24/09/2017 Formation XLAB Version 7.5 2008 CNRS Délégation Paris A

PLANNING FORMATION XLAB 1 er jour Ø Accueil et présentation du stage Présentation, ergonomie du logiciel Navigation dans Xlab PAUSE Module Demande d’achat Module Commande REPAS Intégration Demande d’achat Module facture 2 ème Arborescence Module Paramétrage Module Paramétrage (suite) Module Paramétrage (fin) 3 Outils d’ Administration Les Echanges avec la Délégation (1) Les Echanges avec la Délégation (2) 4 Module Vacation Module Mission Installation du logiciel Les modules non détaillés Bilan du stage

Présentation générale 24/09/2017 Présentation générale

Les fonctions du logiciel 24/09/2017 Les fonctions du logiciel XLAB XLAB  En cohérence avec les organismes de gestion  Dans le cadre du mode de fonctionnement et de l'organisation du laboratoire Gestion de l'ensemble des crédits du laboratoire Suivi des dépenses et des disponibles Optimisation des tâches de gestion Les plus techniques du logiciel Communication Délégations du CNRS Universités

Suivre les dépenses et les disponibles 24/09/2017 Suivre les dépenses et les disponibles  XLAB permet de gérer les dépenses du laboratoire :  Gestion d'un fichier de fournisseurs et de produits  Traitement des demandes d'achat  Saisie des commandes et impression du bon de commande  Saisie des services faits  Saisie des factures et suivi de l'inventaire de l'unité  Saisie des demandes de mission, édition des ordres de mission

Communiquer avec la délégation 24/09/2017 Communiquer avec la délégation  Transfert des données d'XLAB vers la BFC : Commandes Factures Missions Agents et fournisseurs Services faits UF - Unités fonctionnelles

Communiquer avec la délégation 24/09/2017 Communiquer avec la délégation  Retour des données BFC pour intégration dans XLAB : Marchés Notifications de crédits Tables de constantes Commandes - Factures Missions - Vacations Agents SIRHUS du laboratoire

Optimiser les tâches de gestion 24/09/2017 Optimiser les tâches de gestion  Les utilisateurs peuvent saisir des demandes d'achat :  Le gestionnaire les récupère et les transforme en commandes  Les utilisateurs peuvent s'informer sur :  Le traitement de leurs demandes d'achat  Leurs disponibles  L'évolution de leurs dépenses  XLAB possède des états prédéfinis et un générateur d'états à la demande :  Exploitation des données de la base  Enquêtes et statistiques

Fournisseurs/Produits Consultations individuelles 24/09/2017 Un schéma d'ensemble LABORATOIRE DELEGATION S.P.R.H. VACATIONS AUXILIAIRES Traitements COMMANDES MISSIONS CREDITS FACTURES BASE DE DONNEES Origines de crédits Entités dépensières Fournisseurs/Produits Clients/Articles Matières Commandes Factures Missions Personnel sur CD ... S.S.I. XLAB Transfert BFC EDITIONS Bons de commande Factures clients Suivi des crédits et des dépenses missions et documents annexes Traitements REPONSES IMMEDIATES Consultations individuelles états de synthèse Export de données S.F.C.

Découverte : La fenêtre « Identification » 24/09/2017 Découverte : La fenêtre « Identification »

Découverte : Fenêtre « A propos de » 24/09/2017 Découverte : Fenêtre « A propos de »  i

24/09/2017 Découverte

24/09/2017 Découverte : Les menus

24/09/2017 Découverte : Les menus

24/09/2017 Découverte : Les menus

Découverte : une fenêtre 24/09/2017 Découverte : une fenêtre Titre de fenêtre A A S S S Combo box S S S S Aide en ligne (? + TAB) S S A Boite à cocher Boite à cocher Combo box LISTE Boutons d’action A A Zone d ’affichage Zone de saisie S

Découverte : une fenêtre 24/09/2017 Découverte : une fenêtre Zone obligatoire (gris foncé) Boite déroulante Aide en ligne (?+TAB) - libellé bleu A A Boutons de navigation A recherche mise à jour validation Boutons d’action

24/09/2017 Demande d’achat

Module demande d’achat (1) 24/09/2017 Module demande d’achat (1) Clic !

Module demande d’achat (2) 24/09/2017 Module demande d’achat (2) A Entête A Ligne détail

Entête de la demande d’achat 24/09/2017 Entête de la demande d’achat Entité dépensière Aide en ligne (? + TAB)

Ligne détail de la demande d’achat 24/09/2017 Ligne détail de la demande d’achat Code matière ( ? + TAB ) Code famille obligatoire ( ? + TAB )

24/09/2017 22 Commande

Module commande (1) Il y a 2 types de commandes : prévisionnelles : concernent les commandes dont la valorisation du service fait ne peut être effectué qu’à réception de la facture Ex : Achats de fluides, d’abonnements, carte achat, carte logée, frais de terrain, frais d’inscription… non prévisionnelles Le flux de création, de modification, et de suppression commande d’achat de BFC vers XLAB n’existe pas : La commande d’achat est saisie, modifiée et supprimée uniquement dans XLAB. BFC peut uniquement rejeter les commandes

24/09/2017 Module commande (2)

Module commande (3) Nature de la dépense (Menu déroulant) 24/09/2017 Module commande (3) Nature de la dépense (Menu déroulant) Ne jamais utiliser MISSION Aide en ligne (?+TAB) Aide en ligne ( ? + TAB ) Accès aux informations fournisseurs

Module commande (4) Unité Fonctionnelle (UF) Code nomenclature 24/09/2017 Module commande (4) Unité Fonctionnelle (UF) Opération de Travaux (OT) A paramétrer dans les constantes avant de saisir la commande Code nomenclature Aide en ligne ( ? + TAB)

Intégration des demandes d’achat 24/09/2017 Intégration des demandes d’achat

Intégration à partir de la demande d’achat 24/09/2017 Intégration à partir de la demande d’achat Transformation de la demande en commande

Intégration à partir de la demande d’achat Rubriques à remplir

Intégration à partir de la commande (1) 24/09/2017 Intégration à partir de la commande (1) Entête Lignes détail Liste des demandes non validées

Intégration à partir de la commande (2) 24/09/2017 Intégration à partir de la commande (2) Transforme les demandes en commande

24/09/2017 Les bons de commande

Impression du bon de commande (1) 24/09/2017 Impression du bon de commande (1) Statut Enregistré : Commande non imprimée Lance l'impression du bon de commande

Impression du bon de commande (2) 24/09/2017 Impression du bon de commande (2)

Impression du bon de commande (3) Statut Complète : Commande imprimée

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Service fait

Module service fait (1) Service Fait Le module « service fait » communique avec la BFC Le service fait est obligatoire pour les commandes « non prévisionnelles » Des contrôles sont effectués entre les quantités commandées et les quantités réceptionnées

On part toujours de la commande pour saisir le service fait 24/09/2017 Module service fait REMARQUE : On part toujours de la commande pour saisir le service fait

Module service fait (1) Ouvre la fenêtre " Service fait" 24/09/2017 transmise Ouvre la fenêtre " Service fait"

Module service fait (2) Rubriques à remplir Sélectionner la ligne 24/09/2017 Module service fait (2) Rubriques à remplir Sélectionner la ligne Et faire "Ajouter"

Lien sur le n° de ligne commande Module service fait (3) Lien sur le n° de ligne commande

24/09/2017 Facture

Module facture (1) Facture 24/09/2017 Module facture (1) Facture La facture peut être saisie et modifiée dans Xlab ou dans la BFC La saisie facture n’est pas possible pour les commandes « non prévisionnelles » tant que le Service Fait n’a pas été saisi (saisie ligne à ligne) Des contrôles sont effectués entre les quantités réceptionnées et les quantités facturées pour les commandes « non prévisionnelles »

qtés commandées > ≥  qtés livrées > ≥  qtés facturées Module facture (2) Pour les commandes « non prévisionnelles » interdiction de saisir la facture si le service fait n’a pas été attesté Ø Ä   Pour une ligne : qtés commandées > ≥  qtés livrées > ≥  qtés facturées Service Fait Facture Commande

On part toujours de la commande pour saisir la facture 24/09/2017 Module facture (3) REMARQUE : On part toujours de la commande pour saisir la facture

24/09/2017 Module facture (4) transmise Ouvre la fenêtre " Facture "

Module facture (5) Si livraison totale ou presque 24/09/2017 Module facture (5) Cliquer sur Ajouter Si livraison totale ou presque S’il s’agit d ’une commande prévisionnelle avec livraison partielle

Le montant de la facture est identique au montant de la commande 24/09/2017 Génération : "OUI" Le montant de la facture est identique au montant de la commande Rubriques à remplir

Le montant de la facture est différent du montant de la commande Génération : "OUI" Le montant de la facture est différent du montant de la commande Cliquer sur « lignes »

Modifier le P.U.H.T Facturé Génération : "OUI" Modifier le P.U.H.T Facturé

Génération : "NON" Cliquer sur bouton " Lignes "

Génération : "NON" Cliquer sur « Incorporer » 24/09/2017 Génération : "NON" Cliquer sur « Incorporer » Astérisque : Lignes de la commande qui sont déjà facturées Sans Astérisque : Lignes non facturées

Module facture – prévisionnelle - (6)

Module facture – prévisionnelle - (7) 24/09/2017 Module facture – prévisionnelle - (7) Transmise Ouvre la fenêtre " Facture"

Module facture – prévisionnelle - (8)

Module facture – prévisionnelle - (9) Modifier la désignation et le P.U.H.T Facturé

Module facture – prévisionnelle - (10) Rubriques à remplir

24/09/2017 Arborescence

La Petite Maison Origines de crédit Entités dépensières SORTIES IMPOTS 24/09/2017 La Petite Maison Origines de crédit Entités dépensières SORTIES IMPOTS GROS ACHATS EQUIPEMENT VACANCES DEP. ORDINAIRES

Origines et Entités Sources Rivières Irrigations Lac artificiel Champs 24/09/2017 Origines et Entités Sources Le val Rivières Le Loiret La Loire L ’Adour La Dordogne L ’Indre La live Irrigations Lac artificiel Champs Centre de contrôle du barrage Champs Champs Champs Champs

Origines et Entités Centres de Dépenses Organismes Répartitions 24/09/2017 Origines et Entités Centres de Dépenses Paris 2 Organismes Contrat CNRS Université Ressources Propres Entreprises Aventis Répartitions Origine de crédit Service Logistique Unité Entités dépensières Équipe 2 Missions Équipe 1 Service Adm.

Code de gestion 2 Code de gestion 2 24/09/2017 Rappel Exemple : les centres de dépenses (CDP) du laboratoire UPR 70(codifié 0399 à la délégation)  Premier niveau : centre de dépenses principal sur lequel aucun mouvement n'est possible Tous les inventaires sont rattachés au Code Division CODE DIVISION 0399  Deuxième niveau : centres de dépenses rattachés au Code Division CDP Subvention d’état Ressources propres Code de gestion 2 Code de gestion 2 0B1INTER 1B1INTER Code de gestion 1 Code de gestion 1 9ADO0399 9ADO0399  Troisième niveau : centres de dépenses rattachés uniquement en Ressources Propres OTP

Un exemple d’arborescence 24/09/2017 Un exemple d’arborescence Ressources Propres banalisées Contrats Individuels À justifier Moyen de calcul Equipement Subvention d' Etat Ressources Propres Conventions d’échanges Contrat Centre Scientifique AUTRE UNIV CNRS UNITE DE RECHERCHE Opération Recherche 1 Opération Recherche 2 Opération Recherche 3 Services communs Services administratifs Equipe 1 Equipe 2 Reprographie Autre Animalerie Atelier OP 1 OP 2

Création de l’arborescence 24/09/2017 Création de l’arborescence  Travail préalable : réflexion en relation étroite avec le directeur de l’unité  Recensement de toutes les sources de crédits  Définition des besoins  quels bilans ?  sous quelle forme ? Mise en forme sur «papier»  But final :  Suivre au quotidien l’exécution du budget  Contrôler les dépenses  Rendre compte aux instances :  de l’unité  de la délégation  du département ............

Origines de crédits

24/09/2017 Paramétrage

Module administrateur 24/09/2017 Module administrateur

Fenêtre application Zone de saisie (en rouge) Zone d ’affichage 24/09/2017 Fenêtre application Zone de saisie (en rouge) Zone d ’affichage

Fenêtre organisme (exemple sur PC) 24/09/2017 Fenêtre organisme (exemple sur PC) A cocher pour le CNRS

24/09/2017 Fenêtre unité A cocher obligatoirement

Fenêtre unité - Bouton adresse 24/09/2017 Fenêtre unité - Bouton adresse

Fenêtre Paramétrage de transfert 24/09/2017 Fenêtre Paramétrage de transfert

Fenêtre Paramétrage de transfert 24/09/2017 Fenêtre Paramétrage de transfert Chemin du dossier transf Sélectionner la ligne et faire « Modifier » A modifier

Paramétrage de la table des constantes 24/09/2017 Paramétrage de la table des constantes

24/09/2017 Les codes matières (1)

24/09/2017 Les codes matières (2)

La fenêtre des origines de crédit

La fenêtre des origines de crédit 24/09/2017 La fenêtre des origines de crédit i Règles d'utilisation Transmis à la délégation Coché si CNRS

La saisie des origines de crédit 24/09/2017 La saisie des origines de crédit Sélectionner le niveau inférieur et faire « ajouter »

Modification d’un code origine Sélectionner le code origine à modifier et cliquer sur « changer de code »

Modification d’un code origine (1) Attention : faire une sauvegarde avant toutes modifications

Modification d’un code origine (2)

La saisie des entités dépensières

La saisie des entités dépensières 24/09/2017 La saisie des entités dépensières

La saisie d’une notification manuelle (1)

La saisie d’une notification manuelle (2) Cases à remplir obligatoirement

La saisie d’une répartition (1)

La saisie d’une répartition (2) Répartition réservée : si la case est cochée, les crédits seront exclusivement réservés pour l’entité dépensière désignée Cases à remplir obligatoirement

Les habilitations Fonctions autorisées : Modèles d'accès 24/09/2017 Les habilitations Fonctions autorisées : Modèles d'accès Modules Actions Commande Accès Modification Suppression Facture Missions Fournisseur Données autorisées : Groupes ORI autorisées EDP autorisées Utilisateur XLAB

Habilitations sur les fonctions 24/09/2017 Habilitations sur les fonctions  Habilitation sur les fonctions : Mise à disposition de modèles d’habilitation aux fonctions prédéfinies  Possibilité de modifier les fonctions autorisées pour chaque utilisateur  Modèles d’accès prédéfinis :  Utilisation simplifiée  le chercheur en équipe  Gestion d’équipe  le responsable d'équipe  Gestion du laboratoire  le gestionnaire du laboratoire  Consultation  le directeur du laboratoire  Administration  l'administrateur de la base XLAB XLAB

Fenêtre Habilitation utilisateur 24/09/2017 Fenêtre Habilitation utilisateur

Fenêtre Habilitation utilisateur 24/09/2017 Fenêtre Habilitation utilisateur

Fenêtre Habilitation - Bouton Détail 24/09/2017 Fenêtre Habilitation - Bouton Détail

Les outils d'administration 24/09/2017 Les outils d'administration

XLAB : Base de Données Saisies Données Organisées Prévenir Réparer 24/09/2017 XLAB : Base de Données Saisies Données Organisées XLAB Prévenir Réparer Nettoyer Outils

Outils d’ Administration 24/09/2017 Outils d’ Administration  Prévenir : - Sauvegarde de la base  Réparer : - Restauration de la base - Vérification de la cohérence - Gestion des sémaphores - Gestion des incidents  Nettoyer : - Purge des constantes inutilisées

Utilité des Sauvegardes 24/09/2017 Utilité des Sauvegardes  Les problèmes que vous pouvez rencontrer : - Coupure de courant - Mauvaise manipulation - Infection par un virus - Micro en panne L’administrateur est responsable de la base de données et de son bon fonctionnement : - Il est primordial de réaliser régulièrement des sauvegardes des données XLAB

Sur un support autre que le disque dur de votre machine 24/09/2017 Sauvegarde Où sauvegarder la base ? Sur un support autre que le disque dur de votre machine Sur un autre ordinateur Disquette Cd Rom Lecteur Zip Clé Usb Quand la sauvegarder ? - Après chaque transfert - Tous les jours

Créer un Dossier Sauvegarde 24/09/2017 Sauvegarde A faire Créer un Dossier Sauvegarde

Sauvegarde Comment sauvegarder vos données : Menu Administration 24/09/2017 Sauvegarde Comment sauvegarder vos données : Menu Administration Résultat sauvegarde manuelle sauvegarde automatique (jjmmaaxs.%%0) (aammjjxs.dfs) 070405XS.dfs

! Restauration Pour restaurer votre base : même méthode que pour la sauvegarde Menu Administration Menu Outils Restauration Après restauration de votre base vous devez vous identifier de nouveau ! S ’assurer auprès de votre SSI que la restauration est la solution à votre problème

Vérification de la cohérence Traitement de contrôle - Au moins une fois par trimestre - Avant la fin d’exercice Détecter les données erronées présentes dans votre base Corriger automatiquement les anomalies détectées

LE SYSTEME PEUT CORRIGER AUTOMATIQUEMENT 24/09/2017 Cohérence des données Les vérifications Vérification des commandes Vérification des entités dépensières Vérification des origines de crédit Vérification des factures LE SYSTEME PEUT CORRIGER AUTOMATIQUEMENT LES ANOMALIES

Cohérence des données Attention : Si vous demandez une correction automatique, ne pas oublier de faire une sauvegarde avant !  Toute anomalie détectée apparaîtra sur des états imprimés ou à l’écran, au terme du traitement.

24/09/2017 Sémaphores Facture X Mise à jour XLAB Facture X

Sémaphores En cas d’interruption forcée du traitement de la facture Les verrous restent posés (création du sémaphore) Le mouvement reste bloqué

pourdébloquer le verrou 24/09/2017 Sémaphores Menu Administration Menu Outils Sémaphores Sélectionner l’enregistrement 137 Administrateur Transfert 1 Cliquer sur le bouton pourdébloquer le verrou

Réparation suite à un incident 24/09/2017 Réparation suite à un incident Visualiser l’incident Vérifier / Rétablir la cohérence de la base Débloquer les verrous Détruire l’incident 1 3 2 4

Purges  Surtout utile pour des données devenues obsolètes comme 24/09/2017 Purges  Surtout utile pour des données devenues obsolètes comme certaines informations contenues dans les tables de constante Exemple : Suppression du taux de TVA 33,33%

Purges Sélectionner la ligne correspondante 24/09/2017 Purges 1 Sélectionner la ligne correspondante 3 2 Résultat de la suppression : La ligne est marquée par une étoile Cliquer sur le bouton Détruire

Purges Menu Administration Menu Outils Purge enreg marqués 24/09/2017 Purges Menu Administration Menu Outils Purge enreg marqués Destruction définitive des enregistrements marqués

Purge des marchés Menu Administration Menu Outils Purge des marchés 24/09/2017 Purge des marchés Menu Administration Menu Outils Purge des marchés Clic !

Possibilité de supprimer les marchés selon des critères de sélection 24/09/2017 Purge des marchés Possibilité de supprimer les marchés selon des critères de sélection

Les échanges avec la délégation 24/09/2017 Les échanges avec la délégation

Quel intérêt et comment ? 24/09/2017 Quel intérêt et comment ?  L'intérêt du transfert de données est :  De consolider une partie des travaux effectués par le bureau de gestion du laboratoire  D'assurer une cohérence des données avec la délégation  Il est donc recommandé de transférer régulièrement vos données vers la délégation  La transmission se fait :  Par voie télématique (Pensez à bien paramétrer le nombre de jours d'archivage afin de garder en mémoire les transferts successifs).

La communication avec la délégation 24/09/2017 La communication avec la délégation  Extraire et transférer les données XLAB, trois étapes :  Vérifier les données à extraire  Lancer l'extraction  Transmettre l'extraction  Retour des données BFC avec intégration dans XLAB :  Retour des mouvements à intégrer  Mise en attente des mouvements à intégrer  Intégration automatique de certains mouvements XLAB INT Garder des traces des extractions et des transferts. Bordereaux de transfert. autres impressions. Vérifier les bordereaux de réception et le contenu des boîtes aux lettres. Attention, les factures qui n'ont pas d'autre modification que les références de mandat ou la date de règlement, ne figurent pas dans les boîtes aux lettres.

Echanges avec la délégation 24/09/2017 Echanges avec la délégation XLAB Laboratoire BFC Délégation Transmission Commandes Services faits Factures Missions Agents Commandes Factures Notifications Marchés Constantes Retour IMPORTANT : l'envoi et la récupération des données s'effectuent à l'initiative du laboratoire

Echanges avec la délégation 24/09/2017 Echanges avec la délégation

Permet de consulter la liste des données avant de lancer l'extraction 24/09/2017 Extraction 1 Permet de consulter la liste des données avant de lancer l'extraction Phase 1 : Extraction

24/09/2017 Transmission Phase 2 : Transmission

Exemple de déroulement de session 24/09/2017 Exemple de déroulement de session Transfert depuis la délégation vers XLAB Plate-forme : PC - Windows XP Institut Recherche des Anges Début Date : 09/01/2004 Heure : 15:42.00 Commandes : OPEN 194.57.115.112 g21520 "PASS" <- Connexion OK PASV OFF <- Passage en mode Actif OK LIST g21520 <- Récupération du contenu du répertoire distant OK CLOSE <- Déconnexion OK Fin Heure : 15:42.01 Etat du transfert : Session terminée avec succès i

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Retour depuis la délégation 24/09/2017 Retour depuis la délégation

Phase 1 : Retour depuis la DR 24/09/2017 Retour DR Phase 1 : Retour depuis la DR

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24/09/2017 Intégrations Phase 2 : intégration

Intégration des commandes 24/09/2017 Intégration des commandes Boutons de sélection d'affichage

Intégration des factures 24/09/2017 Intégration des factures Boutons de sélection d'affichage

24/09/2017 Mission

Quel type de mission et pour qui ? 24/09/2017 Quel type de mission et pour qui ?  XLAB permet de saisir 5 types de mission :  FF :France avec Frais  EF :Etranger avec Frais  FS : France sans Frais  ES : Etranger sans Frais  IE : Experts Scientifiques Les ordres de mission sans frais CNRS concernent uniquement les agents CNRS Remarque : Les missions sont sans frais pour le CNRS et non pas pour le laboratoire

Quelles missions saisir ? 24/09/2017 Quelles missions saisir ? Il faut saisir TOUTES les missions sur X-lab Certains pays peuvent être déconseillés ou même interdits, pour cela consulter le site du ministère des Affaires étrangères (MAE). Le Directeur a délégation de signature pour tous les pays Ces pays sont classés en trois catégories : Pays ne présentant pas de problèmes particuliers de sécurité L’ordre de mission signé du Directeur est donné à l’agent avant son départ en mission Pays pour lesquels un avis du Fonctionnaire de Sécurité de Défense s’impose L’ordre de mission doit-être faxé, pour avis, au Fonctionnaire de Sécurité de Défense, avant signature du Directeur. Après avis favorable, l’ordre de mission sera signé par le Directeur et donné à l’agent avant son départ en mission Pays pour lesquels une consultation des recommandations figurant sur le site du ministère des Affaires étrangères (MAE) est nécessaire Joindre, à l’ordre de mission, une copie des recommandations concernant le pays

Cas Particulier des Avances 24/09/2017 Cas Particulier des Avances Des avances peuvent être versées aux agents et sous certaines conditions compte tenu de la carte affaires et du marché FRAM (Transport + Hébergement) Les avances sont attribuées dans la limite de 75 % du montant des indemnités journalières ou 75% du forfait « mission » accordé par le Directeur d’Unité (ce forfait devant être inférieur au montant des indemnités journalières réglementairement dues) L’avance doit être régularisée dans le mois qui suit la mission. Il n’y aura pas d’autres avances tant que la régularisation n’est pas faite

Les frais directement remboursables à l’agent missionnaire : MISSIONS ET AGENTS Pour les dépenses liées aux missions, on différencie : Les frais directement remboursables à l’agent missionnaire : - Module mission – Cdes miss… Les dépenses liées au marché Missions : FRAM Agence - Module mission – Cdes Tiers - Commandes prévisionnelles - A saisir en monoligne et en TTC - Indiquer le marché mission en cours R0625003001 - Code famille B622 Les autres frais - Frais de terrain, frais d’inscription - A saisir en monoligne

Xlab initie le flux de création pour les autres agents missionnaires MISSIONS ET AGENTS BFC est alimenté des agents provenant de SIRHUS et des agents saisis dans Xlab. BFC devient la référence pour les agents « fonctionnaires CNRS » et « autres CNRS » Xlab initie le flux de création pour les autres agents missionnaires Dés que l’agent est connu de BFC son identifiant BFC (matricule) est mis à jour dans Xlab

MISSIONS ET AGENTS

Présentation du module mission (1) 24/09/2017 Présentation du module mission (1)

Présentation du module mission (2) 24/09/2017 Présentation du module mission (2)

Présentation du module mission (3) Cliquer sur « Ajouter »

Présentation du module mission (4) Bouton « AGENT » Identifiant BFC

Présentation du module mission (5)

Présentation du module mission (6) Bouton « Lieux de Séjours » Etape 1 Etape 2

Présentation du module mission (7) A cocher si l’hébergement est pris en charge par la centrale des salles

Présentation du module mission (8) Bouton « Transport »

Présentation du module mission (9) Le montant doit être à zéro quand il y a un bon de transport.

Présentation du module mission (10) Bouton « Autres frais »

Présentation du module mission (11) Après validation de la mission, cliquer sur le bouton Cdes Miss afin de saisir la cde des frais à rembourser à l’agent Le bouton « Imprimer » est grisé tant que la commande n’est pas passée

Présentation du module mission (12) Indiquer l’origine de crédit concernée puis Cliquer sur le bouton « lignes » Reste à imputer : vous devez saisir une ligne de commande

Présentation du module mission (13) Cliquer sur « OK » pour Valider la ligne Cliquer sur « Ajouter »

Présentation du module mission (14) Après avoir complétée et validée la ligne Valider la commande

Présentation du module mission (15) Cliquer dans « Infos » L’OM doit être envoyé à l’adresse personnelle de l’agent

Présentation du module mission (16) Ne pas oublier d’imprimer l’ordre de mission

Présentation du module mission (17)

Présentation du module mission (18)

Présentation du module mission (19) Saisie de la commande des autres frais à rembourser aux tiers

Présentation du module mission (20) Après avoir cliquer sur « Ajouter » Le N° de la mission rattachée à la cde apparaît automatiquement

Mission avec montant à zéro (1)

Mission avec montant à zéro (2) Montant calculé automatiquement par le logiciel

Mission avec montant à zéro (3) Il est possible de modifier le montant si la nouvelle valeur est nulle.

Mission avec montant à zéro (4)

Mission avec montant à zéro (5) Pour des types de missions différents de « France sans Frais » ou « Etranger sans frais », il est aussi possible de saisir une mission avec montant à zéro.

Mission avec montant à zéro (6) La mission est au statut complète pour pouvoir imprimer l'Ordre de Mission.

Ordre de mission permanent (1) Cocher OM Permanent.

Ordre de mission permanent (2) Le montant est calculé automatiquement.

Ordre de mission permanent (3) Vous devez modifier le montant pour engager le montant estimatif de vos frais.

Ordre de mission permanent (4)

Ordre de mission permanent (5)

Ordre de mission permanent (6) Rajouter les détails souhaités. Penser à modifier le montant car il est recalculé.

Ordre de mission permanent (7)

Ordre de mission collectif (1) Pour un ordre de mission collectif, vous devez sélectionner l’agent « OM COLLECTIF »

Ordre de mission collectif (2) Les frais de séjours sont nuls. Les frais de transports sont forcément à zéro. (Il est possible de saisir une ligne de transport autre avec un BT) Les données « Forfait », « Motif forfait », « Avance » et « Montant avance » sont inaccessibles. Les autres frais sont forcément à zéro.

Experts scientifiques (1) « EXPERT SCIENTIFIQUE » : TOUTE PERSONNE NE FAISANT PAS PARTIE DE L’ADMINISTRATION FRANCAISE

Experts scientifiques (2) Les missions « Experts scientifiques » concernent uniquement les déplacements en France Montant calculé par le logiciel

Experts scientifiques (3) Le surplus est calculé automatiquement à hauteur du double de la somme des séjours sans tenir compte de la retenue. Il est modifiable mais doit rester inférieur ou égal au montant proposé. Case à cocher en cas d’accord de la majoration (facultatif)

Experts scientifiques (4) Reporter le total mission dans la case « Forfait »

Experts scientifiques (5)

Présentation du module mission

Modules non détaillés  Imputations  Inventaire  Etats prédéfinis 24/09/2017 Modules non détaillés  Imputations  Inventaire  Etats prédéfinis  Faclix .........

24/09/2017 Imputations (1) Ouvre la fenêtre " Imputation "

24/09/2017 Imputation (2)

Nature de la commande « Equipement » 24/09/2017 Inventaire (1) Nature de la commande « Equipement » ou « Gros équipement » Ouvre la fenêtre " Inventaire "

24/09/2017 Inventaire (2)

Les états prédéfinis (1) 24/09/2017 Les états prédéfinis (1)

Les états prédéfinis (2) 24/09/2017 Les états prédéfinis (2) un bilan d'une origine de regroupement

Les états prédéfinis (2) 24/09/2017 Les états prédéfinis (2) un bilan d'une origine de regroupement

24/09/2017 Trucs et astuces

24/09/2017 Quelques conseils Avant de commencer, rappelons que l ’utilisation d ’Xlab nécessite le respect d ’un certain nombre d’étapes chronologiques 0 - Installation  Sauvegarde base vide 1 - Collecte des informations et analyse des besoins  Sauvegarde (arborescence : origines, entités) 2 - Paramétrage d’Xlab  Sauvegarde (application, organisme(s), unité, tables de constantes) 3 - Création des origines et entités  Sauvegarde 4 - Suite du paramétrage(matières, habilitations)  Sauvegarde 5 - Enregistrement des crédits : Premier retour  Sauvegarde

Quelques conseils, suite... 24/09/2017 Quelques conseils, suite...  Pourquoi ces sauvegardes successives ?  Pour vous permettre si vous avez fait une erreur, de revenir à la phase antérieure par une restauration de base, ce qui vous évite de tout ressaisir à partir de la base vide.  Si tout est bon, vous pouvez commencer votre gestion courante 6 - Enregistrement des dépenses (commandes, factures, missions, vacations) 7 - Echanges avec la délégation (extraction - transmission, retour - intégration)  Et réutiliser vos supports de sauvegarde pour autre chose, sauf la n°1 (base vide) à conserver.  Au quotidien, ne pas oublier de faire des sauvegardes régulières sur tout support à votre convenance.

Trucs et astuces  Paramétrage organisme 24/09/2017 Trucs et astuces  Paramétrage organisme  Pour le CNRS : faire Précédent et non Ajout  Niveaux  Pour visionner à l ’écran les niveaux des origines de crédit au delà de 3  Dans paramétrage  Tables des constantes  Aller modifier :  Niveau entités = 6  Niveau origines = 6  Transfert des données  Si message d ’erreur   Aller dans Paramétrage/organisme  Modifier  Liaison et changer le chemin  Fichiers bloqués  Aller dans le menu Administration  Outils  Sémaphore  Sélectionner l ’enregistrement  Débloquer

Trucs et astuces, suite...  Boutons d ’accès grisés 24/09/2017 Trucs et astuces, suite...  Boutons d ’accès grisés  Aller dans le menu Administration   Sélectionner habilitations utilisateur   Modifier pour donner accès.

Liens Utiles www.dsi.cnrs.fr 24/09/2017 Liens Utiles  Documentation diverses sur Xlab et ces outils :  La direction des Systèmes d'information : www.dsi.cnrs.fr Onglet Espace \ Laboratoire \ Xlab Onglet Espace \ Laboratoire \ Xlab Actu La nomenclature : NOUBA Accès via le site www.dsi.cnrs.fr Identifiant : "code unité" + "reca" ( umr1234reca ) Mot de passe : "code unité à l'envers" + "reca" ( 4321rmureca )

Liens Utiles Pour trouver la liste des Marchés Nationaux et la liste des fournisseurs BFC http ://www.sg.cnrs.fr/intranetachats/ nom d’utilisateur : science2295 mot de passe : @chat2295 Rubrique : Marchés nationaux/Classement par titulaire/Liste des fournisseurs BFC http ://www.dr1.cnrs.fr/ Rubrique XLAB

24/09/2017 FIN !