Formation Microsoft® Office SharePoint® Services 2007 [Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office SharePoint® Services 2007 Avant de commencer : Les stagiaires doivent être en mesure d’ajouter des fichiers à une bibliothèque SharePoint, de modifier et d’extraire des fichiers, ou de suivre les présentations de formation en ligne intitulées « Bibliothèques de documents SharePoint I : Présentation du partage de fichiers » et « Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction » [Notes pour le formateur : Pour une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, reportez-vous à la toute dernière diapositive. En outre, le volet des notes de certaines diapositives comporte du texte pédagogique complémentaire. Animations Adobe Flash : ce modèle contient des animations Flash. Celles-ci s’exécutent dans PowerPoint versions 2000 et ultérieures. Toutefois, si vous souhaitez enregistrer ce modèle dans PowerPoint 2007, enregistrez-le dans le format de fichier PowerPoint antérieur : Présentation PowerPoint 97-2003 (*.ppt) ou Modèle PowerPoint 97-2003 (*.pot). (Les types de fichiers apparaissent dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, en regard de Type de fichier). Avertissement : si vous l’enregistrez dans un format de fichier PowerPoint 2007, tel que Présentation PowerPoint (*.pptx) ou Modèle PowerPoint (*.potx), les animations ne sont pas conservées dans le fichier enregistré. Par ailleurs, étant donné que cette présentation contient des animations Flash, l’enregistrement du modèle peut entraîner l’affichage d’un message d’avertissement relatif aux informations personnelles. Cet avertissement ne s’applique pas à cette présentation, sauf si vous ajoutez des informations aux propriétés du fichier Flash proprement dit. Cliquez sur OK dans la boîte du message.] Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Contenu de la formation Vue d’ensemble : place au flux Leçon : notions de base des flux de travail La leçon se termine par quelques questions visant à tester votre compréhension du contenu de la formation. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Vue d’ensemble : place au flux Votre organisation utilise-t-elle un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Utilisez-vous des bibliothèques de documents sur ce site pour partager des fichiers ? Si tel est le cas, vous devez apprendre à utiliser des flux de travail, processus automatisés qui acheminent les documents pour différents types de révision. Cette formation vous présente les notions de base. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Objectifs de la formation Découvrir l’intérêt que peut revêtir un flux de travail pour vous et vos collaborateurs. Assimiler les notions de base des flux de travail : démarrage d’un flux de travail, participation des personnes, etc. Démarrer le flux de travail Approbation qui vous permet de soumettre un fichier à l’approbation d’autres personnes. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Notions de base des flux de travail Leçon Notions de base des flux de travail

Qu’est-ce qu’un flux de travail ? Dans le contexte d’une bibliothèque de documents SharePoint, un flux de travail est un processus automatisé qui permet aux personnes de réviser un fichier. En tant que personne qui a besoin que le fichier soit révisé, vous démarrez le flux de travail. Ensuite, vous n’avez plus qu’à attendre que les personnes automatiquement averties révisent le fichier. Si elles oublient, elles reçoivent un autre message électronique. Lorsque tout le monde a terminé, une page Web récapitule le flux de travail et recense les personnes qui sont intervenues. En quoi la révision du fichier consiste-t-elle exactement ? Cela dépend du flux de travail que vous avez choisi d’exécuter. Nous aborderons ce point ensuite. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Les trois flux de travail Lorsque vous enregistrez un fichier dans une bibliothèque de documents sur un site SharePoint Server 2007, trois flux de travail sont à votre disposition. Le flux de travail Approbation demande à chacun d’approuver un fichier. Le flux de travail Recueillir les commentaires collecte les commentaires. Le flux de travail de collecte des signatures collecte les signatures numériques des personnes intéressées. Exemples d’utilisation pour chaque type de flux de travail : Flux de travail Approbation. Avant de fournir une présentation, vous pouvez exécuter ce flux de travail afin que les personnes influentes au sein de votre société puissent l’approuver. Flux de travail Recueillir les commentaires. Si vous êtes en train de rédiger une nouvelle stratégie d’entreprise, il peut être utile de recueillir les commentaires des personnes des différents départements. Vous pouvez ensuite intégrer ces commentaires dans une version finale avant la publication définitive. Flux de travail de collecte des signatures. Vous pouvez l’utiliser si vous souhaitez qu’une personne signe une note de frais ou une analyse de performance. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Flux de travail Approbation Le plus simple des trois flux de travail est le flux de travail Approbation. Comment fonctionne-t-il ? Lorsque vous démarrez le flux de travail à partir d’un fichier dans une bibliothèque de documents, une série d’événements se produisent. Un message électronique spécial est envoyé au premier approbateur. Votre site SharePoint appelle ce message électronique une « tâche », car le message s’apparente à un élément « à faire » associé à une personne participant au flux de travail. La tâche lui demande d’approuver le fichier. Pour ce faire, elle clique sur le bouton Approuver . Cette formation, qui couvre uniquement le flux de travail Approbation, vise à l’acquisition des notions de base. Les diapositives suivantes mettent l’accent sur le bouton Approuver. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Flux de travail Approbation Le plus simple des trois flux de travail est le flux de travail d’approbation. Comment fonctionne-t-il ? Lorsque vous démarrez le flux de travail à partir d’un fichier dans une bibliothèque de documents, une série d’événements se produisent. Ensuite, la personne suivante reçoit une tâche. Elle clique sur le bouton Approuver. Une tâche est ensuite envoyée à la dernière personne. Lorsque celle-ci clique sur le bouton Approuver, le flux de travail est terminé. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Flux de travail Approbation Le point principal à retenir est que chaque tâche est envoyée à chaque approbateur l’un après l’autre, dans l’ordre que vous spécifiez au préalable. Si une personne refuse d’approuver le fichier, cela peut empêcher la personne suivante de recevoir sa tâche. Toutefois, vous pouvez définir une date d’échéance afin que le flux de travail envoie un message de rappel. La diapositive suivante mettra en évidence tous ces détails. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Page État du flux de travail Lorsque le flux de travail est terminé, la page État du flux de travail, illustrée ici, récapitule l’activité associée au flux de travail. Vous pouvez voir chaque tâche, son état et le résultat. En tant qu’initiateur du flux de travail, vous recevez également ces informations dans un message électronique lorsque le flux de travail est terminé. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Page État du flux de travail La page État du flux de travail offre l’un des principaux avantages de l’utilisation d’un flux de travail. En effet, les personnes peuvent ultérieurement consulter cette page pour savoir si le fichier a été approuvé. Remarque : la page État du flux de travail figure également dans les flux de travail Recueillir les commentaires et Collecte des signatures. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir Aspect Comment un flux de travail se déroule-t-il et comment les personnes achèvent- elles leurs tâches ? Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lecture. Remarque : cette animation montre le processus tel qu’il est effectué dans PowerPoint 2007, mais il est identique dans Word 2007 et Excel 2007. [Note pour le formateur : pour lire l’animation lorsque vous visualisez le diaporama, cliquez avec le bouton droit sur l’animation, puis cliquez sur Lecture. Après avoir lu le fichier une fois, vous devrez peut-être cliquer sur Rembobiner (après avoir cliqué avec le bouton droit), puis cliquer sur Lecture. Si vous cliquez sur la diapositive pour y entrer du texte ou pour accéder à la diapositive suivante, mais que rien ne se produit, cliquez en dehors de l’animation. Il est parfois nécessaire de cliquer deux fois. Si vous rencontrez des problèmes lors de la visualisation de l’animation, reportez-vous aux notes de la dernière diapositive de cette présentation relatives à la lecture d’une animation Adobe Flash. Si les problèmes persistent, la diapositive qui suit celle-ci est un duplicata de diapositive constitué d’éléments graphiques statiques. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive suivante avant de montrer la présentation.] L’animation montre comment Elena, qui a créé une présentation de réunion d’entreprise contenant certaines annonces importantes, utilise le flux de travail Approbation pour acheminer la présentation vers trois acteurs clés avant de la finaliser. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir Aspect Comment un flux de travail se déroule-t-il et comment les personnes achèvent-elles leurs tâches ? Dans cet exemple, une personne a créé une présentation de réunion d’entreprise contenant certaines annonces importantes. Elle utilisera le flux de travail Approbation pour acheminer la présentation vers trois acteurs clés avant de la finaliser. Pour démarrer, elle clique sur le lien Approbation, comme indiqué dans l’image. Ensuite, elle spécifie les adresses de messagerie des destinataires, tape un message de présentation, indique une date butoir et clique sur Démarrer. La première personne qui reçoit un message électronique clique sur le lien et révise le fichier. Une fois que les trois réviseurs ont effectué la même procédure, la colonne Approbation dans la bibliothèque de documents indique Approuvé, et la page d’état du flux de travail indique trois tâches achevées. [Note pour le formateur : cette diapositive est identique à la diapositive précédente, sauf qu’elle comporte des éléments graphiques statiques à la place d’une animation. Utilisez cette diapositive si vous ne parvenez pas à visualiser l’animation. Supprimez la diapositive actuelle ou la diapositive précédente avant de montrer la présentation.] Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir Commentaires Avant de cliquer sur Approuver, les personnes peuvent également taper de brefs commentaires sur le fichier. Ces commentaires apparaissent en bas de la page État du flux de travail, dans la section Historique des flux de travail. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir Un refus se produit Un flux de travail comprend un bouton qui permet de refuser un fichier. Dans cette illustration, Bernard a refusé le fichier, car il pense que la diapositive 2 est incorrecte. Il est important de noter que la tâche de Bernard est toujours considérée achevée, même s’il l’a refusée. Si une personne refuse le fichier, vous devez corriger celui-ci et redémarrer le flux de travail pour obtenir l’approbation une nouvelle fois, c’est-à-dire, lorsque vous sollicitez une approbation unanime. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir Messages initiateurs Vous avez vu comment un flux de travail démarre et comment les personnes achèvent les tâches à l’aide de messages électroniques. Lorsque vous initiez un flux de travail, vous recevez également deux messages électroniques spéciaux. Vous recevez un message vous indiquant à quel moment un flux de travail a démarré. Lorsque chaque personne a achevé sa tâche, vous recevez un message final indiquant que le flux de travail a été achevé, dans lequel sont précisés les noms des personnes ayant approuvé ou refusé le fichier. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir Messages initiateurs Chacun de ces messages comporte, dans sa partie inférieure, un lien qui, lorsque vous cliquez dessus, ouvre la page État du flux de travail. Ce lien est utile lors de la réception du premier message, car vous pouvez vérifier qui a ou n’a pas encore achevé sa tâche. En cliquant ultérieurement sur le lien dans le message final, vous pouvez facilement accéder à la page État du flux de travail, au cas où vous ignoreriez si un fichier a été approuvé ou non. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Procédure d’annulation Que devez-vous faire pour annuler un flux de travail ? Accédez à la page État du flux de travail, puis cliquez sur Annuler le flux de travail. Cette opération arrête le flux de travail et génère une notification selon laquelle le flux de travail est annulé. Les tâches, qu’elles soient achevées ou non, demeurent toujours enregistrées dans la page d’état, à laquelle vous pouvez vous référer au besoin. Pourquoi annuler ? Il est possible que le fichier ne fût pas aussi prêt que vous le pensiez. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Ce dont vous avez besoin Le bouton Modifier cette tâche, illustré ici, est idéal pour achever une tâche de flux de travail. Toutefois, si les personnes participant à votre flux de travail ne voient pas ce bouton dans Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007, il est possible qu’elles aient désactivé la barre des messages. Elles peuvent à tout moment réactiver la barre des messages à l’aide de l’onglet Affichage . Si le bouton est toujours inaccessible, elles peuvent achever la tâche sur le site SharePoint lui-même, à l’aide de leur navigateur Web. Pour plus d’informations sur la procédure à suivre, voir l’Aide-mémoire accessible depuis la fin de cette formation. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Ce dont vous avez besoin Pourquoi le bouton Modifier cette tâche ne serait-il pas disponible ? Il n’est disponible que lorsque l’une des suites suivantes a été achetée : Il figure également dans les versions autonomes de Word 2007, Excel 2007 et PowerPoint 2007. Toutefois, il n’est pas disponible dans les autres suites Office telles que Microsoft Office Standard 2007. Microsoft Office Professionnel Plus 2007 Microsoft Office Entreprise 2007 Microsoft Office Ultimate 2007 Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Ce dont vous avez besoin (suite) Il est également intéressant de savoir que les flux de travail présentés dans ces formations ne sont disponibles que si vous pouvez enregistrer un fichier dans une bibliothèque de documents sur un site SharePoint Server 2007. Comment pouvez-vous savoir si vous possédez SharePoint Server 2007 ? C’est une question courante. Essayez de démarrer le flux de travail Approbation comme indiqué dans cette formation. Si l’option permettant de démarrer le flux de travail apparaît, vous pouvez poursuivre. Si l’option permettant de démarrer le flux de travail apparaît, vous pouvez poursuivre. Si l’option n’est pas disponible, demandez à la personne en charge de votre serveur ou de votre département informatique la marche à suivre pour pouvoir utiliser les flux de travail tels que ceux-ci. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir Question de test 1 Si vous utilisez un flux de travail dans une bibliothèque de documents, que se passe-t-il généralement ? (Choisissez une réponse.) Il envoie les fichiers à chaque personne au sein de votre société pour révision. Il facilite l’automatisation du processus de révision d’un fichier en fournissant un lien dans un message électronique. Il dirige les personnes d’une bibliothèque vers une autre afin qu’elles puissent réviser un fichier. Il vous permet d’envoyer les fichiers en révision sans utiliser la messagerie électronique. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Question de test 1 : réponse Il facilite l’automatisation du processus de révision d’un fichier en fournissant un lien dans un message électronique. Votre responsable informatique peut également fournir des flux de travail qui effectuent d’autres opérations, mais par défaut, les flux de travail dans une bibliothèque de documents facilitent l’envoi des fichiers pour révision. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir Question de test 2 Lorsqu’une tâche de flux de travail est affectée à une personne, sous quelle forme lui apparaît-elle ? (Choisissez une réponse.) Elle ressemble à une petite note adhésive comportant des instructions sur la tâche à effectuer. Elle ressemble à un message électronique qui comprend des instructions. Elle ressemble à un petit bloc-notes comportant une case à cocher en regard de la tâche. Elle apparaît en regard du document dans une colonne spéciale. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Question de test 2 : réponse Elle ressemble à un message électronique qui comprend des instructions. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir Question de test 3 À quel endroit pouvez-vous voir un enregistrement indiquant qu’une personne a achevé ses tâches de flux de travail ? (Choisissez une réponse.) Dans le document proprement dit. Dans une colonne en regard du fichier dans la bibliothèque. Dans la page Rapports d’archives des flux de travail. Dans la page État du flux de travail. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Question de test 3 : réponse Dans la page État du flux de travail. Vous pouvez considérer cette page comme l’enregistrement officiel des personnes impliquées. En outre, gardez à l’esprit que l’initiateur du flux de travail reçoit un message électronique qui établit un lien vers la page d’état. Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir

Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir Aide-mémoire Pour un résumé des tâches couvertes dans cette formation, voir l’Aide-mémoire.   Flux de travail I : Tout ce que vous devez savoir