Kafka Academy: Introduction Agence pour la simplification administrative Dienst voor administratieve vereenvoudiging Kafka Academy: Introduction

Ordre du jour Introduction Pourquoi mesurer? Le Bureau de Mesure Kafka Définitions & concepts La méthodologie Les différentes phases d’un projet de mesure (Le plan d’action) La pratique du Bureau de Mesure Kafka: lessons learned Aperçu et résultats Questions?

Introduction Augmentation du nombre de règles et d’obligations Union Européenne: Quantifier les effets induits par la réglementation Non: Remise en question/cause de la réglementation Oui: Analyser la réglementation et mesurer le coût du respect de celle-ci pour le groupe cible: FORMULE Charges Administratives (CA) = (T temps x P prix + P petits frais) x Q nombre x fréquence

Pourquoi mesurer? “Mesurer permet de savoir” Mieux apprendre les formalités administratives induites par la législation: Fixer les priorités et considérer les alternatives Garantir/Assurer de la transparence et l’objectivité Créer un support/appui pour prendre des décisions de simplification

Pourquoi le Bureau de Mesure Kafka? Les formalités administratives engendrent des coûts/charges considérables Actions de simplification réalisées par les autorités: Diminuer les charges administratives Croissance/augmentation de l’efficacité et d’orientation sur le client Agence de la Simplification Administrative (ASA): Méthodologie: Modèle de Mesure Kafka (Inspiré du Modèle des Coûts Standard néerlandais) Bureau de Mesure Kafka: Evaluation des résultats

Tâches du Bureau de Mesure Kafka? Quantifier les projets de simplification déjà réalisés Analyser l’impact de futurs modifications de la réglementation Accompagner les Services Publics Fédéraux (SPF) Adapter continuellement la méthodologie Suivre les résultats des mesures Reporter en communiquer à intervalles réguliers

Concepts et définitions Charges Administratives = “Coût des formalités administratives que les entreprises, citoyens et associations sont tenus d’accomplir pour respecter leurs obligations légales (d’information) à l’égard des pouvoirs publics et ce, même s’ils devaient effectuer ces formalités sans obligation légale.” Coûts de réglementation Coûts de gestion à charge des pouvoirs publics CHARGES ADMINISTRATIVES Coûts financiers Coûts des formalités administratives que les entreprises/citoyens effectuent uniquement parce qu’elles sont imposées par la réglementation Petits frais

Méthodologie - Modèle de Mesure Kafka Trois Piliers: Consistance Objectivité Approche participative Méthode uniforme pour chaque projet de mesure: 5 étapes:

Méthodologie - Modèle de Mesure Kafka

Méthodologie – Type de Mesure Temps: 0-Mesure Situation avant la simplification 1-Mesure (Mesure Effective) Situation après simplification Facteurs externes constants par rapport à 0-mesure Mesure Potentielle Théoriquement, utilisation maximale de la simplification

Méthodologie – Points d’attention Mesure: Charges Administratives d’une réglementation particulière (0- ou 1-Mesure) Diminution ou augmentation des Charges Administratives (0- ou 1-Mesure) Modèle Excel: Récolter de données telles que le numéro de référence, description, groupe cible, sous groupe, année, obligations d’information, etc. Temps entre le début et le rapport des mesures: L’ampleur de la réglementation à mesurer Disponibilité des données Réaction du groupe cible

Plan: 5 étapes

Etape 1: Mise en place Déterminer l’étendue du projet Identifier la réglementation concernée Déterminer le type de mesure et la/les période(s) pertinente(s) Identifier le groupe cible Identifier les personnes ou les organisations afin de collecter les informations Procéder à la validation officielle de la mesure Enregistrer l’approbation de la mesure

Etape 2: Obligations d’information et CA Identification des obligations d’information liées à la réglementation sélectionnée Liste des actes administratifs par obligation d’information Enregistrement des actes administratifs dans le Modèle Excel Evaluation de la version provisoire du Modèle Excel

Etape 2: Obligations d’information et CA “R158 – Obligations d’information et actes administratifs ” Depuis le 1 janvier 2007, les bouchers ne sont plus tenus de consigner leurs achats hebdomadaires dans un registre de contrôle.

Etapes 3 et 4: T, P et Q Rédaction des questions et sources d’information envisageables Recherche dans les sources disponibles Etablissement d’une liste des collaborateurs stratégiques à contacter Etablissement d’un échantillon représentatif des entreprises ou citoyens à consulter Contacter les personnes concernées (Interview) Evaluation des premiers résultats avec un responsable pertinent

Etapes 3 et 4: T, P et Q

Etape 5: Calculer et reporter Calcul de l’affectation du temps, prix et/ou tarif pour chaque acte administratif Utilisation des tarifs horaires standard pour les entreprises et citoyens Utilisation des « petits frais standard » Enregistrement des données obtenues dans le modèle Excel Calcul des charges administratives Vérification des formules dans modèle Excel

Etape 5: Calculer et reporter  Comparaison dans le temps Charges administratives les plus conséquentes Opportunité de simplification  Impacte (Monétaire)

Etape 5: Calculer et reporter “R007 - E-notariat (1e phase)” Moyenne pondérée : 7,5 minutes

Etape 5: Calculer et reporter “R007 - E-notariat (1e phase)” Extrapolation des données manquantes

Etape 5: Calculer et reporter

Résumé du plan d’action

BM en pratique et “lessons learned” Création d’une équipe dévouée (membres, “roles and responsibilities”, etc.) Planning et communication (temps entre le début et le rapport, facteurs politiques externes, etc.) Gestion centrale de documents (structure des fichiers, nomenclature, etc.) Documentation standard (update, etc.) Validation (interne et externe)

Status et résultats Depuis août 2007, actualisation d’anciennes mesures et analyser les nouvelles mesures Jusqu’en nov 2009, 400 projets de mesures ont été réalisés, tous SPF confondus Réelle diminution de charge administrative de € 92 mio sur 2008. Processus continu des mesures en cours, en maintenant une flexibilité par rapport à des facteurs politiques externes Formation et suivi auprès des différentes fonctions publiques