La fonction approvisionnement qui va s'occuper de gérer les besoins de l'entreprise à la fois à court, moyen et long terme. Toutefois, pour que toutes ces préoccupations puissent engendrer des actions cohérentes, il est nécessaire qu'une stratégie soit exprimée en adéquation avec la politique générale de l'entreprise, de telle sorte qu'elle serve ensuite de guide à toutes les actions engagées à plus ou moins court terme au niveau opérationnel.

A ce titre, elle doit respecter trois points importants à savoir :  un niveau de qualité exigée;  une livraison des quantités souhaitées dans les délais attendus;  des conditions de sécurité et de service optimales.

La fonction achats n’est pas seulement une fonction intervenant en amont, mais une fonction-carrefour entre les divers utilisateurs qu’elle doit satisfaire, à savoir ; l’ensemble des fournisseurs potentiels et les utilisateurs de l'entreprise elle même. Elle doit agir de façon à assurer aux utilisateurs un approvisionnement en matériels, matières, marchandises, services et fournitures qui soient :  Conformes aux spécifications des utilisateurs et contrôlables par les réceptionnaires;  Obtenues dans des conditions compétitives de coût, compte tenu des opérations qui affecteront ces approvisionnements dans l’entité et donc les charges qu’ils engendreront ;  Disponibles dans la forme, et les conditions nécessaires et souhaitées, sans rupture de la continuité des approvisionnements.

La fonction achats est devenue aujourd’hui une fonction stratégique au sein de l’entreprise car son impact sur la performance de celle-ci est significatif dans de nombreux domaines, notamment sur le chiffre d’affaires et le résultat d'exploitation. Pour mettre en place sa stratégie, le service achats s’est fixé des objectifs mesurables à partir d’un certain nombre d’indicateurs.  diminuer les coûts de revient de production/frais généraux de X % par an;  assurer le respect des plannings projets, en fixant un objectif de Y % de respect des délais de livraison, à ses fournisseurs;  améliorer et assurer la qualité attendue;  rationner le panel fournisseurs en diminuant le nombre d’entre eux.

L'organisation de la fonction achats repose sur deux critères majeurs :  la politique des achats;  les relations avec les autres fonctions de l'entreprise.

Le politique des achats est l’application au niveau des achats de la politique générale de l’entreprise. Elle définit un ensemble de règles et de principes directeurs destinés à orienter l’action de la fonction achat. C’est à la direction générale d’établir et de formaliser une politique générale qu’il faudra ensuite décliner en une politique commerciale, une politique de fabrication, une politique des achats, etc. Ceci permettra alors à chacun, quel que soit son domaine de compétence, de contribuer à la performance de l’entreprise. En effet, la définition et la formalisation d’une politique générale et de ses déclinaisons permettront d’orienter les actions de chacun et de les rendre cohérentes.

La stratégie d’achat traduit les moyens à mettre en œuvre pour optimiser la contribution de la fonction achat à la performance globale de l’entreprise. La stratégie achat est une déclinaison des objectifs globaux et de la stratégie de l’entreprise son élaboration nécessite de connaitre les besoins de l’entreprise, de maitriser la capacité du marché fournisseurs afin de satisfaire aux marchés clients

L’élaboration de la stratégie de l’entreprise inclut implicitement la fonction approvisionnement comme une fonction vitale au sein de celle-ci participe à l’amélioration de sa performance. Si, la stratégie de l’entreprise trace les grandes lignes qu’il faut suivre pour réaliser les objectifs généraux de celle-ci. La déclinaison de ladite stratégie nécessite l’adhésion de tous les services. En effet, la stratégie d’entreprise constitue un postulat de base à la déclinaison d’une stratégie achat

L’élaboration d’une stratégie achat doit prendre en compte deux horizons : Long terme:  Les évolutions technologiques et économiques qui vont probablement toucher les matières, marchandises, matériels, services et fournitures utiles à l’entité et propres à développer ses ventes ;  Les signes permettant d’identifier le comportement des concurrents à l’égard de ces évolutions ;  Et les facteurs qui touchent les marchés amont et potentiellement peuvent influencer les comportements des fournisseurs dans l’avenir.

A moyen terme : A l’horizon budgétaire, la fonction achats propose des politiques et contribue à la prévision. En effet, elle propose également les politiques d’achats qui lui semblent les plus adaptées à la stratégie de l’entité en matière de coût/ sécurité/souplesse de ses approvisionnements. Dans son fonctionnement quotidien, la fonction achats a la mission de répondre aux besoins des utilisateurs en obtenant les approvisionnements définis, au meilleur coût, suivant les spécifications, et dans les délais requis auprès de fournisseurs retenus pour leur catégorie et la qualité de leurs services.

La fonction achat-approvisionnement constitue un véritable facteur de performance au sein de l’entreprise. En effet, elle a un lien direct avec des éléments essentiels qui ont attrait avec la performance tel que le coût et la qualité, ces deux variables représentent une partie importante de la performance.

Vu l’importance de la fonction approvisionnement dans l’amélioration de la performance les responsables proposent d’en occuper d’un contrôle qui veillera sur la coordination des actions intervenues avec la stratégie déjà fixée. Cette fois si le mode de contrôle exercé à pour but d’établir la cohérence entre la stratégie d’entreprise et celle de la fonction achat. Ici la nature du contrôle exercé est purement stratégique, ceci permet de veiller sur le pilotage de la performance au niveau de ladite fonction. Ce pilotage est tellement bénéfique dans la mesure où il permet une amélioration continue de la performance de l’entreprise.

La mesure de la performance de la fonction achat repose généralement sur trois critères historiques qui sont :  Le coût;  Le délai;  La qualité. Cependant, pour mesurer réellement la performance il faut qu’en ajoutant à ces critères d’autres critères qui beaucoup plus importants, on peut citer :  Satisfaction du demandeur interne;  Performance de l’acheteur;  Relations fournisseur.