Evaluation de la Direction Générale Première réunion de la Commission d’évaluation 23/06/2012

ORDRE DU JOUR Evaluation de l’administration: cadre général Evaluation de la Direction Générale Méthodologie Attentes des parties prenantes Validation du groupe de travail Fixation du calendrier

Evaluation de l’administration Cadre général

OBJECTIFS Évaluer la gestion des administrations en privilégiant les fonctions et les relations avec les bénéficiaires. Autoévaluation interne + évaluation externe (visite d’experts) similaires à celles de l’enseignement et de la recherche. Évaluer la coordination entre services administratifs.

ETAPES Participation du Service des Affaires juridiques (SAJ) à un premier exercice d’évaluation (actuellement en attente de la visite des experts. Développement d’un guide méthodologique (sur les tables). Évaluation de l’administration en 3 vagues successives. Coordination par Perspective Consulting (consultant externe) et le SMAQ

Calendrier : Juin 2011 : SAJ Mars 2012 : AEE / ARD / Re&C / Interface Juin 2012 : ARH / ARI / ARF Septembre 2012 : SEGI / CESAME Évaluation de la coordination administrative à partir de mai 2012.

Evaluation de la Direction Générale Méthodologie

Principes EVALUATION DE LA DIRECTION GENERALE Groupe de travail Rôle : élaboration du rapport d’autoévaluation et rédaction du plan d’action Rôle : validation des travaux d’autoévaluation à des étapes-clefs Groupe de travail Commission d’évaluation

GROUPE DE TRAVAIL Composé exclusivement de membres de l’entité (capacité d’analyse, connaissance des fonctions et processus de l’entité); Chargé des travaux d’évaluation (RAE – PA).

COMMISSION D’EVALUATION Elle valide les travaux et la démarche évaluative aux étapes-clés de sa mise en œuvre; Elle est présidée par l’Administrateur; Elle est composée : du responsable de l’entité + des membres du groupe de travail; des utilisateurs extérieurs spécifiquement mandatés; du SMAQ.

COMMISSION D’EVALUATION De l’intégration des utilisateurs : apporter un regard extérieur; représenter l’ensemble des utilisateurs; attirer l’attention sur des points non couverts par l’entité et s’assurer que l’analyse tient compte des utilisateurs.

Commission d’évaluation Rédaction du Plan d’action Planning: début de chaque phase Etapes Résultats/ livrables Commission d’évaluation N Etape 1 Lancement Compte-rendu (note contextuelle) Réunion N + 1 mois Etape 2 Identification des bénéficiaires des services rendus par l’entité Etape 3 Identification des services rendus par l’entité Etape 4 Identification des activités et processus de l’entité Référentiel de l’entité pilote N + 2 mois Etape 5 Identification de critères d’appréciation Etape 6 Identification des indicateurs Critères d’appréciation et indicateurs Réunion N + 3 mois Etape 7 Identification des performances actuelles Etape 8 Définition d’objectifs de performance (valeurs cibles) Etape 9 Identification des sources d’information Etape 10 Collecte des données Niveaux de service à atteindre Réunion N + 4 mois Etape 11 Structure du rapport Etape 12 Rédaction du rapport d’autoévaluation Autoévaluation N + 6 mois Etape 13 Rédaction du Plan d’action Plan d’action Réunion N + 8 mois Etape 14 Sélection du groupe d’experts Etape 15 Mission des experts et rapport d’évaluation Rapport d’experts N + 10 mois Etape 16 Adaptation du PA et présentation aux Autorités Plan d’action final

Objectifs de cette réunion EVALUATION DE LA DIRECTION GENERALE Objectifs de cette réunion Préciser les attentes des parties prenantes; Valider la composition du groupe de travail; Fixer le calendrier des réunions suivantes.

Attentes des parties prenantes Evaluation de la Direction Générale Attentes des parties prenantes

Composition du groupe de travail Evaluation de la Direction Générale Composition du groupe de travail

PROPOSITION Monique Marcourt Pierre Colpin Mélanie Deum Valérie Maillard Patricia Petit Chantal Rausenbaum France Schyns Anne-Françoise Van Swalm Elisabeth Waltregny

Fixation du calendrier Evaluation de la Direction Générale Fixation du calendrier

Commission d’évaluation Rédaction du Plan d’action Planning: début de chaque phase Etapes Résultats/ livrables Commission d’évaluation N Etape 1 Lancement Compte-rendu (note contextuelle) Réunion N + 1 mois Etape 2 Identification des bénéficiaires des services rendus par l’entité Etape 3 Identification des services rendus par l’entité Etape 4 Identification des activités et processus de l’entité Référentiel de l’entité pilote N + 2 mois Etape 5 Identification de critères d’appréciation Etape 6 Identification des indicateurs Critères d’appréciation et indicateurs Réunion N + 3 mois Etape 7 Identification des performances actuelles Etape 8 Définition d’objectifs de performance (valeurs cibles) Etape 9 Identification des sources d’information Etape 10 Collecte des données Niveaux de service à atteindre Réunion N + 4 mois Etape 11 Structure du rapport Etape 12 Rédaction du rapport d’autoévaluation Autoévaluation N + 6 mois Etape 13 Rédaction du Plan d’action Plan d’action Réunion N + 8 mois Etape 14 Sélection du groupe d’experts Etape 15 Mission des experts et rapport d’évaluation Rapport d’experts N + 10 mois Etape 16 Adaptation du PA et présentation aux Autorités Plan d’action final

6 réunions du GT entre mai et juin pour : la création du référentiel fonctionnel; la détermination de critères et indicateurs de qualité. 1 réunion de la CE à prévoir deuxième quinzaine d’août