L’ELABORATION DES FICHES DE POSTE

FINALITES D’UNE FICHE DE POSTE Connaître et reconnaître les activités réalisées par un agent sur son poste de travail, son niveau d’autonomie ou de délégation Améliorer le management, l’organisation du travail et la gestion des effectifs Améliorer le recrutement et la mobilité : mettre la bonne personne à la bonne place Mettre en place une gestion des carrières : apprécier le travail des agents par rapport à des objectifs concrets lors de l’évaluation

FINALITES D’UNE FICHE DE POSTE (SUITE) Mieux définir les besoins en formation et adapter l’offre aux exigences du poste et du service Réviser le système de classification et de rémunérations accessoires : adapter la rémunération aux fonctions exercées et aux exigences requises (contribution/rétribution) Déterminer les risques au poste de travail et définir les mesures de prévention appropriées en matière d’hygiène et de sécurité

QU’EST-CE QU’UNE FICHE DE POSTE ? Document d’analyse d’une situation de travail, élaboré conjointement par l’agent et son supérieur hiérarchique direct, et qui définit : le contenu du poste : La fonction, les missions, les activités et les tâches Le positionnement hiérarchique et fonctionnel

QU’EST-CE QU’UNE FICHE DE POSTE ? (SUITE) Le contexte d’exercice : Le niveau d’autonomie et de responsabilité Les conditions et contraintes d’exercice Les données administratives (cadre d’emplois, grade…) Les moyens mis à disposition Les évolutions possibles du poste

QU’EST-CE QU’UNE FICHE DE POSTE ? (SUITE) Les exigences d’exercice : Le niveau requis Les formations et qualifications nécessaires Les compétences Les indicateurs d’appréciation des résultats

VOCABULAIRE DE LA FICHE DE POSTE MISSIONS : Description des grands domaines d’intervention de l’agent sur son poste de travail Savoirs nécessaires pour réaliser correctement la mission COMPETENCES : ACTIVITES : Ensemble d’opérations à réaliser pour effectuer une mission (plusieurs activités par mission) Exemple pour un ATSEM : Assister l’enseignant dans la préparation des activités Participer à la surveillance des enfants Nettoyer les locaux qui accueillent les enfants TACHES : Description des opérations matérielles effectuées par l’agent (plusieurs tâches par activité) Exemple pour la mission « nettoyage des locaux » : Nettoyer les sols Nettoyer le matériel Gérer le stock des produits d’entretien Exemple pour l’activité « nettoyer les sols » : Passer l’aspirateur tous les jours Passer la serpillière toutes les semaines

VOCABULAIRE DE LA FICHE DE POSTE (SUITE) Les missions et activités sont décrites par des verbes d’action GÉRER COMMUNIQUER DECIDER DIRIGER NÉGOCIER CONSEILLER ADMINISTRER FORMER DÉVELOPPER CRÉER CONTRÔLER ORGANISER PRODUIRE Élaborer un langage commun

CONTENU DE LA FICHE DE POSTE INTITULE MISSIONS DU POSTE ( définissant le niveau d’autonomie de l’agent) ACTIVITES ET TÂCHES DU POSTE POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE RELATIONS FONCTIONNELLES EXIGENCES REQUISES (DIPLÔMES, FORMATION, COMPETENCES, APTITUDES) CADRE STATUTAIRE MOYENS MIS A DISPOSITION CONDITIONS ET CONTRAINTES D’EXERCICE EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE INDICATEURS D’APPRECIATION DES RESULTATS

COMMENT ELABORER LES FICHES DE POSTE ? PAR QUELS POSTES COMMENCER ? Cibler les métiers qui représentent le plus d’effectif et qui sont prêts à être analysés QUELS AGENTS AUDITIONNER ? Tous les agents. Il y a autant de fiches de poste que d’agents dans la collectivité QUI RECUEILLE LES DONNEES ? L’encadrement de proximité en collaboration avec l’agent

METHODES DE RECUEIL DES DONNEES et en fonction du poste analysé… QUESTIONNAIRE ACCOMPAGNE Donner à tous les agents une grille de questions permettant de décrire leur situation de travail ANALYSE DOCUMENTAIRE Réunir tous les documents qui peuvent aider à la réalisation des fiches de poste (référentiel CNFPT, fiches de poste existantes, dispositifs de formation, procédures, consignes, règles d’hygiène et de sécurité au poste de travail…) ENTRETIEN Individuel sur la base d’une grille d’entretien préétablie Collectif par groupe de 5 à 6 personnes maximum OBSERVATION Recenser les activités et les tâches en observant l’agent à son poste de travail (essentiellement pour les métiers manuels)

LES ACTEURS CONCERNÉS PAR LA DÉMARCHE LE RÔLE DE LA DIRECTION : Impulser la démarche au sein de la collectivité Communiquer auprès des représentants du personnel et de l’ensemble des agents à chaque étape de la démarche, en collaboration avec la DRH LE RÔLE DU CHEF DE SERVICE : Soutenir la démarche au sein de son service en collaboration avec la DRH Valider les fiches de poste préparées par l’encadrement de proximité LE RÔLE DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL : Communiquer auprès des agents

LA REVISION DE LA FICHE DE POSTE La fiche de poste est élaborée à chaque création ou prise de poste Elle est modifiée lors de chaque évaluation individuelle ou réorganisation de service