Module 4 Mesures de préparation avancées

Objectifs Comprendre en quoi les mesures de préparation avancées diffèrent des mesures de préparation de base et aident les EHP à passer à un état de préparation opérationnelle Guider les EHP sur quand et comment activer les mesures de préparation avancées et les plans pour des situations d’urgence potentielles Comprendre les défis quant à l'établissement des responsabilités pour l'activation des mesures de préparation avancées et des plans pour des situations d’urgence potentielles et savoir de quelle manière les surmonter Connaître les différentes sous-catégories des mesures de préparation avancées et savoir comment utiliser les mesures de préparation avancées de manière flexible pour les adapter à des contextes nationaux spécifiques Comprendre la structure des modèles de plans pour des situations d’urgence potentielles, son adéquation avec le modèle du plan de réponse stratégique et être en mesure de l'utiliser Décrire l'objectif d'un plan pour des situations d’urgence potentielles et ses avantages pour l'analyse des lacunes, la planification de la préparation et le financement

Pourquoi prendre des mesures de préparation avancées ? Passez de la préparation des EHP à un « ÉTAT DE PRÉPARATION OPÉRATIONNELLE » Guidez les EHP et les secteurs/groupes sectoriels dans l'identification de la réponse essentielle Définir les exigences humaines et financières Alimenter la planification de la préparation à l'échelle nationale Des mesures de préparation avancées sont requises en cas d'urgence imminente. Les EHP doivent changer de niveau de préparation et passer du statut « minimum » à « optimal ». À l'inverse des mesures de préparation de base, les mesures de préparation avancées répondent à des risques spécifiques. Elles représentent une liste des mesures clés à mettre en œuvre lorsqu'une crise se profile. Elles font partie intégrante du plan pour des situations d’urgence potentielles. Le système de l'IASC s'appuie sur une démarche avant-gardiste, dite « sans regrets », en matière de mesures de préparation, notamment lorsque les seuils identifiés grâce à l'analyse des risques sont atteints. Cela se produit normalement lorsqu'un risque est classé « moyen » (niveau 8 ou supérieur sur l'échelle de risque, voir la section 1 – Analyse et suivi des risques). Le plan pour des situations d’urgence potentielles doit être mis à jour et amendé quand des informations plus précises (lieux, impact probable au niveau humanitaire, etc.) sont disponibles. MESURES DE PRÉPARATION AVANCÉES Les mesures de préparation avancées sont divisées en catégories sur le même modèle que les mesures de préparation de base et suivent un processus de mise en œuvre analogue (voir la section 3). Les objectifs des mesures de préparation avancées sont les suivants : - Accroître le niveau de préparation des EHP (en cas de « risque modéré ») pour passer à un état de préparation opérationnelle en cas de situation d'urgence. - Accompagner les EHP et les secteurs/groupes sectoriels dans l'identification d'éléments essentiels permettant de répondre à une crise potentielle ; éléments qui, à leur tour, permettront d'élaborer un plan pour des situations d’urgence potentielles. - Déterminer les besoins en ressources supplémentaires, à la fois au niveau humain et sur le plan financier. - Contribuer aux efforts de planification de la préparation aux situations d'urgence déployés par les autorités nationales. Les EHP doivent se reporter à la liste des mesures de préparation avancées (voir l'annexe 5) pour connaître les étapes à suivre afin de renforcer la préparation opérationnelle et intervenir face à un risque émergent.

Étape par étape (comme pour les mesures de préparation de base) Même flux que pour les mesures de préparation de base.

Exercice de groupe Lisez le document de référence Choisissez trois ou quatre mesures de préparation avancées jugées prioritaires Choisissez une mesure de préparation avancée et décomposez sa mise en œuvre opérationnelle

Pourquoi mettre en place un plan pour des situations d’urgence potentielles ? S'accorder sur l'ampleur de la situation d'urgence, sur les besoins humanitaires et sur la portée de la réponse Définir la stratégie de réponse des secteurs/groupes sectoriels Anticiper les lacunes au niveau de la réponse et des besoins de financement Définir la base du plan de réponse préliminaire Le plan pour des situations d’urgence potentielles se concentre sur un seul risque et s'écarte de la méthodologie adoptée en 2007, qui nécessitait d'élaborer des scénarios pour un certain nombre de risques et même de mettre au point différents scénarios (du type meilleur/pire des cas, par exemple) pour chacun de ces risques. Cela n'a apporté que peu de valeur ajoutée aux niveaux de préparation existants. En fonction du risque et de l'analyse stratégique (scénario avec 200 000 personnes : quelles sont les différentes stratégies de réponse pour chaque secteur ?), il dévoile les implications opérationnelles de cette stratégie de réponse. Le plan pour des situations d’urgence potentielles a pour objectif de : Promouvoir une compréhension mutuelle vis-à-vis de tous les partenaires impliqués dans le cadre anticipé d'une urgence, avec les besoins humanitaires éventuels et la nature/portée de la réponse opérationnelle planifiée qu'elle induit. Expliquer clairement la stratégie de réponse des secteurs/groupes sectoriels face aux besoins pressants de la population affectée au cours des premières semaines d'une situation d'urgence. L'élaboration d'un plan pour des situations d’urgence potentielles est un processus d'anticipation de crises potentielles qui consiste à mettre au point des stratégies, des dispositions et des procédures pour répondre aux besoins de ceux qui sont les plus durement touchés par ces crises. Refléter les défis/lacunes spécifiques de la réponse éventuelle ; communiquer les besoins de financement anticipé. Favoriser l'élaboration opportune d'un plan de réponse préliminaire en cas de situation d'urgence. Plan unique ou plans multiples ? Dans la plupart des cas, les principaux éléments d'un plan pour des situations d’urgence potentielles (mesures de coordination, composition du programme d'aide, dispositions d'approvisionnement et logistiques) sont les mêmes pour un large éventail d'urgences potentielles dans un pays donné. Des plans pour des situations d’urgence potentielles séparés ne doivent être mis en œuvre que dans les cas où une réponse humanitaire radicalement différente est nécessaire (parce que les zones touchées sont géographiquement très dissemblables, par exemple).

Un plan pour des situations d’urgence potentielles efficace Simple et facile : implique tous les experts Spécifique à un contexte/une urgence Permet une utilisation efficace, effective et équitable des ressources L'accent est mis non pas sur le plan, mais sur les décisions qu'il permet de prendre (à partir de l'ERP) Figure 6 Les principes clés du plan pour des situations d’urgence potentielles Le plan pour des situations d’urgence potentielles doit être simple et facile à mettre en œuvre. Cette tâche ne doit pas être réservée aux seuls spécialistes : tous les collaborateurs susceptibles d'être impliqués dans la réponse doivent participer. L'attribution des responsabilités et la compréhension des objectifs sont essentielles lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre une réponse opérationnelle. Le plan pour des situations d’urgence potentielles doit être spécifique plutôt que générique. D'où l'importance d'établir un lien avec l'analyse et le suivi des risques afin de fournir des informations plus précises permettant d'élaborer le cadre de ce plan. Le plan pour des situations d’urgence potentielles doit permettre un usage efficace et équitable des ressources afin de répondre de manière adéquate aux besoins humanitaires. Le plan pour des situations d’urgence potentielles doit s'appuyer sur un processus précis. Bien que les plans écrits aient leur importance, sans un processus efficace, le plan pour des situations d’urgence potentielles peut être ignoré et se retrouver abandonné ou classé sans suite. Le document en lui-même n'a guère d'importance. Il établit le processus de prise de décisions préalablement mis en place, lequel répond aux questions soulevées et attribue les responsabilités.

Processus relatif au plan pour des situations d’urgence potentielles Élaborer un plan Remédier aux lacunes en matière de préparation Tester le plan Plan de travail + calendrier (à partir de l'ERP) Élaborer un plan pour des situations d’urgence potentielles L'EHP doit établir un plan de travail et un calendrier d'élaboration dudit plan. Les responsabilités et les échéances à respecter pour l'achèvement des différentes sections du plan doivent être approuvées et assignées aux personnes compétentes. Étant donné que l'EHP, sous la supervision du CR/CH, a la responsabilité générale du plan pour des situations d’urgence potentielles, des consultations régulières doivent avoir lieu et des recommandations de mesures doivent être émises. Des informations supplémentaires sont disponibles en annexe 5. Remédier aux lacunes en matière de préparation Il est crucial de remédier aux lacunes en matière de préparation qui apparaîtraient au cours du processus de planification. Répétons-le ici, cela doit se faire de manière systématique en attribuant des responsabilités et des échéances approuvées aux personnes compétentes. Tester le plan pour des situations d’urgence potentielles Un calendrier de test et d'examen du plan doit être avalisé. Ce calendrier doit faire le lien avec le suivi des risques. Des outils, par exemple des simulations, doivent être utilisés pour évaluer le plan. Voir l'annexe 5 pour plus d'informations. Reddition de comptes et échéances Planifier les tests en lien avec le système de suivi des risques Reddition de comptes et échéances

a Éléments d'un plan pour des situations d’urgence potentielles Situation et analyse des risques Le risque potentiel Son impact La capacité à intervenir Les principales hypothèses en matière de planification a Analyse de la situation et des risques (y compris une analyse tenant compte des considérations du genre et de la diversité) Cette section fournit un aperçu des scénarios envisageables, de leur impact probable et de la capacité à y faire face. Elle aborde également les principales hypothèses de planification utilisées dans le cadre de l'élaboration d'un plan pour des situations d’urgence potentielles. Exemple ANALYSE DES RISQUES Risque élevé de conflit dans la province x en raison de tensions intercommunautaires exacerbées Le conflit dans la région va provoquer le déplacement forcé de 100 000 personnes. Parmi elles, 50 000 vont probablement rester avec leur famille d'accueil, tandis que les 50 000 autres auront besoin d'un abri d'urgence. Le gouvernement est en mesure de fournir un abri à 25 000 personnes.

b Éléments d'un plan pour des situations d’urgence potentielles Stratégie de réponse Les objectifs de la réponse sur la base de l'analyse des risques Les mesures/réponses pour atteindre les objectifs b Stratégie de reponse Cette section décrit les objectifs escomptés dans le cadre du plan. Sur la base de la situation et de l'analyse des risques, une stratégie d'intervention est élaborée. La stratégie d'intervention contient deux éléments principaux. Dans un premier temps, les objectifs sont définis sur la base des informations provenant de l'analyse des risques. Dans un second temps, les interventions sont élaborées pour répondre à ces objectifs.

c Éléments d'un plan pour des situations d’urgence potentielles Mise en œuvre opérationnelle Comment la stratégie de réponse sera atteinte Partenaires, étapes nécessaires, etc. Sous la forme de résumés sectoriels c Mise en œuvre opérationnelle – ESSENTIELLE au plan pour des situations d’urgence potentielles. Concentrez-vous sur les mesures immédiates et concrètes que vous devrez prendre pour fournir une assistance humanitaire dans le cadre du scénario le plus probable – EN FONCTION DE VOS CAPACITÉS ACTUELLES DANS LE PAYS Bien que la stratégie de réponse définisse les objectifs à atteindre, cette section définit COMMENT y parvenir. La mise en œuvre opérationnelle définit les réponses appropriées et comment celles-ci seront mises en œuvre (par exemple, à l'aide des ONG locales en partenariat avec le gouvernement local pour distribuer des fournitures de secours), et les étapes nécessaires (par exemple, la logistique et les évaluations des besoins). Cette section est présentée sous la forme de résumés sectoriels, comprenant un aperçu des mesures opérationnelles nécessaires pour atteindre les objectifs des secteurs/groupes sectoriels. Les plans doivent être basés sur une compréhension réaliste de la capacité de réponse existante. Dans de nombreux plans pour des situations d’urgence potentielles, il est supposé qu'une capacité de réponse suffisante existe ou peut être rapidement mise en place. Cependant, des efforts insuffisants sont intentés pour déterminer ce que cela implique. En conséquence, les plans pour des situations d’urgence potentielles peuvent donner l'impression qu'une crise peut être gérée, alors qu'en fait il est probable qu'ils excèdent de loin les capacités de réponse susceptibles d'être fournies.

Éléments d'un plan pour des situations d’urgence potentielles d. Coordination et modalités de gestion e. Modalités de soutien opérationnel f. Lacunes en matière de préparation et mesures g. Besoins de financement d/e/ f/g L'établissement de mécanismes clairs de responsabilités et de coordination est essentiel pour une réponse humanitaire efficace. Ces mécanismes doivent faire l’objet de discussions et d'un accord avant la survenue de la crise. Modalités de soutien opérationnel (évaluation coordonnée des besoins/gestion de l'information/suivi de la réponse) Cette section définit les modalités de soutien des opérations. Les besoins spécifiques en matière de soutien opérationnel deviendront évidents au fur et à mesure de l'élaboration du plan pour des situations d’urgence potentielles. Lacunes en matière de préparation et mesures Cette section décrit les lacunes en matière de préparation identifiées au cours du processus de planification. Les lacunes identifiées devront être examinées et hiérarchisées, tandis que les responsabilités et les échéances pour les mesures visant à combler les lacunes devront être définies. Besoins de financement Cette section doit contenir deux budgets : un budget indicatif pour la réponse prévue et un autre pour les mesures de préparation. La préparation des budgets indicatifs présente plusieurs avantages. Dans un premier temps, elle donne une indication claire au siège et aux donateurs quant au soutien éventuellement nécessaire et à la portée probable de la réponse envisagée. Dans un second temps, elle permet de s'assurer qu'il n'y a pas de perte de temps dans l'émission d'appels de fonds si une réponse est nécessaire.

Exercice de groupe 2 20 minutes Réfléchissez aux éléments clés pour un plan de mise en œuvre opérationnelle efficace

10 minutes Exercice de groupe 2 – partie 2 À présent, passez à la page 4 du modèle de plan pour des situations d’urgence potentielles et comparez les questions clés pour la mise en œuvre opérationnelle par rapport aux principaux éléments dont vous venez de discuter

Maintien d'un plan pour des situations d’urgence potentielles À quel moment examiner/tester le plan : évolution du risque ou changements institutionnels (rotation des EHP) Comment maintenir la dynamique : le plan pour des situations d’urgence potentielles fait partie intégrante des plans de travail des organisations Les simulations constituent un outil adéquat pour tester le plan Des exercices de simulation simples sont appréciables pour sensibiliser les personnes qui participent à une réponse humanitaire au mécanisme de coordination et de réponse envisagé dans le plan. Ils aident également à tester les hypothèses de planification et les mécanismes de réponse. Des simulations peuvent être utilisées dans le cadre du programme régulier d'examen et d'actualisation du plan pour des situations d’urgence potentielles.