La gestion de portefeuille au CHUS

La gestion de portefeuille de projet au Centre Hospitalier Universitaire de Sherbrooke Conférence donnée par M. Richard Godue, coordonnateur des projets à la chaire de gestion de projet de lUQAM Montréal le 21 octobre 2010

Plan de présentation Le CHUS en bref Bref historique Mise en place du portefeuille du bureau de projets du CHUS Les choix de départ Lévolution Les leçons

Le CHUS en bref Quatrième plus grand centre hospitalier au Québec (712 lits dressés) Couverture locale, régionale et suprarégionale (RUIS). Mission: –Soins et services –Enseignement –Recherche –Évaluation des technologies et des modes dintervention en santé (ÉTMIS)

Le CHUS en bref (suite) 5,800 employé(e)s Budget annuel: 400 M$. 80% alloué au clinique. 12 axes de recherche 2,175 étudiants et stagiaires 1,000 bénévoles

Bref historique Avant février 2009 –Le poste de coordonnateur des projets TI est vacant depuis plus dun an; le poste relève de la Direction des services de soutien. Direction abolie en janvier –Services techniques (construction) transférés à la Direction des ressources financières. –Création de la Direction des ressources informationnelles et technologiques (DRIT). Le poste de directeur sera comblé en mai 2009.

Bref historique (suite) Février 2009 –Arrivée du nouveau coordonnateur –Hérite dune liste de 135 « projets » TI + SI –Liste analogue dune centaine de « projets » aux opérations TI –Une instance de priorisation: le Comité directeur des technologies de linformation (CDTI)

Bref historique (suite) Mars 2009 –Création formelle sous la Direction des ressources financières et des services techniques (DRFST) dun bureau de projet « organisationnel » sous mandat de la Direction générale –Le coordonnateur des projets TI devient responsable du BP du CHUS; « amputation » du « TI » –Dissolution du CDTI

Bref historique (suite) Les attentes de la Direction générale: Avoir une vue densemble des projets initiés au CHUS Décharger les cadres cliniques de leurs tâches dans les projets Terminer ce que lon débute Les premières actions: Épurer la liste de 135 projets de même que celle gérée aux opérations Établir les priorités urgentes selon des critères convenus (Annexes) Recenser les autres listes, les processus, les outils, les responsables; dresser une cartographie

Vue simplifiée du contexte organisationnel Mars 2009

La mise en place du portefeuille du BP Création dune table de travail intersectorielle sur les projets Établissement dun langage commun de base Intégration des projets: –Achat déquipement vs projet –Lot de travail (livrable principal) vs projet –Autorisation budgétaire vs projet –Autorisation dun projet (loi 17 – En regard de la responsabilité du CA)

La mise en place du portefeuille du BP(suite) Consensus transversal de ce quest un projet « organisationnel »; identifier le rôle du BP en regard de ces projets Convention sur un cycle de vie générique (étapes, jalons, processus, outils) (Annexes)

La mise en place du portefeuille du BP(suite) Clarification des principaux rôles et responsabilités dans les projets –Promoteur –Gestionnaire client –Chef de projet –Bureau de projet Élaboration dune liste préliminaire des projets (portefeuille V1.0 du BP)

Les choix de départ Quoi privilégier ? –Maintenir les projets TI & SI (liste épurée) –Ouvrir aux projets déquipements médicaux Lieu prioritaire dintégration des livrables en projet Synchronisation nécessaire des plans triennaux (priorités) Opportunité darrimage avec 2 unités fonctionnelles: finances et approvisionnements Besoins pressants en imagerie médicale et en radio-oncologie –Piloter un projet de construction Intégrer ou coordonner ? –Coordonner

Les choix (suite) Quels processus privilégier? –Identification, classification, évaluation Systématisation des procédures davant-projet –Sélection / priorisation Maintenir les processus sectoriels de sélection / priorisation Les coordonner entre eux afin de dégager un plan quinquennal Mettre en place une instance à cette fin Ouvrir la coordination avec les autres projets

Le contexte actuel

Lévolution Structure du portefeuille –Maintenant en V2 Composition du portefeuille du BP –23 avant-projets Demandes pré-autorisées et priorisées sectoriellement En attente dautorisation de démarrage 21 équipements médicaux et 2 rénovations fonctionnelles Distribuées sur un plan quinquennal –31 projets en cours 4 DCI; 10 SI; 2 TI; 2 SI; 23 GBM –5 rapports automatisés (Annexes) Arrimage avec certaines instances du CHUS –Comité de vérification, de suivi budgétaire et des investissements (recommandations au CA) –Conseil dadministration (autorisation des projets majeurs)

Lévolution (suite) Instance de gestion –Comité de coordination des projets Regroupe les principales parties prenantes aux projets Coordination assumée par le bureau de projet Responsabilités: –Vue densemble –Coordinations stratégique et opérationnelle –Sélection et priorisation des avant-projets; suivi des projets en cours –Recommandations au Comité de coordination des ressources du CHUS

Lévolution (suite) Processus –Mise à jour du portefeuille: aux 6 semaines –Équilibrage du portefeuille: à nos débuts –Gestion des capacités: à nos débuts –Gestion des risques: aucune –Rapports: 5 instances desservies État de santé: évaluation qualitative Urgent: établir un calendrier

Lévolution (suite)

Les leçons Limplantation dun portefeuille organisationnel de projets: –Est une démarche progressive et étapiste de transformation de lorganisation; –Qui doit en conséquence recevoir laval et lappui de la Direction de létablissement; –Qui doit jouir dun à-priori favorable de la part des parties prenantes impliquées; –Qui doit sinscrire dans une démarche globale dévolution de la maturité organisationnelle en matières de programmes et de projets;

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Annexes Critères de priorisation – Mars 2009 Cycle de vie générique Exemples de rapports Enjeux Facteurs de succès Contexte organisationnel

Outil de priorisation – Avril 2009

Cycle de vie générique

Exemples de rapports

Exemples de rapports (suite)

Enjeux relatifs au positionnement du BP Hors des schémas traditionnels: moins de modèles disponibles Le portefeuille consigne des composantes de natures différentes: –équipements bio-médicaux –rénovation fonctionnelle –systèmes dinformation –TI –construction –organisation du travail

Enjeux relatifs au positionnement du BP (suite) Nécessité de dégager un cycle de vie générique (approche transversale) afin duniformiser les rapports tout en respectant les besoins méthodologiques spécifiques des secteurs, surtout construction, rénovation fonctionnelle et systèmes dinformation Multiplicité de listes et sous-portefeuilles sous des unités fonctionnelles différentes: coordination ou intégration?

Les facteurs de succès Aller progressivement et respecter le rythme de lorganisation tout en la faisant évoluer; Être conscient que les personnes visées en premier lieu par la transformation souhaitée (les directeurs) ont davantage lhabitude dêtre les « sujets » des transformations que den être « lobjet »; Aller du plus simple au plus compliqué; promettre ce que nous sommes en mesure de livrer; ne jamais montrer un « magasin de bonbons »; Produire des résultats rapides (« low hanging fruits) répondant aux besoins des différentes parties prenantes dans le contexte de lorganisation

Les facteurs de succès (suite) Maintenir un équilibre entre les efforts consentis au portefeuille de projets (faire les bons projets) et à ceux consentis à lamélioration et au support à la pratique (bien les faire)

Contexte organisationnel