PRÉSENTATIONS DE PLANIFICATION DE LA RESPONSABILISATION COMMUNAUTAIRE (ou Outils CAPS) ET ENTENTES DE RESPONSABILISATION EN MATIÈRE DE SERVICES MULTISECTORIELS (ERS-M) Séance de formation sur la mise à jour des annexes 2017-2018 (octobre 2016)

Programme Structure Contexte Pourquoi une mise à jour des annexes? Planification pour la mise à jour des annexes - CAPS Contenu de la mise à jour des annexes de l’ERS-M Soumission de l’Outil CAPS et échéancier Ressources supplémentaires Remplir l’Outil CAPS pour 2017-2018 Prochaines étapes et discussions

Comité consultative sur l’ERS-M Structure de la mise à jour des annexes de l'ERS-M Consultations exhaustives avec plusieurs tables Comité consultative sur l’ERS-M Groupe de travail sur les indicateurs de l’ERS-M Groupe de travail sur la planification et les annexes de l’ERS-M Groupe de travail sur les formulaire dans l’IPRO APPUI RELATIF AUX INDICATEURS DE L’ERS-M : INITIATIVE DES INDICATEURS DU SYSTÈME DE SANTÉ CONSEILS JURIDIQUES RELATIFS À L’ERS-M : BUREAU DES SERVICES JURIDIQUES DES RLISS APPUI DU SECRÉTARIAT CHARGÉ DE L’ERS-M : PARTENARIAT DES RLISS MISE EN OEUVRE LOCALE DE L’ERS-M : PERSONNES RESPONSABLES DE L’ERS-M AU SEIN DES RLISS

Contexte Soumission de l’Outil CAPS et échéancier – Différences principales Différences principales entre 2016-2017 et 2017-2018 À la lumière de l'activité de renouvellement des RLISS de la province et des modifications pouvant être apportées à la loi cet automne, une entente à l'échelle des RLISS existe pour minimiser les changements à l'ERS-M cette année. Afin de maintenir l'intégrité des ERS-M existantes et des annexes 2016-2017, qui ont été approuvées par les conseils d'administration des RLISS et des FSS, les RLISS, à leur discrétion, pourront tenir compte de deux options pour le renouvellement des ERS : Option 1) Mise à jour de l'outil CAPS en entier pour toutes les ERS-M; Option 2) Mise à jour de l'outil CAPS uniquement si : un nouveau financement a été reçu par le FSS au cours de l'année d’application 2016-2017; le FSS a procédé ou est en train de procéder à une intégration; des changements ont été apportés aux dépenses ou aux cibles de rendement des FSS; des changements importants ont été apportés à l'organisme (p. ex. changement à la direction, changement d'emplacement pour l'offre de services, conflit de travail, etc.) RLISS l'évaluation de l'importance relative

Contexte Pourquoi une mise à jour de l’Outil CAPS et des annexes de l'ERS-M en 2017-2018 Les RLISS et les fournisseurs de services de santé (FSS) du secteur communautaire ont conclu des ERS-M pour une période de trois ans allant du 1er avril 2014 au 31 mars 2017. Les RLISS ont accepté de prolonger l'entente actuelle pour une autre année, soit jusqu'au 31 mars 2018. Les RLISS doivent maintenant réviser les annexes de l'ERS-M et pourraient devoir mettre à jour ou confirmer les données budgétaires, les activités de services et les attentes relatives au rendement pour l'année 4 (exercice 2017-2018) de l'entente en cours. Pour faciliter la mise à jour des annexes l'ERS-M : B1 (Financement) B2 (Sommaire des activités cliniques) C (Rapports) D (Directives, Lignes Directrices et Politiques) E1 (Indicateurs Principaux) E2a (Détails sur les activités cliniques) E3 (Indicateurs locaux – option) Les FSS devront possiblement soumettre un document de planification connu sous le nom de Présentation de planification de la responsabilisation communautaire ou Outil CAPS. Les renseignements fournis par le FSS dans l’Outil CAPS serviront à remplir les annexes de l'ERS-M pour 2017-2018 et (ou) les rapports trimestriels dans l'IPRO.

Contexte Variations locales entre les RLISS Il est reconnu que les RLISS pourraient avoir effectué les processus relatif à l’Outil CAPS et à l'ERS-M pour 2014-2017 en se basant sur les trois approches suivantes : les annexes négociées pour la première année seulement les annexes négociées pour la première année seulement et reproduites de façon identique pour les exercices 2015-2016 et 2016-2017 en fonction des renseignements soumis dans l’Outil CAPS pour l'exercice 2014-2015 les annexes négociées pour les trois années de l'entente Il y a un NOUVEAU formulaire de l’Outil CAPS dans l'IPRO pour 2017-2018 qui doit être rempli. Le nouveau formulaire sert de document source pour les rapports trimestriels dans l’IPRO et comme tel, doit être ouvert et rempli pour saisir les données de 2017-2018.

Mise à jour des annexes de l'ERS-M pour 2017-2018 Titre Description A 1. Description des services * Mise à jour FACULTATIVE des annexes pour 2017-2018 Décrit les services offerts par le FSS 2. Population et région géographique Décrit la population de clients et la zone géographique desservies par le FSS B *Plan de services avec financement complet du RLISS *Activités cliniques – Sommaire *Si des changements sont apportés à l'outil CAPS pour 2017-2018, une mise à jour des annexes est requise. Décrit la situation financière et l'état statistique du FSS C Rapports *À confirmer par le ministère Indique les rapports que doit produire le FSS et les dates d'échéance pour les rapports D Directives, lignes directrices, politiques et normes Indique les politiques du MSSLD applicables.

Mise à jour des annexes de l'ERS-M pour 2017-2018 (suite) Titre Description E Indicateurs principaux *Si des changements sont apportés à l'outil CAPS pour 2017-2018, une mise à jour des annexes est requise. Indique les indicateurs, les normes et les exigences relatives au rendement dans la région 2a. Détails des activités cliniques 2b. Indicateurs propres au secteur des centres de santé communautaire 2c. Indicateurs propres au secteur des services communautaires de santé mentale et toxicomanie 2d. Indicateurs propres au secteur des services communautaires de soutien 2e. Indicateurs propres au secteur des CASC 3a. Obligations et indicateurs locaux * Mise à jour FACULTATIVE des annexes pour 2017-2018 F Modèle d'entente de financement de projets Modèle utilisé pour le financement de projets spéciaux G Conformité *Mise à jour pour la nouvelle période Formulaire rempli par le conseil d'administration du FSS pour déclarer que le FSS s'est conformé aux conditions de l'entente

Soumission de l’Outil CAPS et échéancier Remplir l’Outil CAPS et effectuer la mise à jour des annexes de l'ERS-M pour 2017-2018 Activité Date ciblée Préavis de 60 jours envoyé aux FSS pour la soumission de l’Outil CAPS 30 septembre 2016 Lancement de l’Outil CAPS dans l'IPRO pour les FSS 10 octobre 2016 Formation des responsables du secteur communautaire de l’ensemble des RLISS (Outil CAPS) 7 octobre 2016 Matériel de formation pour FSS disponible Les RLISS offrent de la formation sur l’Outils CAPS aux FSS de leur région 10 au 14 octobre 2016 Mise à jour de l’Outil CAPS soumise dans l'IPRO aux RLISS 10 octobre 2016 – 18 novembre 2016 (6 semaines) Formation des responsables des secteurs communautaires de tous les RLISS (indicateurs provinciaux) 10 novembre 2016 Formation pour les FSS du secteur communautaire (indicateurs provinciaux) Les indicateurs locaux doivent être finalisés au plus tard le 30 novembre 2016. 14 au 18 novembre 2016

Soumission de l’Outil CAPS et échéancier Remplir l’Outil CAPS et effectuer la mise à jour des annexes de l'ERS-M pour 2017-2018 Activité Date cible Examen par le RLISS de la mise à jour de l’Outil CAPS, consultations sur les indicateurs mis à jour de l'ERS-M, entrée de données dans les annexes et modifications finales des annexes de l'ERS-M 21 novembre 2016 –31 janvier 2017 (10 semaines, y compris les Fêtes) Faire parvenir les préavis de 60 jours de la LEAAA pour les ERS-M aux FSS 23 au 30 novembre 2016 Les conseils d'administration des RLISS approuvent la prolongation de l'ERS-M (majorité des deux tiers) 1er au 31 décembre 2016 Analyse par les RLISS, négociation finale des cibles des indicateurs et production des annexes 1er au 31 janvier 2017 Les conseils d'administration des FSS approuvent les Outils CAPS Formation des responsables des secteurs communautaires de tous les RLISS (formulaires électroniques) 11 janvier 2017 Versions finales de la prolongation de l'ERS-M et des annexes envoyées aux FSS communautaires pour approbation par les conseils d'administration (cible) 1er au 28 février 2017 ERS-M signées par les FSS retournées aux RLISS au plus tard le 15 mars 2017 L’an 4 de l'ERS-M actuelle de 2014-2018 entre en vigueur 1er avril 2017

Soumission de l’Outil CAPS et échéancier – Différences principales Différences principales entre 2016-2017 et 2017-2018 À la lumière de l'activité de renouvellement des RLISS de la province et des modifications pouvant être apportées à la loi cet automne, une entente à l'échelle des RLISS existe pour minimiser les changements à l'ERS-M cette année. Afin de maintenir l'intégrité des ERS-M existantes et des annexes 2016-2017, qui ont été approuvées par les conseils d'administration des RLISS et des FSS, les RLISS, à leur discrétion, pourront tenir compte de deux options pour le renouvellement des ERS : Option 1) Mise à jour de l'outil CAPS en entier pour toutes les ERS-M; Option 2) Mise à jour de l'outil CAPS uniquement si : un nouveau financement a été reçu par le FSS au cours de l'année d’application 2016-2017; le FSS a procédé ou est en train de procéder à une intégration; des changements ont été apportés aux dépenses ou aux cibles de rendement des FSS; des changements importants ont été apportés à l'organisme (p. ex. changement à la direction, changement d'emplacement pour l'offre de services, conflit de travail, etc.) RLISS l'évaluation de l'importance relative

Soumission de l’Outil CAPS et échéancier – Différences principales (suite) Différences principales entre 2016-2017 et 2017-2018 L’approbation du conseil d’administration n’est pas requise au moment de la soumission de l’Outil CAPS. La soumission est à remettre le vendredi 18 novembre 2016. Le RLISS ne considère pas que la soumission du 18 novembre 2016 est finale étant donné que des modifications sont généralement apportées après la soumission et jusqu'en janvier dans le cadre du processus d'examen du RLISS. L’Outil CAPS final est approuvé par le conseil d'administration des FSS le 31 janvier 2017 au plus tard.

Soumission de l’Outil CAPS et échéancier – Différences principales (suite) Différences principales entre 2016-2017 et 2017-2018 Rapport financier : Autre rangée ajoutée à tous les onglets des finances. Rangée 68 - Autre dépense administrative Cette ligne sert à saisir les frais administratifs qui ne font pas partie des quatre autres catégories administratives. Il ne s'agit toutefois pas d'un indicateur de l'ERS-M. Il est suggéré de déclarer des frais dans cette ligne uniquement si c’est pertinent.

Soumission de l’Outil CAPS et échéancier – Différences principales (suite) Différences principales entre 2016-2017 et 2017-2018 Activité : Centres fonctionnels supplémentaires inclus dans l'Outil CAPS pour 2017- 2018 72 5 30 40 13 – SPS à domicile – Soins autogérés à domicile 72 5 30 40 20 – En fonction du résultat du traitement des plaies 72 5 30 40 25 – SPS à domicile - Résultat des soins orthopédiques Pour les exigences en matière de production de rapports, veuillez consulter les lignes directrices mises à jour des Normes de production de rapports sur les services de santé de l'Ontario.

Ressources supplémentaires et formation pour la mise à jour pour 2017-2018 Le Guide de l'utilisateur de l’Outil CAPS de 2017-2018 contient des renseignements importants pour aider les FSS à le remplir. Les FSS devraient consulter le Guide de l'utilisateur pour remplir l’Outil CAPS pour 2017-2018. Une autre séance d'information destinée aux responsables de l'ERS-M des RLISS aura lieu le 11 janvier 2017 afin : d'examiner les formulaires électroniques et de fournir des instructions étape par étape sur la manière de produire les annexes mises à jour en fonction de l’information fournie dans l’Outil CAPS; de passer en revue le processus de modification de l'ERS-M de 2014-2018 pour l'annexe A (facultative), B (en fonction du RLISS), D (obligatoire) et E (obligatoire).

Remplir l’Outil CAPS pour 2017-2018

Améliorer l'Outil CAPS Intégrer les commentaires reçus sur les processus d’années précédentes La rétroaction des intervenants a permis de relever les thèmes de haut niveau suivants : la simplification des formulaires la réduction des erreurs grâce à des essais préliminaires les centres d'activité du SPRSSO mis à jour lignes additionnelles dans le rapport sous Dépenses administratives conformément aux indicateurs de l'ERS-M

Remplir l’Outil CAPS Outil de présentation de la planification de la responsabilisation communautaire Rendez-vous à l'adresse https://www.sri.moh.gov.on.ca/SRI/faces/login.xhtml Si vous êtes déjà inscrit, suivez la flèche rouge et cliquez sur « Présentations ». Sinon, vous pouvez suivre la flèche bleue et cliquez sur « S’inscrire pour obtenir un nouveau compte ».

Extraire votre Outil CAPS Cliquez sur « Présentations » en haut à gauche, puis, dans le menu déroulant, sur « Créer une nouvelle présentation ».

Extraire votre Outil CAPS (suite) Sélectionnez le rapport applicable et cliquez sur le bouton « Créer ».

Extraire votre Outil CAPS (suite) Le rapport devrait maintenant figurer sous « En cours ». Comme il pourrait s'écouler quelques minutes avant de s'afficher, il faudra probablement patienter. Notez que si la fréquentation du système est à son niveau maximal (par ex. au cours d'une période très rapprochée de la date d'échéance), le rapport pourrait prendre plus de temps à s'afficher. Si le temps d'attente est très long, vous pouvez sélectionner « Actualiser ». Cependant, cette action ralentira le système.

Extraire votre Outil CAPS (suite) Sélectionnez le rapport que vous souhaitez préparer en cliquant sur le lien bleu.

Extraire votre Outil CAPS (suite) Cliquez sur « Emprunter et télécharger » Le fichier est maintenant sauvegardé dans votre lecteur local. Le fichier est prêt à être modifié.

Page principale Lorsque le fichier de l’Outil CAPS est lancé pour la première fois, la page de menu suivante s'affiche. Des liens vers chaque formulaire contenu dans l’Outil CAPS se trouvent sur cette page. En premier lieu, si une barre jaune s'affiche en ouvrant le rapport, assurez-vous d'activer l'édition et le contenu.

Page principale (suite) Remarque : Veuillez accéder à l'onglet Identification pour sélectionner votre RLISS. La colonne B est ajoutée pour 2017-2018 afin de vérifier si des changements ont eu lieu par rapport à la présentation précédente.

Mettre à jour les renseignements Toutes les données de l'Outil CAPS de 2016-2017 seront reportées dans le nouvel Outil CAPS de 2017-2018. La colonne « 2017/18 Budget » affichera les données de service/financières de 2016-2017 tirées du dernier Outil CAPS. La colonne 2017-2018 sera pré-remplie en fonction des données se trouvant dans la colonne « 2016/17 Updated Budget » (budget de 2016-2017 mis à jour). Si aucun changement ne doit être apporté pour les FSS à partir du budget 2016-2017 mis à jour, le fichier doit simplement être extrait, puis versé (sans aucun autre changement apporté).

Commentaires dans votre Outil CAPS Commentaires : La colonne « Comments » (Commentaires) devrait être utilisée pour expliquer les différences entre les budgets au fil des ans. Les commentaires fournissent des précisions et aideront le RLISS à comprendre pourquoi le FSS a fait des réallocations entre les centres fonctionnels et pourquoi le FSS a apporté des modifications au budget.

Lignes supplémentaires pour les rapports dans la section Administration En 2015-2016, quatre indicateurs explicatifs ont été ajoutés à votre ERS-M. Il s’agit des quatre principaux secteurs qui constituent les « services administratifs et de soutien ».En 2017-2018, une nouvelle ligne ne constituant pas un indicateur explicatif a été ajoutée à « Administration & Support Services ». Veuillez entrer votre information dans chacune des lignes suivantes afin de remplir « Administration et services de soutien » : Opérations; Services de bénévoles; Soutien des systèmes d’information; Administration générale; Autres frais administratifs (ajouté en 2017-2018)

Indiquez l’entité de paiement de transfert dans la page « Service Selection Screen » Pour sélectionner les centres fonctionnels de vos programmes, allez à l'écran « Service Selection ». Inscrivez un « x » à côté des centres fonctionnels que vous fournissez (dans la colonne indiquée par une flèche bleue). Puis, à côté du centre fonctionnel (dans la colonne intitulée « TPBE ») avec la flèche noire, sélectionnez l’entité de paiement de transfert (Transfer Payment Business Entity) à laquelle appartient ce centre fonctionnel.

Rendre une ligne de rapport visible dans l'onglet sommaire de l'activité Dans l'Outils CAPS précédent, les statistiques obligatoires n'étaient pas harmonisées avec les lignes directrices les plus récentes des NPRSSO. De plus, la colonne indiquant si une statistique était obligatoire n'était pas visible; le système montrait les lignes où les informations précédentes, mais non obligatoires, étaient saisies, mais ne s'affichaient pas, faisant en sorte que des renseignements antérieurs inexacts s'ajoutaient aux totaux. L'exemple ci-dessous montre « Hours of Care » (heures de soins) dans les totaux, mais rien sous « Functional Centers » (centres fonctionnels).

Rendre une ligne de rapport visible dans l'onglet sommaire de l'activité Dans l’Outil CAPS de 2017-2018, une ligne de rapport est visible lorsqu'elle est obligatoire en vertu des lignes directrices mises à jour des NPRSSO, ou si un chiffre existe ou est saisi dans « 2016/17 Budget » ou « 2017/18 Budget». La colonne « Mandatory » ne s'affiche pas, mais elle ne peut être modifiée et est à titre de référence uniquement. Ceci devrait aider les fournisseurs à savoir dans quelles lignes déclarer des informations et ainsi normaliser les données à l'échelle de la province.

Verser votre Outil CAPS dans le système Après l'entrée de toutes les informations et la vérification de toutes les modifications, le fichier de l’Outil CAPS est prêt à être versé de nouveau dans l'IPRO. Le versement de l'Outil CAPS dans l'IPRO est semblable à l’extraction de l'Outil CAPS. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez verser. Cliquez sur le bouton « Restituer » (versement). Trouvez le rapport dans votre lecteur local et il sera versé. Par la suite, cliquez sur le bouton qui vous permet de soumettre le document pour approbation.

Personnes-ressources principales Si vous avez des questions au sujet du fichier de l'Outil CAPS que vous avez extrait de l'IPRO, veuillez communiquer avec la personne-ressource de votre RLISS par téléphone ou par courriel. Vous trouverez les coordonnées des personnes-ressources principales dans le Guide de l’utilisateur.

Diffusion de documents par le RLISS Il est recommandé que le RLISS diffuse les documents suivants aux FSS avant le 10 octobre 2016. Séance de formation sur l’Outil CAPS 2017-2018 – (ce diaporama est modifié pour répondre aux besoins locaux). Lignes directrices de l'Outil CAPS 2017-2018 mises à jour. Guide de l’utilisateur de l’Outil CAPS 2017-2018 mis à jour. Guide de l'utilisateur du rapport trimestriel du secteur communautaire 2017-2018 pour les SSC. Le 10 octobre 2016, le fichier de l'Outil CAPS sera publié sur l'IPRO et ainsi mis à la disposition des FSS.

Prochaines étapes L’Outil CAPS 2017-2018 sera disponible dans l'IPRO le 10 octobre 2016. Entre le 10 et le 14 octobre 2016, les RLISS devront tenir leur propres séances de participation avec leur FSS, et chercher à répondre à toute question sur l'achèvement du processus de mise à jour de l'Outil CAPS. Les FSS disposeront de 6 semaines pour soumettre l’Outil CAPS (du 10 octobre au 18 novembre 2016). L’Outil CAPS approuvé par le conseil d'administration du FSS est à remettre le 31 janvier 2017. D'autres séances de formation pour les RLISS concernant les indicateurs provinciaux auront lieu le 10 novembre 2016. La formation sur les formulaires électroniques aura lieu le 11 janvier 2017. Les RLISS auront 10 semaines (y compris les Fêtes) pour examiner les soumissions de l'Outil CAPS 2017-2018, effectuer des consultations sur les indicateurs et cibles de rendement, et apporter les modifications finales aux annexes de l'ERS-M (du 21 novembre 2016 au 31 janvier 2017)

Coordonnées des personnes-ressources des RLISS

DISCUSSION