Référentiel Séminaire ARTIES 12 janvier 2011 Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche Référentiel Séminaire ARTIES 12 janvier 2011 Guide pour l’élaboration d’un programme d’exploitation-maintenance de type « performanciel » adapté aux opération du plan Campus Janvier 2011

Pourquoi un guide méthodologique ? Des opérations se déroulant en contrat de Partenariat Public Privé impliquent un cahier des charges technique avec des objectifs de performances: À la fois pour les besoins immobiliers comme pour le fonctionnement de l’ouvrage tout au long du contrat. Comment produire un programme d’exploitation-maintenance (PEM) de type « performanciel » ? Chaque personne publique future contractante du PPP se dotant d’une Assistance à Personne Publique (APP), il est indispensable de capitaliser certains éléments de méthode.

Pourquoi un guide méthodologique ? Les base communes à chacun des programmes d’exploitation-maintenance: - Des besoins exprimés en niveau de service et exigences minimales d’exploitation-maintenance; - Un langage commun entre le porteur de projet, le responsable du patrimoine immobilier de l’établissement bénéficiaire et le partenaire contractant. - Caractériser la performance et l’indicateur par type de prestations (valeur de référence, mesure, plage de tolérance, criticité). - Des clauses communes « types » relatives aux conditions générales des contrats, de diagnostics et de contrôles, d’interface opérationnelle, de planification, de reporting et de gestion de la qualité. - Des recommandations aux chefs de projet « campus » pour sélectionner et piloter les APP « maintenance ».

Structuration du Guide 1 Le Contexte 2 Le patrimoine des établissements d’ESR et leur spécificités 3 Les outils de la commande publique 4 La maintenance et son évolution 5 Des recommandations à l’attention des responsables des établissements 6 Des points de repère des coûts d’exploitation-maintenance Annexes Exemple d’analyse d’une offre de maintenance dans un contrat de PPP Exemple de Programme d’exploitation-maintenance Exemple de cahier des charges pour le recrutement d’une APP maintenance

Le Contexte L’Opération Campus: Les contrats de partenariat doivent favoriser la prise en compte de la performance et du coût global des ouvrages avec un partage des risques entre la personne publique et son cocontractant. Les besoins exprimés par les établissements: Les attentes des responsables des établissements concernent à la fois la maîtrise de coûts des futurs contrats de partenariat mais aussi l’impact sur l’organisation interne de leurs services L’élaboration du guide: A partir de retour d’expérience (INSEP, MAPPP) et des contributions des sites de Marseille, Strasbourg, Marne-la-Vallée et Lyon, le document se veut méthodologique sur la stratégie de maintenance, les modes de contractualisation, l’analyse et le contrôle des performances.

Le patrimoine universitaires et ses spécificités Diversité et hétérogénéité des fonctionnalités; Pédagogique, recherche, administrative, vie étudiante, administration, documentation… Sciences exacts, sciences du vivant, sciences humaines et sociales. Multiplicité des architectures, des modes constructifs et de l’âge des bâtis; Diversité des cultures de la maintenance, absence d’un modèle unique en matière de pratique de la maintenance immobilière des établissements: régie, externalisation partielle, planification ou gestion au fil de l’eau La disparité des ressources budgétaires de maintenance courante et de gros entretien renouvellement; La diversité des stratégies adoptées par les établissement face à la pluralité des réponses données par les entreprises dans la cadre des contrats de maintenance.

La Maintenance Immobilière et son évolution La maintenance immobilière dans le secteur tertiaire (concurrentiel / public) L’analyse fonctionnelle de la maintenance Niveau de fiabilité et de service cohérent avec les usages; acceptabilité des défaillances par rapport au coût engendrés, impact sur les ressources humaines mobilisées, stratégie du GER. La fiabilité et le sécurité des biens L’exigence de fiabilité renvoie à la question de la criticité. Quel seuil de défauts de fonctionnement / situation de préjudice insurmontable. Les normes de la maintenance (réglementations et usages) La normes FD 60-000 (secteur industriel) transcrite dans le secteur immobilier. Niveaux 1,2 et 3 : « maintenance courante » Niveaux 4 et 5 : « gros entretien et renouvellement » La frontière entre le niveau 3 et le niveau 4 est fonction de la stratégie adopté sur le plan de pérennité des ouvrages. (écart entre l’obsolescence liée à l’usage et à la durée de vie) La juste maintenance Quel niveau veut-on pour l’immeuble à la fin du contrat ? Quelle stratégie pour le bâtiment au-delà ? Privilégier l’efficience à l’efficacité ?

Recommandations à l’attention des établissements Réaliser l’expression des besoins: le questionnement (données, objectifs, exigences et contraintes) - du point de vue de la maintenance courante: - limites de prestation et interfaces; le pilotage et le contrôle des prestation; - optimiser le fonctionnement : minimiser les ruptures, les coûts, les consommations d’énergie et de fluides; - les exigences de performances: tolérances, délais d’intervention, coûts, qualité. - du point de vue du gros entretien et renouvellement; - durées de vie des composants et budget de remplacement; - priorisation, décision de remplacement et programmation; - état des ouvrages en fin de contrat ; - continuité de fonctionnement / obsolescence fonctionnelle des équipements. - du point de vue de l’énergie - exigences en matière de DD, assistance et suivi sur les consommations; - recueil des données, gestion des usages, instrumentation des bâtiments Valider l’expression des besoins: - en interne: les futurs utilisateurs, la gouvernance; - en externe: APP, consultation, mise au point du contrat et mise en service.

En procédure de contrat de PPP Rédaction du cahier des charges de consultation (PEM): - Un programme « performanciel » qui fixe les niveaux de performance technique attendus pour assurer le confort d’usage; - Des exigences en matière de pérennité (stratégie adoptée sur le GER); Traduction en deux parties: - Partie 1 : définitions et objectifs de la maintenance; - Partie 2 : Indicateurs de performance et pénalités; Dépouillement des offres: - L’organisation et l’encadrement de la maintenance (équipes, traitement des demandes, interventions, astreinte, outils de gestion, restitutions, coûts); - Coût annuel du GER / travaux, montant cumulé actualisé sur le contrat, répartition des dépenses, solde prévisionnel du compte GER. - Prise de risque par le titulaire: durée de vie, bonus / malus sur la durée de vie des équipement, cas du déficit du compte GER. - Indicateurs de performance: ceux proposés par le PEM / ceux proposés par les candidats; délai d’intervention / criticité des locaux ou des équipements; délais de remis en état provisoire / délai de remis en état définitif.