Fonctions transversales d’organisation et de vérification des tâches Bernadette Valence, Pharmacien CHU Grenoble Jacqueline Rongeot, Cadre CHG Antibes

Fonctions transversales : interface avec les services clients (1) Recomposition des boîtes Informer les utilisateurs sur composition, reconstitution, rotation des boîtes Recueillir les besoins en instrumentation supplémentaire ou de remplacement Optimiser la recomposition Evaluer et proposer des actions d’amélioration de la pré-désinfection, des documents d’accompagnement, du transport, du stockage des DM stériles Rencontres AFS - avril 2009

Fonctions transversales : interface avec les services clients (2) Formation des agents en charge de la recomposition des stagiaires : accueil et encadrement selon objectifs Assurance qualité suivi des non conformités participation à la rédaction des documents qualité Rencontres AFS - avril 2009

Fonctions transversales : interface avec les services clients Quelles compétences ? Connaissance de l’instrumentation, lien avec les blocs Fonction de « référent technique » « adjoint d’encadrement » IBODE IDE, ayant expérience du bloc opératoire Préparateur en pharmacie hospitalière Pour ces deux derniers, nécessité d’acquérir compétences en instrumentation chirurgicale Rencontres AFS - avril 2009

Fonctions d’organisation de la production et de vérification des tâches (1) Planning : ajuster les effectifs sur les postes selon l’activité Production : s’assurer du déroulement correct du processus, du suivi des flux entre les zones et du respect des délais de remise à disposition des DM stériles Production : s’assurer de l’application des procédures et instructions en vigueur Assurer les transmissions avec les services prestataires (biomédical, technique, informatique, logistique…) Fournitures : assurer la disponibilité de tous les consommables nécessaires à la production (évaluation des besoins, commandes, suivi des stocks) Rencontres AFS - avril 2009

Fonctions d’organisation de la production et de vérification des tâches (2) Equipements : Suivi des maintenances Suivi des essais de qualification, préparation des charges d’essai Formation des nouveaux agents : tutorat, bonnes pratiques des stagiaires : accueil et suivi selon objectifs pédagogiques Assurance qualité : Suivi des non conformités Participation à l’élaboration des documents qualité Rencontres AFS - avril 2009

Fonctions d’organisation de la production et de vérification des tâches Quelles compétences ? Supervision et contrôle de la production : compétences techniques et maîtrise du processus Fonction de « chef de production » « coordonateur » « chef d’équipe » ; pour petite équipe = cadre Selon la filière retenue pour les agents de stérilisation Si filière soignante : IDE, préparateur en pharmacie Si filière ouvrière : Maître-ouvrier Contremaître Agent-chef Rencontres AFS - avril 2009

Exemple de répartition des tâches ORGANISATION DU SERVICE L'agent 1 est le responsable, s'il est absent l'agent 2 est responsable, si les agents 1 et 2 sont absents l'agent 3 est responsable RESPONSABILITES AG1 AG 2 AG3 COMMENTAIRES PLANNING G D C Doit valider les demandes de changement de planning, faire 2 photocopies du planning modifié, en mettre 1 sur le tableau du couloir, 1 sur le bureau du cadre. Doit faire finaliser la fiche de planification des CA COMMANDES et OXYDE L F Doit faire les commandes de produits en interne et en externe, doit faire préparer le départ d'oxyde à partir de 10 cables RANGEMENT COMMANDES Doit marquer sur le cahier de commande internes la réception et la date, doit ranger le matériel reçu DEMANDES REPARATIONS Doit faire toutes les demandes de réparation et informer Mme GARBEZ ou le cadre DEMANDES DES SERVICES B S Doit organiser la réponse aux demandes des Services et informer Mme GARBEZ ou le cadre DEMANDES DES BLOCS H Doit organiser la réponse aux demandes des Blocs et informer Mme GARBEZ ou le cadre SUIVI DEMANDES DE CODES Doit s'assurer que les codes demandés ont été créés, doit jeter le matériel en seuil dépassé dont les codes ont été modifiés DEMANDE DE PHOTOCOPIES Doit s'assurer que les photocopies demandées sont faites FONCTIONNEMENT DU SERVICE Doit prévenir le cadre qu'il manque des documents (planning, astreinte, CA…) ASSURANCE QUALITE Doit demander les modifications de procédures lors d'un changement de fonctionnement, ranger toutes les nouvelles procédures et tenir à jour le classeur d'hygène RANGEMENT DU BUREAU En cas d'absence du cadre, doit trier et faire des piles selon le sujet ( demande de codes, courrier, questions,…) CORRESPONDANTS HYGIENE

Conclusion Importance des ces fonctions interfaces pour le bon déroulement de la production et la qualité des prestations Fonctions individualisées selon la taille de l’unité et l’effectif Dans les structures de petite taille : fonctions assurées par le cadre qui peut déléguer certaines tâches à des agents « référents » à l’intérieur de l’équipe Rencontres AFS - avril 2009