Guide des archives du monde sportif

Présentation du programme MéMoS : Le programme MéMoS a pour but de sensibiliser, collecter, sauvegarder, classer et valoriser la mémoire du sport dans toutes ses composantes Le Pôle national des archives du monde sportif a été créé dans la cadre d’une convention de partenariat réunissant : le ministère de la Culture et de la Communication le ministère de la Santé, de la Jeunesse, des Sports et de la Vie Associative le Comité national olympique et sportif français l’Académie nationale olympique française Le Pôle national des archives du monde sportif est accueilli aux Archives nationales du monde du travail à Roubaix

1 - les archives du monde sportif : définitions et conseils les archives une dimension plurielle les objets les archives électroniques 1.2 Le statut juridique des archives : les archives publiques les archives privées

1.1 Les archives : une dimension plurielle Les archives ne se résument pas aux seuls papiers historiques. L’ensemble des supports produits ou collectés témoignent eux aussi des mutations et de l’évolution d’une institution : les documents figurés et audiovisuels (photographies, affiches, périodiques, documents sonores et films) les objets les archives électroniques

1.2 Le statut juridique des archives On peut distinguer deux catégories d’archives au sein du mouvement sportif : les archives publiques des fédérations agréées délégataires de mission de service public soumises à une obligation de conservation et de versement aux Archives nationales. les archives privées : des fédérations et groupements sportifs nationaux agréés, non délégataires de mission de service public et les archives privées ou personnelles les organisations sportives locales

2 - Les archives une mémoire en danger La mémoire du sport est un héritage fragile et précaire. Les archives sont des documents soumis à l’action du temps et d’un ensemble de risques bien connus : la dégradation matérielle des documents la dispersion des archives la destruction

3 - pour une sauvegarde des archives du monde sportif : qui fait quoi ? Faire appel au programme MéMoS pour la sauvegarde des archives, c’est avoir l’assurance : de disposer de professionnels à votre service de conditions de conservation pérennes d’une communication selon les règles en vigueur d’une mise en valeur de vos archives

4 - Comment confier vos archives ? 4.1 Les différentes procédures : les fédérations délégataires les fédérations non délégataires les organisations locales 4.2 Déroulement de la procédure 4.3 Qui contacter ? 4.4 Les différents modes de cession 4.5 les règles de communication 4.6 Modèles de lettres proposées par le ministère de la Culture et de la communication

4.1 Les différentes procédures Les fédérations délégataires : Les fédérations délégataires produisent des archives publiques soumises à l’obligation de conservation et de versement. La gestion de ces archives suit les règles en matière de conservation et de communication des archives publiques Les fédérations non délégataires : Ces archives relèvent de la sphère des archives privées. Elles ne sont soumises à aucune obligation juridique de conservation ou de dépôt. L’ensemble de la procédure de sauvegarde de vos archives est entièrement pris en charge dans la cadre de la convention de partenariat du 15 décembre 2006.

6. Instrument de recherche 7. Transfert des archives Fédérations délégataires Fédérations non délégataires Représentations locales 1. Visite technique MSJSVA et ANOF (en commun) ANOF Son financement Convention de partenariat 2. Avis de la commission des entrées 3. Traitement du fonds Mission des Archives nationales À définir avec le MSJSVA 4. Validation du comité scientifique 5. Sort final du fonds Si avis favorable Archives nationales site de Fontainebleau Pôle national des archives du monde sportif de Roubaix 6. Instrument de recherche MSJSVA répertoire Répertoire numérique 7. Transfert des archives Don ou dépôt

4.3 Qui contacter ? Vous représentez une fédération sportive délégataire , vous devez vous adressez à : Monsieur Emile PICQUES. Chef de mission des Archives nationales auprès du ministère de la Santé, de la Jeunesse, des Sports et de la Vie Associative. et/ ou Mademoiselle Isabelle Gondré. Archiviste à l’ANOF.

Vous représentez une fédération non délégataire, un groupement sportif national, un particulier, voir une ligue, un comité ou un club, vous devez vous adresser à : Monsieur Thierry MESSINA. Assistant de l’ANOF. ou Mademoiselle Isabelle Gondré. Archiviste à l’ANOF.

Les différents mode de cession : les fédérations délégataires : Les archives publiques doivent faire l’objet d’un versement, de caractère obligatoire et réglementaire dans un service public d’archives les instances non délégataires et les archives personnelles : Le don est formalisé par un échange de courrier bilatéral entre le donateur et les Archives nationales du monde du travail après accord sur les conditions de consultation. Même s’il n’en a plus la propriété, le donateur garde en tout état de cause un droit d’accès permanent à son fonds. Le dépôt n’entraîne pas de transfert de propriété. Il est formalisé par un contrat révocable bilatéral. L’institution ou la personne conserve donc juridiquement intacte la propriété de ses archives.

4.4 Les règles de communication Les archives publiques sont soumises à des délais de communication strictement encadrés par la loi 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives (livre II du code du patrimoine). Les archives privées ne sont pas soumises aux règles de communication des archives publiques. Cependant, si la loi n’impose des restrictions de communication qu’en ce qui concerne les archives publiques, la communication des archives privées peut être soumise aux dispositions du code civil relatives à la protection de la vie privée.

4.5 Modèles de lettres Lettre d’intention de donation Contrat de dépôt révocable

5 - Quelques conseils pratiques Conditions optimales pour une salle d’archives Pour l’aménagement d’une salle d’archives Rangement et conditionnement Conditions de stockage et de manipulation pour la conservation des cd-rom et dvd Il ne faut pas s’effrayer face aux exigences de la conservation. Il s’agit là de conseils pratiques pour une bonne conservation et non de normes

6 - Autres activités La collecte des archives orales et audiovisuelles : C’est parce que le sport est avant tout une histoire d’hommes et de femmes, dépositaires d’une mémoire et d’expériences, que des campagnes de collectes d’archives orales et audiovisuelles des grands acteurs du sport trouvent toute leur légitimité et leur place. La mise en place d’un réseau de correspondants-archives : Il s’agit d’identifier dans chaque structure des relais privilégiés pour informer, documenter et sensibiliser l’ensemble des acteurs du mouvement sportif à la problématique des archives et de leur conservation.