Coopération en matière de biologie médicale Phase 1 : Etat des lieux des laboratoires

Introduction et rappel de la démarche Avoir une réflexion relative à: l’organisation territoriale de la biologie en Vendée avec les équipes médicales, les directeurs d’hôpitaux publics compte tenu d’une contexte règlementaire qui régie la biologie de plus en plus stricte une plateforme départementale pour les examens non prioritaires la future accréditation qui demande aux établissements d’engager des moyens financiers importants une concurrence sensible des laboratoires privés

Enjeux du projet départemental de la biologie Maintenir un service de biologie médicale publique performant pour les cliniciens Améliorer le conseil aux cliniciens et développer les compétences spécialisées pour les biologistes Réduire le coût des examens

Volume de B et BHN

Proportion d’examens par type de prise en charge

Volume d’activité par type d’analyses (en nombre de B) CH Fontenay CHD VENDEE CHLVO Biochimie 2 246 372 - 36,3% 17 325 484 - 52,7% 4 750 000- 48% Immuno-analyse 996 970 - 16,1% 1 385 000- 14% Hématologie 1 747 400 - 28,2% 6 739 515 - 20,5% 2 253 000- 23% Immuno-hématologie 271 330 - 4,4% 446 000– 4,5% Microbiologie 928 570 - 15% 8 810 683 - 26,8% 1 000 000 - 10% CH Fontenay CHD VENDEE CHLVO Coût du B 0.21 € 0,187€ 0.194 €

Activité et ressources humaines Présence d’aides de laboratoire et d’IDE (centre de prélèvements) uniquement au CHD Vendée Proportion différente de techniciens dans la masse salariale totale : 66% pour Fontenay et le CHD (71% avec les aides de laboratoire), 73% pour le CHLVO. CH Fontenay CHD Vendée CHLVO ETP totaux 15,3 69,20 17,1 Nombre de B par ETP 429 000 475 000 580 000 Nombre de B par ETP de techniciens 643 000 716 000 794 000 Nombre de B par ETP de biologistes 4 100 000 5 479 000 3 309 000

Ressources humaines et organisation des astreintes Temps moyen par agent : 0,90 ETP en moyenne par agent à Fontenay, 0,91 au CHD Vendée, 0,85 au CHLVO Astreintes des biologistes : 1AS la nuit dans tous les établissements 1 biologiste le samedi et 1AO le dimanche en journée au CHD ; 1AS dans les autres établissements les samedis et dimanche en journée Astreintes des techniciens 1 garde de technicien la nuit au CH de Fontenay, au CHLVO, sur le site de Luçon, et 2 sur le site de La Roche-sur-Yon 3 à 4 techniciens le samedi 2 à 3 techniciens le dimanche

SI et matériel Middleware commun aux trois structures : MPL (Roche), Byg commun au CH de Fontenay et au CHLVO ; 3 SIL distincts Accès à un serveur de résultat mais absence de prescription informatisée pour le CH de Fontenay et le CHD Vendée Matériels différents mais usage de COBAS en biochimie selon différents modules

Organisation et logistique A minima, des lecteurs de glycémie comme biologie délocalisée dans les services Un volume de sous-traitance inégal Des éléments communs dans la sous-traitance : EFS pour les trois établissements ; CHU de Nantes pour le CH de Fontenay et le CHD Vendée Des spécificités : Biomnis pour le CHLVO ; CERBA pour le CHD Vendée ; CH de Niort pour le CH de Fontenay Existence d’un système de navettes internes pour le transport des prélèvements CH Fontenay CHD Vendée CHLVO Volume de B sous-traités 267 000 4 660 000 280 000

Eléments caractéristiques Eléments spécifiques notables : Hygiène et analyse des prélèvements de surface au laboratoire du CH de Fontenay Centre de prélèvements au CHD Vendée Dépôt de produits sanguins labiles au CHLVO Accréditation : dépôt du dossier de preuve fin mai dans les trois établissements ; arrêt de l’accompagnement bioqualité au CHD Gestion documentaire plurielle

Coopération en matière de biologie médicale Phase 2 : Mise en œuvre du projet biologie

Groupes de travail Constitution de 6 groupes de travail (février 2014): RH: 4 réunions Logistique: 3 réunions Analyse de gestion: 2 réunions Qualité: 3 réunions SI: 4 réunions

Mise en œuvre du projet Rappel: la collaboration doit répondre à : des objectifs de santé de territoire des objectifs de simplification de l’accréditation des laboratoires la maitrise des dépenses esprit d’uniformisation des pratiques et d’assurance qualité pour le patient quelque soit le lieu de prise en charge

Outil juridique GCS de moyens privilégié entre 3 établissements publics (CH Fontenay, CHLVO et le CHD VENDEE) Possibilité pour les autres établissements de la CHT Vendée d’adhérer au GCS biologie par voie d’avenant (CH les Sables, CH la Chataigneraie et CH Mazurelle)

Outil juridique GCS exploite un laboratoire de biologie multi-établissements sur 3 sites de proximité 24H/24 Sur sites de proximité: Examens de routine de biochimie et d’urgence d’immuno-analyse H24 Sur plateforme départementale: 2 phases: -Biochimie, immuno-analyse -Bactériologie

Outil juridique Le groupement permettra: Mutualisation des compétences Répartir les tâches dans les domaines de l’accréditation et des activités transversales Réaliser appels d’offre et achats groupés Mutualisation des transports

Pourquoi un GCS de moyens exploitant un LBM Constitution de la CHT Vendée/absence de personnalité juridique Volonté de mise en place d’un laboratoire multi-établissements Unification de l’activité biologique Budget autonome avec EPRD annuel La règle des 15% de sous-traitance s’applique sur la base de l’activité totale du GCS exploitant GCS : possibilité d’être employeur et mise à disposition du GCS du personnel médical et non médical si les établissments le souhaitent PDS assurée par GCS: astreinte commune aux établissements partenaires Procédure d’accréditation unique conduit par le GCS (possible aussi par convention) Achats communs Volonté d’un SI de gestion de laboratoire unique (retour des résultats dans dossier médical de chaque établissement, interfaçage des SI...)

Instances du GCS Assemblée générale (directeurs, Présidents de CME, responsable de l’unité fonctionnelle de chaque établissment) Bureau du groupement (directeurs de chacun des sites, Présidents de CME ou représentant, biologistes responsable, cadres de chaque site) Comité médical de coordination (2 praticiens de chaque établissement clinicien et biologiste, Présidents de CME, biologiste responsable labo multisites, cadre de santé intervenant sur plateau technique) Comité de dialogue social ( 1 représentant syndical, directeurs, Présidents de CME, cadre de santé coordinateur, administrateur)

Accréditation commune Contexte Démarche d’accréditation obligation réglementaire (article 69 de la loi HPST du 21 juillet 2009)  En 2013 laboratoires du CHD, du CHLVO et du CHFLC ont obtenu: leur qualification Bioqualité entrés dans la démarche d’accréditation COFRAC. autorisation administrative jusqu’en 2016  1er novembre 2016, tous les laboratoires de biologie médicale, privés et hospitaliers, devront être accrédités pour 50 % des examens de biologie médicale dans chaque famille d’examens qu’ils réalisent, 80% en 2018 et 100% en 2020 (18 familles).

Accréditation commune Organisation qualité souhaitée au sein du GCS Définir une politique qualité commune Harmonisation des pratiques, protocoles Revue de direction une fois par an (objectifs, indicateurs) Etablir un manuel assurance qualité du GCS Moyens: Accompagnement externe à l’accréditation 1 ETP biologiste (assistant) 1 ETP technicien

Calendrier COPIL biologie le 4 juillet 2014 Finalisation du GCS et du règlement intérieur Finalisation du scénario définitif biologie Calibrage ETP/Transport Analyse coût complet projet biologie Constitution du GCS biologie en octobre 2014