Guide pratique d’aide à l’application des pénalités contractuelles aux fournisseurs Direction des Achats | Novembre 2010 Document interne

Chapitre 1 : Les sanctions applicables à tout titulaire pendant la vie du contrat 1. Les pénalités Le SCAP détermine qui peut mettre en œuvre les pénalités : - acheteur de la DA (national ou en CAI) - acheteurs / approvisionneurs en Ets - Maîtrise d’œuvre du contrat - Maîtrise d’Ouvrage du contrat - Utilisateurs du contrat (cas des contrats cadres) - Tiers mandaté par la SNCF Le SCAP est fonction de l’organisation de suivi mise en place sur le contrat. Si l’application des pénalités est prévue hors de la Direction Achats, l’acheteur peut prévoir de conserver un droit de regard sur l’application des pénalités. Dans ce cas, la décision finale d’application lui revient du fait de sa vision plus globale de la relation avec le fournisseur Titulaire. Les pénalités peuvent être constatées dès le premier jour du retard ou du manquement contractuel, soumis à pénalités. Définition Les pénalités sont des sanctions pécuniaires dues lorsqu'une obligation contractuelle n'est pas respectée. Le contrat en détermine le montant et les règles applicables (ou sinon le CCCG lorsqu’il est mentionné à la commande ou au contrat). Les pénalités sont là pour encourager le titulaire à maintenir sa vigilance dans l’atteinte des objectifs. Mode opératoire pour les pénalités L’Acheteur : détermine dans chacun de ses contrats, les manquements qui seront soumis à pénalités, et le montant de ces dernières, en accord avec son ou ses Clients. détermine le schéma contractuel d’application (SCAP) des pénalités, selon leur nature, leur complexité et leur importance ; C’est-à-dire le mode d’emploi de l’application concrète des pénalités de son contrat. | Guide aide application pénalités | Direction des Achats | Document Confidentiel | 27/06/2018

Le montant des pénalités D. Étapes de l’application des pénalités 1 Constat des manquements Aucune règle ne fixe le montant des pénalités. Le contrat type mentionne des montants à adapter entre les Parties. Le montant des pénalités est à fixer au cas par cas selon : Les enjeux économique du contrat Les obligations mises à la charge du titulaire L’effet recherché. Bon à savoir : les pénalités inscrites au projet de CPS ont un impact sur les prix remis par les soumissionnaires. Elles peuvent faire l’objet de négociations contractuelles, et il vaut mieux « viser un peu haut » au projet de contrat dans les dossiers à forts enjeux. Sans que ce soit une règle absolue, le montant cumulé des pénalités potentielles applicables ne devra généralement pas représenter plus que la marge commerciale annuelle du titulaire (taux très variable suivant domaine d’achat), pour ne pas risquer de déséquilibrer durablement le marché vers de la vente à perte. Ces 2 étapes peuvent fusionner lorsque les pénalités sont unitairement faibles Dans ce cas un seul écrit suffit (qui peut être fait par e-mail) 2 Notification des pénalités Délai de contestation fournisseur 3 Application des pénalités 4 Recouvrement des pénalités 1. Le constat des manquements soumis à pénalités Le responsable de l’application (suivant le SCA) réunit les preuves du manquement : bon de livraison, PV d’achèvement ou de réception,… 2. La notification du montant des pénalités au fournisseur Il expose (par écrit et/ou oralement) le motif de pénalisation et le montant total encouru par le Titulaire. Pas de formalisme type, mais modèle de courrier à adapter sur Net@chat. 3. L’application des pénalités A réception de la notification, le titulaire fait ses propres vérifications et apporte d’éventuelles explications. Après discussion et /ou confirmation, un deuxième écrit est envoyé au titulaire pour lui signifier les pénalités appliquées (montant total ou partiel). Ces deux étapes | Guide aide application pénalités | Direction des Achats | Document Confidentiel | 27/06/2018

Les outils sur les pénalités : 4. Le recouvrement des pénalités : 3 possibilités A- Recouvrement par déduction des factures du titulaire : Le montant des pénalités doit être clairement mentionné sur la facture. Les pénalités sont déduites du TTC (si pénalités pour retard) ou du HT (si autres pénalités) suivant leur nature. Les pénalités entrent alors directement dans le budget de la MOA utilisatrice du contrat. B- Recouvrement par facturation directe au titulaire : Concerne surtout les pénalités « transverses », non directement liées à la fourniture ou au service (ex : retard de mise en place de l’EDI, non envoi des statistiques…). Elles entrent dans le budget de la Direction des Achats. La facturation des pénalités passe par l’envoi d’une demande accompagnée des écrits signés et imprimés de notification et/ou d’application, au CSP-FT (Centre de Services Partagés – Fonctions Transverses) à l’adresse suivante : SNCF – Centre SP-FT Madame Moïse DARIVON 10, place de Budapest 75436 PARIS cedex 09 Tél. : 01 53 25 36 46 (30 36 46) Fax : 01 53 25 36 21 (30 36 21) moïse.darivon@sncf.fr Le CSP-FT émet alors une facture de pénalités et se charge de son recouvrement. C- Recouvrement par récupération comptable rétroactive (avoir) Cette demande d’avoir est effectuée par le CCF après facturation du Titulaire , et vient en déduction comptable des sommes dues par la SNCF au fournisseur. Voir procédure précise du CCF sur le site Intranet Comptabilité Fournisseurs Lien : http://compta-fournisseurs.controle-de-gestion.sncf.fr/IMG/doc/CFO_Note_procedure_Penalites_CCF.CSP_entites3-2-2.doc Les outils sur les pénalités : Pour les fournitures industrielles uniquement (articles symbolisés) du Matériel (CLI) et INFRA (Infrarail) : outil « Pénalités » pour le calcul automatique des retards et des pénalités, et notification. Contact outil : Jean-François NONN (DTS) au 50 32 18 Pour récupérer les infos sur les manquements des fournisseurs (outils de REX) : Outil CHAMOIS (famille achat NMR) : PC Chamois 707 475 / pc-chamois@mt.sncf.fr Outil TRACE (famille PI informatique) : Voir Pôle DDSN/S&F-I Outil ESQUALE (familles achat Travaux Infrastructure) @ : Esquale (A-Infra) http://esquale.achats.sncf.fr Ces deux étapes | Guide aide application pénalités | Direction des Achats | Document Confidentiel | 27/06/2018

Le Guide de la Sanction des Fournisseurs | Direction des Achats .  Bon à savoir : En cas d'affacturage sur un contrat, les pénalités doivent obligatoirement être facturées au titulaire du contrat et non au Factor. Ce dernier ne peut déduire des pénalités de ses factures. La SNCF ne peut pas appliquer de pénalités à un sous-traitant, même payé directement. Mais, uniquement au Titulaire du contrat qui se retournera vers son sous-traitant ensuite. La SNCF peut à tout moment du contrat demander rétroactivement des pénalités sur des dysfonctionnements effectivement constatés, et dont on a réuni les preuves. Les clauses pénalités peuvent faire l’objet de modifications en cours d’exécution du contrat. Après accord des Parties, cette modification est actée par un avenant au contrat. Si les pénalités sont réellement encourues et restent proportionnées au montant total du contrat, il est possible d’arriver à récupérer des pénalités dont le montant dépasse celui des commandes concernées. Messages Forts Les pénalités font partie intégrante de la vie des affaires en cas de manquements imputables du titulaire d’un contrat. Pénaliser un titulaire est, donc, normal à partir du moment où il a accepté les termes du contrat. Pas de scrupules à avoir donc ! Quel que soit le schéma d’application contractuelle des pénalités, l’acheteur reste votre référent en cas de questions. | Guide aide application pénalités | Direction des Achats | Document Confidentiel | 27/06/2018 Le Guide de la Sanction des Fournisseurs | Direction des Achats

Rôle des MOA / MOE dans l’application des pénalités LE COIN DES MOA / MOE / Utilisateurs Rôle des MOA / MOE dans l’application des pénalités MOA Assister l’acheteur lors de l’expression du besoin et lors de la rédaction des documents de la consultation pour déterminer les manquements qui doivent être soumis à pénalités. MOA et/ou MOE Aider éventuellement l’acheteur à fixer le niveau adéquat du montant des pénalités. Prendre connaissance des pénalités contractualisées à l’issue de l’attribution. MOE, approvisionneur, utilisateur Mettre en place un suivi efficace des obligations du titulaire pour identifier rapidement et précisément les manquements éventuels. Saisir les dates réelles de réception dans l’application « Pénalités » dédiée aux articles industriels symbolisés. MOE ou utilisateurs Respecter les étapes d’application des pénalités, tel que le schéma contractuel d’application (SCA) mis au point par l’acheteur le prévoit. ou Remonter à l’acheteur la nature, les montants et la fréquence des manquements constatés, ainsi que la part de responsabilité de chaque Partie, afin que l’acheteur puisse appliquer les pénalités de manière cumulée. Pour en savoir plus sur les pénalités, merci de vous reporter au livret détaillé sur Net@chat. | Guide aide application pénalités | Direction des Achats | Document Confidentiel | 27/06/2018