Livret d’accueil ALEF Pays du COB Ce document est un guide pour la réalisation de votre livret d’accueil. Il a été constitué à partir d’articles de presse (L’entreprise, Challenge, Management,…), recherche sur des sites Internet, du plan réalisé par l’ALEF de Saint Brieuc et d’exemples de livrets d’accueil. Ce document a aussi été conçu pour servir de guide à la personne qui réalisera le livret d’accueil.

Sommaire Le rôle du livret d’accueil Pour qui faire un livret d’accueil ? Le contenu du livret d’accueil Quelques règles à observer

Le rôle du livret d’accueil Il a pour rôle de fournir des renseignements précis pour permettre au nouvel arrivant de s'insérer vite et bien dans son nouveau milieu Le nouvel embauché y trouvera toutes les informations souhaitables sur : L'entreprise Son organisation Ses droits et ses devoirs C'est le guide de premier secours du nouvel arrivant : Il doit donc lui permettre de s'orienter dans les locaux (plans), d’assurer au quotidien des démarches basiques (horaires, pointage, consignes de sécurité et d’hygiène...). Il peut également être un guide de référence que l'on conserve Procédures et circuits administratifs Attention cependant Le livret d’accueil ne remplace pas le contact humain, il l’accompagne.

Pour qui faire un livret d’accueil ? Il peut s’adresser Aux nouveaux embauchés Ayant déjà une expérience en entreprise Aux débutants A des saisonniers, des intérimaires, des stagiaires,… Selon le type d’interlocuteurs, les informations à fournir ne sont pas forcement les mêmes Exemple – mutuelles, congés, avantages CE,… Il peut aussi être important d’avoir un livret d’accueil pour des emplois de courte durée, si l’on souhaite fidéliser ce type d’employés (ex – saisonniers, intérimaires,…)

Le contenu du livret d’accueil (1) Le contenu ci-après est relativement complet pour couvrir multiple cas d’entreprises et est donné à titre d’exemple. Il doit bien sûr être adapté votre entreprise. Les chapitres peuvent être retirés, ajoutés, réorganisés selon vos propres besoins. Par exemple – selon le secteur d’activité les règles d’hygiène et sécurité pourront faire l’objet d’un chapitre à part entière. Mot de bienvenue Précisant les objectifs du livret, les valeurs de l’entreprise,… Adresse, téléphone, fax, site Internet,… L’entreprise Présentation de l’entreprise Son histoire Son métier Ses produits ou services Son marché Ses clients Les axes fondamentaux de l’entreprise La culture de l’entreprise, ses missions, son projet, ce qui fait l’identité de l’entreprise,… Faire partager les valeurs et les projets communs Ex – Sens du client, du service, démarche qualité, … L’ENTREPRISE

Le contenu du livret d’accueil (2) L’organisation de l’entreprise Organigramme Plan de l’entreprise Différents services, sorties de secours, vestiaires, WC, restaurant d’entreprise ou interentreprises, zone fumeur,… Présentation des services Présentation de chaque service avec ses missions notamment celles pouvant être directement utiles à l’employé avec éventuellement le nom du contact utile Présentation du service d’affectation Nom du responsable, organisation du service,… L’ORGANISATION

Le contenu du livret d’accueil (3) LA VIE AU SEIN DE L’ENTREPRISE La vie au sein de l’entreprise Les droits et les obligations Horaires Ouverture, fermeture, pause, déjeuner, cantine,… Accès aux locaux Badge, pointeuse, accès travail de nuit,… Congés Périodes de fermeture de l’entreprise, vacances, RTT,.. Absences Maladies, mariage, décès,… Règlement intérieur Règles d’hygiène et sécurité Politique de Formation Rémunérations Description de la fiche de paie, date de virement, participation des salariés, règles de remboursement des frais,… Liste téléphonique de l’entreprise « Trombinoscope » Glossaire Des termes spécifiques à l’entreprise, au secteur, au métier, … Adresse Intranet Comité d’entreprise, syndicats, …

Le contenu du livret d’accueil (4) Autres informations utiles et pratiques Mutuelle Grille des remboursements, coordonnées,… Plan d’Epargne salariale Transports en commun,… Si vous souhaitez aussi aider vos employés à s’implanter dans la région Informations sur le 1 % logement Informations utiles sur la région (Mairie, aide au logement,…) … Et pourquoi pas pour certains postes, une petite fiche résumé avec : Numéro de casier Numéro de téléphone direct Numéro de fax Mot de passe accès réseau Adresse e-mail UTILES ET PRATIQUES

Quelques règles à observer (1) Ces conseils (voir ces évidences) ont pour but de mettre la personne qui réalisera ce livret … dans les bonnes conditions pour le réaliser. Rappelons que le livret s’adresse à de nouveaux embauchés qui : Ne connaissent peut-être pas ou peu l’entreprise Son marché, ses produits, ses clients, son organisation, … Ne connaissant peut-être pas ou peu son secteur d’activité, ses métiers,… Le vocabulaire spécifique au secteur ou au métier, les règles d’hygiène et sécurité,… Agréable à feuilleter Aéré voir illustré (photo, plan de l’entreprise, …) Facile à lire Style direct, vocabulaire usuel Optez plutôt pour des phrases courtes et privilégiez les énumérations qui facilitent la lecture Lisible par tous

Quelques règles à observer (2) Pratique à l’usage L’information doit être facile à trouver Titres explicites, textes bien découpés Eviter l’encyclopédie On ne peut pas tout dire mais juste le pratique et l’utile pour la majorité (d’autres documents sont là pour entrer dans les détails – convention collective, manuel qualité,…) Certaines entreprises choisissent de faire des fiches afin de ne fournir que l’information utile à l’employé (cadre/non-cadres, saisonniers, intérimaires, travail de nuit ou non, 3x8, … certaines informations ne sont pas utiles à tous) Directement utile Déterminer les informations dont les nouveaux auront besoin pour s’insérer dans l’entreprise (et pourquoi pas dans la ville) Réfléchissez aux messages que vous voulez faire passer sur votre entreprise

Quelques règles à observer (3) Régulièrement mis à jour Rien ne sert de donner les chiffres de l’entreprise s’ils datent de plusieurs années Attention aux organigrammes … ils changent Le format fiche ou petit classeur permet des mises à jour faciles sans tout refaire Nombre de pages S'il s'agit d'un simple guide de premier secours essayer de ne pas dépasser une dizaine de pages. Par contre, s'il s'agit aussi d'un guide de procédures, vous pouvez augmenter le volume de pages.