MICROSOFT NAVISION FACILITE LA BONNE GOUVERNANCE L’EXEMPLE DU PROGRAMME DE FORMALISATION DE LA PROPRIÉTÉ ET DES AFFAIRES (PROPERTY AND BUSINESS FORMALIZATION PROGRAMME), GOUVERNEMENT DE TANZANIE Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

TABLE DES MATIÈRES Introduction Origines du projet Qu’entend-on par « bonne gouvernance » ? Rôle de l’information financière publique dans la promotion de la bonne gouvernance Objectif du projet Situation initiale Mise en œuvre du projet : les obstacles Techno Brain Ltd : le consultant idéal Résultats Support après mise en œuvre Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Introduction L’objectif de cette présentation est de vous faire partager mon expérience personnelle du pouvoir secret de Microsoft Navision, un outil efficace pour mettre en œuvre les TIC et donc faciliter la bonne gouvernance. A la fin de la présentation, les avantages des TIC dans le monde actuel, où une bonne gouvernance est indispensable, vous apparaîtront clairement. En un mot, je vais vous dévoiler, au cours de la présentation, les mesures qui ont été prises dans le cadre de notre Programme afin de mettre en œuvre avec succès une initiative dans le domaine des TIC. Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Origines du projet Ce projet a été mis en œuvre par le Property and Business Formalization Program for Tanzanie (PBFP), un programme tanzanien de formalisation de la propriété et des affaires, mieux connu localement sous l’appellation « MKURABITA » Le PBFP est une initiative du gouvernement tanzanien qui vise à autonomiser économiquement la majorité pauvre du pays en augmentant l’accès à la propriété et à l’entreprise de façon à permettre le développement d’une économie de marché solide et étendue qui sera régie par la loi. Il a été conçu dans le cadre de l’action National Strategy for Economic Growth and Reduction of Poverty et vise en particulier à faciliter la transformation des biens du secteur non structuré de l’économie en biens légalement enregistrés et officiellement exploités du secteur structuré de l’économie. Ce programme, piloté depuis le cabinet de la présidence, se compose des quatre phases suivantes : Phase de diagnostic Phase de conception de la réforme Phase de mise en œuvre et Constitution du capital et bonne gouvernance. Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Qu’entend-on pas « bonne gouvernance » ? On entend par gouvernance le processus de prise de décision et le processus dans le cadre duquel les décisions sont (ou ne sont pas) mises en œuvre. La bonne gouvernance est synonyme de participation, état de droit, transparence, réactivité, consensus, équité, inclusivité, efficacité, efficience et responsabilité. Je m’attacherai aujourd’hui aux notions de transparence, responsabilité, efficacité et efficience. Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Qu’entend-on pas « bonne gouvernance » ? La transparence implique que les décisions soient prises et que leur mise en œuvre se fasse dans le respect des règles et des règlements. La transparence signifie également que l’information est disponible gratuitement et que les utilisateurs prévus de l’information peuvent y accéder directement et dès qu’ils le souhaitent. La responsabilité financière couvre les systèmes comptables pour le contrôle des dépenses et les audits internes et externes. En ce qui concerne l’efficience et l’efficacité, une bonne gouvernance signifie que les processus et les institutions produisent des résultats qui répondent aux besoins de la société tout en utilisant au mieux les ressources mises à leur disposition. Ces trois composants de la bonne gouvernance ne peuvent être réunis si la communication de l’information financière ne se fait pas correctement, rapidement et en temps voulu. Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Rôle de l'information financière publique dans la promotion de la bonne gouvernance Une bonne information comptable et financière est l’une des conditions sine qua non de la promotion d’un processus de bonne gouvernance. L'information financière publique peut être utilisée pour évaluer la façon dont le processus de bonne gouvernance est mis en œuvre. Autrement dit, en cultivant l'information financière publique, on cultive la bonne gouvernance. L'information financière publique est également utilisée pour promouvoir une culture de la responsabilité qui explique clairement comment l’argent public est dépensé pour réaliser les objectifs prédéfinis. Dans ce cas, elle fait référence à un processus transparent et opportun de l'information financière. Il ne peut y avoir d'information financière transparente et opportune sans les TIC. Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Rôle de l'information financière publique dans la promotion de la bonne gouvernance Elle est donc indispensable pour qui entend moderniser la gestion financière afin non seulement d’améliorer la capacité des managers à manager MAIS aussi de les responsabiliser. La modernisation de la gestion financière garantit également : Une définition plus claire des rôles Plus de transparence et de responsabilité Un meilleur reporting et une meilleure information Un bon rapport qualité-prix Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Objectif du projet Le Property and Business Formalization Program a fait appel aux services de Techno brain Limited pour la mise en œuvre d’un système de gestion financière basé sur Microsoft Navision afin de répondre à ses besoins en information financière. L’objectif était de «répondre aux besoins d’information périodiques du gouvernement tanzanien ainsi que du donateur tout en garantissant transparence responsabilité ». Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Objectif du projet Le recours à la budgétisation par activité (considérée comme le meilleur moyen de garantir la transparence et la responsabilité, à partir desquelles était évalué le rapport qualité-prix) nécessitait un programme comptable spécifique capable de faire état des plans de travail et du budget. A l’origine, la comptabilité du Programme n’était pas suffisamment moderne pour faciliter la production de rapports financiers en temps voulu avec toutes les communications requises en place. L’accord financier entre le gouvernement tanzanien et le gouvernement norvégien nécessite la communication en temps voulu et régulière (tous les trimestres) d’informations adaptées conformément au plan de travail et au budget approuvés. Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Situation initiale Le système d’information du gouvernement est également trimestriel et la publication de chaque tranche est basée sur le rapport de mise en œuvre financière et physique du trimestre précédent. Pour communiquer au gouvernement et aux autres utilisateurs nécessaires des informations adaptées répondant aux différents besoins, il était important de produire plusieurs rapports. Cette situation était associée à des retards de l’information et à une inadaptation de la communication, ce qui s’est automatiquement avéré être une pierre d’achoppement pour les composants de la bonne gouvernance (en particulier la transparence, la responsabilité, l’efficacité et l’efficience). Ces retards de l’information étaient associés à une réception tardive des dépenses du trimestre précédent, ce qui avait un impact sur la mise en œuvre des activités prévues pour le trimestre en cours. L’Unité de Gestion du Programme a par conséquent dû chercher, avec l’accord des autorités gouvernementales, la meilleure solution TIC qui pouvait être adaptée aux besoins du Programme. Dans notre recherche de la solution, nous nous sommes attachés à garantir que, quelle que soit la solution finalement retenue, elle dispose d’une interface avec les logiciels de Microsoft tels qu’Excel et puisse répondre aux exigences liées à la budgétisation par activité par laquelle le plan de travail et les budgets sont traduits. Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Mise en œuvre du projet : les obstacles Identification et définition précise des besoins fonctionnels Succès du processus d’appel d’offres Identification du bon consultant présentant la bonne solution et les bonnes compétences Renforcement des capacités et transfert de connaissance pour les équipes internes Disponibilité d’un support après mise en œuvre au niveau local Protection de l’investissement dans les TIC sur le long terme Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Techno Brain Ltd : le consultant idéal Consultant spécialisé dans les TIC connu, présent dans le secteur des TIC tanzanien depuis une dizaine d’année et doté d’une expérience de la mise en œuvre de projets TIC de grande envergure en Tanzanie Société de mise en œuvre de Microsoft Navision réputée en Afrique de l’Est, avec un savoir-faire dans le domaine de la comptabilité générale du secteur public et des compétences techniques dans le domaine de la personnalisation de Navision Centre de développement Microsoft Navision en Tanzanie avec un grand vivier de ressources techniques locales pour assurer la personnalisation de Microsoft Navision afin de répondre aux besoins fonctionnels des utilisateurs Une méthodologie de mise en œuvre standard avec analyse, conception, développement et essais et déploiement Formation à Microsoft Navision et transfert de connaissances à l’équipe interne du Property and Business Formalization Programme (Mkurabita) Consultants techniques dotés d’une très bonne maîtrise de Microsoft Navision Excellent support après mise en œuvre Un fournisseur de solution complète, du déploiement au support en passant par le renforcement des capacités Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Processus de mise en œuvre Déterminer et consigner par écrit les activités en cours du programme, les activités à venir et les modifications, si nécessaire, du système Microsoft Navision afin de soutenir les activités. De cette activité résulte le Functional Requirement Document (FRD) Obtenir une description détaillée des activités futures du Programme qui sont définies dans la fiche d’analyse des écarts. Obtenir une description détaillée des interfaces qui seront connectées au système et qui sont définies dans la fiche d’analyse des écarts. Obtenir une description détaillée des données qui doivent être converties pour pouvoir lancer le nouveau système et qui sont définies dans la fiche d’analyse des écarts. Personnalisation du système Microsoft Navision pour répondre aux besoins fonctionnels uniques du programme. Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Processus de mise en œuvre Fourniture et installation du système Microsoft Navision Formation approfondie de 8 utilisateurs finaux du système Microsoft Navision. Les utilisateurs ont été formés à l’administration de Microsoft Navision et ont à leur tour formé les futurs utilisateurs du progiciel. L’infrastructure était en place, les données étaient converties et tout était prêt, et pourtant nous avons dû en passer par une révision structurée afin de faire approuver le nouveau système et de mettre en service le projet. Remise du système Microsoft Navision au Property and Business Formalization Programme. Support après mise en œuvre. Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Résultats Les résultats ont en fait dépassé nos attentes. Avec le soutien particulièrement efficace du consultant, nous avons également réussi à publier les données en retard de l’année précédente. Nous avons entièrement informatisé notre information comptable et financière. Les problèmes de retard de l’information ont complètement disparus, puisque nous sommes maintenant en mesure de produire des rapports financiers tous les mois (voire quotidiennement si nous le souhaitons). Gros avantage : le progiciel peut donner autant de détails qu’on le souhaite. Il suffit d’un clic de souris. Les subsides du gouvernement tanzanien et des donateurs nous parviennent à temps puisque les rapports de mise en œuvre sont communiqués dans les délais impartis. Les objectifs ont donc été atteints et les activités prévues mises en œuvre conformément aux plans de travail et au budget convenus Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Résultats Le processus d’audit a été grandement facilité parce que toutes les informations financières sont organisées, coordonnées et que leur accessibilité est parfaite. Les donateurs et les autres partenaires impliqués font davantage confiance au Programme. A la fin de la journée, les composants prévus de la bonne gouvernance sont réunis : transparence responsabilité efficacité et efficience Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Après mise en œuvre : objectifs futurs Il s’agit de l’assistance nécessaire une fois que le projet a été clôturé et dans toute interaction avec le Programme. Parmi les activités associées à cette phase figurent: la maintenance et le support du système. le suivi des besoins futurs dus à la croissance et aux nouvelles évolutions la formation aux nouvelles évolutions des TIC les mises à niveau et le support des logiciels le suivi des erreurs et les améliorations pour les opportunités à venir. Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Facilitation Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe

Merci de votre attention Presneted by Mrs Sewraphia R Mgembe