BOUCLEMENT ANNUEL 2017 Martin Schlatter Nicolas Hausheer Marc Fromentin Bertold Walther

bOUclement annuel Bouclement 2017 Principes généraux Périmètres de consolidation Calendrier Ecritures transitoires Factures Débiteurs Rappel des principes de gestion budgétaire Régularisation des fonds de tiers échus Equilibrage entre fonds désignés et fonds réservés Annonce de contrats clients signés en fin d’année Démonstrations Confirmation d’entrée de marchandises Affichage des transitoires automatique via BI Commandes ouvertes Infocentre Gestion des engagements depuis infocentre Changements de TVA au 1er janvier 2018 Projets en cours Questions Ordre du jour

Instructions de bouclement et annexes pour transitoires: bOUclement annuel Instructions de bouclement et annexes pour transitoires: http://sf.epfl.ch/bouclementannuel Application intégrale des normes IPSAS (International Public Sector Accounting Standards)  Manuel de présentation des comptes du domaine des EPF Délimitation des charges, investissements et produits de 2017 et 2018 Prestations et biens fournis ou livrés à l’EPFL en 2017  à comptabiliser comme charge ou investissement sous 2017 Prestations et biens fournis ou livrés à nos clients en 2017  à comptabiliser comme produit sous 2017 Exhaustivité des charges, investissements et produits de 2017 Consolider des sous-entités considérées comme contrôlées par l’EPFL et dont l’EPFL en bénéficie Bouclement 2017 Principes généraux 3

1. EPFL et sous-entités consolidées bOUclement annuel Périmètres de consolidation Bouclement 2017 marque le début de la consolidation (intégration globale des actifs et passifs, charges et produits) de plusieurs sous-entités dans les comptes de l’EPFL Quels sont les périmètres de consolidation? 3.Confédération 2. Domaine des EPF 1. EPFL et sous-entités consolidées Bouclement 2017 Consolidation 4

bOUclement annuel Périmètre de consolidation 1: EPFL et ses sous-entités EPFL Fondation pour les Etudiants de l’EPFL (FEE) Fondation EPFL Innovation Park (FEIP) Fondation Wyss Center for Bio- and Neuroengineering Société pour le Quartier de l’Innovation (SQIE) Société pour le Quartier Nord de l’EPFL (SQNE – Centre de congrès et SwissTech Hotel) Périmètre de consolidation 2: Domaine des EPF CEPF (Conseil des EPF) ETHZ PSI WSL EMPA EAWAG Bouclement 2017 Consolidation 5

bOUclement annuel Pendant le mois de décembre 2017 Envoyer au fur et à mesure au SF toutes les factures fournisseurs reçues et les ordres de paiement, contrôlés et approuvés Insister auprès de vos fournisseurs de vous envoyer les dernières factures concernant des livraisons 2017 Délai le mardi 12 décembre Etablissement des dernières factures clients «sésame», internes et externes, concernant 2017 Pour les factures « Intercompagnie » des entités consolidées selon périmètres 1 et 2: Emission des dernières factures clients pour les prestations 2017 vendues à toutes les entités consolidées. Envoi au SF des dernières factures pour les prestations achetées aux entités consolidées en 2017. Avances à court terme : si vous avez demandé une avance pour un événement terminé en 2017 (p.ex. avance de caisse pour conférence), restituer le montant avancé ou le solde avec les quittances des dépenses. Décompte petite caisse : effectuer un dernier décompte au cours du mois de novembre, mais au plus tard le 12 décembre (envoi des quittances avec demande de BPR pour renflouer votre petite caisse). Bouclement 2017 Calendrier 6

bOUclement annuel Mercredi 20 décembre 2017 (délai de réception impératif le 21 décembre) Dernier envoi au SF des factures fournisseurs, notes de frais, ordres de paiement concernant des livraisons ou prestations de 2017. Le SF n’acceptera pas de factures Pro-forma ou paiements d’avance qui concernent des livraisons ou services 2018 ou 2019. Attention: si vous avez commandé auprès de l’ECO (équipement scientifique) ou de la VPSI (équipement informatique - commandes E-Buying), les factures doivent également transiter via ces mêmes centres d’achat avant d’arriver au SF. Dernier envoi au SF des documents de «Transfert Interne» Seuil = Fr. 10’000 Dernier envoi au SF des listes de «Produits à recevoir» et «Charges / investissements à payer » intégralement remplies (actifs et passifs transitoires). Dernier envoi aux Responsables Finances des Facultés des « Transferts de budget ». Jeudi 4 janvier 2018 Dernier délai pour la confirmation de réception de marchandises de 2017 (commandes via EBP/SRM) Dernier délai pour soumettre les dernières corrections d’écriture on-line (devront être approuvées et comptabilisées avant le 9 janvier) Bouclement 2017 Calendrier 7

bOUclement annuel Mardi 9 janvier 2018 Ensuite… Pour le SF, fin de comptabilisation des factures fournisseurs/notes de frais/ordres de paiement et factures débiteurs 2017 et des actifs et passifs transitoires Ensuite… Ecritures complémentaires hors comptabilité des fonds Etablissement du bilan et PP de l’EPFL selon normes IPSAS Etablissement des bilans et PPs des sous-entités à consolider selon normes IPSAS Introduction et consolidation des comptes dans l’outil SAP FC (reporting package destiné au CEPF) Etablissement du rapport financier de EPFL, comptes consolidés Préparation de la révision des comptes individuels et consolidés Révision des comptes consolidés depuis le 29 janvier pendant 3 semaines Bouclement 2017 Calendrier 8

Passifs transitoires (dernier envoi le 20 décembre 2017) bOUclement annuel Passifs transitoires (dernier envoi le 20 décembre 2017) Listes des charges/investissements à payer (passifs transitoires), TVA incluse, concernant tous les fonds. Prestations des fournisseurs 2017 > CHF 10’000.- par prestation, livrées ou effectuées avant le 1er janvier 2018 mais non encore facturées au moment du dernier envoi des factures au SF le 20 décembre Rappel du seuil: CHF 10’000 par prestation Joindre pour chaque position une copie de la preuve de livraison en 2017 (bulletin de livraison) ou autre preuve écrite. Ajouter une TVA à payer de 8% (TVA d’un fournisseur suisse, TVA facturée par la douane lors de l’importation d’un bien, ou TVA auto-imposée lors de l’achat de prestations de service provenant de l’étranger) Distinguer les investissements (biens durables de valeur > CHF 10’000.- par article) des charges. Pour ces investissements, inscrire le compte budgétaire 141600 pour les mobilier/appareils/machines et 142600 pour l’informatique. Nouveau: annoncer les transitoires en devises de la commande ou de la facture à payer; elles seront comptabilisées dans la monnaie étrangère de la commande; séparer les transitoires par fonds et par monnaie Taux de change des transitoires = taux comptable de décembre se trouvant sur le site du SF Bouclement 2017 Ecritures transitoires 9

Passifs transitoires (dernier envoi le 20 décembre 2017) bOUclement annuel Passifs transitoires (dernier envoi le 20 décembre 2017) Pour le matériel commandé directement via l’application E-buying (EBP/SRM) et livré avant le 1er janvier 2018, le SF produira des listes de passifs transitoires par fonds, pour les acquisitions > CHF 10’000.-. Voir instructions et didactiel pour la saisie de la confirmation de réception de marchandise. Cartes de crédit d’achat: Vu le seuil de CHF 10’000.-, un passif transitoire n’est pas possible pour les achats par carte de crédit. Les achats du 13 au 31 décembre seront comptabilisés sur janvier 2018. Billets CFF: comme d’habitude le SF recevra un fichier pour les derniers voyages de décembre qui seront débités du fonds avant le bouclement; il ne faut donc pas inscrire le coût de ces voyages sur les listes des passifs transitoires. Les dernières factures Airplus (voyages) datées de 2017 seront comptabilisées directement par le SF, comme d’habitude. Pour les projets importants avec les autres institutions du domaine des EPF où l’EPFL est Leading House (par ex. NanoTera, NCCR…), le SF prendra contact avec les unités concernées pour procéder à l’estimation des montants encore dus aux autres institutions du domaine des EPF. Bouclement 2017 Ecritures transitoires 10

Passifs transitoires (dernier envoi le 20 décembre 2017) bOUclement annuel Passifs transitoires (dernier envoi le 20 décembre 2017) Factures Lyreco, Distrelec, Kaiser+Kraft, Presto Café Services et ARP (factures électroniques): valider les factures électroniques à réception, mais au plus tard jusqu’au 9 janvier 2018 Equipement scientifique: Le ECO (Office des équipements et des centres) préparera les passifs transitoires pour les acquisitions livrées en 2017 à la charge de leurs fonds centraux. Les autres unités doivent seulement déclarer les passifs transitoires des équipements scientifiques livrés en 2017 à la charge d’un fonds de leur unité. Retenir les factures concernant 2018 jusqu‘à la nouvelle année Les factures de loyer 2018 à payer au 1er janvier peuvent être envoyées au SF jusqu’au mi-décembre (dans fourre séparée et mises en évidence) Les factures 2017 qui ont été enregistrées en tant que passif transitoire sont à retenir jusqu’au 10 janvier 2018. Bouclement 2017 Ecritures transitoires 11

Passifs transitoires bOUclement annuel Bouclement 2017 Ecritures transitoires

Passifs transitoires bOUclement annuel Bouclement 2017 Ecritures transitoires

Factures débiteurs «Sésame» (délai le 12 décembre 2017) bOUclement annuel Factures débiteurs «Sésame» (délai le 12 décembre 2017) Les factures débiteurs (internes et externes) sont désormais établies au moyen du logiciel sur Sésame Factures débiteurs «externes» 2017: pour des raisons de validation des factures par le SF et leur envoi avant la fin de l’année, le délai pour établir les dernières factures 2017 : le 12 décembre Factures débiteurs «internes» 2017: pour des raisons de validation par l’unité acheteuse et le SF avant la fin de l’année, le délai pour établir les dernières factures: le 12 décembre En cas de problème, contacter sf_facturation@epfl.ch Attention: Toute facture établie et validée jusqu’au 31.12.2017 est à priori comptabilisée sur 2017. Les factures clients établies et validées en 2018 toucheront l’année comptable 2018 Cependant… Bouclement 2017 Factures Débiteurs

Factures débiteurs «Sésame» (délai le 12 décembre 2017) bOUclement annuel Factures débiteurs «Sésame» (délai le 12 décembre 2017) Il est nécessaire de renseigner le champ «Date de livraison de la prestation» pour préciser l’année comptable, par exemple pour une facturation anticipée en décembre d’un loyer concernant 2018: Bouclement 2017 Factures Débiteurs

Factures débiteurs «Sésame» (délai le 12 décembre 2017) bOUclement annuel Factures débiteurs «Sésame» (délai le 12 décembre 2017) Etablissement des factures débiteurs internes et externes au 12 décembre permet suffisamment de temps pour leur validation par les unités et par le SF et leur impression et envoi avant la fin de l’année. Le SF traitera encore les dernières factures 2017 suite à cette date jusqu’au 9 janvier. Renseigner le champ «date de livraison de la prestation». Par exemple, une facture interne 2017 approuvée par une autre unité début janvier 2018 est à priori comptabilisée sur 2018, à moins que le champ «date de livraison de la prestation» soit renseigné avec une date de 2017. Au-delà du 9 janvier 2018, aucune recette ne pourra être comptabilisée sur 2017. Bouclement 2017 Factures Débiteurs

Actifs transitoires (dernier envoi le 20 décembre 2017) bOUclement annuel Actifs transitoires (dernier envoi le 20 décembre 2017) Liste des produits à recevoir (actifs transitoires) TVA exclue concernant chaque type de fonds. Joindre pour chaque position une copie de la confirmation de commande ou élément de contrat conclu avec le client. Prestations aux clients (> CHF 10’000.- par prestation) de l'année 2017, livrées par votre unité avant le 1er janvier 2018 mais non encore facturées à vos clients au moment du dernier établissement des factures débiteurs 2017. Nouveau: annoncer les actifs transitoires en devises de la commande ou de la facture à établir, par fonds et par monnaie. Taux de change des transitoires = taux comptable de décembre se trouvant sur le site du SF Bouclement 2017 Ecritures transitoires

Actifs transitoires bOUclement annuel Bouclement 2017 Ecritures transitoires

Actifs transitoires bOUclement annuel Bouclement 2017 Ecritures transitoires

Fonds budgétaires Principes de gestion budgétaire bOUclement annuel Validité annuelle Pas de report Solde positif ou négatif non transféré Enveloppe de fonctionnement et dotation Fonds de fonctionnement xxxx-1 à xxxx-n (ex. 0052-1) Fonds 6029011 AE/AC et 6029016 PI/HA Fonds 3029012 (CF) Contrôle et gestion des fonds budgétaires S’assurer que le budget soit respecté Vérifier que les écritures comptables soient correctement imputées D’éventuelles compensations sont à déterminer avec votre Responsable Finances de Faculté (ou son équivalent dans chaque vice-présidence) Transferts ou corrections d’écritures Délai transferts : 20 décembre 2017 Délai corrections d’écritures: 4 janvier 2018 Plus de corrections possibles (pour 2017) après le bouclement. Extournes de salaires à communiquer aux RH (Dotation et AE/AC / PI/HA) Délai : 5 décembre 2017 Bouclement 2017 Principes gestion budgétaire

Responsables Finances ou équivalent bOUclement annuel Principes de gestion budgétaire Responsables Finances ou équivalent Faculté / VP Responsable e-mail Téléphone ENAC Laurent Gaillard laurent.gaillard@epfl.ch 33212 SB Yolanda Bühlmann yolanda.buehlmann@epfl.ch 33303 IC René-Pierre Bonvin rene-pierre.bonvin@epfl.ch 36678 STI Natacha Zabaleta natacha.zabaleta@epfl.ch 36921 SV Sophie Viscolo sophie.viscolo@epfl.ch 35361 CDM Kim Vervink kim.vervink@epfl.ch 32819 CDH Nicole Aghroum nicole.aghroum@epfl.ch 31922 VPE Rossana Papaux rossana.papaux@epfl.ch 35580 VPI Natacha Putallaz natacha.putallaz@epfl.ch 31410 VPSI Séverine Jaques severine.jaques@epfl.ch 38181 VPR ENT-R Pier Paolo Paganini pierpaolo.paganini@epfl.ch 33574 Présidence Sandrine Favre sandrine.favre@epfl.ch 37005 Bouclement 2017 Principes gestion budgétaire

Fonds de Tiers bOUclement annuel Solde reporté intégralement sur l’année suivante Corrections d’écritures via infocentre Délai : 4 janvier 2018 Régularisation des fonds de tiers échus Base règlementaire: art. 24, al. 3 du Règlement financier Clôture dans les 3 mois suivant l’échéance contractuelle du contrat pour autant que toutes les sommes dues aient été encaissées Quels sont les fonds de tiers concernés? Tous ceux échus jusqu’au 30 septembre 2017 Compensation (en règle générale) avec le fonds réservé de l’unité Que faut-il faire? Mutation du personnel sur fonds désigné  RH Infocentre – Autres rapports – Procédure de clôture de fonds - Contrôle du personnel affecté Demande de transfert à adresser au SF (le cas échéant le SF est habilité à fermer le fonds art. 21 al. 4) Bouclement 2017 Fonds de tiers et régularisation

Equilibrage entre fonds désignés et fonds réservés bOUclement annuel Equilibrage entre fonds désignés et fonds réservés Pourquoi cet équilibrage? Être en mesure d’identifier les réserves libres disponibles dans chaque unité à un moment donné Afin de tenir compte des engagements financiers futurs (notamment salaires) sur les fonds désignés, maintien de CHF 50’000 sur les fonds désignés Cette opération est effectuée directement par le SF Tous les fonds désignés avec un solde négatif (mandats divers, fonds 6xxxxx) seront mis à zéro d’ici au 10 janvier 2018, au moyen du fonds réservé (7xxxxx) de l’unité de rattachement Si l’unité concernée n’a pas de « réserves », le SF prendra directement contact avec elle, afin de déterminer quand le fonds réservé sera régularisé. Tous les fonds désignés avec un solde positif supérieur à CHF 50'000.- (état au 31.12.2017) feront l’objet d’un transfert sur le fonds réservé Si nécessaire (solde négatif après quelques mois par exemple), les unités concernées pourront courant 2018 effectuer un transfert équivalent Bouclement 2017 Equilibrage

bOUclement annuel Annonce de contrats de recherche, subsides ou autres signés en fin d’année Afin d’assurer la prise en compte de tous les revenus futurs en comptabilité, les contrats de revenus en lien avec des financements de projets de recherche ou de sponsoring signés en fin d’année doivent être annoncés au plus vite à l’instance concernée (ReO, TTO…) et déposés sur la base GRANTSDB jusqu’au 4 janvier 2018. Bouclement 2017 Contrats signés fin 2017

Bouclement ANNUEL- DIDACTIELS ET DEMONSTRATIONS SESAME

REVISION PARTIELLE DE LA LTVA au 01.01.2018 Aperçu des modifications les plus importantes pour l’EPFL Baisse des taux de la TVA le 1er janvier 2018

REVISION PARTIELLE DE LA LTVA au 01.01.2018 Aperçu des modifications les plus importantes pour l’EPFL En conséquence de la baisse des taux de TVA, baisse également des taux forfaitaires dès 1er janvier 2018

REVISION PARTIELLE DE LA LTVA au 01.01.2018 Aperçu des modifications les plus importantes pour l’EPFL Art. 21, al.2, ch 28 révLTVA: Sont exclus du champ de l’impôt: […] les prestations que se fournissent entre elles: a. des unités organisationnelles de la même collectivité publique, b. des sociétés de droit privé ou de droit public détenues uniquement par des collectivités publiques et les collectivités publiques qui les détiennent, ou leurs unités organisationnelles, c. des institutions ou fondations fondées exclusivement par des collectivités publiques et les collectivités publiques qui ont participé à leur fondation, ou leurs unités organisationnelles; Toutes les prestations que se fournissent entre elles les collectivités publiques et les organisations qui sont détenues uniquement par elles ou qui sont fondées exclusivement par elles sont nouvellement exclues du champ de l’impôt Art. 21, al.2, ch 28bis révLTVA: Sont exclus du champ de l’impôt: […] la mise à disposition de personnel entre collectivités publiques Trois échelons publiques différents (Confédération, Canton et Commune). Exemple : Une prestation fournie par l’EPFL à une commune ou à un canton est nouvellement exclue du champ de l’impôt. La mise à disposition de personnel (location de personnel) entre collectivités publiques est exclue du champ de l’impôt. Par contre, si la mise à disposition englobe non seulement du personnel, mais aussi des machines ou toute autre infrastructure, cela restera imposable et ne tombera pas sous le coup de cette disposition.

REVISION PARTIELLE DE LA LTVA au 01.01.2018 Aperçu des modifications les plus importantes pour l’EPFL Art. 25, al2, let. abis révLTVA: Le taux réduit de 2,5 % est appliqué […] aux journaux, aux revues et aux livres électroniques sans caractère publicitaire...; Les publications électroniques sans caractère publicitaire (comme les livres, journaux et revues) bénéficient du même traitement fiscal que celui applicable aux imprimés. Ce même taux est applicable pour l’impôt sur les acquisitions (d’entreprises se trouvant à l’étranger)

REVISION PARTIELLE DE LA LTVA au 01.01.2018 Aperçu des modifications les plus importantes pour l’EPFL Conséquences sur le plan de la facturation des biens et prestations de service à partir du 01.01.2018 (nos débiteurs) Baisse des taux à 7.7% (3.7% ou 2.5%) pour les prestations fournies à partir de 2018 Ce n’est ni la date de l’établissement de la facture ni celle du paiement qui permettent de déterminer le taux à appliquer, mais le moment ou la période de la fourniture de la prestation Etablir les factures des prestations fournies en 2017 avant la fin 2017, selon échéances de bouclement Eviter de facturer sur une même facture des prestations étalées sur 2017 et 2018, c-à-d faire deux factures séparées; dans la pratique, il sera difficile d’appliquer les deux taux (2017 et 2018) sur une même facture; la loi précise que si des prestations sont imposables en partie aux anciens taux et en partie aux nouveaux taux en raison de la période durant laquelle elles ont été fournies, les dates ou les périodes de fourniture des prestations ainsi que les parts du montant des prestations afférentes à chacune des périodes doivent être indiquées séparément. Si ce n’est pas le cas, toutes les prestations facturées doivent être déclarées aux anciens taux. -> contacter le SF pour ce cas de figure. Refacturations: prêter attention aux taux de TVA sur les factures fournisseurs; appliquer les mêmes taux lors de la refacturation -> contacter le SF en cas de doute. Conséquences concernant les factures des biens et prestations achetés à partir du 01.01.2018 (nos fournisseurs) Vérifier que les factures des prestations 2018 comportent le taux de 7.7% (3.7% ou 2.5%) Baisse du taux de l’auto-imposition à 2.5% pour les journaux, revues et livres électroniques

Nouvel outil Notes de frais Un nouvel outil plus convivial de gestion des notes de frais sera mis en place. Processus sans papier: scan des reçus et approbations online Scan des reçus avec son téléphone portable possible. Diminution des contrôles manuels. Déploiement prévu en été 2018. Consolidation des dépenses Approbations et remboursements Approbation Demande de voyage Dépenses de voyage Scan des reçus Bouclement 2017 Projets en cours Bouclement 2017

Dématérialisation des factures fournisseurs Commande d’achat Facture transmise par le fournisseur Scan en central des factures fournisseurs Les factures fournisseurs seront approuvées online Une facture transmise en courrier A par le fournisseur sera disponible le lendemain sur le portail Sesame. Approbations online des factures. L’entrée marchandise deviendra obligatoire pour toutes les factures liées à une commande d’achat. Déploiement prévu en été 2018. Bouclement 2017 Projets en cours Bouclement 2017

Inventory management Mise à jour des immobilisations (bilan financier de l’école) Commande d’achat Entrée marchandise Création d’une fiche inventaire Mise à l’inventaire obligatoire pour les équipements > 10 KCHF. Contrôle inventaire annuel obligatoire. Chaque unité devra nommer un Gestionnaire d’Inventaire (pour le contrôle inventaire). Un nouvel outil inventaire sera mis en place afin de faciliter la gestion et le contrôle inventaire. Déploiement prévu printemps / été 2018. Bouclement 2017 Projets en cours Bouclement 2017

kronos Dès le premier trimestre 2018, la feuille Excel de saisie du temps de travail du REO utilisée par les chercheurs sera remplacée par un outil plus convivial et robuste. Les objectifs du projet Kronos sont les suivants : Réduire la charge administrative dans les laboratoires et les services centraux Répondre aux exigences des bailleurs de fonds Réduire le risque d’inéligibilité des charges salariales sur les projets Conformité aux règles de financement des bailleurs de fonds Timesheet online à remplir par les chercheurs Eligibilité des charges salariales Bouclement 2017 Projets en cours Bouclement 2017

Bouclement ANNUEL Questions ?