EGILIA Formation PMI / PMP Le PMBok

Le PMBOK© Le PMBOK (Project Management Body of Knowledge) est en quelque sorte la "bible" de tout candidat aux certifications du PMI. Par son tirage, le PMBOK est d'ailleurs un des best sellers mondiaux puisque plus de 1 million d'ouvrages sont actuellement en circulation ! Formation PMP - 2 - © EGILIA Learning - 2008

Le PMBOK© Le PMBOK n'est pas une manuel d'initiation à la gestion de projet, voire un guide méthodologique. Elaboré par des praticiens du management de projet sous l'égide du PMI, il formalise un ensemble de bonnes pratiques destinées à faire progresser la profession. Les connaissances et les méthodes présentées dans le PMBOK sont applicables à la majorité des projets de toutes tailles et tous secteurs d'activités. Formation PMP - 3 - © EGILIA Learning - 2008

Le PMBOK© La 1ère édition du PMBOK remonte à 1996 et a ensuite fait l'objet d'une 1ère ré-édition en 2000. La 3ème édition du PMBOK© publiée en 2004 est celle sur laquelle sont basées les examens du PMP© et du CAPM© depuis septembre 2005. Le PMBOK a fait l'objet de traductions officielles en plusieurs langues dont le français. La traduction française "Corpus des Connaissances en management de projet" est disponible auprès du PMI © (sur leur site) ou en contactant un des chapître français du PMI©. Formation PMP - 4 - © EGILIA Learning - 2008

Le PMBOK© Cette 3ème et dernière édition est considérablement enrichie par rapport à la précédente (170 pages de plus, 388 pages contre 218 pour l'édition française). La traduction française peut paraître un peu "lourde" pour le lecteur mais il ne s'agit en rien de lourdeur liées à une traduction approximative. Au contraire les traducteurs ont voulu être extrèmement précis dans les termes au détriment de la qualité "littéraire" du texte ... Formation PMP - 5 - © EGILIA Learning - 2008

Contenu du PMBOK Le PMBOK est composée de 2 parties (suivies d'annexes reprenant notamment les évolutions par rapport aux précédentes éditions et un intérressant lexique de la gestion de projet)‏ - 1ère partie : cadre du management de projet - 2ème partie - Domaines de connaissance en management de projet Formation PMP - 6 - © EGILIA Learning - 2008

Contenu du PMBOK - 1ère partie : cadre du management de projet Formation PMP - 7 - © EGILIA Learning - 2008

Cadre du management de projet L'ouvrage débute par une introduction reprenant le contenu de l'ouvrage, les compétences nécessaires pour manager un projet, la présentation du cycle de vie d'un projet, la notion de partie-prenantes (stakholders) dans un projet, puis de l'impact de l'organisation de l'entreprise dans la gestion des projets (fonctionnelle, matricielle, par projets). Formation PMP - 8 - © EGILIA Learning - 2008

Cadre du management de projet Puis le PMBOK aborde les processus dans la gestion de projet. D'abord les grands groupes de processus: démarrage / planification / exécution / surveillance et maîtrise ("contrôle" dans l'édition précédente)/ clôture. Puis les processus qui composent chacun de ces groupes : description de processus / données d'entrées / données de sortie (à ce niveau la présentation est très schématique car ces processus sont détaillés dans la 2ème partie de l'ouvrage)‏ Formation PMP - 9 - © EGILIA Learning - 2008

Cadre du management de projet exemple : dans le groupe de processus démarrage, le processus "Elaborer la charte du projet" reprend : en entrée : 1- contrat 2 - énoncé des travaux du projet 3- facteurs environnementaux de l'entreprise - 4 actif organisationnel et en sortie 1 - Charte du projet Au total 44 processus sont repris : - démarrage : 2 processus - planification : 21 - exécution : 7 - surveillance et maîtrise : 12 - clôture : 2 Chacun de ces processus s'intégre dans une discipline de la gestion de projet Formation PMP - 10 - © EGILIA Learning - 2008

Contenu du PMBOK - 2ème partie - Domaines de connaissance en management de projet Formation PMP - 11 - © EGILIA Learning - 2008

Domaines de connaissance en management de projet C'est le gros morceau du PMBOK : 228 pages ! Cette partie étudie chacune des disciplines de la gestion du projet : management de l'intégration du projet / management du contenu du projet / management des coûts du projet / management des délais du projet / management de la qualité du projet / management des ressources humaines du projet / management des communications du projet / management des risques du projet / management des approvisionnements du projet. Formation PMP - 12 - © EGILIA Learning - 2008

Le PMBOK© Gestion de l'intégration Formation PMP - 13 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion de l'intégration La gestion de l'intégration du projet (Project Integration Management) est le premier des domaines de connaissance étudié par le PMBOK©. Cette partie présente l'ensemble des fonctions qui permettent la bonne coordination des différents éléments du projet. A mon avis c'est la partie du PMBOK© la moins évidente. Je conseillerais d'en faire d'abord une première lecture puis de l'étudier en détail après avoir lu attentivement le reste du PMBOK© Formation PMP - 14 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion de l'intégration Les domaines couverts par la gestion de l'intégration sont : - la réalisation de la charte du projet - l'élaboration d'une première definition du contenu du projet - l'élaboration du plan de projet - la conduite du projet en phase d'exécution (Direct and manage project execution)‏ - la surveillance et la maîtrise du travail réalisé dans le projet - la maîtrise intégrée des changement (Integrated change control)‏ - la clôture du projet Formation PMP - 15 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion de l'intégration Parmi les changements de la 3ème édition du PMBOK©. par rapport à la précédente: Les processus "Elaborer la charte du projet" et "l'élaboration de l'énoncé préliminaire du projet" qui étaient pour le premier inclus dans le domaine "Gestion du contenu du projet" et pour le second absent du PMBOK© sont placés dans ce chapitre Formation PMP - 16 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion de l'intégration Parmi les point clés à retenir de "Gestion de l'intégration du projet" : - la charte du projet : elle permet de reconnaître l'existence du projet, donne autorité au chef de projet. Elle n'émane pas du chef de projet mais d'un responsable hiérarchique de l'organisation - le rôle du chef de projet pendant la phase d'exécution : à la différence des membres de l'équipe qui réalisent les tâches, du sponsor qui s'assurent que le projet ne manquera pas de ressources, le chef de projet doit s'assurer de la bonne intégration de l'ensemble des éléments du projet Formation PMP - 17 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion de l'intégration Parmi les point clés à retenir de "Gestion de l'intégration du projet" : - la maîtrise intégrée des changements : le chef de projet doit prévenir les changements qui ne sont pas nécessaires et détecter le plus en amont possible les facteurs qui peuvent amener à des demandes de changements Formation PMP - 18 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion de l'intégration Parmi les point clés à retenir de "Gestion de l'intégration du projet" : - le système d'autorisation des travaux (work authorisation system) : pendant la phase d'exécution, un système d'autorisation des travaux est utilisée pour coordonner QUAND et DANS QUEL ORDRE le travail doit être effectué. C'est une procédure formelle qui permet d'éviter notamment le "gold plating " (terme que l'on peut traduire imparfaitement par "dorure" , c'est à dire l'ajoût de fonctions supplémentaire qui ne figurent pas dans le périmètre du projet)‏ Formation PMP - 19 - © EGILIA Learning - 2008

Le PMBOK© Gestion du contenu Formation PMP - 20 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion du contenu Cette partie du PMBOK couvre tout ce qui touche au contenu du projet: - la création du plan de management du contenu, lequel est une des composantes du plan de projet - la définition du contenu qui aboutit à l"énoncé du contenu du projet“ ("project scope statement"), qui peut s'assimiler à la phase de réalisation du cahier des charges du projet Formation PMP - 21 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion du contenu "Project scope statement" est bien traduit par cahier des charges dans le PMBOK edition 2000 alors que dans la dernière traduction lui est préferré "énoncé du contenu du projet". De mon avis, et après discussion avec des collègues du PMI la traduction la plus précise serait "cahier des charges fonctionnel" Formation PMP - 22 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion du contenu - la création de la Structure de Découpage du Projet (SDP)‏ Nota: la SDP est la traduction dans la 3eme édition du PMBOK de WBS ("Work Breakdown Structure) alors que dans la précédente traduction était préféré le terme à mon avis plus parlant et plus usité d'OT (Organigramme des Tâches)‏ Formation PMP - 23 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion du contenu - la vérification du contenu qui aboutit à l'acceptation des livrables ou à des demandes de modifications - enfin, cette partie se termine par le processus de maîtrise du contenu ("scope control") qui englobe l'étude et la gestion des modifications. Cette partie du PMBOK est relativement facile dans la mesure où les concepts énoncés sont effectivement utilisés dans la plupart des projets. Formation PMP - 24 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion du contenu Parmi les points clés : - distinguer le contenu du projet du contenu du produit - la mauvaise définition du contenu/périmètre est la principale raison d'échec des projets - la structure de découpage du projet ("WBS") : c'est le travail que l'équipe projet doit exécuter, le SDP est décomposé en "lots de travail" ou workpackage . Ce qui n'est pas dans le WBS ne fait pas partie du projet. Il est à noter qu'un WBS peut être réutilisé pour des projets similaires. Important: ce n'est pas le chef de projet seul qui créée le WBS mais l'ensemble de l'équipe projet doit y contribuer. Formation PMP - 25 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion du contenu Parmi les points clés : - la maîtrise du contenu (scope control) : la 1ere chose à faire est obtenir l'accord des parties prenantes concernées pour autoriser un budget et un délais nécessaire à l'évaluation du changement .Cette évaluation doit analyser les effets du changement sur les autres parties du projet. Dés lors que les effet du changement sur le périmètre, le coût et les délais du projet sont déterminés on peut justifier ou non l'intérêt du changement. Si c'est justifié, ce sont alors les partie-prenantes concernées qui autorisent ou non le changement. Dans ce cas le changement est intégré dans une mise à jour du plan du projet. Formation PMP - 26 - © EGILIA Learning - 2008

Le PMBOK© Gestion des délais Formation PMP - 27 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion des délais Cette partie du PMBOK peut effrayer certains candidats car elle aborde les techniques de planifications : diagramme réseau, Gantt, chemin critique etc .... Mais, il n'est pas nécessaire d'être un expert de MS Project pour réussir ce volet de l'examen. Il suffit de bien lire et relire cette partie du PMBOK faire de nombreux exercices (cf. bibliographie suggérée). A mon avis, dans ce domaine, les questions faisant appel à des calculs ou à des connaissances précises, il y a beaucoup moins de risque d'ambiguité par rapport aux domaines de connaissance tels que Communication Management ou Human Resources Management . Formation PMP - 28 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion des délais Le domaine Gestion des Délais comprend les processus nécessaires pour s'assurer que le projet contient tout le travail requis - et uniquement celui-ci, pour assurer la bonne fin du projet. Ces processus sont les suivants: - identification des activités - séquencement des activités - estimation des ressources nécessaires aux activités - estimation de la durée des activités - élaboration de l'échéancier (schedule)‏ - maîtrise de l'échéancier Formation PMP - 29 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion des délais Parmi les points clés : - outils et méthodes de séquencement des activités: 1) La méthode des antécédents: "precedence diagramming method" ou "Activity on node diagramming" - > c'est la méthode la plus utilisée notamment dans les logiciels de gestion de projet. Plusieurs questions peuvent faire appel à cette méthode Formation PMP - 30 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion des délais Parmi les points clés : - outils et méthodes de séquencement des activités: 2) La méthode du diagramme fléché : activity on arrow diagramming. Très peu usitée...sauf dans le PMBOK ! - Diagramme à barres ou diagramme de GANTT Bien connu des utilisateurs de MS project et autres outils .. sauf que le vrai diagramme de Gantt n'indique par les liens entre activités. Formation PMP - 31 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion des délais Parmi les points clés : – Différentes relations logiques entre activités: •Fin Début : L' activité indépendante doit être terminée pour que puisse démarrer l'activité dépendante •Début Début : L'activité indépendante doit commencer avant que puisse démarrer l'activité dépendante •Fin Fin :L'activité indépendante doit être terminée avant que soit terminée l'activité dépendante •Début Fin : L'activité indépendante doit commencer avant que l'activité dépendante soit terminée (très rare en pratique !)‏ Formation PMP - 32 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion des délais Parmi les points clés : – PERT (Program Evaluation and Review Technique) : ce n'est pas un diagramme réseau du moins dans la terminologie PMI mais une formule de calcul - assez peu utilisée - pour estimer la durée d'une tâche: (P + 4M + 0)/6 où P est l'estimation Pessimiste, O Optimiste, et M (Most likely) la plus probable. Formation PMP - 33 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion des délais Parmi les points clés : - Chemin critique : c'est le chemin le plus long dans un diagramme réseau et c'est lui qui détermine le délai le plus court pour réaliser le projet - la méthode du chemin critique (critical path method) est une technique d'analyse du diagramme réseau pour déterminer la marge possible (notion de flexibilité de l'échéancier) sur divers chemins du diagramme réseau et cela dans le but d'évaluer la durée minimale du projet. Formation PMP - 34 - © EGILIA Learning - 2008

Le PMBOK© Gestion des coûts Formation PMP - 35 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion des coûts Comme pour la Gestion des Délais, la Gestion des Coûts (Cost Management) est une partie du PMBOK© qui peut faire peur à de nombreux candidats. Il est vrai que les techniques liées à la valeur acquise (earned value), ne sont pas le pain quotidien de la plupart des chefs de projet. Pourtant, que l'on se rassure, inutile d'être un expert financier pour réussir les questions touchant à ce domaine. Comme pour la partie gestion des délais, il suffit pour cela de bien assimiler le PMBOK ©, de mémoriser quelques formules et de faire un certain nombre d'exercices. Ces domaines "coûts" et "délais" sont d'ailleurs très imbriqués et il est recommandé de les étudier simultanément. Formation PMP - 36 - © EGILIA Learning - 2008

Gestion des coûts Le domaine "Management des coûts du projet" comprend 3 processus : - "Estimation des coûts" : détermination d'une valeur approximative des coûts des ressources nécessaires à l'achévement des activités du projet - "Budgétisation" : agrégation des estimations des coûts d'activités individuelles ou des lots de travail afin de fixer une référence de base des coûts - "maîtrise des coûts" : pour influencer les facteurs générateurs d'écarts de coûts et maîtriser les modifications du budget du projet Formation PMP - 37 - © EGILIA Learning - 2008