Outil pour la gestion de la FMPA - Présentation - Version du 27 septembre 2017

Cet outil se présente sous la forme d’un site internet. Il est développé et maintenu par le SDIS 67. L’objectif principal est de centraliser toute la gestion de la FMPA des Sapeurs-pompiers professionnels et volontaires, tout en éliminant les tâches auparavant réalisées en double voir en triple, telle que la saisie des stagiaires dans les différents logiciels déjà existants.

Genèse Début du développement : 18 octobre 2016 Déploiement en phase test (CIE Sélestat) : 2 janvier 2017 Déploiement dans toutes les CIE : 8 février 2017 Adresse internet : fmpa.sdis67.com Développement & amélioration au fil du temps…

Connexion Chaque sapeur-pompier peut se connecter au site, en saisissant son matricule et son mot de passe « webfor » Le mot de passe « webfor » est récupérable sur le site internet du SDIS dans son espace personnel (si on a créé un compte personnel sur le site). Sinon, faire la demande à sa hiérarchie.

Le menu de navigation Le menu vous permet d’accéder aux différents éléments composant l’outil. Selon les accès qui vous sont octroyés, vous avez plus ou moins d’éléments dans le menu.

Les accès - permissions Pour chaque agent, l’administrateur peut affecter finement des accès (appelées permissions sur l’outil). Des profils types ont été déterminés afin de répondre aux besoins de chaque responsable. Ils peuvent être néanmoins adaptés à la demande des chefs d’UT et de compagnie.

Les accès - permissions Profil « compagnie » : définition des séquences pour les agents + supervision de la FMPA Profil « chef d’UT » : validation des sessions de FMPA Profil « resp. formation » : création des sessions de FMPA Profil « chef d’équipe » : consultation de la FMPA des agents de son équipe Profil « chef de section » : consultation de la FMPA des agents de sa section

Accueil Sur la page d’accueil, chaque agent retrouve : Les séquences de FMPA qu’il doit encore suivre Le calendrier de ses inscriptions à des sessions de FMPA Des informations diverses

Profil Sur la page profil, chaque agent doit renseigner son numéro de téléphone et son adresse email. L’adresse email est importante ! Elle permet à chacun de recevoir des notifications : Inscription à une session Désinscription d’une session Information sur une session qui peut l’intéresser (appel aux candidats)

Profil Egalement, chaque agent peut y suivre l’avancement de sa FMPA annuelle (paramétrage par la compagnie)

Sessions de FMPA Chacun peut consulter les sessions organisées dans son UT et éventuellement s’y inscrire. Pour s’inscrire à une session, plusieurs critères sont requis : Devoir suivre la séquence (indiqué dans le profil) Le cas échéant, correspondre aux « profil » déterminé par l’UT (filtre sur les sections, quotas, grades, …)

- Circuit de validation - Sessions de FMPA - Circuit de validation - Le responsable formation créé la session et inscrit le(s) formateur(s) Les stagiaires s’inscrivent (ou sont inscrits par un responsable) Le formateur fait signer la fiche de présence et la retourne à l’UT La fiche de présence est contrôlée par le chef de l’UT organisatrice (liste des formateurs, stagiaires, signatures, validation, absents, …) puis validée sur l’outil FMPA La fiche de présence est transmise dans les délais les plus brefs à la compagnie pour contrôle et archivage

Sessions de FMPA - Filtres - Filtrer par période Filtrer par UT Filtrer par état Afficher toutes les sessions ou seulement celles qui pourraient vous intéresser Filtrer par séquence

Voir le détail de la session Sessions de FMPA - Tableau - Voir le détail de la session Symboles Séquence Lieu Date et horaires Nombre de stagiaires

Sessions de FMPA - Etats - Programmée = commence dans le futur En cours = se déroule actuellement Terminée = date de fin passée Validée = session validée par le chef d’UT Exportée vers WebAct = données envoyées vers les logiciels métiers du SDIS (webact, antibia, …)

Sessions de FMPA - Symboles - Les symboles sont repris dans la « Foire aux questions »

- Détails de la session - Sessions de FMPA - Détails de la session - En première partie, on retrouve les informations sur la session. C’est également ici que le formateur peut éditer la fiche de présence. Libres = les stagiaires s’inscrivent et se désinscrivent librement (désinscription au plus tard 72 heures avant)

- Détails de la session - Sessions de FMPA - Détails de la session - En seconde partie, on retrouve les accès à la session (quel(s) UT, centres (avec éventuellement un nombre de places), et parfois une limite à certains grades. Ces accès sont définis par l’UT organisatrice et/ou la compagnie.

- Détails de la session - Sessions de FMPA - Détails de la session - En troisième et dernière partie, on retrouve la liste des formateurs et des stagiaires. Indicateur si SPP Marquer comme absent Supprimer le stagiaire Commentaire Ajouter un stagiaire

Outil pour la gestion de la FMPA - Administration -

Listings Ce module permet de sortir un listing du personnel selon plusieurs critères : Centre d’affectation Formation (obtenue ou non) Séquence de FMPA (suivie, à suivre, formateur, etc)

Suivi de la FMPA L’outil permet naturellement de suivre l’avancement de la FMPA pour votre équipe / section / UT / compagnie

Suivi de la FMPA - Mode Nominatif - Ce tableau permet de faire le point sur l’avancement de la FMPA nominativement.

- Mode synthèse par CIE/UT/CIS - Suivi de la FMPA - Mode synthèse par CIE/UT/CIS - Ce tableau retourne le pourcentage d’avancement par affectation et séquence.

- Mode synthèse par n° de séq - Suivi de la FMPA - Mode synthèse par n° de séq - Ce tableau permet de savoir combien d’heures ont été réalisée sur un même numéro de séquence. Surtout utile pour la séquence 18 qui se décompose en plusieurs séquences.

- Mode volume horaire nominatif - Suivi de la FMPA - Mode volume horaire nominatif - Ce tableau indique le volume horaire affecté à l’agent pour la FMPA (prévisionnel), le volume effectué et le nombre d’absences.

Suivi de la FMPA - Mode graphiques - Donne l’avancement de la FMPA des séquences sélectionnées sous forme de graphique.

Equipes Les UT peuvent créer des équipes, ce n’est pas obligatoire. Les équipes représentent un regroupement de personnels avec un ou plusieurs chefs d’équipes (peu importe leur section d’appartenance) Les personnels d’une équipe disposant du profil « chef d’équipe » peuvent suivre la FMPA des personnels de l’équipe et les inscrire à une séquence de FMPA. Même principe que pour un « chef de section » qui lui peut inscrire sans distinguo les personnels de toute sa section.

Equipes Le personnel affecté au CIS BARR est découpé dans 4 équipes, chacune dirigée par un chef d’équipe. Une fois les équipes créés et les profils de chefs d’équipes affectés par l’administrateur, les chefs d’équipes ont un visuel sur le personnel de leur équipe (uniquement).

Agents - Filtres - Filtrer par matricule Filtrer par centre Filtrer par compagnie Filtrer par nom Filtrer par UT

Agents - Tableau - Accéder aux détails de l’agent Agent dé-validé par la compagnie

Agents - Affectations - Modifier le grade Supprimer l’affectation Valider ou dé-valider l’agent Affectation principale (par défaut) Ajouter une affectation

Agents - FMPA - Etat en tant que stagiaire (paramétrable par la CIE) Commentaire Date Formateur Séquences Formateur si séquence suivie en stagiaire

Agents - Formations - Visualisation des formations exportées de WebFor.

Paramétrage de la FMPA Permet de saisir l’état en tant que stagiaire pour plusieurs personnels à la fois.

Dispenses Lorsqu’un personnel doit être dispensé de certaines séquences (stage, …), la compagnie saisie la dispense en précisant la raison.