LES FRAIS DE DEPLACEMENTS Propositions intersyndicales Réunion de négociation du 2 mars 2011

Plan Objet – définition des frais professionnels Principes généraux Bénéficiaires Nature des frais pris en charge Transport Repas et hébergement Révision des barèmes et des plafonds Modalités de remboursement des frais de déplacement Avance sur frais Application – Substitution - Durée 2

Objet – Définition des frais professionnels Se substituer aux dispositions en vigueur dans les ex-entités, Déterminer des règles et modalités de fonctionnement Privilégier la durée indéterminée assortie de clauses de révisions automatiques des barèmes et plafonds A défaut de clauses de révisions automatiques, à durée déterminée (3 ans) Pour tous les salariés des GIEs Exclus : les salariés détachés, application des dispositions en vigueur dans les Caisses régionales. Définition des frais professionnels Frais engagés par le salarié dans le cadre de sa mission ou d’une formation, validées par son manager, Les barèmes et principes seront appliqués aux salariés exerçant un mandat de représentant du personnel, aux frais engagés par eux dans le cadre de leur(s) mandat(s), Le barème « indemnité kilométrique » sera appliqué aux frais kilométriques générés par un déplacement du domicile du salarié vers le lieu d’intervention dans le cadre d’une mission particulière hors horaires habituels du travail Indemnités kilométriques, quel que soit l’objet du déplacement

Principes généraux – 1/2 Principes généraux Préserver la santé et la sécurité des salariés dans l’organisation des déplacements, Privilégier l’utilisation des moyens de communication tels que la visioconférence et l’audioconférence par un suivi du taux des demandes non satisfaites d’utilisation de ces équipements Par un suivi de l’évolution du taux d’utilisation ce ces équipements par un investissement supplémentaire rapide si l’un de ces taux dépasse un plafond (à déterminer) Par un suivi en Comité d’Entreprise des dispositifs mis en place Organiser les déplacements professionnels rendus nécessaires permettant d’effectuer un aller-retour dans la journée dans le respect des dispositions légales et conventionnelles du temps de travail. Mettre à disposition des salariés des outils simples de visualisation et de réservation des moyens techniques L’organisation de ces activités professionnelles générant des déplacements, tiendra compte du temps nécessaire à la réalisation des trajets : début 9h30 et fin 16h30, sauf accord unanime des participants. Ces horaires seront aménagés si les horaires de trajets l’exigent Pour les réunions sur une journée, avec l’accord des participants, proposer une réunion sur 2 demi journées , après midi puis lendemain matin Neutraliser systématiquement les réunions avec déplacement les lundis matin et les vendredis après midi, ainsi que les veilles et lendemains de jours chômés Privilégier, lorsque cela est possible, l’organisation des réunions sur le site le plus pratique d’accès pour tous les participants, dès lors qu’ils viennent des différentes « Zones géographiques » des GIEs, Sauf contrainte matérielle spécifique nécessaire à la réunion( équipements locaux, etc.), privilégier les réunions sur les sites demandant le moins de personnes en déplacement. Limiter au maximum l’engagement de frais professionnels par des prises en charges directes ou par des avances automatiques sur les frais prévisibles. Privilégier le co-voiturage avant tout déplacement, notamment pour les participants à la même réunion. Mise en place d’un outil d’information pour favoriser le covoiturage.

Principes généraux – 2/2 Principes généraux Principes de réservation : Voiture de service, voiture de location classe C ou D + billets de transports par les services des GIE(s) (services identifiés selon les ex-entités), L’hébergement est réservé par les services des GIE(s) En chambre individuelle À proximité du site de réunion ou du centre ville si le demandeur le précise Dans un établissement de catégorie ** minimum Avec un système de facturation directe vers le GIE d’un montant validé par le salarié Le salarié peut effectuer lui-même sa réservation : En cas de situation exceptionnelle dûment justifiée (réservation pour le jour même ou le lendemain, problèmes de transports, nécessité de service, etc.) Si possible dans un hôtel de catégorie ** (mise à disposition d’une liste d’établissements recommandés) Les frais de déplacement sont pris en charge directement par l’entreprise chaque fois que cela est possible, Par un système de paiement direct mis en place par la direction A défaut, ils sont avancés dès la réservation aux salariés sur la base des frais envisagés. A défaut, les frais de déplacement sont remboursés sur la base des frais réels plafonnés, Toute demande de remboursement doit être accompagnée de justificatifs (à titre exceptionnel, en cas de perte notamment, une déclaration sur l’honneur devra être produite par le salarié). Une assurance décès invalidité est souscrite par les GIEs pour garantir les salariés ou leurs ayant droits en cas d’accident lors d’un déplacement. Cette assurance vient en plus des dispositifs généraux de prévoyance.

Nature des frais pris en charge - Transport – 1/5 Principe sur les transports Privilégier les transports en commun s’ils répondent aux besoins pour les déplacements longue distance, Par principe, les déplacements professionnels au sein d’une même zone géographique, sont réalisés en voiture si le temps de trajet en train est supérieur au temps de trajet en voiture, Transport SNCF Des abonnements seront souscrits par les GIE pour les salariés dès lors que leur nombre de trajets permet de les amortir Les voyages en train s’effectuent en 2ème classe pour l’ensemble des salariés, L’utilisation de la 1ère classe est préconisée dans les cas suivants : de la durée du trajet, Plus de 2h00 de trajet aller, ou d’une récurrence des déplacements professionnels, A partir de 2 A/R par mois sur les semaines travaillées, Transport voiture Par principe, les déplacements professionnels au sein d’une même zone géographique, sont réalisés en voiture si le temps total de trajet en train est supérieur au temps total de trajet en voiture.

Nature des frais pris en charge - Transport– 2/5 Transport Avion Le train est préféré à l’avion pour un temps global de trajets qui lui ne est pas supérieur (correspondance, etc.) Le recours à ce mode de déplacement est possible pour une liste de trajets établie par avance (EX: Montpellier - Nantes, Gradignan - Lyon, Rodez - Paris, etc.) En dehors de ces trajets, le recours à ce mode de déplacement ne peut être qu’exceptionnel et requiert la validation de la direction (niveau responsable de service).

Nature des frais pris en charge - Transport – 3/5 Utilisation des véhicules Règles de priorité sur l’utilisation d’un véhicule à moduler selon configuration des sites Navette intersites (Annecy/Chambéry), à développer ou à promouvoir par la direction Véhicules de services (en parfait état de fonctionnement garanti par le GIE) avec possibilité de mise à disposition la veille au soir et rendu le lendemain matin du déplacement. Véhicules de location mis à disposition sur le site, sauf exceptions (parking non sécurisé, etc.), catégorie C minimum et D pour déplacements longs ou si 4 occupants ou plus, avec possibilité de mise à disposition la veille au soir et rendu le lendemain matin du déplacement. La franchise est prise en charge par les GIEs. Avec accord préalable du salarié, véhicule personnel Utilisation du véhicule personnel L’utilisation professionnelle du véhicule personnel d’un salarié est couverte par l’assurance collective, responsabilité civile incluse, souscrite par les GIE(s). Pour les salariés détachés, c’est l’assurance collective de leur CR employeur.

Nature des frais pris en charge - Transport – 4/5 Remboursement kilométrique en cas d’utilisation du véhicule personnel Kilomètres indemnisés aller/retour En cas de déplacement exceptionnel sur lieu de travail (intervention sur astreinte, déplacement supplémentaire pour travaux, etc.) : Du domicile du salarié au lieu de déplacement pour cette intervention. En cas de déplacement planifié sur un lieu différent du site de travail habituel, sans mise à disposition d’un véhicule de service ou de location : indemnisation de l’allongement de distance par rapport au trajet normal entre le domicile du salarié et son lieu de travail habituel. Barème fiscal d’indemnisation basé sur un véhicule de puissance de 7CV fiscaux Barème majoré de 50% en cas de covoiturage Autres frais liés à l’utilisation d’un véhicule Pour les péages, mise à disposition par avance d’un télépéage ou d’une carte de paiement pour péages dans la mesure du possible Prise en charge des frais annexes non réglés par carte : Péage Parking Etc.

Nature des frais pris en charge - Transport– 5/5 Autres frais engagés pour le déplacement : transport en commun, taxi, ... Privilégier l’utilisation des transports en commun notamment, Dans les grandes métropoles (Métro, Tram), Navettes aéroport – centre ville Mettre à disposition sur les sites des tickets de transports locaux et de métro parisien Taxi lorsque les circonstances l’exigent (horaires de réunion ou de train ou avion, configuration des lieux,…) Remboursement au réel sur justificatifs (transport en commun, taxi, péage, parking, carburant pour véhicule de location)

Nature des frais pris en charge – Repas et hébergement– 1/3 Objectifs Pour les réservations faites par les GIE, il n’y a pas lieu de fixer des plafonds de remboursement Pour les réservations faites par les salariés, en cas de circonstance exceptionnelle, utiliser si possible le référencement des hôtels par les GIE et inciter au barème de référence suivant : Hôtel Paris et grandes agglomérations (nuit + petit déjeuner) 110 € Si Soirée étape Paris et grandes agglomérations (demandée par le salarié) 135 € Hôtel autres cas (nuit + petit déjeuner) 80 € Si Soirée étape autres cas (demandée par le salarié) 100 €

Nature des frais pris en charge – Repas et hébergement– 2/3 Déterminer les plafonds de prise en charge, par repas, par jour et par séjour Privilégier la prise du déjeuner sur place au sein du restaurant du GIE et/ou des Caisses régionales, à défaut prise en charge du repas selon le barème ci-après Distinguer la prise en charge du repas midi/soir Paris et grandes agglomérations Si restauration Midi en restauration collective Si restauration Midi hors restauration collective Si restauration Soir hors restauration collective Si restauration Midi et Soir hors restauration collective 16 € 26 € 30 € 56 € Autres cas Si restauration Midi en restauration d’entreprise Si restauration Soir 15 € 22 € 24 € 46 €

Nature des frais pris en charge – Repas et hébergement– 3/3 En cas de séjour avec plusieurs restaurations du soir, application d’un plafond « séjour » égal au plafond par soir multiplié par le nombre de repas du soir En cas de séjour avec plusieurs restaurations du midi et du soir, application d’un plafond « séjour » égal au plafond par jour multiplié par le nombre de repas du jour

Révision des barèmes et plafonds Barème des indemnités kilométriques Un seul barème pour l’ensemble des GIE(s), Révision automatique par le code général des impôts (CGI) lors de sa publication Information aux Délégués du Personnel de chaque révision du barème CGI, Communication par note de direction à l’ensemble des salariés. Barème et plafonds des frais de repas et d’hébergement Révision automatique en février par l’indice INSEE du coût de la vie, Information aux Délégués du Personnel de chaque révision,

Modalités de remboursement des frais de déplacement Conserver les modalités actuelles à titre transitoire jusqu’à la mise en œuvre d’un outil commun (Saisie work-flow, remise des justificatifs, validation des managers), Mise en place concertée d’outils communs. Harmoniser la périodicité des remboursements des frais engagés par le salarié au fil de l’eau Date d’application Au 1er Avril 2011 au plus tard 1er Mai 2011

Avance sur frais Avance sur frais Pour l’hébergement nécessitant un règlement par le salarié, systématiser dès la demande de réservation les avances sur frais basées sur 100% du tarif de l’hôtel multiplié par le nombre de nuits prévues. Pour la restauration, systématiser, dès la demande de réservation, les avances sur frais basées sur 80% du plafond de chaque repas multiplié par le nombre de repas prévus.

Application – substitution - durée Les dispositions ainsi proposées se substituent aux dispositions en vigueur dans les ex-entités, Durée indéterminée avec clauses de révisions automatiques, Une mise en application souhaitée pour le 1er Avril 2011 (déplacements engagés en Avril),