Caractéristiques d’un groupe  DES INTERACTIONS  DES NORMES  DES OBJECTIFS COMMUNS  DES REACTIONS COLLECTIVES  DES COMPORTEMENTS AFFECTIFS  UN INSCONSCIENT COLLECTIF

La dynamique dans un groupe FORCES EXTERNES FORCES INTERNES

La dynamique dans un groupe FORCES INTERNES ET EXTERNES TENSIONS POSITIVES ET NEGATIVES TENSIONS POSITIVES COMPORTEMENT D’APPROCHE  Énergie de production  Atteindre les objectifs ( jeu des désirs) TENSIONS NEGATIVES COMPORTEMENT D’ÉVITEMENT  Énergie d’entretien  maintenir le groupe en tant que groupe ( mécanismes de défense)

Le leadership dans un groupe Tensions positives Tensions négatives GROUPE Besoins du groupe LEADER

Facteurs de vulnérabilité des groupes Cloisonnement du travail Altération de l’image du leader S’absenter pendant une réunion de travail Accepter d’être continuellement dérangé pendant un temps de travail en groupe Consignes imprécises, Ne pas informer Laisser le groupe s’installer en position de détente pour travailler Donner des sous-objectifs sans expliquer leur contribution à l’œuvre commune Interventions défaitistes et dévalorisantes

Facteurs de cohésion des groupes Sentiment pour chaque membre du groupe d’avoir une tâche spécifique,utile à l’atteinte de l’objectif Assurance de la compétence du leader et de sa clairvoyance Objectif réaliste et réalisable Image positive du groupe, de soi Possibilité d’évaluer le chemin parcouru vers l’objectif Sentiment de travailler ensemble d’être «  co-réalisateurs » Circulation de l’information opérationnelle et motivationnelle Conditions favorisant le travail

Pourquoi se réunir ? Une réunion est nécessaire quand on poursuit un objectif qui s’inscrit dans une des catégories suivantes: Informer Consulter Débattre Décider en groupe

Caractéristiques d’un objectif de réunion  il définit le but à atteindre, le type de résultat à obtenir.  il permet aux participants de préparer la réunion efficacement  il tend à renforcer leurs motivations pour y participer  il les informe du rôle qu'ils auront à y jouer. Exemples d’objectifs : Définir une fiche de fonction Elaborer un emploi du temps

Informer Le nombre de participants est le second critère de choix Petit groupe : 15 personnes maximum  Réunion d’information descendante Grand groupe : au delà jusqu’à plusieurs milliers  Réunion magistrale

Informer Réunion d’information descendante  Objectif : la transmission d’information et le contrôle de la compréhension par le biais d’échanges. Structure de communication : Phase 1 : Transmission d’information Phase 2 : Contrôle de la compréhension  Exemples d’objectifs : informer les salariés des nouvelles règles de sécurité  Exemples de réunions : Briefing, présentation d’un rapport

Informer Réunion magistrale Animateur = orateur, tribun  Objectif : la transmission d’informations, pas d’échanges possibles sauf dispositif particulier  Structure de communication : pyramidale  Exemples d’objectifs : Présenter le bilan de la société  Exemples : Meetings, Colloque , Assemblée générale, Conférences Animateur = orateur, tribun

Consulter Réunion d’information ascendante  Petit groupe : 5 à 12   Objectif : recueillir des informations, des avis, des opinions, des idées, de la part des personnes qui les détiennent ou qui sont dans la situation.  Structure de communication : pyramidale inversée  Petit groupe : 5 à 12   Exemples d’objectifs : connaître les réactions du personnel vis à vis des nouveaux horaires  Exemples de réunion : enquête, audit de satisfaction, réunion de régulation

Débattre Réunion discussion  Objectif : s’ informer réciproquement, réfléchir sur un thème donné et aboutir à des conclusions  Structure de communication : en étoile  Petit groupe : 5 à 12   Exemples d’objectifs : Faire s’exprimer les opinions sur la mondialisation  Exemples de réunions : débat, table ronde..

Décider Réunion décisionnelle  Objectif : prendre une décision, résoudre un problème  Structure de communication : en étoile  Taille du groupe : 5 à 12   Exemples d’objectifs : Elaborer le budget annuel, choisir un candidat  Exemples de réunions : Suivi de projet, comité de direction, jury, ..

Plusieurs objectifs dans une réunion Phases successives Information Consultation Décision ou débat Décision ou débat

Qui participe ?  Les objectifs de la réunion permettent de préciser :  QUI doit y assister ,  QUI a besoin de l'information,  QUI a un avis à formuler,  QUI doit prendre part à la décision.  Autres critères de choix  Connaissances  Compétences  Expérience sur le thème traité

Comment animer une réunion?  3 fonctions d’animation  Production  centrée sur les objectifs  Facilitation  centrée sur les méthodes et les hommes  Régulation  centrée sur les hommes  Par qui ?  L’animateur(rice)  Le groupe

Fonction de production  Objectif : Permettre au groupe de résoudre les problèmes qu’il a à traiter de manière optimale.  Comment ? Le groupe produit lorsqu’il :  Apporte, réunit, compare, des informations,  Confronte des opinions, des expériences  Fait des hypothèses,  Propose, évalue des solutions  S’accorde sur une analyse, une orientation, une décision  Prévoit un contrôle de son action

Fonction de facilitation  Objectif : faciliter la participation de l’ensemble des membres du groupe et organiser le travail en utilisant des méthodes, des outils, des procédures qui permettent la progression du groupe vers ses objectifs. Comment ?  Définir le problème  Faire émerger un plan, une méthode de travail  Canaliser les échanges sur le thème traité  Clarifier et coordonner les apports  Souligner les accords  Évoquer les divergences  Veiller au respect du temps…

Régulation  Objectif : Créer un climat de confiance et l’émergence d’interactions positives entre les membres du groupe. Maintenir les tensions négatives à un niveau qui ne freinent pas la progression du groupe. Comment ?  Mettre les gens à l’aise pour favoriser l’expression  Veiller à ce que chaque idée émise puisse être examinée et discutée  Reformuler les apports des participants  Renvoyer une question au groupe plutôt que d’y répondre directement  Déceler les oppositions entre participants  Rassurer, encourager

Quels rôles pour l’animateur ? Facilite Définit les objectifs de la réunion Propose un plan, une méthode L’expression des points de vue Les reformulations et synthèses Fait produire Régule Le savoir : connaissances Les savoirs-faire : compétences Les analyses et orientations Les décisions et actions entreprises La motivation des individus Les oppositions, les conflits La participation , les silences Les rôles tenus, les sentiments

Les styles d’animation Quelque soit l’entreprise deux facteurs indissociables coexistent mais sont parfois vécus comme contradictoires.  La production  Les hommes  Le style d’animation est déterminé par l’intérêt que l’animateur manifeste pour l’un et l’autre de ces facteurs 4 styles d’animation qui renvoient à des comportements différents

COMPORTEMENT DE L’ANIMATEUR SATISFACTION DES PARTICIPANT  STYLE D’ANIMATION     COMPORTEMENT DE L’ANIMATEUR SATISFACTION DES PARTICIPANT AUTORITAIRE Impose idées et objectifs, définit les méthodes de travail, n'écoute pas les participants, ne tolère pas les avis contraires au sien, parfois agressif, décide des conclusions. Sécurisés puis frustrés, pas la possibilité de s’exprimer DEMAGOGIQUE Très (trop) attentif au bien-être de chacun, perd du temps à cause de demandes qui n'ont pas forcément de rapport avec le travail à faire, néglige les objectifs de travail au profit du "climat" de la réunion. Satisfaction de courte durée puis démobilisation progressive de la part de ceux qui attendaient une réunion efficace LAXISTE Ne définit pas d'objectifs, ne propose pas de méthode de travail, n'organise pas les débats, ne gère pas le temps, laisse s'installer le désordre. Position d’attente vis à vis du groupe, et des participants Insatisfaction totale PARTICIPATIF Définit des objectifs et les négocie avec les participants, propose une méthode de travail, gère le travail et contrôle la production du groupe, respecte un équilibre entre la production et les relations en groupe. Participants motivés et satisfaits, se sentant traités en adultes responsables. Forte mobilisation pour les réunions ultérieures.

Avantages et inconvénients des styles Style d’animation Faire s’exprimer Faire réfléchir Agir Faire agir AUTOCRATE N’écoute pas, coupe la parole, besoin de s’affirmer Peur d’être dépassé, du changement Planifie, répartit les tâches, contrôle, très actif Résultats à court terme sont atteints DEMAGOGIQUE Il accepte, expression subie évite les tensions, en appelle aux sentiments, problèmes non traités Peur d’être critiqué, fait à la place des autres pour gagner leur sympathie « C’est dur mais faites-le pour me faire plaisir » LAXISTE Indifférent, passif Décourage les initiatives Ne prend pas position, cherche la sécurité Transmet les directives PARTICIPATIF Écoute, cherche à comprendre Fait s’engager,favorise la créativité Assume ses responsabilités Délègue, participation aux décisions

Quels outils pour animer ?  LA REFORMULATION Procédure de vérification qui consiste à résumer de manière objective et concise les propos de son interlocuteur. Elle peut concerner :  Le contenu manifeste  Le contenu latent  Le comportement non verbal Pour reformuler il faut écouter, ce qui signifie savoir se taire et se centrer sur l’autre  LA SYNTHESE Résumé des données essentielles qui ponctue le déroulement de la réunion : des synthèses partielles à la synthèse finale.

Quels outils pour animer ?  L’APPEL DIRECT A LA PARTICIPATION Pour faire parler un silencieux après un certain temps, ou un participant qui manifeste par son comportement son désir d’intervenir.  LE QUESTIONNEMENT Pour rechercher des faits, des opinions, faire préciser, développer des points de vue, des idées, faire aboutir le groupe …  Question ouvertes / Question fermées  Autres questions : écho, relais, miroir, test, alternative, suggestive

Comment préparer concrètement une réunion ?  L’INVITATION OU LA CONVOCATION Les participants se demandent : Informations à donner Commentaires QUAND a lieu la réunion ? DATE ET HEURE Minimum OU a lieu la réunion ? LIEU PRÉCIS (plan éventuel) Facultatif si tous les participants sont des habitués et si le lieu est toujours le même COMBIEN de temps va-t-elle durer ? DURÉE Permet aux participants de gérer leur temps POURQUOI est-il important d'y aller ? OBJECTIFS Information et motivation des participants QUI sera présent ? LISTE DES PARTICIPANTS Pour compléter l'information

Préparer les lieux  LOCALISATION DE LA SALLE Le lieu de réunion n’est pas neutre quant aux résultats obtenus , il convient donc d'y accorder quelque attention.  LOCALISATION DE LA SALLE  localisation optimale occasionnant le moins de déplacements possibles.  Déplacer les différentes séances pour répartir les contraintes de déplacement entre tous, si plusieurs réunions sont prévues.  Prendre en compte les facilités d'accès, de stationnement, de logement, de restauration, de loisirs si une soirée est prévue sur place...  Vérifier le voisinage : nuisances sonores éventuelles, travaux etc.  Autres paramètres : choix d'un lieu symbolique, terrain "neutre".

Préparer les lieux  LA SALLE  Dans toute la mesure du possible, la dimension de la salle doit permettre de s'y sentir "bien", ni perdu dans un hall de gare, ni à l'étroit dans un placard !  Prévoyez une salle éclairée, chauffée en hiver sans l’être à l’excès Vérifier que le matériel dont vous aurez besoin existe : tableau, rétro ou vidéo projecteur, prises électrique… Vérifier que la salle est équipée avec un mobilier adéquat. Evitez les salles de réunion de type salon

La disposition spatiale des participants 1 2 4 3 1 2 3 4 Contrôle moyen Elevé Moyen Contact visuel Faible Participation moyenne Elevée

LES PHASES D’UNE REUNION DECISION LE DEMARRAGE  Accueillir les participants et faire les présentations  Commencer la réunion à l’heure  Définir son rôle et celui des participants  Introduire la réunion : TOPO  Accueillir les retardataires en faisant une synthèse de ce qui a été dit Thème : Présenter l’ objet de la réunion et les points à traiter Objectif : L’animateur le situe dans son contexte ( ce qui existait avant la réunion et l’a rendu nécessaire) Procédure : Définir les règles de fonctionnement, les méthodes utilisées, les suites données à la réunion Ordre du jour : Plan de la réunion, déroulement et durée des séquences de travail

Introduire la réunion  Répondre aux cinq interrogations des participants  Qui est le formateur ?  Qui sont les autres ?  Qu’allons nous faire?  Comment allons nous le faire ?  Quelle organisation ?

LES PHASES D’UNE REUNION DECISIONNELLE LE DEROULEMENT  Phase d’EXPRESSION  Lancer la discussion  Favoriser la participation : écoute, reformulation, questionnement  Prendre en compte tous les points soulevés et les soumettre à l’appréciation du groupe  Noter les idées principales, les questions posées  Réguler les échanges dans le groupe  Synthétiser les idées par écrit

LES PHASES D’UNE REUNION DECISIONNELLE LE DEROULEMENT  Phase de STRUCTURATION  Élaborer en commun une méthodologie de travail,  Définir les impératifs, les contraintes, les éléments souhaitables  Établir des critères d’évaluation  Signaler au groupe sa progression par rapport au plan  Formuler des synthèses partielles aux différentes étapes du travail  Privilégier les éléments factuels

LES PHASES D’UNE REUNION LE DEROULEMENT  Phase de DECISION  Récapituler les résultats  Évaluer les propositions au regard des critères et des contraintes  Rapprocher les points de vue en cas de divergence  Rechercher le consensus  Gérer les conflits  Faire valider les décisions par l’ensemble du groupe  Définir un plan d’action pour leur mise en œuvre  Distribuer les rôles et les tâches ( qui fait quoi )  Prévoir une procédure de suivi

LES PHASES D’UNE REUNION LE DEROULEMENT  Phase de CONCLUSION  Faire une synthèse finale  Confirmer les étapes suivantes et les responsabilités  Fixer la date de la prochaine réunion  Remercier les participants  Phase d’ÉVALUATION  Atteinte des objectifs  Respect de l’ordre du jour  Validité des décisions : réalistes, réalisables  Satisfaction des participants  Planification des actions  Points d’amélioration possibles

LES PHASES D’UNE REUNION LE COMPTE RENDU  Compte rendu de synthèse  Liste des participants  Date de la réunion  Ordre du jour  Objectifs prévus  Décisions prises  Le plan de mise en œuvre  Les modalités de contrôle  La conclusion  Procès verbal  Nom et qualité du président de séance, du secrétaire  Liste des participants, des excusés, des absents  Lieu, date, heure de la réunion  Ordre du jour  Objectifs prévus  Chronologie des événements  Nomination à chaque étape de la personne qui parle ou agit  Signatures PS, secrétaire, participants

CONDITIONS DE LA PARTICIPATION NOMBRE DE PARTICIPANTS QUALITE DE L’ANIMATION MATURITE DU GROUPE NOMBRE ET QUALITE DES INTERVENTIONS CONDITIONS MATERIELLES MORAL DU GROUPE

QUELQUES DIFFICULTES DE LA PARTICIPATION A MAITRISER SES EMOTIONS PEUR DU JUGEMENT CONFORMISME REFUS DE LA TACHE VOLONTE DE NE PAS S’IMPLIQUER REJET DU TRAVAIL EN GROUPE

La progression dans une réunion décisionnelle Thème Expression Évaluation Décision Sous-thème 1 Synthèse partielle Expression Évaluation Décision Sous-thème 2 Synthèse partielle Expression Évaluation Décision Sous-thème 3 Synthèse finale

Phases d’évolution d’une équipe Pas d’objectifs Travail individuel Écoute faible Lenteur de résolution Pas de prise de décision Aucune réelle motivation Pas d’approche systématique Aucune organisation Confiance et implication Objectifs compris Procédures respectées Conflits gérés positivement Leadership approprié Démarche de résolution de problèmes Équipe totalement fonctionnelle et indépendante Phase 1 : Démarrage Phase 4 : Maturité Procédures établies Objectifs définis et clarifiés Conflits presque réglés Membres impliqués Respect des différences Écoute accrue Sentiment de fierté et de compétence Collaboration Émergences de conflits Effort d’écoute Objectifs encore incertains Sentiment de frustration Peu de progrès Essai d’organisation Prise en compte d’opinions Phase 2 : Ajustement Phase 3 : Stabilité