Application SortieSco Aide à l’utilisation de l’application

Application SortieSco - introduction Utilisée pour les demandes de sortie scolaire avec nuitée(s) Elle permet : d’instruire les demandes d’autorisation de tous les dossiers, école IEN DASEN de transmettre les dossiers vers les autres DSDEN de l’académie B.O n°7 du 23 septembre 1999 et B.O n°2 du 13 janvier 2005 Cette application s’adresse aux classes des établissements publics du 1er degré. Elle est utilisée pour la gestion des dossiers de demande de sortie scolaire avec nuitée(s). Elle permet : - d'instruire les demandes d'autorisation de tous les dossiers (Intra- académique et Inter-académique), depuis la saisie de la demande par les écoles jusqu'à la transmission de l'autorisation finale accordée par le DASEN. - de transmettre via l'application les dossiers vers les différentes DSDEN de l'académie de Grenoble. (Ardèche, Drôme, Haute-Savoie, Isère, Savoie) Chaque utilisateur devra suivre l'état d'avancement du dossier tout au long de son instruction. La réglementation appliquée pour l'organisation des sorties scolaires avec nuitée(s) dans les écoles maternelles et élémentaires publiques du 1er degré, fait référence au : B.O n°7 du 23 septembre 1999 et B.O n°2 du 13 janvier 2005

Application SortieSco – circuit du dossier

Application SortieSco – circuit du dossier Au niveau de la circonscription Saisie de la demande Enseignant ou directeur Instruction Contrôle Avis CPC Validation IEN École : - Saisie de la demande par l ’enseignant ou le directeur, - Le directeur ou l’enseignant peut à tout moment vérifier l’avancement du dossier, - A chaque étape l’intervenant concerné reçoit un mail, Les demandes d’information, manques sont transmis par l’application CPC : Instruction de la demande, Contrôle du dossier, Transmet les demandes d’information via l’application, Transmet l’avis à l’IEN IEN : Contrôle, Demande d’information ou refus via l’application, Validation via l’application. Transmission des informations via SortieSco Demandes d’informations ou refus via SortieSco

Application SortieSco – circuit du dossier Au niveau de la DSDEN Circonscription Dossier bloqué en attente de validation Transmission avis favorable Accord Signature Enseignant ou directeur DSDEN Transmission des informations via SortieSco Demandes d’informations ou refus via SortieSco

Application SortieSco – circuit du dossier Au niveau de l’Académie DSDEN Dossier bloqué en attente de validation Transmission du dossier Accord Signature Ecole et circonscription DSDEN d’accueil Transmission des informations via SortieSco Demandes d’informations ou refus via SortieSco

Application SortieSco – circuit du dossier Hors Académie DSDEN Dossier bloqué en attente de validation Transmission du dossier Accord Signature Ecole et circonscription DSDEN d’accueil Transmission des informations via SortieSco Par courrier Demandes d’informations ou refus via SortieSco

Application SortieSco – accès école Portail extranet https://extranet.ac-grenoble.fr/arena (l’accès clé OTP est possible) Login Identique messagerie académique Login mot de passe identique à celui de la messagerie académique (même qu' IPROF) ECOLE accès par le Portail extranet EXTRANET : https://extranet.ac-grenoble.fr/arena (l'accès avec clé OTP est possible)

Application SortieSco – utilisateurs Enseignant saisit le dossier Le directeur peut saisir le dossier Le directeur valide la transmission au CPC Le CPC instruit, contrôle, valide et transmet à l’IEN pour avis IEN contrôle, valide et transmet l’avis favorable à la DSDEN Les services de la DSDEN contrôlent la réglementation, les agréments et soumettent à la signature du DASEN le courrier d’autorisation ECOLES : * l'enseignant qui saisit le dossier, * le directeur a aussi la possibilité de saisir le dossier. * Le directeur valide la transmission au CPC de circonscription via l'application. - CIRCONSCRIPTIONS : * le CPC qui instruit , contrôle , valide et transmet à l' IEN pour avis, * l' IEN qui contrôle, valide et transmet l'avis favorable à la DSDEN. - DSDEN : * le, la gestionnaire en charge du respect de la réglementation sur le contrôle des dossiers et qui soumet à la signature du DASEN, le courrier d'autorisation de départ de la sortie scolaire avec nuitée(s), * le (les) CPD en charge du contrôle des agréments des intervenants qualifiés agréés et/ou des adultes bénévoles pour l'encadrement des activités sportives, culturelles et éducatives. Il assure la veille de la base « intervenant », * le CPD en charge du suivi des centres d'hébergement. Il assure la veille de la base « hébergement » (selon les DSDEN).

Application SortieSco – conseils - assistance Format des documents PDF de préférence (Word ou open office acceptés) Liste des documents Projet pédagogique Emploi du temps détaillé Documents relatifs aux transports Diplôme reconnu pour le référent « assistant sanitaire » Test de natation Attestation parentale Tout autre document si nécessaire 0810767676 ou 0476098206 Guichet Unique Pour faciliter la transmission du dossier via l'application, nous vous conseillons de procéder à l'enregistrement sous format numérique, de préférence en PDF, si non Word ou open office, des documents qui sont à joindre à toute demande de sortie scolaire avec nuitée(s) : * le projet pédagogique, * l'emploi du temps détaillé du séjour, * les documents relatifs aux transports (schéma de conduite et/ou attestation de prise en charge, dérogation, liste des passagers pour les séjours hors départements limitrophes), * le diplôme reconnu pour le référent « assistant sanitaire », * test de natation (si pratique d'activité(s) nautique(s)), * attestation parentale pour accueil dans les familles (si nécessaire), ou tout autre document (si nécessaire). GUICHET UNIQUE 0810 76 76 76 OU 04 76 09 82 06 .

Application SortieSco – base de tests 1 Login 2 Mot de passe 3 Connexion

Application SortieSco – base de tests Créer une sortie Se déconnecter Créer une sortie

Application SortieSco – base de tests Dates : prise en compte des 5 semaines de délai 1 Type de séjour 2 Thème de la sortie 3 Enseignant référent 4 Email et téléphone 5 Cliquer sur « mettre à jour le dossier » 6 Date et type de séjour La date : par défaut l’application prend en compte les 5 semaines de délai Type de séjour : choisir entre inter et intra académique Thème de la sortie : si plusieurs possibilités, choisir le thème qui est le plus abordé Enseignant du projet : l’application est reliée à l’annuaire académique, taper seulement les premières lettres du nom et choisir l’enseignant dans la liste proposée Email : de préférence le mail académique Téléphone : celui de l’école

Application SortieSco – base de tests Cadre flottant pour imprimer pour transmettre par mail ! Edition du dossier Cadre flottant résume les principales données du projet

Application SortieSco – base de tests Edition du dossier Indication dans le cadre orange : l’enseignant référent n’est pas encadrant automatiquement, il faudra le spécifier Possibilité de modifier les données de dates et de type de séjour Cliquer sur le double chevron pour compléter les rubriques : Hébergements, Classes, Budget prévisionnel, Encadrements, Déplacements, Attestations et contrôles par l’école Pièces jointes, Observations et visas.

Application SortieSco – base de tests Rubrique « Hébergements » Saisie obligatoire Type d’hébergement Nombre de personnes Nombre de nuitées Date et heure de départ Date et heure d’arrivée Numéro d’inscription Nom de la structure Adresse de la structure Email Téléphone Rubrique « hébergement » 1- Accès à la base académique des centre d’hébergement 2- Type d’hébergement : Si CHR : récupérer les données dans la base des centres académiques ou en recherchant sur les sites académiques correspondant Pour l’hébergement dans les familles ou dans les CHNR, demander au CPC ou CPD 3- cliquer sur enregistrer Cliquer sur « enregistrer »

Application SortieSco – base de tests Rubrique « classe » Saisie obligatoire Nom de l’enseignant Niveaux (plusieurs possible) Effectif Effectif participant Rubrique « classe » 1- Dans le champ « classe de » mettre le nom de l’enseignant même s’il ne part pas. Dans ce cas, indiquer dans la zone commentaire le responsable de la classe pour la sortie scolaire 2- Niveaux (si la classe comporte plusieurs niveaux, cocher les cases correspondantes) 3- Dans la zone commentaire : Si l’enseignant de la classe ne part pas, mettre le responsable de la classe pour la sortie scolaire, Si des élèves d’une autre classe de même niveau partent, mettre « dans l’effectif de la classe x élèves de la classe de Mr Y ou Mme X » Cliquer sur « enregistrer »

Application SortieSco – base de tests Rubrique « classes » - cas particulier L’enseignant référent ne part pas Indiquer le nom de l’enseignant référent Mettre « Mr Y ou Mme X sera responsable de la classe » Rubrique « classe » cas particulier : l’enseignant référent ne part pas Dans le champ « classe de » mettre le nom de l’enseignant même s’il ne part pas. Dans ce cas, indiquer dans la zone commentaire le responsable de la classe pour la sortie scolaire Cliquer sur « enregistrer »

Application SortieSco – base de tests Rubrique « classes » - cas particulier Les élèves d’une autre classe de même niveau partent Mettre « dans l’effectif de la classe, x élèves sont de la classe de Mme Y ou Mr X » Rubrique « classe » cas particulier : les élèves d’une autre classe de même niveau partent Si des élèves d’une autre classe de même niveau partent, mettre « dans l’effectif de la classe, x élèves sont de la classe de Mr Y ou Mme X » Cliquer sur « enregistrer »

Application SortieSco – base de tests Rubrique « classes » - cas particulier Deux enseignants à mi-temps ont la même classe Indiquer leur nom Mme X et Mr Y Cas 1 : ils ont la charge de la classe pendant le séjour Mettre « les deux enseignants encadrent ensemble la classe » Cas 2 : ils se partagent la charge de la classe Mettre « temps partagé pour l’encadrement des élèves » Rubrique « classe » cas particulier : deux enseignants à mi-temps ont la même classe Si deux enseignants à mi-temps ont la même classe, indiquer leur nom dans le champ « classe de » Mme X et Mr Y Cas 1 : ils ont la charge de la classe pendant le séjour Mettre « les deux enseignants encadrent ensemble la classe » Cas 2 : ils se partagent la charge de la classe Mettre « temps partagé pour l’encadrement des élèves » Cliquer sur « enregistrer »

Application SortieSco – base de tests Rubrique « encadrements » Lien vers la base des intervenants extérieurs A créer au minimum : Enseignant encadrant Encadrement sanitaire Saisie obligatoire Pour chaque catégorie le formulaire va s’adapter à leurs spécificités Catégorie Pour chaque encadrant, il convient de cocher son type d’intervention Type d’intervention Choisir dans la liste déroulante Activité Sous certaines conditions Nom, Prénom, Qualification Rubrique « encadrements » Indication sur les minimas : Enseignant référent du projet à créer en tant qu’encadrant si nécessaire 1 encadrant sanitaire à créer pour valider le dossier Cliquer sur « enregistrer »

Application SortieSco – base de tests Rubrique « attestations et contrôles » Rubrique « attestations et contrôles » Information et accord des familles Les attestations d’assurance responsabilité civile et individuelle accident pour les élèves et les adultes accompagnateurs La signature de l’enseignant et du directeur sur une version imprimée et complète du dossier L ’annexe 4 « transport » téléchargée Autorisation de la mairie pour le départ des ATSEM, ETAPS, du collège employeur pour les EVS, AVS avec mention « autorisation de sortie avec nuitée(s) Vérification en cas de « sortie du territoire national » : l’autorisation parentale des deux parents pour chaque élève a été contrôlée, les titres nécessaires pour l’entrée dans les pays de destination ou de transit ont fait l’objet de vérification. Dispositions médicales (les certificats de vaccinations obligatoires ou certificats de contre-indication ont été vérifiés pour chaque élève) Liste des passagers pour une sortie dans le département et département(s) limitrophe(s)

Application SortieSco – base de tests Rubrique « Pièces jointes » Par exemple fiche « caractéristiques du dossier » ou « fiche financière » à télécharger sur le site de la DSDEN espace enseignant - sortie scolaire… Rubrique « pièces jointes » Projet pédagogique et éducatif global comprenant les actions antérieures et ultérieures, Programme détaillé du séjour en incluant les temps de classe à partir de 4 nuitées, Schéma de conduite transport Aller et Retour (fourni par le transporteur), Diplôme de l’assistant sanitaire (AFPS, BNS, BNPS, PSC1) ou SST si recyclage à jour (Cf timbre sur la carte), Dérogation du lieu de départ ou d’arrivée (si le lieu de rassemblement est différent de celui de l’école), Attestation de prise en charge transport(s) (organisé(s) par une collectivité territoriale ou par le centre), Liste des passagers pour une sortie hors départements limitrophes, Attestation de réussite au test spécifique à la pratique des activités nautiques, Attestation de l’accord acquis de TOUS les parents sur le mode d’hébergement dans les familles, Autre document si besoin, par exemple fiche caractéristique du dossier ou fiche financière, Les mairies, transporteurs etc. peuvent aussi vous renvoyer le documents directement en format numérique (PDF)

Application SortieSco – base de tests Déconnecter Cliquer sur Déconnexion Se déconnecter Créer une sortie