Passerelle : logiciel informatique destiné aux associations partenaires des BA Présentation des principes et fonctionnalités – version simplifiée Janvier 2010 – Version 1.1 1

Passerelle en quelques mots… Gratuit pour les associations et les BA Aucune participation financière demandée Pas de coût d’équipement informatique supplémentaire (hors PC standard et éventuels périphériques) Facultatif mais fortement recommandé Les associations sont libres d’accepter ou de refuser de s’équiper. Néanmoins, Passerelle facilite : Le fonctionnement général de l’association Le calcul des indicateurs Etat et leur transmission à la BA Fonctionnalités principales Gestion des stocks Gestion des bénéficiaires Suivi de la distribution Statistiques Administration / paramétrage Passerelle est un outil sur mesure, créé spécialement pour les associations partenaires des BA Toutes les fonctionnalités ont été validées par un Comité Associations, réunissant associations et BA Fonctionne sur le PC de l’association Assurance de la confidentialité des données Internet pas nécessaire mais recommandé pour les échanges de fichiers avec l’outil de la BA (VIF)

Passerelle est au service des associations et remplace GPSto Contexte : l’Etat a débloqué une enveloppe budgétaire pour permettre la modernisation informatique des associations distribuant l’aide alimentaire Passerelle est au service des associations et remplace GPSto Gestion simple de la liste des bénéficiaires Gestion de stock simplifiée mais précise Stock Suivi de la traçabilité des produits le plus longtemps possible Suivi de la distribution, soit au global, soit par bénéficiaire Accès à l’ensemble des informations dans un seul et même outil L’Etat subventionne Passerelle qui lui permettra de mieux appréhender la réalité du terrain La connaissance de l’Etat concernant l’aide alimentaire est très limitée à ce jour. L’Etat demande donc aux Associations de lui transmettre quelques indicateurs à caractère général et non nominatifs (volumes distribués, etc). Passerelle n’a pas vocation à remplacer les rapports humains avec les bénéficiaires

Avantages de Passerelle Pourquoi les associations ont-elle un intérêt à s’équiper de Passerelle ? Avantages de Passerelle Conçu en étroite collaboration avec les associations et les BA, il améliore la gestion de l’activité des associations : Gestion des stocks simple et rigoureuse Centralisation des données sur les bénéficiaires Suivi simple de la distribution pour tout type d’association (repas, colis, E.S) 1 Il permet de répondre facilement aux demandes de l’Etat : Calcul automatique des indicateurs Etat et transmission électronique à la BA Gestion simplifiée de la traçabilité des produits 2 Il fournit immédiatement aux associations toutes les informations dont elles ont besoin (mouvements et stocks de produits PEAD / PNAA, bénéficiaires inscrits et passés, statistiques de distribution, etc.). 3 Il n’entraine pas de coût ni de surcharge de travail supplémentaire significative pour les associations. 4

Le respect de la confidentialité des données de Passerelle est garanti Les données des associations ne sont visibles que des associations Toutes les données sont stockées sur le PC de l’association. Seuls les indicateurs Etat seront transmis à l’Etat (non nominativement). Les échanges de fichiers avec le système des BA (VIF) sont limités et sous contrôle de l’association  L’association déclenche elle-même la réception des BL, la réception du référentiel d’articles, ainsi que la transmission des indicateurs Etat. BA (VIF) Envoi BL électroniques Passerelle Mise à jour Référentiel de produits Indicateurs Etat Envoi

Beaucoup de fonctionnalités sont facultatives ou paramétrables Passerelle est souple : chaque association peut définir le niveau d’utilisation qu’elle souhaite en avoir Beaucoup de fonctionnalités sont facultatives ou paramétrables Inscription ou non des bénéficiaires dans le logiciel Gestion nominative ou anonyme des bénéficiaires Plusieurs méthodes de suivi de la distribution (par bénéficiaire ou au global) Utilisation ou non de la caisse pour les épiceries sociales Etc. Les associations peuvent choisir d’utiliser certaines fonctionnalités selon : Leur mode de distribution (colis, repas, épicerie sociale, maraude, etc.). Leurs effectifs Leurs préférences de manière générale Exemples de fonctionnalités sélectionnées en fonction du type de distribution Repas anonyme Epicerie Sociale Colis Gestion des stocks    Inscription des bénéficiaires   Suivi de la distribution au global  Caisse 

Il existe 3 profils utilisateurs dans Passerelle, ce qui permet de limiter les droits d’accès sur des fonctionnalités à certains utilisateurs Profil « Responsable de l’association » A tous les droits sur le logiciel 1 Profil « Utilisateur » Même droits que le responsable de l’association sauf : Paramétrage de Passerelle Création de nouveaux utilisateurs Clôture de la distribution avec le suivi des passages Validation d’un inventaire Envoi des indicateurs Etat à la BA (il peut quand même préparer les indicateurs) 2 Profil « Utilisateur avec droits restreints » Accès aux stocks (sauf inventaire) Accès au suivi de la distribution (sans accès aux fiches bénéficiaires) 3 Il n’est pas possible de créer un profil spécifique en lui attribuant certaines fonctionnalités (au choix de l’association)

Le respect de la confidentialité est total Les associations peuvent inscrire et gérer les bénéficiaires dans Passerelle, ce qui leur permet de gagner du temps Les grandes fonctions de gestion des bénéficiaires dans Passerelle sont : 1 Inscrire les bénéficiaires et noter les informations les concernant 2 Réaliser des recherches sur les bénéficiaires (par nom, par ville, etc.) 3 Enregistrer les informations de passage (date, paiement…) 4 Consulter le calendrier des droits d’accès à l’aide des bénéficiaires La gestion des bénéficiaires dans Passerelle est facultative et personnalisable Les associations ont le choix d’utiliser ou non cette fonctionnalité. La saisie dans l’outil des informations plus « sensibles » est facultative. Les associations peuvent inscrire les bénéficiaires sans les nommer (identification possible par le n° de dossier). Le respect de la confidentialité est total La non diffusion des données des associations à des tiers est garantie. Pas de constitution d’un « fichier des pauvres » au niveau national.

La gestion des stocks dans l’outil est simplifiée au maximum Fonctions de gestion de stock : 1 Enregistrer des entrées et des sorties de stock 2 Consulter l’état des stocks et les mouvements de stock passés 3 Réaliser des inventaires réguliers et des régularisations de stock Le BL électronique simplifie les entrées de stock des produits distribués par la BA Par l’association Par la BA Par l’association Par l’association Enregistrement automatique de l’entrée de stock dans Passerelle Chargement des produits Envoi du BL électronique à l’association L’association accepte-t-elle le BL électronique ? oui BL électronique non Saisie manuelle de l’entrée de stock sur la base du BL papier Note 1: la BA continuera de fournir un BL papier à l’association, lors de la distribution Note 2 : pour des raisons techniques, l’envoi des BL est réalisé tous les jours à 14h00 pour l’ensemble des BA (impossible d’envoyer les BL à la volée). En cas de contrôle (de FranceAgriMer notamment), les associations ont immédiatement toutes les informations à disposition

Les associations utilisent le même référentiel de produits que la BA, et peuvent l’enrichir avec de nouvelles références Passerelle permet de gérer tous les produits, même non alimentaires. 3 niveaux Familles Sous-familles Articles F1 Ambiant … Viande réfrigérée Porc réfrigéré Viande Réfrigéré Volaille réfrigérée … Surgelé … Pourquoi un référentiel commun ? Les associations reprennent un référentiel complet, déjà créé. Cela facilite les échanges entre BA et associations. Les unités de mesure sont fixes Produits alimentaires : kg net (avec une gestion possible par unité en parallèle) Produits non alimentaires : à l’unité La gestion du référentiel de produits sera souple Les associations pourront créer de nouveaux articles si elles le souhaitent. Elles pourront également désactiver les références produit inutilisées.

Les associations pourront choisir leur propre mode de suivi de la distribution, en fonction de leur organisation et de leurs contraintes 3 modes de suivi de la distribution sont possibles Suivi simplifié au global Nombre de bénéficiaires servis au total Suivi par bénéficiaire Liste des bénéficiaires servis Enregistrement des informations de passage Suivi avec la caisse (épiceries sociales) Liste des bénéficiaires servis Enregistrement des informations de passage dont la liste des produits emportés par bénéficiaire Le suivi des passages par bénéficiaire est réalisé dans une seule page et permet une saisie en masse Nom Date de fin des droits Infos des 4 passages précédents Reste à payer Confirmer passage Produits limités emportés Dû et payé Hélène Dupont 31 oct. 2010 12/10 Café 1€ Huile Dû : 1€ Payé : 1€ Henri Michelin 10 janv. 2011 14/10 Lessive 0€ Vinaigre Dû : 2,5€ Payé : 2€ …   Données informatives (pas de saisie) Seules données à cocher / saisir Les associations ayant plusieurs modes distribution pourront les gérer simultanément dans une même version de Passerelle

Fonctionnalités disponibles Pour les épiceries sociales : le suivi de la distribution peut être réalisé via un outil de caisse éditant des tickets de caisse Principes de la caisse Prix à payer par le bénéficiaire = somme du prix de chaque produit emporté Prise en compte du taux de participation demandé par l’association (ex : 10%) Fonctionnalités disponibles Enregistrement des produits emportés Calcul de la contribution à régler par le bénéficiaire Affichage des informations bénéficiaires 12/06/2010 xxx 3€ xxx 6€ xxx 2€ Edition d’un ticket de caisse Scan avec douchette des produits et cartes bénéficiaires La caisse met automatiquement à jour les modules stocks et bénéficiaires Les produits enregistrés via la caisse génèrent une sortie de stock quotidienne. Les informations sur les bénéficiaires sont enregistrées automatiquement.

Passerelle propose toutes les statistiques dont les associations ont besoin, notamment pour communiquer auprès de leurs partenaires et financeurs Le logiciel contient des rapports prédéfinis Stocks Etat des stocks Liste des mouvements de stock passés Liste des entrées de stock par fournisseur Liste des derniers inventaires Bénéficiaires Indicateurs sociodémographiques Historique des participations collectées Distribution Indicateurs généraux (au global et par commune) Détail des produits distribués Camembert nutritionnel des produits distribués Liste des bénéficiaires aidés Les fonctions standard de traitement de rapport seront disponibles Génération de fichiers Excel (pour retravailler le document, faire des graphiques, etc.) Génération de fichiers PDF Impression de documents

Les indicateurs concernent : Fréquence d’envoi : trimestrielle Passerelle permet aux associations de transmettre facilement les indicateurs demandés par l’Etat La transmission des indicateurs est demandée par l’Etat, afin qu’il connaisse mieux la réalité de la distribution de l’aide alimentaire en France Les indicateurs concernent : Les volumes distribués Les bénéficiaires de l’aide Le fonctionnement des associations Fréquence d’envoi : trimestrielle Quelques indicateurs doivent être envoyés tous les trimestres. Une liste plus longue doit être envoyée tous les ans. Les associations peuvent choisir leur propre méthode pour remonter les indicateurs Via Passerelle si l’ordinateur est connecté à internet  recommandé Par e-mail / fax / courrier / téléphone à la BA  charge aux BA de saisir ces indicateurs de manière informatique La majorité des indicateurs Etat sont calculés automatiquement dans Passerelle

La Loi oblige les associations à : La gestion de la traçabilité des produits (demandée par l’Etat) est très simple pour les associations La Loi oblige les associations à : Disposer d'un système qui leur permette d'identifier le ou les fournisseurs directs de leurs produits 1 Etablir un lien «fournisseur-produit»  savoir quels produits proviennent de quels fournisseurs 2 Un n° de lot est créé par la BA pour chaque produit qu’elle reçoit et redistribue Ce numéro de lot est utile en cas d’alerte alimentaire sur un produit BA Associations Associations Alerte sur un produit Recherche du produit incriminé (avec n° de lot) Identification et destruction du produit La gestion de la traçabilité ne génère aucune surcharge de travail pour les associations Le n° de lot de chaque produit est automatiquement enregistré lors de l’import du BL électronique. Il n’est pas demandé aux associations de savoir quels sont les numéros de lot des produits qu’elles distribuent au quotidien.

Annexe 1 : Schéma des échanges entre VIF et Passerelle AMS (plateforme d’échanges) BL élec. Envoi BL élec. Envoi si accepté par asso Ref. produits Envoi Envoi si accepté par asso Ref. Asso Envoi Ref. produits DWH VIF pour données internes BA Passerelle Envoi par asso via Passerelle Indicateurs Etat INFOCENTRE FFBA pour indicateurs Etat Contrôle de cohérence par BA Envoi dès validation par BA Indicateurs Etat Indicateurs Etat Envoi trimestriel Envoi par asso via mail, fax… et saisie par la BA Reporting DGCS Asso non équipées de Passerelle Indicateurs Etat

Annexe 2 : Exemple de définition du reste à vivre de la FFBA ressources – charges incompressibles fixes du foyer Reste à vivre par pers. et par mois = Nb de pers. dans le foyer Détail des ressources Détail des charges incompressibles fixes Salaires Prestations (RMI,AHAA…) Retraite Pension alimentaire Pôle emploi Bourse si étudiant Revenu foncier et ou immobilier Pécule financier versé par assoc type CHRS Loyer/crédit habitation Assurance (sauf vie) Chauffage (fioul, bois…) Téléphone internet Loisirs Scolarité (étude, cantine…) Mutuelle santé Pension alimentaire Mode de garde Transport Crédit à la consommation Impôt Pour l’épicerie sociale, il faut faire attention que le reste à vivre soit suffisant pour que la personne puisse participer financièrement

Annexe 3 : quelques images de Passerelle Page d’accueil Liste des modules disponibles Fonctionnalités d’un module

Annexe 3 : quelques images de Passerelle Gestion des bénéficiaires – page de consultation Critères de recherche Résultats

Ce rapport est utile en cas de contrôle de FranceAgriMer Annexe 3 : quelques images de Passerelle Statistiques – mouvements de stocks sur les produits du PEAD / PNAA Ce rapport est utile en cas de contrôle de FranceAgriMer

Annexe 3 : quelques images de Passerelle Statistiques – camembert nutritionnel des produits distribués Ce rapport est utile pour connaître l’équilibre nutritionnel de la distribution