L’encaisse CHAPITRE 2

Contenu La définition de l’encaisse La gestion de l’encaisse Le budget de caisse Le contrôle interne La petite caisse La création de la petite caisse L’utilisation de la petite caisse Le renflouement de la petite caisse Le rapprochement bancaire Le but du rapprochement bancaire Les étapes du rapprochement bancaire

L’encaisse : définition Section 2.1 L’encaisse : définition

L’encaisse : définition Composante de l’actif à court terme qui comprend : l’argent liquide; les dépôts en suspens; les comptes bancaires. Les sommes suivantes ne font pas partie de l’encaisse : Les placements temporaires, tant qu’ils ne sont pas négociés; Les chèques postdatés, tant qu’ils ne sont pas négociables; Les sommes d’argent que des restrictions quelconques empêchent d’affecter aux opérations courantes; Les sommes d’argent réservées aux opérations extraordinaires.

La gestion de l’encaisse Section 2.2 La gestion de l’encaisse

La gestion de l’encaisse Les opérations courantes d’une entreprise modifient très souvent l’encaisse. Il est donc important d’en faire une bonne gestion. On doit s’assurer que : l’entreprise disposera des fonds nécessaires à son exploitation courante qu’elle tirera un rendement optimal de ses liquidités.

Le Budget de caisse Le budget de caisse permet à l’entreprise de prévoir ses besoins en liquidités au cours des prochains mois.

On effectue la même opération pour les autres mois… Pour aller plus loin… Afin de préparer un budget de caisse, on doit débuter en estimant les encaissements : On commence par effectuer les prévisions des ventes; On répartit ensuite l’encaissement des ventes selon les habitudes de paiement des clients. 40 % des ventes sont payées comptant; elles sont donc encaissées dans le même mois que la vente. Pour janvier : 25 000 $ X 40 % = 10 000 $ 35 % des ventes sont encaissées le mois suivant la vente. Pour janvier : 25 000 $ X 35 % = 8 750 $ 25 % des ventes sont encaissées deux mois après la vente. Pour janvier : 25 000 $ X 25 % = 6 250 $ On effectue la même opération pour les autres mois… Aux enseignants : Cette section se veut une introduction aux budgets de caisse. Évidemment, cette matière dépasse le cadre du cours et est évidement optionnelle.

Pour aller plus loin… On doit ensuite préparer le budget des décaissements : On effectue les prévisions des achats et autres débours qu’on répartit selon les dates de paiement. Aux enseignants : Cette section se veut une introduction aux budgets de caisse. Évidemment, cette matière dépasse le cadre du cours et est évidement optionnelle.

Pour aller plus loin… Finalement, on peut préparer le budget de caisse. Aux enseignants : Cette section se veut une introduction aux budgets de caisse. Évidemment, cette matière dépasse le cadre du cours et est évidement optionnelle.

Le contrôle interne de l’encaisse Augmente l’efficacité, Permet de prévenir et de détecter le plus rapidement possible les fraudes, les vols et les erreurs. L’exécution de certaines tâches par la même personne augmente les risques de fraudes; on parle alors de tâches incompatibles. On doit s’assurer de ne pas confier des tâches incompatibles à la même personne. On doit aussi s’assurer que les débours sont appuyés par une pièce justificative et qu’ils sont autorisés par un superviseur ou le propriétaire. Finalement, on doit déposer le plus rapidement possible les chèques et l’argent comptant reçus des clients et exiger une autorisation pour toute annulation à la caisse enregistreuse.

Section 2.3 La petite caisse

La petite caisse Sert à acquitter les charges dont le montant n’est pas élevé et qui doivent être payées comptant. Doit être sous la responsabilité d’une seule personne et mise sous clé.

La création de la petite caisse Pour créer une petite caisse, il suffit de faire un chèque et de l’encaisser dans son institution financière. On dépose ensuite la somme dans une boîte à cet effet. Voici l’écriture de la création de la petite caisse au journal général : Avez-vous remarqué que le chèque porte la mention « Petite caisse » en plus du nom du bénéficiaire?

L’utilisation de la petite caisse Lorsqu’on a besoin d’argent pour effectuer de petits débours, on doit remplacer chaque somme prélevée par un reçu. Lorsque c’est impossible, on doit utiliser un reçu de petite caisse prénuméroté comme celui-ci :

Le Renflouement de la petite caisse Lorsqu’il ne reste presque plus d’argent dans la petite caisse, on doit la renflouer. On additionne toutes les pièces justificatives et l’argent restant dans la petite caisse afin de s’assurer qu’on ne manque pas d’argent. On utilise alors le rapport de petite caisse qui servira à déterminer le montant du chèque et les comptes à affecter.

Le Renflouement de la petite caisse On analyse les pièces justificatives individuellement. On effectue la même opération pour toutes les pièces. On additionne le total des pièces justificatives et l’argent en main afin de vérifier s’il y a un surplus ou un déficit de petite caisse : 81,89 $ + 18,11$ = 100 $ On compte ensuite l’argent en main. Il ne reste qu’à faire signer le rapport par le responsable. 18,11 100,00 Jacynthe Gilbert

Le Renflouement de la petite caisse Voici l’écriture de journal du renflouement de la petite caisse. Le chèque de renflouement correspond au total des pièces justificatives +/- le déficit ou le surplus de petite caisse, s’il y en a un. 33,19 13,37

À vous de jouer!

La comptabilisation des frais de représentations

Définition Coûts engagés en vue de consolider les liens avec la clientèle ou d’en créer de nouveaux.

La comptabilisation des taxes sur les frais de représentation La loi précise que seulement la moitié des taxes sur les frais de représentation sont récupérables. On doit ajouter la portion non déductible à la charge.

1e étape : détermination du montant avant taxes : Un exemple de comptabilisation des taxes sur les frais de représentations 1e étape : détermination du montant avant taxes : 14,67 ÷ 1,12875 = 13,00$ 2e étape : déterminer le montant des taxes : Donc le montant à inscrire dans la charge « frais de représentation » correspond à 13,00$ + 0,32$ de TPS non admissible + 0,51 $ de TVQ non admissible soit 13,84 Vous rencontrez un client pour un café et des pâtisseries afin de finaliser un contrat. Le montant de la facture s’élève à 14,67 $. On vous rembourse à même la petite caisse. Voici comment comptabiliser la transaction Total Non -Admissible Admissible 13,00 X 5% 0,65 $ 0,65$ X 50% = 0,33 $ 0,65 $ - 0,33 $ = 0,32 $ 13,65 X 7,5% 1,02 $ 1,02 $ X 50 % = 0,51 $ 1,02 $ - 0,51 $ = 0,51 $

Un exemple de comptabilisation des taxes sur les frais de représentations 3e étape : inscrire les montants dans le rapport de petite caisse.

À vous de jouer!

Le rapprochement bancaire Section 2.4 Le rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire : but S’assurer que le solde aux livres correspond au solde du relevé bancaire. Mettre en évidence les écarts. Voici un modèle de rapprochement bancaire : Ce côté du rapprochement bancaire présente toutes les transactions en circulation, c’est-à-dire les transactions qui ont fait l’objet d’une écriture comptable, mais qui n’apparaissent pas encore dans le relevé bancaire. Aucune écriture ne doit être faite pour ces sommes. Ce côté du rapprochement bancaire présente toutes les transactions qui apparaissent sur le relevé bancaire, mais qui n’ont pas fait l’objet d’une écriture comptable. On y inscrit aussi les erreurs trouvées. Ce sont ces sommes qui composeront l’écriture.

Les étapes du rapprochement bancaire Rassembler tous les documents dont on aura besoin : 1- Le relevé bancaire 2- Les chèques oblitérés 3- Le rapprochement bancaire du mois précédent 4- La liste des chèques et des dépôts 5- Le grand livre général

Les étapes du rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire du mois précédent Vérifier si les dépôts en circulation apparaissent sur le relevé bancaire Vérifier si les chèques en circulation apparaissent sur le relevé bancaire Si oui : pointer les transactions sur le relevé et sur le rapprochement; Sinon : surligner les transactions en circulation afin de les inscrire dans le nouveau rapprochement.

Les étapes du rapprochement bancaire La liste des chèques Vérifier si les chèques apparaissent sur le relevé bancaire Si oui, et que les sommes ne contiennent pas d’erreurs : pointer les transactions sur le relevé et sur le rapprochement. Si oui, mais que les sommes contiennent des erreurs : vérifier si l’erreur provient de la banque ou du système comptable; pointer la transaction dans le relevé; pointer et surligner la transaction dans la liste des chèques afin d’inscrire la correction dans le rapprochement. Sinon : surligner les chèques en circulation afin de les inscrire dans le nouveau rapprochement. Le montant du chèque dans la liste est différent de celui inscrit sur le relevé bancaire. Le chèque est compensé, mais on devra faire une correction.

Les étapes du rapprochement bancaire Le sommaire des encaissements Vérifier si les dépôts apparaissent sur le relevé bancaire Si oui, et que les sommes ne contiennent pas d’erreurs : pointer les transactions sur le relevé et sur le rapprochement. Si oui, mais que les sommes contiennent des erreurs : vérifier si l’erreur provient de la banque ou du système comptable; pointer la transaction dans le relevé et surligner la transaction dans la liste des dépôts afin d’inscrire la correction dans le rapprochement. Sinon : surligner les dépôts en circulation afin de les inscrire dans le nouveau rapprochement.

Les étapes du rapprochement bancaire   Les étapes du rapprochement bancaire On obtient le solde du relevé en regardant la dernière ligne du relevé bancaire. Pour obtenir le solde aux livres : compte de banque du grand livre + Dépôts - Chèques On consulte ensuite le relevé bancaire et on inscrit les transactions qui sont présentes dans le relevé, mais qui n’ont pas fait l’objet d’une écriture. On doit déterminer si les sommes augmentent ou diminuent l’encaisse. À l’aide du sommaire des encaissements et de la liste des chèques, on inscrit les chèques et les dépôts en circulation. Il ne reste qu’à faire les additions.

Testez vos connaissances Dans le cas d’une petite entreprise, le propriétaire assume une partie des fonctions incompatibles, ce qui permet à l’entreprise de mettre en place un système de contrôle interne. Lorsqu’on dépose les sommes quotidiennement, on réduit les risques de pertes et de vols. Lors du renflouement, on crédite le compte Banque -- opérations puisqu’on doit faire un chèque. Ce sont des fonctions incompatibles qui doivent être effectuées par différentes personnes. Prendre son temps!