Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9 SROS Biologie médicale et coopérations Retour d’expérience des Pays de Loire Yvon RICHIR / Valérie SANSOUCY CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9 Le contexte du projet Une CHT initiée fin 2012 (convention constitutive validée par l’ARS en juin 2014) à l’échelle de la Vendée Un projet médical de territoire: une vingtaine de thématiques: cliniques, médico-techniques dont la biologie, transversales Une volonté de la FHF régionale de présenter fin 2014- début 2015 un projet régional de biologie publique   CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9 La Biologie Médicale en Vendée Démographie - 642 000 habitants au 1er janv. 2014 - 840 00 habitants en 2040 Superficie : 6 720 km2 Etablissements hospitaliers - CHD Vendée - CHLVO (Challans) - CH Fontenay le Comte - CHCL (les Sables d’Olonne) - Hôpital des Collines Vendéennes (la Chataigneraie) - CHS Mazurelle Laboratoires de biologie médicale public : Etablissements avec biologie publique: - CHD Vendée - CHLVO - CH Fontenay le Comte CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Les enjeux de la restructuration de la Biologie - Accréditation des laboratoires de Biologie - Concentrations des laboratoires privés et aspect de concurrence - Disparition des remises  pérenniser une offre publique et le support interne aux établissements par une restructuration des laboratoires de Biologie Médicale. CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

ETS de la CHT Biologie Médicale Objectifs de la réorganisation collective de leurs activités Accréditation commune Maintien d’un laboratoire sur chaque établissement de proximité pour les analyses urgentes Centralisation de la biologie non urgente Maintien de l’intérêt professionnel des biologistes de chaque site ; renforcement du support et conseil aux cliniciens, possibilité de spécialisation des biologistes Réintégration d’analyses sous traités hors région par effet de volume Efficience économique (investissements et achats communs, réduction des coûts de production) en garantissant aux cliniciens une qualité de rendu d’examens CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Quelques chiffres de la Biologie Médicale en Vendée Consultations externes Patients hospitalisés CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Quelques chiffres de la Biologie Médicale en Vendée Description des indicateurs CH Fontenay-le-Comte CHD Vendée CH Loire Vendée Océan Total ACTIVITE ET FINANCES Volume d’activité global (en nombre de B+BHN) 2013 7 188 206   34 012 242 Sites LRSY et Montaigu : 30 825 996 Site Luçon : 3 186 246 10 065 270   51 265 718 CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

En pratique : une démarche projet réflexive, constructive, ascensionnelle La constitution d’un comité de pilotage pluri professionnel Mise en place de groupes de travail : Ressources humaines Logistique Système d’informations Achats / Equipement biomédical Analyse de gestion Démarche qualité : accréditation CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Missions des groupes de travail Etat des lieux (volumes et types d’activité) Proposition de scénarii Présentation collégiale en COPIL, discussions décisions Un calendrier défini : Groupes de travail constitués en février 2014, Validation du scénario économique en novembre 2014, Mise en place du GCS : janvier 2015 CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Emergence des scénarii Périmètre du projet défini : La biologie médicale, hors activités éventuellement effectuées par les laboratoires (ex : dépôt de sang) Après discussion auprès des cliniciens sur les analyses d’urgence à maintenir sur les sites de proximité, émergence de 2 scénarii Scénario 1 : Site principal : transfert de la biologie froide Marqueurs tumoraux, sérologie, électrophorèse des protéines Site de proximité : cytologie (NFS), hémostase, biochimie d’urgence, bactériologie. 12 % de l’activité du CHLVO, 15 % de l’activité du CH FLC Scénario 2 : Site principal : transfert de la bactériologie 15 % de l’activité du CHLVO, 12 % de l’activité du CH FLC CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9 Groupe de travail Ressources humaines Personnels médicaux et non médicaux CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Groupe de travail Ressources Humaines Etat des lieux des RH au sein de chaque établissement Description des indicateurs CH Fontenay-le-Comte CHD Vendée CH Loire Vendée Océan Total RESSOURCES HUMAINES   La Roche Luçon Nombre de biologistes En personnes physiques 2 5,5 0,5 3 11 En ETP 1.6 10.6 Nombre de cadres 1 4 0,6 1,6 0.2 0.5 2.9 Nombre de techniciens 40 9 14 74 10.5 37.05 7,95 12.5 68 Nombre d’aides de laboratoire / 5 3,75 4.25 Nombre d’adjoints des cadres Nombre de secrétaires 6 12 2.5 5,05 1.1 9.65 CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Groupe de travail Ressources Humaines Harmonisation des effectifs : Selon les scenarii En maintenant les compétences pour les analyses urgentes Scénario 1 : Maintien des effectifs globaux mais en intégrant les postes supplémentaires liés à la qualité et à l’accréditation Scénario 2 : Transfert de postes de techniciens de laboratoire sur le site principal Adéquation des compétences aux exigences des postes de travail Participation des biologistes des sites de proximité à l’activité du site principal CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Groupe de travail logistique Analyse des flux existants Transports programmés ; Transports urgents Un recueil de données en prenant en compte l’objectif général de transmissions des résultats à J+1 à garantir auprès des cliniciens Scénario 1 : transfert de la biologie froide sur le site principal 1 transport programmé du lundi au samedi avec un dépôt des prélèvements : 11h00 pour le CHLVO, 14h00 pour le CH FLC Scénario 2 : transfert de la bactériologie en 2017 3 transports programmés par jour du lundi au vendredi CHLVO : 9h00, 11h00, 17h30 CH FLC : 10h00, 14h00, 17h30 2 navettes le samedi (12h00, 17h00) ,1 navette le dimanche (16h00) CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Groupe de travail logistique Analyse du relevé des impondérables (conditions de transport, transport urgents pour LCR et hémocultures +) élargie aux transports de PSL, chimiothérapies, pharmacie et ACP Etat des lieux des marchés de transport en cours, avec la fin de validité de chaque marché pour envisager des contrats communs 3. Etude des coûts de transport : coût de la fonction transport dans chaque établissement, puis coût comparatif des différents scénarii d’organisation du transport. Conclusion du recueil des différents éléments Elaboration d’ une consultation multi-établissement CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Groupe de travail Système d’informations 3 SIL différents CHD Vendée : Synergie (Technidata) CH FLC : Hexalis agfa CHLVO : Biowin NG (DL Santé)  Une sollicitation des éditeurs associée à un travail de paramétrage au sein des 3 établissements afin de concevoir un SIL commun et communiquant CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Groupe de travail achats / matériel biomédical Un inventaire des matériels de laboratoire , des maintenances et des réactifs associés pour les établissements suivants a été réalisé : le CHLVO Challans le CH Fontenay le Comte le CHD Vendée Objectif : prévoir selon les échéances, l’état de l’art du parc de matériel : les futurs investissements, les contrats de maintenance, les marchés de réactifs et consommables. CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Quelle solution juridique? Matrice forces/faiblesses GCS de moyens GCS exploitant Convention de coopération Forces Répartition équitable des ressources Co-gestion des fonctions support Rigueur de gestion et co-gestion Unicité de l’organisation, une accréditation Souplesse de gestion Faiblesses Plusieurs organisations, plusieurs accréditations Gestion plus rigide nécessitant une ingénierie administrative plus forte Régime juridique pour la TVA et les marchés publics très incertain Relation contractuelle dans l’allocation des ressources Moindre co-gestion Absence de personnalité juridique : un établissement porte l’activité

Organisation en GCS exploitant Mise en commun de moyens matériels et humains (transport, équipements, personnel…) pour exploiter en commun un laboratoire multisite. Un laboratoire, plusieurs plateaux techniques, une accréditation. Convention constitutive et règlement intérieur définissant les instances de la coopération. Facturation aux établissements selon un EPRD annuel, en fonction de l’activité et des ressources mobilisées CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Organisation en GCS groupement de commande Acheteur groupé Achats : moyens mis en commun Report des charges d’achat des établissements sur le GCS CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Groupe de travail Analyse de gestion Etablir des règles de recueil de données Elaborer les tableaux de bord de recueil des données Définir les recettes et dépenses hors CGS et GCS Transmettre les éléments s’inscrivant dans le périmètre du GCS Finaliser les modèles économiques des 2 scénarii à partir des éléments organisationnels définis par les groupes de travail (décembre 2014) CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Groupe de travail Démarche qualité : accréditation Une assurance qualité du GCS possible par : La préparation commune à l’accréditation Cofrac L’harmonisation des pratiques et des documents La mutualisation des moyens et des professionnels   CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Groupe de travail Démarche qualité : accréditation Des objectifs communs : Amener le laboratoire à l’accréditation Etablir le manuel assurance qualité (MAQ) du GCS Définir une politique qualité commune et veiller à sa mise en pratique Réaliser une revue de direction au minimum une fois par an qui définira les objectifs et les indicateurs à mettre en place pour l’année et à partir de la 2e revue faire une synthèse de l’année passée Entrer dans une démarche d’amélioration continue CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Groupe de travail Démarche qualité : accréditation RH : 1 biologiste RAQ , 1 technicien qualité 0,2 cadre de santé Le choix via une mise en concurrence d’un accompagnement externe : choix réalisé en septembre 2014 Une politique qualité GCS Le choix d’un logiciel commun pour : - la gestion documentaire, - la gestion des stocks…. CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Articulation avec le projet régional FHF biologie publique Pilotage par le directeur du CHD Vendée d’un groupe régional avec l’ensemble des établissements publics détenteurs d’autorisation de biologie, dont les deux CHU Travail entre les deux CHU en cours pour se partager des analyses spécialisées Travail par les CHU avec les CH sur les analyses confiés par les CH aux laboratoires privés (biomnis, cerba) pour que ces analyses soient effectuées par les CHU, avec organisation logistique adéquate CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9 Vigilances Diversité de culture d’établissements et de services Projet porté collectivement par les professionnels Traitement rapide de la thématique systèmes d’informations Respect de l’élaboration de l’échéancier de mise en œuvre du projet Maîtrise des coûts en particulier logistique Maintient du coût du B < 0,20 Transparence du projet pour les professionnels et les organisations syndicales CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

La CHT Biologie Médicale en Vendée Une dynamique implicative de chacun des acteurs Un changement certain, initiateur d’un décloisonnement et fondateur d’un dialogue communautaire Convention constitutive et règlement intérieur en cours de finalisation Un GCS de biologie prêt pour son déploiement en janvier 2015 « Agir en homme de pensée et penser en homme d’action » Henri BERGSON CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9

Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9 SROS Biologie médicale et coopérations Retour d’expérience des Pays de Loire Merci de votre attention Yvon RICHIR / Valérie SANSOUCY CHD Vendée Montaigu – La Roche-sur-Yon - Luçon 85925 La Roche-sur-Yon cedex 9