L’archivage au Conseil général de la Haute-Vienne Archives départementales de la Haute-Vienne L’archivage au Conseil général de la Haute-Vienne 16 octobre 2008

Déménagement : proposition de méthode en 6 étapes Ces différentes étapes seront développées au cours des réunions ultérieures.

LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUE Première étape RÉUNIR LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUE

1. RÉUNIR LA RÉGLEMENTATION ARCHIVISTIQUE Elle fixe : - les durées légales de conservation des documents - leur sort final  (versement ou élimination) Et les services pour lesquels il n’existe pas de réglementation ?

REPERER LES ELIMINABLES EN MASSE 2e étape REPERER LES ELIMINABLES EN MASSE

2. REPERER LES ELIMINABLES EN MASSE Il s’agit d’éliminations particulièrement « rentables » : catégories de documents facilement identifiables et localisables, qui prennent beaucoup de place et qui paraissent pouvoir être éliminées. vérifier la réglementation procéder à ces éliminations dans le respect de la procédure.

FAIRE UN RÉCOLEMENT (ÉTAT DES LIEUX) 3e étape FAIRE UN RÉCOLEMENT (ÉTAT DES LIEUX)

3. FAIRE UN RÉCOLEMENT (ÉTAT DES LIEUX) localiser les documents existants les identifier déterminer leur sort en fonction de la réglementation Etape déterminante pour la suite des opérations : si elle est réalisée avec soin les autres étapes seront nettement facilitées. Et si le service ne peut pas dégager les moyens humains nécessaires ? Cette étape sera développée lors d’une réunion ultérieure

PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS 4e étape PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS

4. PROCÉDER AUX ÉLIMINATIONS Le récolement permet de repérer facilement les documents qui peuvent être éliminés. vérifier la réglementation procéder à ces éliminations dans le respect de la procédure.

PROCEDER AUX VERSEMENTS 5e étape PROCEDER AUX VERSEMENTS

5. PROCEDER AUX VERSEMENTS Le récolement permet de repérer facilement les documents qui peuvent être versés. vérifier la réglementation procéder au versement.

PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENT 6e et dernière étape PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENT

6. PRÉPARER LE DÉMÉNAGEMENT Le volume de documents à déménager est désormais très réduit. Il reste donc : à distinguer les dossiers d’utilisation fréquente (qui devront rester dans les bureaux) et ceux qui devront rejoindre la salle de préarchivage ; à prévoir les regroupements nécessaires dans le cas où une même catégorie de documents se trouve dispersée ; à évaluer la place nécessaire pour chaque catégorie de documents dans la salle d’archives ; à éditer des lots d’étiquettes comportant l’intitulé du service et un numéro d’ordre pour une remise en place ordonnée dans les nouveaux locaux.

Proposition de calendrier fin 2008 1er sem. 2009 2e sem. 2009 1er sem. 2010

pour un service ayant un arriéré d’archives Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré d’archives été 2008 fin 2008 1er sem. 2009 2e sem. 2009 1er sem. 2010

pour un service ayant un arriéré d’archives Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré d’archives été 2008 mesure du métrage fin 2008 1er sem. 2009 2e sem. 2009 1er sem. 2010

Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré d’archives été 2008 mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse 1er sem. 2009 2e sem. 2009 1er sem. 2010

Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré d’archives été 2008 mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse 1er sem. 2009 1/ éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2e sem. 2009 1er sem. 2010

Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré d’archives été 2008 mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse 1er sem. 2009 1/ éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant ) 1er sem. 2010

Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré d’archives été 2008 mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse 1er sem. 2009 1/ éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant ) 1er sem. 2010 1/ versement (ou semestre précédent) 2/ préparation du déménagement

Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré d’archives pour un service qui est « à jour » été 2008 mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse 1er sem. 2009 1/ éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant ) 1er sem. 2010 1/ versement (ou semestre précédent) 2/ préparation du déménagement

Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré d’archives pour un service qui est « à jour » été 2008 mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse processus habituel 1er sem. 2009 1/ éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant ) 1er sem. 2010 1/ versement (ou semestre précédent) 2/ préparation du déménagement

Proposition de calendrier pour un service ayant un arriéré d’archives pour un service qui est « à jour » été 2008 mesure du métrage fin 2008 repérage des éliminables en masse processus habituel 1er sem. 2009 1/ éliminations de masse 2/ état des lieux ou « récolement » 2e sem. 2009 versement (ou semestre suivant ) 1er sem. 2010 1/ versement (ou semestre précédent) 2/ préparation du déménagement préparation du déménagement

Archives courantes Archives intermédiaires Archives définitives Qu’est-ce à dire ?

les archives courantes :

les archives intermédiaires : (« préarchivage »)

les archives définitives : photo des Archives départementales de la Haute-Vienne

C. FINANCES. Le tableau d’archivage indique la D.U.A.des documents Budget primitif et modificatif 10 ans conserver Budgets de production, de co-production et de co-réalisation de spectacles Pièces justificatives (billetterie, factures, relevés bancaires...) jugement des comptes + 1 an détruire Documents comptables (journaux, grand livre, balances idem tri ne conserver que le grand livre

doivent être conservés Le tableau d’archivage indique si les documents ayant atteint leur D.U.A. doivent être conservés ou peuvent être éliminés C. FINANCES. Budget primitif et modificatif 10 ans conserver Budgets de production, de co-production et de co-réalisation de spectacles Pièces justificatives (billetterie, factures, relevés bancaires...) jugement des comptes + 1 an détruire Documents comptables (journaux, grand livre, balances idem tri ne conserver que le grand livre

Les documents à conserver sont versés aux Archives

Bordereau de versement Les documents à conserver sont versés aux Archives Bordereau de versement

Bordereau de versement Les documents à conserver sont versés aux Archives Bordereau de versement + documents

Bordereau de versement Les documents à conserver sont versés aux Archives Bordereau de versement + documents

Les documents à éliminer

Les documents à éliminer sont éliminés Bordereau d’élimination

Les documents à éliminer sont éliminés Bordereau d’élimination

Le rôle du correspondant archives Il a pour mission, sous l’autorité de son chef de service, de suivre les questions relatives aux archives de son service, en liaison avec les Archives départementales. En particulier : il prépare, organise ou coordonne les versements et les éliminations il informe son service des évolutions archivistiques (évolutions juridiques ou réglementaires, nouveaux outils) il participera en temps opportun à l’élaboration de la charte d’archivage du service à moyen terme il étudiera les questions relatives à l’archivage électronique

Fin