Projet 3 C-IVOIRE Formation aux outils de veille sur internet Abidjan – 24 & 25 Avril 2012

Christine Moretti Chargée daccompagnement aux projets européens et internationaux à lInstitut des Régions Chaudes (IRC) Service DEFIS - Montpellier SupAgro Mon rôle est : Assurer une veille lactualité des financements internationaux dans le domaine de la coopération universitaire et lexpertise en formation agronomique et agro-alimentaire, Apporter un appui pour le montage juridique, administratif et financier des projets

Contexte et objectifs de la formation Formation prévue dans le lot de tâches (WP) 2 « Amélioration du contrôle sanitaire des aliments » Activités 3.3 et 3.4 décrites ainsi : « Formation des membres du comité national et membres du projet aux outils de veille stratégique et bibliographique»

Objectifs de la formation : sapproprier les méthodes et les outils pour la mise en place dun système de veille sur la sécurité sanitaire alimentaire Résultat attendu en fin de projet : « Création dun système de veille sanitaire alimentaire en Côte dIvoire »

Organisation prévisionnelle des activités 3.3 et jours davril 2012 à juillet 2014 (formation et finalisation du loutil) –Première approche : 24 et 25 avril 2012 (2 jours) –Suivi à distance sur 2 nd semestre 2012 : 4 jours –Suivi à distance sur 2013 : 4 jours –Suivi à distance sur 2014 et restitution finale en CI : 4 jours

Chronogramme proposé Avril 2012 : formation, initiation, définition du plan de veille, structuration de loutil et constitution dun GT chargé du suivi Septembre à décembre 2012 : 4 réunions du GT en visioconférence pour mises au point, améliorations, retours dexpérience

Courant 2013 : 4 réunions (1 par trimestre) du GT, en visioconférence pour mises au point, améliorations, retours dexpérience Entre janvier et juillet 2014 : 3 réunions du GT et présentation de loutil finalisé à lassemblée générale de clôture du projet

Programme du 24 avril Introduction générale : quest ce que la veille, définitions des différentes notions de veille… La conception dun système de veille informative : définition des besoins, du périmètre, des contraintes, des moyens : le plan de veille Travaux pratiques en binôme ou trinôme : définition et rédaction dun plan de veille Feed-back sur la journée

Programme du 25 avril Restitution des plans de veille réalisés en atelier en mise en commun Identification des sources, le traitement et lanalyse des informations collectées en fonction des plans de veille réalisés. Lorganisation et lanimation du futur système de veille 3C-Ivoire (outils, surveillance des pages web, agrégateurs, monitoring, constitution du GT) Conception dun agrégateur de flux RSS netwibes Feed-back sur la formation

Définition générale de la veille –Selon la norme XPX AFNOR 1998 : « la veille est une activité continue et en grande partie itérative visant une surveillance active de lenvironnement technologique, commercial, juridique …en vue danticiper les évolutions –Elle sert à détecter, analyser, faire savoir au sein de son organisation quels sont les facteurs nouveaux qui peuvent affecter son fonctionnement et ses résultats, dans le but de créer des opportunités et de réduire les risques liés à lincertitude. On parle alors de veille stratégique

Quelques caractéristiques …. –La veille est une démarche volontaire et organisée, 1.La veille a pour finalité de détecter des informations pertinentes, favorables ou défavorables (détecter un danger ou une opportunité) afin dadapter une stratégie adéquate et de prendre une décision 2.La veille est pertinente lorsquelle traite linformation dans un temps raisonnable et lorsquelle parvient à temps pour prendre une décision

Différents types de veille –Veille technologique : porte sur les innovations, inventions, brevets, recherche appliquée –Veille concurrentielle : porte sur les produits, les forces et faiblesses des concurrents, leurs méthodes de vente, de communication, dorganisation –Veille commerciale : porte sur lactivité des clients, fournisseurs, prospects, distributeurs … –Veille règlementaire et juridique : elle permet de se tenir informé des lois, règlements, jurisprudence –Veille sanitaire : elle permet de détecter des situations potentiellement dangereuses pour la santé publique et de déclencher lalerte si le risque est avéré ou probable.

VEILLE = PROCESSUS A VALEUR AJOUTEE Qui nécessite au préalable une réflexion stratégique et qui se décline en 4 phases

1- Phase de formulation des besoins dinformations –Identifier les axes de veille (récurrents, ponctuels, transversaux) –Déterminer les informations utiles

2- Phase de surveillance des sources (« Sourcing ») Identifier toutes les sources utiles, ponctuelles, systématiques (web, institutions, gouvernement, réseaux personnels, partenaires, clients, fournisseurs, colloques, medias…) Collecter linformation avec des outils adaptés

3- Phase de traitement et danalyse de linformation Transformer les informations brutes en des réponses élaborées

4 - Phase de diffusion ciblée de linformation Définir la stratégie de diffusion Mise en place des livrables (bulletin dinformation, bulletin dalerte…)

1- Phase de formulation des besoins dinformations Identification du besoin What, Why, When, Who, Where, How much ? -Quels sont mes objectifs ? Quelle est ma problématique ? -Quels sont les acteurs directs ou indirects, les thèmes ou concepts en lien avec le sujet (qui et quoi a une influence sur le sujet ?) - Les limites que je me donne (en temps et en espace) le temps : besoin ponctuel, besoin récurrent mais aussi de quel temps je dispose pour veille ? lespace : informations locales, nationales, internationales

-Quels sont les délais et les moyens humains, technique, financiers dont je dispose ? -Quels seront les destinataires de ma veille ? -Quels seront les niveaux dinformation transmise, brute ou analysée ? -Comment je diffuserai les résultats de ma veille ? Quelle sera la périodicité ? Pour faciliter ces questionnements et cette phase danalyse, un outil simple à mettre en place : LE PLAN DE VEILLE

Pour faciliter ces questionnements et cette phase danalyse, un outil simple à mettre en place : LE PLAN DE VEILLE Document synthétique de communication et de travail Présente le contexte, le périmètre et les objectifs de la veille Peut prendre la forme dun tableau ou dune note de cadrage

Proposition dorganisation de laprès-midi du 24 avril Travail en binôme ou trinôme sur le plan de veille Réflexion sur la constitution du groupe de travail qui sera chargé délaborer le système de veille 3C-IVOIRE (4 à 5 volontaires, organisation et répartition des tâches, calendrier de travail….) Debriefing en fin daprès midi