Présentation de Accpac pour Windows – Comptes à recevoir Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Introduction Les fonctions de base d’un module de comptes-recevables; Effectuer un survol des étapes de fermetures d’une fin de mois. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Fonction de base du module des comptes-client: Nous pouvons séparer les fonctions de base d’un module de comptes-clients en 3 sections: La maintenance des fichiers maitres; L’enregistrement de transactions sur les fichiers maitres; L’habileté d’imprimer des rapports d’analyse sur les transactions et les données de fichiers maitres; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Le module des comptes recevables et sa configuration Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Général Avant de procéder à l’activation du module des recevables et à sa configuration, il est nécessaire de mettre en place la gestion des banques et la gestion des taxes; - cela consiste en la création d’au moins une banque où les dépôts seront enregistrés, ainsi qu’en la création des autorités fiscales utilisées lors du calcul des taxes; Le module (ou l’auxiliaire) des comptes-clients ne contient aucuns paramètres de fonctions et d’intégration au moment de son activation. C’est pourquoi il est absolument nécessaire d’effectuer le paramétrage avant de pouvoir l’utiliser. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Services bancaires: Les fonctions d’un tel module sont nécessairement rattachées à la gestion de la trésorerie, c’est-à-dire principalement: Le rapprochement bancaire (ou communément appelé la conciliation bancaire); Le transfert entre comptes de banques; Le report des transactions au grand-livre; L’annulation d’un chèque émis à un fournisseur; Le renversement d’un chèque sans provisions; L’impression de rapports d’analyse; Avec les nouvelles technologies d’intégration, il est maintenant possible d’échanger électroniquement des données financières entre le système de gestion informatisé d’une entreprise et les différentes institutions financières, permettant ainsi non-seulement une économie de temps et une efficacité accrue de façon considérable, mais également d’augmenter le niveau de sécurité. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Service des taxes: Une fois le module des services bancaire activé et en opération, il est nécessaire de configurer celui du service des taxes. Un tel module est utile lorsque les opérations d’une entité l’amène à transiger sur des territoires où les règles des autorités fiscales diffèrent et les méthodes de calcul sont particulières; La configuration des taxes passe nécessairement par les étapes suivantes: - création des autorités fiscales (TPS, TVQ, HST); - création des classes (taxables, non-taxables, etc.); - assignation du taux de taxe pour les classes taxables; - conjugaison des autorités fiscales à l’intérieur de groupes selon territoire des opérations taxables; Bien entendu, il est également important de disposer de rapports d’analyse nous permettant de valider les sommes perçues et déboursées; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

La maintenance des fichiers maitres Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

La maintenance des fichiers maitres: Le fichier maitre représente l’ensemble des clients avec lesquels nous transigeons dans le cadre des affaires de l’entreprise. Avant d’arriver à la création de fichiers maitres dans le module des comptes-clients, il est primordial de respecter les étapes suivantes: Fichiers de configuration: c’est-à-dire les paramètres servant à dicter au système de gestion intégré le fonctionnement du module. Exemple: À quel moment le lot de transactions doit-il être acheminé vers le grand-livre; Quels sont les valeurs à inscrire dans les champs de référence et de description; Les termes de paiement à utiliser; Etc. Groupes et autres fonctionnalités: c’est-à-dire comment grouper les clients entre eux, quelles devises utiliser dans un contexte de multi-devises, les adresses de remises postales, etc. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

La configuration et le paramétrage d’un module de comptes-clients: La configuration du module des recevables se fait en tenant compte des éléments suivants: Traitements spécifiques des lots, comme par exemple: modification de lots importés, ou encore « forcer » l’impression des lots avant de les reporter; L’assignation de champs optionnels, ou encore numérotation des transactions; Paramètres par défaut, comme par exemple code de banque lors des lots d’encaissement; Intégration avec le grand livre; Codes de paramétrage de distribution automatique des factures à recevoir; Termes de paiements; Création de factures récurrentes (par exemple: contrats de services, d’entretien, etc.) Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

La création d’un fichier maitre: Une fois la configuration et le paramétrage complété, il est possible de procéder à la création d’un compte-client. Certains systèmes (comme ACCPAC) exigent la création au préalable de groupe de clients, servant entre autre: À regrouper les clients par nature, devises communes, situation géographiques, etc. À insérer des paramètres par défaut au moment de la création d’un client, permettant ainsi de réduire le risque d’erreur et une économie de temps. Il existe d’autres possibilités de configuration au niveau des fichiers maitres, à savoir la création d’adresse de remises supplémentaires lors de l’encaissement de factures; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

L’enregistrement de transactions sur les fichiers maitres Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

L’enregistrement de transactions sur les fichiers maitres: Essentiellement, nous retrouvons 3 types de transactions dans un module de recevables, soient: Les factures, notes de crédits, notes de débits; Les encaissements: sur factures, anticipés, divers; Les ajustements de documents reportés; Dans un système de report par lots, toutes ces transactions suivent le processus suivant: Elles sont d’abord et avant tout enregistrées dans un lot; Elles sont ensuite vérifiées et/ou corrigées; Finalement, elles sont reportées dans les fichiers maitres du module; Une fois reportées dans l’auxiliaire, elles sont acheminées dans un lot au grand livre, en passant par le module des taxes le cas échéant pour les factures, ou le module des services bancaire pour les déboursés; Après avoir été examinées au grand-livre, elles sont reportées dans les fichiers maitres de celui-ci, à savoir les comptes de grand-livre; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Enregistrement d’une transaction type d’un module de recevables: Dans le cas présent, la transaction qui nous intéresse est une facture émise à un client: La première étape dans un système par lot consiste à créer un lot; Il faut inscrire les information du client ainsi que la répartition au grand-livre (2 méthodes: items et sommaire); Une fois terminé et vérifié, le lot doit être reporté dans le module des recevables; Après vérification, le lot ainsi généré dans le module du grand-livre doit lui aussi être reporté. Après conciliation des auxiliaires avec le grand-livre, il est maintenant possible d’imprimer les états financiers; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Impression et archivage de journaux de reports Factures saisies / modifiées dans un lot Diagramme du cheminement d’une transaction: facture à recevoir non Vérification OK non oui Transactions acheminées dans un lot au grand-livre report des transactions dans l’auxiliaire Vérification OK oui report des transactions dans le grand-livre Impression et archivage de journaux de reports Production des états financiers Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Comptes-clients: encaissements Dans un système de transactions par lots, les encaissements sont faits selon le même principe que les factures. Il est donc possible d’apporter des corrections ou des modifications aux transactions inscrites. On doit pouvoir effectuer différents types d’encaissement: Direct; Prépaiement; Encaissement divers; Contrairement au module des compte-payables, il n’est pas possible d’encaisser un lot de chèque de façon simultanée (pourquoi ?) Le système doit également nous permettre de traiter les encaissements de façon électroniques, soit par transfert de fichier; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Comptes-clients: Ajustements Dans un système de transactions par lots, les ajustements sont faits selon le même principe que les factures. Il est donc possible d’apporter des corrections ou des modifications aux transactions inscrites. On doit pouvoir effectuer différents types d’ajustements: Corriger le montant d’une facture reportée; Corriger la distribution au grand-livre d’une transaction reportée; Effectuer un lot d’annulation automatique (ou write-off); Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

L’habileté d’imprimer des rapports d’analyse sur les transactions et les données de fichiers maitres Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

L’impression de rapports d’analyse: Les rapports d’analyse peuvent se classer en trois (3) grandes catégories, soit: Rapports de configuration: ceux qui contiennent les informations sur les paramètres du module; Rapport des clients: ceux qui contiennent toutes les informations générales et spécifiques; Rapport transactionnels: ceux qui ont trait à tous les types de transactions retrouvées dans le module, comme par exemple l’âge des comptes recevables; Dans un système de gestion informatisé avancé comme ACCPAC Windows, un générateur de rapport personnalisé comme Crystal report permet de créer des rapports sur mesure; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Conception des spécifications: introduction à Crystal Report Afin d’avoir la possibilité d’imprimer les informations voulues sur « papier », il faut utiliser un générateur de rapport, tel Crystal Report. Un tel outil vous permettra: De choisir les informations à être imprimer; De personnaliser la présentation des informations; D’insérer le logo de votre compagnie Il est possible également d’expédier vos documents par courriels... Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Traitement de fin de mois Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Traitement et rapport de fin de mois La procédure de fin de mois commence par la validation des transactions des clients, à l’aide entre autres de l’âge des comptes à recevoir; Une fois la vérification terminée, il faut s’assurer que le total des comptes recevable soit balancé avec le compte de grand-livre « contrôle »; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Traitement et rapport de fin de mois (suite) Un mot sur les comptes dit de contrôle: Par définition, un compte contrôle est un compte qui sert de point d’attache avec les modules auxiliaire du système de gestion; Ces comptes ne doivent en principe recevoir de transactions qu’en provenance des modules auxquels ils sont rattachés; Exemples de comptes de contrôle: Compte bancaire Compte recevable Inventaire Compte payable Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Traitement et rapport de fin de mois (suite) Lorsque les vérifications sont terminées, il est préférable de verrouiller la période fiscale afin d’éviter de reporter des transactions oubliées ou reçues sur le tard; Archiver les rapports de journaux de report afin de conserver les pistes de vérification: Soit sur support papier; Soit sur support électronique; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Sommaire: Les fonctions de base d’un module de comptes-recevables; Effectuer un survol des étapes de fermetures d’une fin de mois. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Informations supplémentaire et cas d’applications Manuel de références; Fichier “PDF” contenu dans les modules d’Accpac; La semaine prochaine, relache. Si vous avez des questions, ecrivez-moi, je vous répondrai. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.