Balanced Scorecard Montreal Libraries

Context Montreal Summit New governance 2002 Montreal Summit Libraries considered the hub of cultural development in a city of knowledge. Montreal Island Public Libraries Assessment ■ Consolidation plan (2005-2015) ■ City of Montreal Culture Development Politic 2005-2015 New governance Balanced scorecard 2005 Sommet de Montréal : La nouvelle ville de Montréal voit le jour le 1er janvier 2002. Un sommet se tient en juin de la même année et est l’occasion, suite aux 41 sommets sectoriels et d’arrondissement qui le précèdent, de permettre aux citoyens de la nouvelle ville de manifester unanimement leur attachement à la bibliothèque publique, la plaçant au cœur de la vie culturelle des arrondissements. Souhaitant que la culture soit la signature de la nouvelle ville, groupes associatifs, citoyens et élus en font l’une des grandes priorités d’action. 2006

Libraries Assessment Published in July 2005, the assessment showed the state of the Montreal library system. Many deficiencies were identified: → number of employees → total floor space → collections → opening hours. Montreal designed a plan to overcome these deficiencies. This was Montreal … Consolidation plan Les analyses ont été faites à partir d’un benchmarking auprès des bibliothèques des grandes villes canadiennes de 500 000 habitants et plus. On se retrouve avec des normes de 57,5 m2/1 000 habitants, 0,86 bibliothécaires/6 000 habitants et 1,43 employés /2 000 habitants. Ce qui donne, avec la révision de 2006 un manque de 519 employés dont 133 bibliothécaires 31 903 m2 pour un investissement de 79 760 000 $ 1 629 000 livres pour un coût d’achat de 79 804 000 $ Déficit net de 183 940 000 $

Integrated Planning System, Norms and Libraries Performance Assessment Citizens Services SOCIETY Assessment Business Plan Norms Consolidation Plan Results LIBRARY SERVICES Strategic axes Objectives Relevance Consistency Efficiency PERFORMANCE LIBRARY Efficiency Expected impact Outcome

Balanced Scorecard Un tableau de bord doit tenir sur une seule page. Il doit être facile à lire. Selon les recherches de G. Miller, un homme ne peut percevoir que 7 informations à la fois. La mémoire ne peut enregistrer que de 5 à 9 « chunks » (un chunk est un élément riche de sens) Trop d’indicateurs noient l’information essentielle. Lors de l’élaboration du tableau de bord, on doit concentrer son attention sur l’essentiel. Le responsable doit donc en premier faire un choix sur ce qu’il veut connaître en priorité. La disposition des informations, et leur mise en valeur sur le support d’information (écran ou papier) constituent le chemin de lecture. Les écarts qui méritent des interventions prioritaires doivent être identifiés immédiatement et sans équivoque. Les pictogrammes renforcés par des codes couleur significatifs constituent les moyens les plus efficaces pour satisfaire à cet objectif. Il a fallu produire les informations sur une page, même si celle-ci est de format 11X17. Il a fallu équilibrer tout en conservant l’information essentielle et parlante. Il a fallu faire des choix.