AUDIT DE GESTION DE LA CONNAISSANCE ETAT DES LIEUX DANS L’ENTREPRISE Objectifs : 1) Etablir un état des lieux (questionnaire d’évaluation) Selon les résultats de l’évaluation : 2) Etablir un inventaire des informations clés et des besoins en connaissances qui sont nécessaires et qui peuvent être utilisées par l’organisation. 3) Identifier lors de cet inventaire les flux d’informations, les trous et les chevauchements . 4) Analyser la manière dont ces flux peuvent contribuer à l’atteinte des objectifs et à l’obtention des résultats.

ETAT DES LIEUX DANS L’ENTREPRISE QUESTIONNAIRE D’EVALUATION 1) Stratégie Management et Culture d’entreprise Questions Votre note sur 10 Vos commentaires Est-ce que l’entreprise, et notamment sa direction, a une vision stratégique claire de ce que la gestion de la connaissance peut contribuer à l’atteinte des objectifs généraux ? Est-ce dans la culture de l’entreprise de favoriser les échanges de connaissance entre les différents départements ? Est-ce encouragé et récompensé ? Est-ce qu’il y a des «formats» de réunions qui encouragent les échanges informels de connaissance ? En matière de connaissances, est-ce que les rôles et les responsabilités ont été clairement définis ? Est-ce que les managers ont été formés aux techniques de gestion de la connaissance ?

ETAT DES LIEUX DANS L’ENTREPRISE QUESTIONNAIRE D’EVALUATION 2) Connaissances tacites et explicites Questions Votre note sur 10 Vos commentaires Connaissez-vous les meilleurs experts des différents domaines des connaissances clés ? Avez-vous mis en place un mécanisme de codification de leur connaissance tacite dans un format explicite ? Est-ce qu’il existe un inventaire de connaissances actualisé, avec un thesaurus (ou arborescence) structuré ? Est-ce que l’origine des fonds (documents, fichiers) de connaissances est connue clairement ? Est-ce que ce système de propriété est diffusé au travers de l’organisation ?

ETAT DES LIEUX DANS L’ENTREPRISE QUESTIONNAIRE D’EVALUATION 3) Processus de gestion de la connaissance Questions Votre note sur 10 Vos commentaires Est-ce que votre organisation a des processus systématiques pour accumuler, organiser, exploiter et protéger les connaissances, incluant celles venant de sources extérieures ? Est-ce qu’il existe un staff de gestion de la connaissance qui coordonne la bibliothèque de connaissances ? Est-ce que ce staff (centre de coordination) peut fournir de l’information pour supporter l es processus de prise de décisions clés ?

ETAT DES LIEUX DANS L’ENTREPRISE QUESTIONNAIRE D’EVALUATION 4) Exploitation et technologies Questions Votre note sur 10 Vos commentaires Est-ce que la connaissance et le système de gestion de la connaissance sont formatés en produits ou en services qui sont promus par le marketing externe de l’organisation ? Est-ce que votre organisation peut mesurer et gérer de manière systématique le capital intellectuel et publier de manière régulière des rapports pour ces actionnaires ? Dans votre intranet, est-ce que toute information importante peut être trouvée rapidement par de nouveaux utilisateurs en seulement trois clics de souris ?

METHODOLOGIES D’ANALYSES Analyse des documents clés de l’entreprise : plans, processus et procédures, JD, etc. Analyse des systèmes d’informations Analyse des processus opératoires. Interviews des acteurs Rédaction d’une fiche individuelle Analyse des flux d’informations et de connaissance : Qui trouve ? Qui crée ? Qui utilise ? Analyse des trous dans les flux d’informations : - identifier les informations manquantes, - identifier la connaissance dont on a besoin pour gérer efficacement le «business».

Processus opératoire INGENIERIE DES PROCESSUS DE TRAVAIL Client externe Processus opératoire Acteur interne qui réalise la contribution Echanges (prestations, connaissances, produits) Connaissances créées Contribution au processus

QUESTIONNAIRE INDIVIDUEL Quelles sont les informations qu’on m’apporte ? Quelles sont les informations dont j’ai besoin ? Où aller les chercher en interne ? en externe ? Comment je vais expliquer ma connaissance tacite en connaissance explicite ? Comment j’utilise ces informations pour créer de la connaissance ? Dans quelle contribution de travail s’intègre cette connaissance ? A quel processus de travail appartient cette contribution ? Quels sont les différents utilisateurs de cette connaissance ? Quel est le résultat important pour l’entreprise ?

OUTIL : FICHE D’INVENTAIRE DE LA CONNAISSANCE INDIVIDUELLE Connaissances* utilisées (principales sources d’informations) * Sources, noms, attributs spécifiques (les gens aussi bien que les documents) Mission, Contributions et activités Connaissances créées Utilisateurs des connaissances (classements par niveau d’importance dans l’utilisation) 1 2 3 4 5 6

COMPILATION DES FICHES INDIVIDUELLES : OUTIL : REALISATION DE LA CARTE DE CONNAISSANCE IU CC CCU U La base d’un diagramme de la connaissance : IU : informations utilisées CC : connaissances créées CCU: connaissances créées et utilisées U : utilisateurs

OUTIL : MATRICE DES RELATIONS FOURNISSEURS / UTILISATEURS DE LA CONNAISSANCE Utilisateurs Ex : Chef Projet Fournisseurs IU CCU Ex ARC

LES RECETTES DE L’AUDIT Matrice de fournisseur de connaissance et d’utilisateur Arbre (ou carte de la connaissance) Définition des standards d’informations Définition des enregistrements de répertoire Rapport d’audit comprenant les diagrammes et cartes du processus de la connaissance.