’OBJECTIF DU TP  Le TP est un outil qui vous permettra d’accélérer l’acquisition des savoirs et soutiendra votre courbe d’apprentissage ! (C) HEG MERLIER/ARRAYET/BOEUF3

LA MÉTHODE (C) HEG MERLIER/ARRAYET/BOEUF4  Pour vous enseigner la gestion de projet, nous partons d’un besoin, d’un problème et vous demandons de développer un projet et/ou un guide, de l’idée à sa réalisation.  Nous vous proposons une mise en situation, autour d’un projet événementiel existant, en vous mettant face à des enjeux et problématiques que l’on rencontre dans ce type de projet.  Notez tout de même que ce TP est une simulation et que l’organisme choisi n’a pas à être contacté.

LA MÉTHODE (2) (C) HEG MERLIER/ARRAYET/BOEUF5 Des questions à se poser Quels sont les déclencheurs ? Quel est le contexte ? Quelle solution proposer ? Quelles sont les tâches à accomplir ? Quel est l’effort à produire ? Quelles sont les ressources embarquées ? Quelles sont les compétences utilisées ? Comment s’organiser ? Combien cela coûte-t-il et comment cela est-il financé ? Pour obtenir ce résultat...

MISE EN SITUATION…LE CONTEXTE  Suite à une réflexion liée au développement des événements «Urban Project», le comité de pilotage et les membres fondateurs de l’événement mettent au concours la conception d’un plan de projet pilote qui sera testé dans le cadre de l’organisation d’un événement «Urban Project» à Neuchâtel.  Dès 2017, cet événement viendra compléter le portefeuille d’événements «Urban Project» déjà existant. (C) HEG MERLIER/ARRAYET/BOEUF6

MISE EN SITUATION…ENJEUX Les fondateurs ont rencontré des difficultés lors de l’organisation de certains événements qui ont pu mettre à mal leur réputation. Le plan de projet devrait permettre de défendre l’événement face aux autorités neuchâteloises, qui n’ont pas encore délivrées les autorisations nécessaires et la subvention demandée (de 1 5’000.- CHF). L’enjeux stratégique pour les fondateurs est d’implanter leur concept dans les villes majeurs de Suisse romande d’ici (C) HEG MERLIER/ARRAYET/BOEUF Morges Genève Vevey Fribourg Lausanne 2017 Morges Genève Vevey Fribourg Lausanne Neuchâtel …2020 Morges Genève Vevey Fribourg Lausanne Neuchâtel Yverdon Sion Monthey

MISE EN SITUATION…LES TÂCHES  Le mandat, envisagé sur une durée de 11 mois, comprend les tâches suivantes :  Développement o du concept global de la manifestation à Neuchâtel, inspiré des précédents événements Urban Project;  Elaboration et gestion o du budget de la manifestation, incluant la recherche de fonds, o des besoins en personnels (rémunérés et bénévoles - (technique, administratif, communication, etc.);  Contacts et collaboration avec tous les partenaires o services de la ville et du canton (sécurité, police administrative, services techniques…) o acteurs culturels et sportifs, sociétés locales, commerçants, etc;  Coordination et direction de la manifestation.  Afin de s’assurer que les fondateurs de l’Urban Project sélectionnent le projet le plus porteur, chaque équipe défendra son travail durant un pitch elevator. (C) HEG MERLIER/ARRAYET/BOEUF8

LE TRAVAIL D’ÉQUIPE (C) HEG MERLIER/ARRAYET/BOEUF9 1)Vous constituerez des équipes de 4-5 étudiants maximum. 2)Veillez à la bonne répartition du travail entre vous ! 3)Tout conflit majeur devra être signalé à l’animateur rapidement.

EVALUATION DE VOS LIVRABLES Project Canevas Model Peut évoluer, mais aucune des parties ne peut être supprimée Master plan Exemple à disposition, donne une vision globale du projet Pitch Vendre Urban Project Esprit Kick starter Inspiration (C) HEG MERLIER/ARRAYET/BOEUF10  L’évaluation se fait à travers trois outils qui nous permettront de déterminer si vous avez acquis les différentes compétences nécessaires à une gestion de projet efficace.

DÉLAI ET LIVRAISON (C) HEG MERLIER/ARRAYET/BOEUF11 Remise du dossier complet ₋ Semaine 12 > 13 décembre 2016 ₋ Par , à l’adresse :  sera complété après engagement d’un-e nouvel assistant-e Soutenance ₋ Semaines 12 > 13 décembre 2016 selon passage horaire fixé par l’assistant-e Remise des notes et consultation ₋ Semaine 15 > 17 janvier 2017 ₋ En classe

DOCUMENTS À PRODUIRE (C) HEG MERLIER/ARRAYET/BOEUF12 Le PROJECT CANEVAS MODEL le MASTERPLAN Le PITCH