« PREPARER et CONDUIRE UNE RÉUNION » formation à destination de la cellule d’Appui à l’Ordonnateur National du Fond Européen de Développement    Les 7– 8 et 9 janvier 2013   Animé par Boubou SYLLA - Consultant Formateur Directeur Général Emergence Tel : 20 22 87 53 / 41 06 13 17 bsylla@yahoo.fr

Les objectifs de la formation A l’issue de la formation : Préparer, organiser et animer Animer en tenant compte des différents jeux d’acteurs et de la dynamique de groupe Prendre des notes et rédiger un relevé de décisions Préparer le suivi des plans d’actions

Les principales difficultés rencontrées Pour l’animateur / Participants Peur du groupe (compte tenu d’expériences passées difficiles) Manque de clarté sur les objectifs à atteindre Difficultés à canaliser ou à recadrer Évitement des tensions Difficulté de communication Échanges conflictuels

A quoi servent les réunions ? Les réunions sont un moyen : de partager, d’échanger et de concerter de susciter des réflexions collectives

Définition Une réunion de travail : réunir les personnes concernées : Informer échanger résoudre un problème travailler sur des idées recueillir de l’information prendre des décisions effectuer un bilan

Conduite de réunion : C’est l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets.

Une réunion a du sens dès lors où elle permet de : Gagner du temps, Confronter utilement les points de vue, Stimuler l’esprit d’équipe,

Analyses des réunions mal « vécues » è six grandes catégories de causes : Attitudes et sentiments personnels du participant Attitude de l’animateur Contenu en lui même Ambiance Attitude des autres participants Organisation de la réunion

PREPARER ET SE PRÉPARER AVANT LA RÉUNION PREPARER ET SE PRÉPARER

Les différents types de réunions Information descendante Information ascendante Prise de décision Brainstorming Négociation Echanges

LES CINQ POINTS CLÉ : 1 – Clarifier l’opportunité d’une réunion 2 – Fixer l’objectif 3 – Etablir et transmettre l’ordre du jour 4 – Choisir les participants 5 – Organiser les aspects matériels

SE PRÉPARER Etre clair avec son positionnement : qui je suis, quel est mon rôle ? Etre clair avec ses objectifs.

Récapitulatif séance du 7/01 1 - Les réunions sont un moyen : de partager, d’échanger et de concerter de susciter des réflexions collectives 2 - Quelques points clés d’une réunion Fixer l’objectif Etablir et transmettre l’ordre du jour Choisir les participants Organiser les aspects matériels 3 - Préparer et se préparer Etre clair avec son positionnement : qui je suis, quel est mon rôle ? Etre clair avec ses objectifs.

SE PREPARER SE PRÉPARER Etre clair avec son positionnement : qui je suis, quel est mon rôle ? Etre clair avec ses objectifs.   Sur le fond Bien connaître le (les) sujet(s) Structurer le déroulement de la réunion Etre clair avec le/les message à faire passer ; le plus important Identifier les questions ou difficultés potentielles Identifier les risques potentiels dans la réunion : qui, quel sujets, rapports de force… Sur la forme Se préparer psychologiquement (visualiser, s’entraîner…) Préparer des notes ou des fiches supports

Animer une réunion L’animateur doit : Susciter l’intérêt du groupe au thème de la réunion, en favorisant un climat coopératif, Faciliter la production du groupe pour atteindre l’objectif

Rôles de l’animateur 1/1 Accueillir les participants Poser le cadre   Poser le cadre Gérer le temps Attitudes et savoir-faire Ecouter de façon attentive

Rôle de l’animateur 1/2 Métacommuniquer S’exprimer de façon assertive   S’exprimer de façon assertive Observer et appréhender le langage non verbal Entrer en relation avec l’autre, pour bien communiquer, c’est : Reformuler Plusieurs types de reformulation 

Phénomènes de groupe 1/2 Pour bien jouer son rôle, l’animateur doit tenir compte des phénomènes de groupe. Les principaux phénomènes de groupe :  Rôles Pression de conformité Réseaux d’affinité, complicités

Phénomènes de groupe 2/2 Mode de communication Influences et jeux de pouvoir Conflits et régulations Animosités Résistances au changement

Prendre la parole Présenter ses idées de façon Structurée (donc à préparer) Précise et concise (dire l’essentiel) Pédagogique (adaptée à chaque public) Avant de prendre la parole être clair avec son objectif  Annoncer les points majeurs qui vont être évoqués Cadrer son intervention Annoncer le temps de votre intervention S’exprimer clairement  Débit pas trop rapide et mélanger des pauses Articulation Volume : être entendu de tous Rythme S’adresser à tous / regard Être attentif aux réactions et comportements non verbaux

Conclure la réunion Un temps important qu’il convient de ne pas négliger. Reformulation finale qui permet de vérifier que tout le monde partage la même perception des décisions prises ou des informations données. Constitue un pont entre la réunion et son suivi, entre les discussions engagées et les actions qui vont en découler.

Conclure la réunion Quoi ? Effectuer la synthèse du travail du groupe, du cheminement parcouru, Rappeler ou nommer les principales actions à mettre en œuvre, Fixer les activités pour les personnes concernées et le planning, Remercier les participants, Donner du feed-back par rapport au déroulé de la réunion, Fixer la date de la prochaine réunion (selon le contexte).

Conclure la réunion Après la réunion : Suivre l’application des décisions Procéder à l’évaluation de la réunion : a-t-on atteint les objectifs ? Chacun a-t-il pu s’exprimer comme il le souhaite ? Ya-t-il eu des points inattendus ?

Le compte rendu Une réunion est considérée comme efficace dans son suivi, et notamment quand elle fait l’objet d’un compte-rendu qui est diffus Pour quoi ?  Pour raviver la mémoire des participants de la réunion et dégager les éléments essentiels du travail effectué à cette occasion, Pour constituer des archives écrites sur le travail du groupe concerné et sur les décisions prises par ses membres rapidement

Le compte rendu Pour qui ? Pour les participants de la réunion, les membres du groupe absents de la réunion et pour toute personne intéressée par le contenu de la réunion (partenaires, commanditaires …) Quoi ? Le compte rendu de réunion précise : Les participants à la réunion Les absents de la réunion (éventuellement en indiquant les personnes excusées) Les autres personnes intéressées par les décisions de la réunion (destinataires en copie « pour information ») Le lieu de la réunion ou le mode de réunion

QUI FAIT CE TRAVAIL DÉLICAT ET TRES IMPORTANT Le compte rendu La date de la réunion, L’objet de la réunion Le nom du rédacteur du compte rendu Pour chaque point abordé Un résumé des échanges La conclusion Les décisions prises Les actions décidées lors de la réunion, affectées à l’un ou l’autre des participants, avec un objectif de date de réalisation. QUI FAIT CE TRAVAIL DÉLICAT ET TRES IMPORTANT

Secrétaire de séance Est la personne volontaire ou désignée, qui prend les notes et rédige le compte rendu de réunion. son rôle est aussi important pendant et après la réunion. Obligations : Travail de synthèse Objectivité Ecoute très développée Il s’agit d’un écrit délicat à rédiger, qui nécessite des qualités humaines, intellectuelles et rédactionnelles.   Dès la fin de la réunion, il rédige le compte-rendu qu'il adressera ensuite à chacun des participants.

Rédaction du compte rendu Préparation    1. S’assurer de prendre suffisamment de notes au cours de la réunion 1.1 Organiser ses notes afin qu’elles soient conformes au déroulement de la réunion (grands titres correspondant aux points à l’ordre du jour). 1.2 Prendre soin de noter les éléments les plus importants : décisions, opinions de certains participants, répartition des tâches. 2. Déterminer les renseignements à rapporter dans le compte rendu 2.1 À partir notes, sélectionner les renseignements pertinents pour la rédaction du compte rendu. 2.2 Si les notes prises sont incomplètes, consulter au besoin d’autres participants de la réunion.

Rédaction du compte rendu Plan  3. Structurer le compte rendu d’après l’ordre du jour suivi lors de la réunion   3.1 Utiliser l’ordre du jour comme plan général du compte rendu. 3.2 S’assurer que les sections du compte rendu ainsi que leurs titres correspondent aux points de l’ordre du jour.

Rédaction du compte rendu 4. Résumer chaque sujet abordé à la réunion   A partir de la sélection effectuée dans ses notes, rédiger un court texte à propos de chaque point de la réunion Présentation : 5. Numéroter les points, de préférence en conformité avec la numérotation de l’ordre du jour. 6. Ne pas dépasser trois pages.