Journée d’échange sur le partage d’expérience de la dynamique qualité dans les Instituts de Formation Lorrains 17 mars 2017 Accompagnement des Instituts de Formation Catherine AMICE et Jean-Pierre GRANDHAYE

Accompagner les instituts de formations vers une «certificabilité» selon le référentiel Iso 9001 Etat des lieux 3 promotions concernées pour une durée de 18 mois de 2013 à 2015 Calendrier : Promotion N° 1 : fin en décembre 2014, Promotion N°2 : fin en aout 2015, Promotion N°3 : fin en juillet 2016. NB : Arrivée de JEA Consultants dans le dispositifs : juillet 2015 pour accompagner la promo 2 puis la promo 3. Notre mission : Aider le relais qualité dans la construction du SMQ de son établissement pour les actions de formations initiales et continues, sur la base du référentiel ISO 9001 version 2008, Accompagner la mise en œuvre Rendre autonome l’équipe à l’issue de cette période d’accompagnement. 2/15

3/15 Les objectifs pédagogiques : Consolider sur le terrain des compétences acquises lors de la formation théorique, Développer les compétences du personnel des instituts en matière de SMQ, Renforcer une dynamique de partage de bonnes pratiques, inter et intra institut, Atteindre le niveau de « certificabilité » pour chaque institut Mettre en capacité les instituts qui le souhaitent d’établir un SMQ en conformité à la norme ISO 9001 octobre 2015 pour les actions de formations initiales et continues, 3/15

JEA Consultants 4/15 Nos valeurs Une équipe dédiée au projet Chez JEA consultants, nous pensons que le conseil ne se résume pas à un avis d’expert. Nous pensons que notre mission doit catalyser l’action et participer à la mise en œuvre pragmatique des préconisations dans le respect des hommes et des résultats attendus. Notre démarche se construit autour d’un partenariat de confiance, d’un engagement partagé, empreint de relations simples et enthousiastes et toujours à valeur ajoutée. Nos valeurs Réactivité Professionnalisme Respect des engagements Confidentialité JEA Consultants Une équipe dédiée au projet un pilote du projet : Laurent Amice un consultant expert en SMQ, auditeur ICA pour AFNOR certification : Catherine Amice un intervenant qualité connaissant les instituts de formation : Jean Pierre Grandhaye Un accompagnement « sur mesure » : S’adapter le rythme des intervention au besoin de l’institut et à l’avancement des travaux Interventions sur site Interventions à distance Exploiter les procédures existantes ou en usage qui ont fait leur preuve Avoir une approche concrète et pragmatique 4/15

5/15 Étapes/Détail des prestations Méthodes/outils Livrables 1-Réunion de lancement/définition du plan d’accompagnement : État des lieux, niveau d’avancement actuel Définition des objectifs spécifiques à l’institut Organisation du déroulement de l’intervention Définition d’un plan d’action et un planning d’intervention avec les relais, leurs directeurs. Réunion d’ouverture avec le COPIL Planification de l’intervention Répartition des tâches entre les intervenants Compte rendu de lancement Plan d’intervention   2- Séances d’accompagnement sur site et à distance individuelles ou collectives : Point d’avancement des travaux COPIL Mesures correctives Définition des travaux à effectuer Accompagnement pédagogique « terrain » Mise à disposition d’outils adaptés aux problématiques de la séance de travail Mise à disposition de modèles documentaires norme AFNOR Travaux avec le relais qualité Analyse des travaux effectués Décisions prises Programme de travail pour l’intersession Outils ad hoc Compte rendu d’activité Bilans intermédiaires 3- Réunion de clôture/bilan de l’accompagnement : Analyse des objectifs et des écarts par rapport aux réalisations Inventaire des difficultés rencontrées Rappel des bonnes pratiques Synthèse points forts/ points faibles Recommandations Réunion de synthèse et de clôture avec le COPIL Bilan de clôture Réunions thématiques complémentaires pour les 3 promotions proposées en COPIL: la journée thématique du 2 mai (proposée par JEA) a abordé 4 thèmes clés elle a montré une bonne capacité à échanger et à construire de façon collaborative. Formation à la norme ISO 9001 v2015 (proposée par l’ANFH). Un programme complet a été réalisé par JEA avec des ajustements aux cas particuliers lors des études de groupe. Réunion des relais qualité et de leurs directeurs. Supports des normes et des thèmes des interventions. 5/15

La démarche 6/15 Etape 1 : Organiser le projet Avoir une idée précise du nombre d’Instituts à accompagner : quels regroupements…? (tous les instituts rencontrés) Prévoir un calendrier réaliste prenant en compte un arrêt de 3 mois avec une période de vacances et d’examens qui ne favorisent pas la disponibilité des équipes. Clarifier le nombre de séances d’accompagnement à réaliser et ou restant à réaliser . Le référentiel ISO 9001 à choisir, (la version 2015 arrivant en septembre 2015). Etape 2 : Partager avec les Instituts des principes de fonctionnement communs. Planifier les premiers rendez-vous sur site au plus vite pour avoir au plus tôt, un réel état des lieux par institut. ( vacances et périodes d’examens) Construire un planning avec des interventions à distance et sur site. Commencer l’accompagnement sur la base de la version 2008, les relais qualité n’ayant pas été formés aux exigences de la version 2015 et dès que possible basculer en version 2015 en fonction des thèmes abordés. Travailler en priorité sur les processus opérationnels liés au « métier » relatifs à la réalisation d’actions de formation pour valoriser et impliquer les équipes. La démarche 6/15

La démarche Etape 3 : Cadrer des outils et méthodes pour accompagner la démarche et faciliter le partage Ex : Comprendre l’environnement d’un institut pour organiser les interfaces avec les parties prenantes pertinentes 7/15

Ex : Une cartographie des processus très voisine d’un institut à l’autre La démarche Ex : Un descriptif, rigoureux, collaboratif et précis de chaque processus. 8/15

Une progression harmonisée entre les Instituts Etape 4 : L’accompagnement, un travail commun efficace : Compte rendu des interventions précisant les travaux à réaliser pour les prochains rendez- vous et suivi à distances des travaux réalisés Points d’avancements réguliers avec les membres du COPIL, permettant d’avoir des réponses aux questions soulevées par les Instituts La démarche Une dynamique Une progression harmonisée entre les Instituts Une envie de partager 9/15

Une envie de partager : journée du 2 mai 2016 La démarche Une envie de partager : journée du 2 mai 2016 Programme sur 4 thèmes pas ou peu abordés pendant l’accompagnement Processus de direction Auto-évaluation Amélioration continue Processus support Une organisation pour que tous les instituts puissent aborder les 4 thèmes et méthode de travail avec : Un apport méthodologique par les accompagnants Un atelier de mise en œuvre par groupe Un débriefing en fin de journée Résultats : 16 instituts et 3 promotions concernées 39 personnes impliquées (Directeurs, Relais…) 10/15

La démarche Etape 5 : Formation ISO 9001 version 2015, une nécessité Objectifs : Programme volontairement riche et rythme intense Présenter les nouveautés de la version 2015 Répondre aux interrogations techniques des participants Partager les expériences Résultats : taux de satisfaction : 100 % de satisfaits et très satisfaits dont 83% très satisfaits Les pistes de progrès : Réaliser cette formation plus tôt Date Nombre participants 30 sept 2016 11 3 octobre 2016 13 19 octobre 2016 14 total 38 Un point nouveau concerne l’approche stratégique qui aborde le contexte de l’organisation pour en décliner le projet qualité et les indicateurs et tableaux de bord associés. L’approche de ce point à partir du projet de l’institut, que les directeurs d’institut élaborent, a été bien perçue. 11/15

Les résultats Quelques exemples Plusieurs exemples de regroupement d’instituts réussis, Ex : Approche globale des enjeux et partage des travaux pour une plus grande efficacité Ex : Travail efficace sur la partie concours, les nuances entre les deux instituts (IFSI et IFAS)et leurs formations constituent plus une synergie qu’un obstacle à l’avancement. Des réunions de travail sont planifiées entre les visites du consultant sur site. Travaux approfondis sur des thèmes spécifiques : ex : Analyse des risques ex : Tableau de bord Des démarches participatives et une co-constrution des processus avec les formateurs en groupe de travail Une visualisation, détaillée, de l’avancement du processus concours sera présentée afin de se situer par rapport au référentiel ISO 9001 v2015. Des équipes regroupent des structures avec des tailles d’équipe très différentes et des directions d’institut différentes. Les travaux engagés sont pertinents et actuellement un travail commun est toujours possible,. les déclinaisons propres à chaque établissement seront réalisées par la suite 12/15

En conclusion Réelle volonté d’avancer avec l’impulsion des relais qualité, le soutien de leur direction et l’énergie des équipes. La certification n’est pas envisagée, la « certificabilité » est possible. Les processus concours/ sélection, formation en institut et la formation clinique sont assez voisins d’un institut à l’autre, l’idée d’une approche générique a montré sa pertinence. Prévoir une dynamique pour la suite, en particulier pour que certains instituts ne se sentent pas isolés dans leur démarche. L’approche stratégique imposée par la nouvelle version I2015 bien perçue par les directions des instituts qui répondent déjà largement aux nouvelles exigences. Ex: projet d’institut, le projet programmatique, le projet pédagogique. 13/15

En conclusion Un outil d’auto-évaluation construit pour aider les instituts dans la suite de leur démarche Une proposition de JEA Consultants 14/15

Avec nos remerciements JEA Consultants 15/15