Gestion de l’approvisionnement Partenariat

Quand doit-on parler de Logistique? Le Cycle de Projet Stratégie Programmation Identification des Besoins Formulation Financement Réalisation Evaluation Rapports Rapport d’évaluation Indicateurs Dimensionnement Et Planification Plan d’Achat Justification Dossier d’Achat Accord bailleur Action contre la Faim Service - Logistique Mission

Les concepts généraux logistiques A quoi sert la logistique? Pourquoi avons nous des procédures à respecter? Prix Délai Qualité SERVICE Transparence Traçabilité Compétitivité Action contre la Faim Service - Logistique Mission

Comment la logistique traite les besoins? Djibouti Importation Administration EuropeAid Nationalité Equipements Médicaments PAYS Spécifique BAILLEUR REGLES Marché Seuils d’Achat Complexité Connaissance Définition Contraintes Catégories Marchandises Travaux/Services Immobilier Expérience International Local Historique Action contre la Faim Service - Logistique Mission

Les achats: pourquoi des seuils?   Fournitures Travaux ET services Immobilier Inférieur à 500 € Achat direct Contrat De 500 à 2 499 € Procédure négociée De 2 500 € à 49 999 € Procédure négociée avec signature ACF De 50 000 € à 149 999 € Appel d’offre national Supérieur à 150 000 € Appel d’offres international   Fournitures Travaux ET services Immobilier Inférieur à 500 € Achat direct Contrat De 500 à 2 499 € Procédure négociée De 2 500 € à 49 999 € Procédure négociée avec signature ACF De 50 000 € à 149 999 € Appel d’offre national Supérieur à 150 000 € Appel d’offres international Ajustement à la procédure la plus stricte = Rassurer le bailleur Action contre la Faim Service - Logistique Mission

Les procédures d’achat Achat direct Demande d’Achat (DA) Devis / quotations Bon de Livraison fournisseur Facture (copie) Procédure Négociée Demande de devis Grille d’évaluation Bon de Commande Fournisseur ou Contrat Action contre la Faim Service - Logistique Mission

La traçabilité Une Référence d’Achat, c’est l’identité de l’achat, que l’on doit pouvoir retracer depuis la demande jusqu’à la livraison et paiement. Elle relie le Demandeur à sa dépense. Dans le cas de partenariat, pour faire simple: Code organisme Ex: EVA, PEL, CAR, EGK Code projet EUA (EuropeAid) Suivi numérique Ex: 0001, 0002, 0003, etc.

La traçabilité - 2 On retrouve la Référence d’Achat dans les documents: Demande d’Achat Bon pour Accord Demande de Sortie de Stock On retrouve la Référence du Dossier d’Achat dans tous les documents logistiques: Demande de devis Grille d’Evaluation Contrat ou Bon de Commande Fournisseur Facture Bon de livraison

Entre Logistique et demandeurs Demande d’Achat Analyse du marché Constitution du Dossier d’Achat Documentation et archivage Livraison Demande d’Achat Demande d’Achat Stockage Contrôle qualité Demande de sortie de Stock Livraison Action contre la Faim Service - Logistique Mission

Les Formulaires des demandeurs La Demande d’Achat (DA) est le formulaire utilisé pour initier tout type d’achat (marchandises / services & travaux / immobilier) Le Bon de Réception (B/R) est le formulaire utilisé pour justifier toute livraison reçue d’un fournisseur ne disposant pas de ses propres documents La Demande de Sortie de Stock (DSS) est le formulaire utilisé pour rendre compte de toute sortie de matériel du stock Le Bon de Livraison (B/L) est le formulaire utilisé pour suivre les envois ou renvois de matériels Action contre la Faim Service - Logistique Mission

Qui utilise ces formulaires? Logistique DA BL / BR DSS Demandeurs Partage de l’information Demandeurs Demandeurs Action contre la Faim Service - Logistique Mission

Comment suivre les activités? La Logistique est un processus transverse Afin de s’adapter aux besoins de tous ses demandeurs, malgré ses propres processus et contraintes, il faut alors s’organiser autour de plusieurs outils: Suivi des Achats  Le suivi des contrats est très utile Suivi des Stocks Suivi des Equipements Action contre la Faim Service - Logistique Mission

Justification Afin de prouver notre efficacité et transparence quant à l’utilisation des fonds de nos bailleurs, nous devons donc, systématiquement: ARCHIVER Ainsi, nous gardons les traces de toutes nos activités, afin de pouvoir les expliquer en cas d’audit. Tout document manquant doit pouvoir se justifier sans quoi la dépense devient inelligible. Action contre la Faim Service - Logistique Mission

Conclusion Questions / Réponses Cas pratiques Astuces Contact (si besoin): Votre référent logistique au siège