La clôture des comptes 2015 - Point d’information sur l’entrée en vigueur de la GBCP au 01/01/2016 AC-CM - Présentation gestionnaires 03 novembre 2015 Amphi RENOUARD

La clôture des comptes 2015

Préambule Les travaux de fin d’exercice sont définis dans la fiche de procédure N° 2014 –PCS-ETATS FINANCIERS –PR 02 disponible sur l’ENTP et présentée l’année dernière. La présentation qui suit expose divers conseils pratiques dans le contexte particulier de 2015 : reddition accélérée des comptes au 26/02/2016 entrée en vigueur du décret GBCP au 01/01/2016

Rappel du dispositif prévu par le décret GBCP L'article 212 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) fixe au 28 février 2016 la date limite d'approbation du compte financier 2015 par les conseils d'administration. Pour l’Université Bordeaux Montaigne , c’est la date du vendredi 26/02/2016 qui a été retenue

Intégré au Code de l’éducation nationale Ces dispositions sont intégrées au code de l’éducation nationale, Art. R 719-102 qui stipule : «  Le conseil d’administration approuve le compte financier au vu du rapport du ou des commissaires aux comptes dans les délais fixés à l’article 212 du décret no 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique ».

Intervenant dans un contexte particulier Entrée en vigueur de la GBCP au 01/01/2016: Mise en place de la comptabilité budgétaire avec retraitement obligatoire en AE/CP des opérations non dénouées au 31/12/2015 Restitutions budgétaires obligatoires suivant le nouveau format GBCP , tant en prévisions 2016 qu’en exécution 2016 Nouvelles règles de limitativité des crédits Nouvelles modalités d’exécution de la chaîne de la dépense et de la recette… Non livraison du système d’information adapté

Conséquences de l’entrée en vigueur du décret GBCP Les nouvelles modalités de comptabilisation des dépenses et recettes introduites par la GBCP ne remettent pas en cause le principe de rattachement des charges et produits à l’exercice qui reste le garant de la qualité comptable des opérations de clôture. La mise en place au 01/01/2016 , d’une comptabilité budgétaire , autonome de la comptabilité générale , implique que ces opérations d’inventaire qui n’auront pu être dénouées en trésorerie au 22/12/2015 soient « traduites » en AE/CP/RECETTES et impactent le budget 2016. Aux fins de faciliter le rapprochement entre les deux comptabilités ,et faciliter l’élaboration budgétaire 2016 , il convient de : limiter au maximum le volume des données à reprendre sur 2016 Dénouer fin 2015 tous les flux de dépense et de recette qui peuvent l’être.

Conséquences de l’entrée en vigueur du décret GBCP - suite Dépenses : Il est recommandé de procéder à tous les paiements correspondants à des commandes qui ont donné lieu à une livraison et à la réception de la facture avant la fermeture , soit le 22/12/2015. Les dépenses non décaissées au 31/12/2015 (CAP) consommeront les crédits de paiement de l’année 2016 et consommeront les AE en ce qui concerne les missions et les dépenses (sans EJ) dont le montant ne peut être fermement arrêté avant réception de la facture (fluides ; affranchissement ; photocopieurs …) Recettes : Il est recommandé avant la fermeture , 22/12/2015, de procéder au rapprochement au fil de l’eau des encaissements constatés, avec les titres de recette émis et d’ émettre tous les titres qui ne l’ont pas encore été. Les encaissements ou rapprochements sur 2016 de titres de recettes émis en 2015 constitueront des recettes budgétaires 2016

Un calendrier exhaustif déclinant les tâches à accomplir Le calendrier adopté par le CA le 29/05/2015 décrit donc exhaustivement les tâches à accomplir par les différents acteurs : avant le 31/12/2015 et jusqu’au 20/01/2016 L’objectif étant, dans ce contexte spécifique, de produire au 22/01/2016 , l’ensemble des documents exigés par KPMG pour mener à bien sa mission dans l’établissement du 25/01 au 29/01 Il exige une collaboration étroite et une forte solidarité entre tous les acteurs et ne laisse aucune marge de manœuvre sur les dates arrêtées

Et à traiter le reliquat dans les premiers jours de janvier Une remontée du calendrier qui vise à apurer un maximum de dossiers avant les vacances de Noel derniers bons de commande au 20/11 Dernier traitement des prestations internes au 11/12 Recensement au 15/12 des services faits pour rattachement des dépenses indépendamment de la réception des factures : via une charge à payer Dernières saisies des ordres de mission dans l’outil dédié : 18/12 Liquidation de la paie de novembre : 18/12 Derniers titres de recettes : 21/12 Derniers fichiers de virements : 22/12 Dernières liquidations de factures et missions dont le service fait est postérieur au 15/12 (via une charge à payer) : 08/01 Liquidation de la paie de décembre : 15/01 Traitement ultime des prestations internes du mois de décembre : 15/01 Derniers titres de recette dont le fait générateur est postérieur au 15/12 : 18/01 Dernières écritures d’inventaire : 20/01 Et à traiter le reliquat dans les premiers jours de janvier

Travaux à mener dès le 03/11/2015 Chaîne de la dépense -1 Examen des bons de commande non soldés à partir de la dernière liste adressée par Sandrine le 02/11/2015 et communication immédiate d'informations au service facturier : Repérage des «  services faits avec facture non émise » aux fins d’une relance des fournisseurs par le Service Facturier Suppression des bons inutiles : petits reliquats – service fait inférieur à la commande initiale – réponse négative du fournisseur à la commande… Mise à jour du montant des engagements si une modification a été apportée à la commande : quantité prix unitaire…

Travaux à mener du 03/11 au 20/11 Chaîne de la dépense-2 Collecte des nouveaux besoins , saisie des commandes au jour le jour dans CARAMBOLE dans le respect de la politique achat , signature immédiate de l’ordonnateur Envoi immédiat des BDC et PJ au référent du service facturier Suivi des livraisons , réalisation des prestations de service , indépendamment de la réception de la facture

Focus sur les frais d’hébergement et de déplacement La clôture des commandes le 20/11 a pour conséquence la fermeture des plateformes de réservation de I ALBATROS et TRAVEL PLANET à la même date. Elles rouvriront le 4 Janvier 2016. En cas de déplacements urgents non anticipés avant le 31/12 , le recours à « l’OFF LINE » sera autorisé à titre exceptionnel : deux agents ont été nommément habilités pour effectuer ces réservations tardives : Stéphanie Drapeau et Florence Chevrot

Travaux à mener à compter du 10/12 Chaîne de la dépense-3 Communication au service facturier de la réalisation du service fait via des listings adressés à compter du 10/12/2015 : relances téléphoniques Réclamation par le SFACT des factures manquantes aux fournisseurs Pré liquidation dans CARAMBOLE Réponse rapide aux demandes d’attestation de service fait pour décaissement avant la fermeture Transmission immédiate des dossiers de liquidation à la signature de l’ordonnateur

Travaux à mener dès le 15/12/2015 Chaîne de la dépense-4 A compter du 15/12 , les bons de commande pour lesquels le service fait aura été réalisé , mais la facture non réceptionnée seront traités en charges à payer avec écriture d’extourne sur l’exercice 2016. Le paiement de ces dépenses sur 2016 lors du traitement de la facture , emportera consommation des crédits de paiement ouverts au titre de 2016 Le paiement des dépenses dites « sans EJ » , pour lesquelles le montant ne peut être arrêté fermement au 31/12/2015 (fluides téléphone, affranchissement) emportera également consommation des AE 2016

Le cas particulier des immobilisations Chaîne de la dépense-5 Dans un souci de faciliter son intervention de clôture , KPMG , souhaite procéder au contrôle du cycle « IMMOBILISATIONS » à compter du 15/12. La liquidation des factures de matériels informatiques, mobiliers, divers… et des situations de travaux devra donc être traitée en toute priorité avant cette date aux fins de fiabiliser : - les entrées d’actif l’annuité d’amortissement l’émission des titres en cas de financement extérieur Les dernières sorties d’actif sont à transmettre à l’AC avant le 10/11 pour passage au CA du 27/11/2015

Le cas particulier des missions Chaîne de la dépense-6 Examen des missions non soldées à partir de la dernière liste adressée par Danielle le 02/11/2015 et communication immédiate d'informations ou des pièces justificatives au bureau mission Clôture des missions pour lesquelles le délai de 2 mois de transmission des pièces justificatives est épuisé sans justification valable

Le cas particulier des missions Chaîne de la dépense-7 A compter du 03/11, saisie des ordres de mission par les gestionnaires au jour le jour dans KIWI dès validation de la mission par le responsable habilité Rappel aux missionnaires de l’obligation de transmission des pièces justificatives dès la fin de la mission Emission immédiate de l’état de frais après contrôle du dossier – signature et transmission au bureau MISSIONS

Le cas particulier des missions Chaîne de la dépense-8 Traitement et contrôle immédiat des dossiers réceptionnés par le bureau MISSIONS Mise en paiement immédiate : dernier fichier de virement le 22/12/2015 Les missions non payées à cette date seront traitées en charges à payer avec écriture d’extourne sur l’exercice 2016 Elles consommeront les CP et les AE ouverts au titre de l’exercice 2016

Travaux à mener dès le 03/11/2015 Chaîne de la recette 1 Analyse des titres émis au 03/11/2015 au regard des prévisions de recettes après vote du BR2 à partir de SITUATION –BUDGET- exécution du budget par nature de recettes – niveau CR et de la matrice budgétaire consolidée adressée par la DAF Recensement de tous les évènements générateurs de recettes : conventions ; prestations ; ventes ; arrêté attributif de subvention ; bons de commande émis par nos partenaires institutionnels…. Transmission à l’agence comptable de tous les titres émis avant le 03/11 pour prise en charge et recouvrement avant le 31/12 Rappel : en 2016 , seuls les titres recouvrés constitueront les recettes budgétaires

Travaux à mener dès le 03/11/2015 Chaîne de la recette 2 Travaux à mener jusqu’au 21/12/2015 Chaîne de la recette-2 Travaux à mener dès le 03/11/2015 Chaîne de la recette 2 Emission des nouvelles factures dès lors que le droit est acquis (service ou prestation réalisés ; subvention sans condition accordée par des tiers ; convention signée …) : c.f fiche de procédure N° 2013 –PCS- RECETTES DIVERSES- PR 01- V 1.0 disponible sur l’ENTP Apurement au fil de l’eau des sommes figurant sur les comptes d’attente de l’agence comptable Comptabilisation des Produits Comptabilisés d’Avance au fur et à mesure suivant les règles de rattachement établies

Travaux à mener jusqu’au 21/12/2015 Chaîne de la recette 3 Transmission à l’agence comptable des derniers titres de recettes le 21/12/2015 avec les seules dérogations possibles suivantes: Titres du SIGDU Titres liés à des prestations postérieures au 15/12/2015 : ventes en ligne ou ventes par des tiers (ouvrages) Recettes suivies à l’avancement avec émission des titres à hauteur des dépenses réalisées (conventions de recherche, pédagogiques , ERASMUS…) Opérations d’inventaire Droits et frais d’inscription (APOGEE), Qui seront transmis dans les premiers jours de janvier 2016

Point sur l’entrée en vigueur de la GBCP au 01/01/2016

Le maintien de nos applicatifs actuels Comme nous vous l’avons communiqué par courriel du 18/09/2015, l'association COCKTAIL , n’est pas en mesure de nous livrer les modules GBCP au 01/01/2016 . Nous conservons donc en l’état nos applicatifs actuels: BIBASSE, CARAMBOLE, PIE, KIWI, SAPICS ,COROSSOL ,MARACUJA… jusqu’au 31/12/2016 Face aux obligations  règlementaires qui sont les nôtres : de préparer et voter  le budget 2016 en AE/CP/RECETTES ENCAISSEES d'exécuter ce budget et restituer le compte financier 2016 en AE/CP/RECETTES ENCAISSEES Il nous appartient de mettre en place , des outils , extractions, tableaux de bord , méthodes de travail , nous permettant de « traduire » dans le format GBCP attendu, les opérations actuellement suivies en droits constatés

L’impossibilité technique de mise en place de la chaîne de la dépenses au format GBCP : EJ/SF/DP Traçabilité limitée de nos engagements juridiques pluri annuels dans l’outil CARAMBOLE existant : 2 informations supplémentaires seront à saisir au moment de la commande : permettant de déterminer le montant de l’AE (diapo 26) Le module SAPICS (marchés) sera complété aux fins d’identifier la nature des marchés Traçabilité impossible de la phase de constatation préalable du service fait dans l’outil CARAMBOLE existant Impossibilité de déconnecter la certification du service fait de la réception de la facture Dématérialisation impossible des actes de gestion … Modalités de traitement des factures inchangées

Un marquage nécessaire des bons de commandes Aux fins d’être en capacité de mesurer la consommation d’AE, il conviendra de saisir lors de la commande : -une zone « Impact AE » valorisée soit à « AE = CP » (valeur par défaut), soit à « AE ≠ CP » - une zone « Montant AE » à ne renseigner que si l’impact AE est « AE ≠ CP ». Le gestionnaire indiquera la part en Fonctionnement et la part en Investissement. Par ailleurs , l’onglet INFORMATION sera utilement renseigné aux fins d’identifier des engagements particuliers: Réservation d’AE (dépenses de fluides, téléphone.) Blocage Technique en attente Budget Rectificatif Engagements juridiques antérieurs hors SAPICS

Illustrations à partir de CARAMBOLE pour une réservation d’AE Saisie de la nature de l’EJ dans l’onglet « informations » - case « référence » : sous la forme suivante : RESERVATION AE /UB/CR -

Après enregistrement du bon de commande , l’information apparait sur l’écran d’accueil de la commande :

Cette information ressort également dans l’écran de résultat de recherche d’une commande

L’information est visible à l’impression du bon de commande et donc repérable par le service facturier

La mise à disposition de nouvelles extractions DEPENSES Une demande d’aménagement de SITUATION DEPENSES est en cours auprès de la DSI de l’UB et de COCKTAIL aux fins d’extraire des informations complémentaires nous permettant de mesurer et contrôler : La consommation d’AE : informations issues de SAPICS , et de CARAMBOLE La consommation de CP: informations issues de la comptabilité générale : date de paiement: modes de paiement… Les opérations pour comptes de tiers : données relatives à la TVA décaissée notamment Et de mieux identifier les dépenses selon qu’elles concernent une recette fléchée ou globalisée: informations issues de COCOLIGHT Des tests de fiabilité , devront être effectués à la livraison avant diffusion. Les modalités de retraitement vous seront communiquées. Notons qu’en ce qui concerne les dépenses marquées « Réservation d’AE » ainsi que les missions , la consommation d’AE sera égale à celle des CP, c’est-à-dire au montant des décaissements enregistrés en comptabilité générale.

Le statu quo de l’applicatif KIWI Aucune perspective d’évolution de KIWI au 1/1/16 Pas d’évolution attendue de la procédure MISSIONS en vigueur Néanmoins une comptabilisation budgétaire de ces charges à adapter au format GBCP : consommation des AE concomitante à celle des CP l’ émission de l’ordre de mission emportant une simple réservation d AE Suivi au travers de l’extraction demandée de SITUATION DEPENSE (diapo précédente)

Le statu quo de l’applicatif PIE Aucune perspective d’évolution technique de PIE Néanmoins une comptabilisation budgétaire des recettes à adapter au format GBCP : liée au rapprochement du titre de recette et de l’encaissement Une demande de création d’extraction est en cours auprès de la DSI de l’UB aux fins de mettre à disposition des informations issues de la comptabilité générale : date d’encaissement , modes d’encaissement , type de recette fléchée/globalisée , TVA encaissée, code convention … Des tests de fiabilité devront être effectués avant diffusion

Questions diverses