Compléments d’informations sur l’application des pénalités fournisseurs dans les contrats cadres Direction des Achats | Novembre 2010 Document interne

L’APPLICATION DES PENALITES 1 Constat des manquements Le responsable de l’application (suivant le SCA) réunit les preuves du manquement : bon de livraison, PV d’achèvement ou de réception,… Ces 2 étapes peuvent être fusionner lorsque les pénalités sont unitairement faibles Dans ce cas un seul écrit suffit (qui peut être fait par e-mail) 2 Notification des pénalités Il expose (par écrit et/ou oralement) le motif de pénalisation et le montant total encouru par le Titulaire. Pas de formalisme type, mais modèle de courrier à adapter sur Net@chat. Délai de contestation fournisseur 3 Application des pénalités A réception de la notification, le titulaire fait ses propres vérifications et apporte d’éventuelles explications. Après discussion et /ou confirmation, un deuxième écrit est envoyé au titulaire pour lui signifier les pénalités appliquées (montant total ou partiel). Ces deux étapes 4 Recouvrement des pénalités | Compléments pénalités | Document Confidentiel | 10/06/2018

4. Le recouvrement des pénalités de retard : 2 possibilités A- Recouvrement par déduction des factures du titulaire : Le montant des pénalités doit être clairement mentionné sur la facture. Les pénalités sont déduites du TTC, car fiscalement assimilées à des indemnités. Les pénalités entrent alors directement dans le budget de la MOA utilisatrice du contrat. B - Recouvrement par récupération comptable rétroactive (avoir) Cette demande d’avoir est effectuée par le CCF après facturation du Titulaire , et vient en déduction comptable des sommes dues par la SNCF au fournisseur. Voir procédure précise du CCF sur le site Intranet Comptabilité Fournisseurs Lien : http://compta-fournisseurs.controle-de-gestion.sncf.fr/IMG/doc/CFO_Note_procedure_Penalites_CCF.CSP_entites3-2-2.doc Ces deux étapes | Compléments pénalités | Document Confidentiel | 10/06/2018

.  Bon à savoir : En cas d'affacturage sur un contrat, les pénalités doivent obligatoirement être facturées au titulaire du contrat et non au Factor. Ce dernier ne peut déduire des pénalités de ses factures. La SNCF ne peut pas appliquer de pénalités à un sous-traitant, même payé directement. Mais, uniquement au Titulaire du contrat qui se retournera vers son sous-traitant ensuite. La SNCF peut à tout moment du contrat demander rétroactivement des pénalités sur des dysfonctionnements effectivement constatés, et dont on a réuni les preuves. Les clauses pénalités peuvent faire l’objet de modifications en cours d’exécution du contrat. Après accord des Parties, cette modification est actée par un avenant au contrat. Si les pénalités sont réellement encourues et restent proportionnées au montant total du contrat, il est possible d’arriver à récupérer des pénalités dont le montant dépasse celui des commandes concernées. Messages Forts Les pénalités font partie intégrante de la vie des affaires en cas de manquements imputables du titulaire d’un contrat. Pénaliser un titulaire est, donc, normal à partir du moment où il a accepté les termes du contrat. Pas de scrupules à avoir donc ! Quel que soit le schéma d’application contractuelle des pénalités, l’acheteur reste votre référent en cas de questions. | Compléments pénalités | Document Confidentiel | 10/06/2018 Le Guide de la Sanction des Fournisseurs | Direction des Achats

Rôle des MOA / MOE dans l’application des pénalités LE COIN DES UTILISATEURS Rôle des MOA / MOE dans l’application des pénalités MOE, approvisionneur, utilisateur Mettre en place un suivi efficace des obligations du titulaire pour identifier rapidement et précisément les manquements éventuels. Saisir les dates réelles de réception dans l’application « Pénalités » dédiée aux articles industriels symbolisés. MOE ou utilisateurs Respecter les étapes d’application des pénalités, tel que le schéma contractuel d’application (SCA) mis au point par l’acheteur le prévoit. ou Remonter à l’acheteur la nature, les montants et la fréquence des manquements constatés, ainsi que la part de responsabilité de chaque Partie, afin que l’acheteur puisse appliquer les pénalités de manière cumulée. Pour en savoir plus sur les pénalités, merci de vous reporter au livret complet sur les pénalités | Compléments pénalités | Document Confidentiel | 10/06/2018