Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 [Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 Avant de commencer : Cette présentation de formation est la dernière d’une série de quatre qui comprend les présentations de formation Microsoft Office intitulées « Calendriers SharePoint I : Tirer parti de votre calendrier d'équipe », « Calendriers SharePoint II : Connecter un calendrier SharePoint à Outlook » et « Calendriers SharePoint III : Créer votre propre calendrier ». [Notes pour le formateur : Pour une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, reportez-vous à la toute dernière diapositive. En outre, le volet des notes de certaines diapositives comporte du texte pédagogique complémentaire. Animations Adobe Flash : ce modèle contient des animations Flash. Celles-ci s’exécutent dans PowerPoint versions 2000 et ultérieures. Toutefois, si vous souhaitez enregistrer ce modèle dans PowerPoint 2007, enregistrez-le dans le format de fichier PowerPoint antérieur : Présentation PowerPoint 97-2003 (*.ppt) ou Modèle PowerPoint 97-2003 (*.pot). (Les types de fichiers apparaissent dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, en regard de Type de fichier). Avertissement : si vous l’enregistrez dans un format de fichier PowerPoint 2007, tel que Présentation PowerPoint (*.pptx) ou Modèle PowerPoint (*.potx), les animations ne seront pas conservées dans le fichier enregistré. En outre, étant donné que cette présentation contient des animations Flash, l’enregistrement du modèle peut entraîner l’affichage d’un message d’avertissement relatif aux informations personnelles. Cet avertissement ne s’applique pas à cette présentation, sauf si vous ajoutez des informations aux propriétés du fichier Flash proprement dit. Cliquez sur OK dans la boîte du message.] Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Contenu de la formation Vue d’ensemble : utiliser votre calendrier efficacement Leçon : conseils pour travailler dans un calendrier SharePoint La leçon se termine par quelques questions visant à tester votre compréhension du contenu de la formation. Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Vue d’ensemble : utiliser votre calendrier efficacement Votre société utilise-t-elle Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Utilisez-vous un calendrier sur le site SharePoint pour partager des informations ? Si tel est le cas, cette formation fournit quelques conseils pratiques sur l’utilisation de ce type de calendrier dans votre navigateur et dans Microsoft Office Outlook® 2007. Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Objectifs de la formation Tirer le meilleur parti du calendrier sur le site SharePoint : savoir à quel moment les détails des événements changent, rechercher des éléments de calendrier rapidement et contrôler facilement l’apparence du calendrier. Enrichir votre expérience du calendrier SharePoint lorsque vous l’affichez dans Outlook : améliorer votre organisation à l’aide de rappels, et envoyer un message de partage qui permet aux autres utilisateurs de connecter le calendrier SharePoint à Outlook. Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Conseils pour travailler dans un calendrier SharePoint Leçon Conseils pour travailler dans un calendrier SharePoint

Conseils pour travailler dans un calendrier SharePoint Si vous suivez cette formation, vous êtes déjà probablement familiarisé avec les notions de base du calendrier SharePoint.  Maintenant, vous êtes en mesure d’essayer quelques fonctionnalités plus avancées et de tirer le meilleur parti d’un calendrier SharePoint, en effectuant des opérations telles que la recherche d’éléments de calendrier, le contrôle de l’apparence du calendrier ou l’utilisation de rappels. Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces Recevoir des alertes par courrier électronique et être au courant des changements Il est agaçant de devoir vérifier constamment le calendrier de l’équipe pour déterminer si quelqu’un a apporté des modifications. Par conséquent, utilisez des alertes par courrier électronique pour être averti des changements au fur et à mesure qu’ils se produisent. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lecture. Exemples de scénarios : les dates des congés ont-elles changé ? La conférence a-t-elle été replanifiée ? L’animation montre le processus. Pour connaître les étapes complètes, reportez-vous au lien sous « Voir aussi » dans l’Aide-mémoire accessible depuis la fin de cette formation. [Note pour le formateur : pour lire l’animation lorsque vous visualisez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lecture. Après avoir lu le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis cliquer sur Lecture. Si vous cliquez sur la diapositive pour y entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante, mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l’animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous rencontrez des problèmes lors de la visualisation de l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à la lecture d’une animation Adobe Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un duplicata de diapositive constitué d’éléments graphiques statiques. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] Vous configurez les alertes à partir du site SharePoint : à partir du calendrier pour lequel vous souhaitez recevoir des alertes, cliquez sur M’avertir dans le menu Actions . Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces Recevoir des alertes par courrier électronique et être au courant des changements Il est agaçant de devoir vérifier constamment le calendrier de l’équipe pour consulter les mises à jour. Les dates des congés ont-elles changé ? La conférence a-t-elle été replanifiée ? Lorsqu’un calendrier se trouve sur un site SharePoint, vous pouvez utiliser des alertes par courrier électronique afin d’être averti des changements au fur et à mesure qu’ils se produisent. Vous configurez les alertes à partir du site SharePoint : depuis le calendrier pour lequel vous souhaitez recevoir des alertes, cliquez sur M’avertir dans le menu Actions . Pour connaître les étapes complètes, reportez-vous au lien sous « Voir aussi » dans l’Aide-mémoire accessible depuis la fin de cette formation. [Note pour le formateur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle comporte des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Tout afficher dans le calendrier en même temps Étant donné que le calendrier est une liste d’événements, vous pouvez consulter tout son contenu en même temps. Cliquez sur Tous les événements dans la zone Afficher de la partie supérieure droite du site. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lecture. Lorsque vous effectuez cette opération, le calendrier prend la forme d’une liste simple, que vous pouvez trier facilement. Cela peut s’avérer pratique si vous souhaitez analyser les entrées du calendrier sans devoir naviguer entre les mois ou les semaines, par exemple. L’animation montre le processus. Notez que si votre calendrier possède de nombreuses entrées, vous devrez peut-être les faire défiler pour rechercher un élément spécifique. Pour revenir à l’affichage Calendrier, cliquez sur Calendrier dans la zone Afficher. [Note pour le formateur : pour lire l’animation lorsque vous visualisez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lecture. Après avoir lu le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis cliquer sur Lecture. Si vous cliquez sur la diapositive pour y entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante, mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l’animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous rencontrez des problèmes lors de la visualisation de l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à la lecture d’une animation Adobe Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un duplicata de diapositive constitué d’éléments graphiques statiques. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Tout afficher dans le calendrier en même temps Étant donné que le calendrier est une liste d’événements, vous pouvez consulter tout son contenu en même temps. Cliquez sur Tous les événements dans la zone Afficher de la partie supérieure droite du site. Lorsque vous effectuez cette opération, le calendrier prend la forme d’une liste simple, que vous pouvez trier facilement. Cela peut s’avérer pratique si vous souhaitez analyser les entrées du calendrier sans devoir naviguer entre les mois ou les semaines, par exemple. Notez que si votre calendrier possède de nombreuses entrées, vous devrez peut-être les faire défiler pour rechercher un élément spécifique. Pour revenir à l’affichage Calendrier, cliquez sur Calendrier dans la zone Afficher. [Note pour le formateur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle comporte des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces Afficher uniquement les informations souhaitées à l’aide d’un affichage personnalisé Supposons que votre groupe de travail utilise un calendrier pour effectuer le suivi des plannings, y compris des périodes de congés des personnes. Vous pouvez créer un affichage spécial qui n’indique que les congés. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lecture. L’animation montre la totalité du processus. Pour connaître les étapes complètes de la création d’un affichage, reportez-vous au pointeur sous « Voir aussi » dans l’Aide-mémoire accessible depuis la fin de cette formation. [Note pour le formateur : pour lire l’animation lorsque vous visualisez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur >Lecture. Après avoir lu le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis cliquer sur Lecture. Si vous cliquez sur la diapositive pour y entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante, mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l’animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous rencontrez des problèmes lors de la visualisation de l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à la lecture d’une animation Adobe Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un duplicata de diapositive constitué d’éléments graphiques statiques. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] Vous commencez par cliquer sur Créer un affichage dans la zone Afficher de la partie supérieure droite du site, puis vous créez votre affichage personnalisé à partir de cet emplacement. Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces Afficher uniquement les informations souhaitées à l’aide d’un affichage personnalisé Supposons que votre groupe de travail utilise un calendrier pour effectuer le suivi des plannings, y compris des périodes de congés des personnes. Vous pouvez créer un affichage spécial qui n’indique que les congés. Vous commencez par cliquer sur Créer un affichage dans la zone Afficher de la partie supérieure droite du site, puis vous créez votre affichage personnalisé à partir de cet emplacement. Pour connaître les étapes complètes de la création d’un affichage, reportez-vous au pointeur sous « Voir aussi » dans l’Aide-mémoire accessible depuis la fin de cette formation. [Note pour le formateur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle comporte des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Recherche d’un élément spécifique (méthode 1) Êtes-vous à la recherche de quelque chose ? Parfois, vous ne pouvez vous rappeler que de quelques détails d’une entrée de calendrier. Dans ce cas, vous pouvez recourir à la zone Rechercher pour explorer la totalité du calendrier en utilisant les informations dont vous vous rappelez en guise de critères de recherche. Par exemple, vous vous souvenez peut-être que vous devez assister à un séminaire, mais vous ignorez les autres détails. Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Recherche d’un élément spécifique (méthode 1) L’image fournit un exemple. Dans la zone Rechercher, entrez les critères de recherche (dans l’image, le terme « séminaire » est utilisé pour la recherche des entrées du calendrier relatives au séminaire). Cliquez sur le bouton Rechercher. Les résultats sont affichés dans une page de résultats de recherche. Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Recherche d’un élément spécifique (méthode 2) Et si vous consultiez le calendrier partagé depuis Outlook ? Il est également possible de rechercher des éléments dans le calendrier SharePoint directement depuis Outlook. Si vous êtes déjà familiarisé avec la recherche dans Outlook, vous devrez mémoriser une seule étape supplémentaire : cliquer sur le nom du calendrier partagé dans le volet de navigation. Cette opération limite la recherche au calendrier partagé. Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Recherche d’un élément spécifique (méthode 2) Si vous ne savez pas comment effectuer une recherche dans Outlook, consultez l’image qui résume la procédure à suivre. Cliquez sur le nom du calendrier partagé. Dans la zone Rechercher, tapez votre critère. Les résultats de la recherche apparaissent dans le volet Résultats de la recherche. Pour revenir à l’affichage Calendrier standard, cliquez sur le nom de votre calendrier principal dans le volet de navigation (un rectangle entoure cette zone dans l’image). Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Informer les personnes à partir d’Outlook Une fois que votre calendrier partagé est connecté à Outlook, vous pouvez en informer les personnes, directement à partir d’Outlook. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lecture. L’animation montre le processus. Les étapes complètes se trouvent dans l’Aide-mémoire accessible depuis la fin de cette formation. [Note pour le formateur : pour lire l’animation lorsque vous visualisez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lecture. Après avoir lu le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis cliquer sur Lecture. Si vous cliquez sur la diapositive pour y entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante, mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l’animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous rencontrez des problèmes lors de la visualisation de l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à la lecture d’une animation Adobe Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un duplicata de diapositive constitué d’éléments graphiques statiques. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] Cliquez sur Partager « nom du calendrier SharePoint » (où nom du calendrier SharePoint représente le nom du calendrier partagé). Le destinataire pourra se connecter au calendrier partagé, également depuis Outlook. Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Informer les personnes à partir d’Outlook Une fois que votre calendrier partagé est connecté à Outlook, vous pouvez en informer les personnes, directement à partir d’Outlook. Cliquez sur Partager « nom du calendrier SharePoint » (où nom du calendrier SharePoint représente le nom du calendrier partagé). Le destinataire peut se connecter au calendrier partagé, également à partir d’Outlook. [Note pour le formateur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle comporte des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces Question de test 1 Laquelle des opérations suivantes les alertes par courrier électronique peuvent-elles effectuer à partir d’un calendrier sur un site SharePoint ? (Choisissez une réponse.) Vous rappeler les événements à venir. Vous informer des modifications apportées au calendrier. Vous avertir que le site sera arrêté à des fins de maintenance. Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Question de test 1 : réponse Vous informer des modifications apportées au calendrier. Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces Question de test 2 Un affichage vous permet-il de voir uniquement certains éléments dans un calendrier ? (Choisissez une réponse.) Vrai. Faux. Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Question de test 2 : réponse Vrai. Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces Question de test 3 Quels sont les emplacements à partir desquels vous pouvez rechercher des éléments de calendrier spécifiques ? (Choisissez une réponse.) Outlook uniquement. Le site SharePoint uniquement. Les deux emplacements (Outlook ou le site SharePoint). Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Question de test 3 : réponse Les deux emplacements (Outlook ou le site SharePoint). Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces Aide-mémoire Pour un résumé des tâches couvertes dans cette formation, voir l’Aide-mémoire.   Calendriers SharePoint IV : Conseils et astuces

UTILISATION DE CE MODÈLE Ce modèle Microsoft Office PowerPoint® fournit des conseils sur l’utilisation de votre calendrier d’équipe SharePoint. Conçu pour être présenté à un groupe, vous pouvez le personnaliser à votre guise. Le contenu de ce modèle est adapté de la formation Microsoft Office Online « Calendriers SharePoint IV : Trucs et astuces ». Caractéristiques du modèle Diapositive du titre : la toute première diapositive comprend un texte d’espace réservé à la place duquel vous devez taper le nom de votre société. Vous pouvez également supprimer totalement la zone de texte si vous ne souhaitez pas ce texte. Animations : des effets d’animations personnalisées sont appliqués tout au long de la présentation. Il s’agit des effets Passage furtif, Étirer, Damier aléatoire et Damier. Tous les effets sont compatibles avec les versions antérieures jusqu’à Microsoft PowerPoint 2000. Pour modifier les effets des animations, dans le menu Diaporama, cliquez sur Personnaliser l’animation, puis utilisez les options proposées. Si cette présentation contient une animation Adobe Flash : pour lire le fichier Flash, vous devez inscrire un contrôle Microsoft ActiveX, appelé objet Shockwave Flash, sur votre ordinateur. Pour ce faire, téléchargez la dernière version du lecteur Adobe Flash à partir du site Web Adobe. Avertissement sur l’enregistrement des animations Flash : les animations Flash sont compatibles avec les versions antérieures jusqu’à PowerPoint 2000. Toutefois, si vous souhaitez enregistrer ce modèle dans PowerPoint 2007, enregistrez-le dans le format de fichier PowerPoint antérieur : Présentation PowerPoint 97-2003 (*.ppt) ou Modèle PowerPoint 97-2003 (*.pot). (Les types de fichiers apparaissent dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, en regard de Type de fichier.) Si vous l’enregistrez dans un format de fichier PowerPoint 2007, tel que Présentation PowerPoint (*.pptx) ou Modèle PowerPoint (*.potx), les animations ne seront pas conservées dans le fichier enregistré. Transitions des diapositives : la transition Balayage vers le bas est appliquée tout au long du diaporama. Si vous souhaitez une autre transition, dans le menu Diaporama, cliquez sur Transition, puis utilisez les options proposées. Liens hypertextes vers la formation en ligne : le modèle contient un lien vers la version en ligne de cette formation, ce qui vous permet d’accéder à l’Aide-mémoire publié pour cette formation. En-têtes et pieds de page : le modèle contient un pied de page qui comprend le titre de la formation. Vous pouvez modifier ou supprimer les pieds de page à l’aide de la boîte de dialogue En-tête et pied de page (accessible depuis le menu Affichage). UTILISATION DE CE MODÈLE Reportez-vous au volet des notes ou à la page complète des notes (menu ou onglet Affichage) pour obtenir une aide détaillée sur ce modèle.