L’ARCHIVAGE

Pourquoi faut-il archiver? Pour passer de cela :

Pourquoi faut-il archiver? À cela:

Pourquoi faut-il archiver? Respect de la loi: Loi du 3 janvier 1979 sur les archives Circulaire du 2 novembre 2001 Code du patrimoine de 2004 Loi du 15 juillet 2008

Pourquoi faut-il archiver? Pour garantir la protection des droits des personnes:  Loi CADA du 17 juillet 1978  Loi CNIL du 6 janvier 1978, modifiée en 2004

Pourquoi faut-il gérer ses archives? Gérer la production administrative Améliorer l’environnement du bureau Faciliter les recherches Réduire les pertes de temps

Qu’est-ce qu’une archive? Loi de 1979 : "Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité."

Les 3 âges d’une archive Archives courantes Archives intermédiaires Archives définitives

Les 3 âges d’une archive

Comment gérer ses archives? En gérant ses dossiers En gérant son classement En connaissant la durée d’utilisation

Comment gérer un dossier? Bien constituer son dossier Bien le classer Bien l’archiver

Comment gérer un dossier? Bien constituer un dossier  L’identifier clairement  Ce qu’il ne faut pas faire  Bien le classer

Comment classer ses dossiers? Adopter un mode de classement Organiser la zone de rangement Etablir un plan de classement

Comment classer ses dossiers? Etablir un plan de classement  D’abord recenser les documents existants  Les regrouper logiquement (par thème ou année)  Rédiger un plan de classement

Rédiger un plan de classement

Tenir à jour le plan de classement MAJ à chaque entrée/sortie Rester précis Déplacer les archives qui changent d’âge

Comment gérer ses archives? Elaborer un tableau de gestion  Sur la base de l’instruction du BO du 16 juin 2005  A partir du recensement effectué  En précisant la DUA et le sort final de chaque document

La Durée d’Utilité Administrative Définition : durée au cours de laquelle un dossier est considéré comme pouvant être utile à l’activité du service. Exprimée en année Période concernant les archives courantes ou intermédiaires

Qu’est-ce que le sort final d’une archive ? L’élimination = destruction La conservation = versement aux AD Le tri > avant le versement

Comment éliminer des archives ? Sur autorisation des AD Au terme d’une procédure imposée Par une destruction sécurisée

Remplir un bordereau de demande d’autorisation d’élimination

Comment verser des archives ? Sur autorisation des AD Au terme d’une procédure imposée Après avoir préparé son versement

Remplir un bordereau de demande d’autorisation de versement

Préparer les boites pour le versement

Et après? Classer précieusement les bordereaux de versement et d’élimination Réorganiser sa zone de classement Mettre à jour son plan de classement Identifier les prochains versement/élimination

Astuces Réserver un temps dans la semaine pour cette activité Trouver un collègue qui a la même démarche ailleurs et travailler de concert Se fixer des objectifs et des délais