Rencontre avec M. Marc Lacroix Dirigeant principal de l’information et Secrétaire du Conseil du trésor Québec, 28 mai 2012

Agenda de la rencontre Introduction des participants Présentation du RPGTI Sujets de discussions Gouvernance Modalités contractuelles Décret pour la conclusion de gré à gré de contrats à commandes pour l’acquisition de logiciels Plan d’action à court terme Valeur ajoutée Période d’échanges Merci de nous accueillir et de nous écouter. Cette rencontre fait suite à votre allocution présentée lors de la dernière Assemblée générale du RGTI à la fin de laquelle vous avez souhaité échanger à nous et profiter de notre offre d’être le partenaire du Gouvernement du Québec en matière de TI.

Qui sommes-nous? Le plus important regroupement d’entreprises de TI œuvrant au Québec, depuis 1994; Une expertise reconnue et essentielle, au profit du secteur public québécois; Membre de la Fédération des associations en TI, créée par l’ACTI / ITAC (Association canadienne de la technologie de l’information). Les entreprises membres du RPGTI représentent tous les domaines relatifs aux TI ( produits, logiciels, services conseils, réalisation technique… ). Le mode de fonctionnement du RPGTI est basé sur la discussion et les échanges avec les membres le composant. Les prises de position du RPGTI reflètent des consensus de ses membres, ce qui constitue une valeur ajoutée indéniable. Par leurs échanges sur une base continue, les membres ont développé une compréhension élargie de l’écosystème gouvernemental TI incluant les objectifs poursuivis par le gouvernement, les enjeux auxquels le gouverveneemnt fait face, les processus et les règles d’acquisitions, les défis des gestionnaires TI au gouvernement, les règles et les contraintes auxquelles sont assujetties les entreprises, etc… De plus, le RPGTI regroupe des firmes ayant de très bonnes connaissances des autres marchés publics ou privés. Le RPGTI connait bien les tendances, les meilleures pratiques et peut apporter une valeur ajoutée par rapport à tout ce qui touche l’amélioration des façons de faire dans le but d’augmenter le retour sur les investissements reliés aux TI effectués par le gouvernement et de favoriser des réalisations novatrices…

20 sociétés-membres - CA Bureau de gestion CIA Momentum technologies Marc Martin Dell Canada Mélanie Jacques Fujitsu Denis White Groupe CGI Claude Lemieux Groupe conseil GP3 Guy Lanteigne Hewlett Packard Canada Claude Boulet IBM Canada Gratien Côté Lenovo (Canada) Sylvain Gérin-Lajoie L-IPSE Services conseil Renée Houde Microsoft Canada Claude Fortin Momentum technologies Yvan Robert Nurun Sylvio Rancourt Oracle ULC Canada Michel Carbonneau R3D Conseil - Claude Levasseur Services Conseils Systématix Sabin Blais Sinapse Michel Rochette Société conseil Lambda Éric Ferland Systèmes CISCO Canada Andrée Johnston TELUS Communications (Québec) Renée Normand Xerox Canada France Germain Le RPGTI est le seul regroupement structuré représentant les firmes de services conseil et les fournisseurs de biens Expertises et expériences des membres du CA – connaissance approfondie de l’écosystème Le membership actuel du RPGTI est le plus élevé de son existence…. Parmi les facteurs expliquant cet élargissement du membership, on retrouve en premier lieu la reconnaissance par le Gouvernement et par les entreprises de la représentativité du RPGTI; cela apporte une valeur ajoutée indéniable d’une part en diminuant le nombre d’interlocuteurs, et d’autre part, le fait que les positions prises font consensus auprès des membres du RPGTI. Par ailleurs, les préoccupations croissantes de la part des firmes à l’égard de certaines pratiques et tendances quant à la façon dont le Gouvernement recourt au secteur privé en matière de TI, dont: Préoccupations sur l’image de l’industrie, Préoccupations sur la relève (nouvelle organisation créée à cet effet – Eric Ferland a plus de détails ), Préoccupations sur les tendances nouvelles observées dans les pratiques des clients gouvernementaux, Préoccupations sur la capacité à voir concrétiser diligemment les changements proposés, Bureau de gestion Claude Lemieux : Président Denis White : Vice-président Marc Martin : Trésorier Robert Pilote : Secrétaire général

Notre rôle stratégique Rassembler et représenter les firmes en TI œuvrant auprès du secteur public québécois; Agir à titre de partenaire du gouvernement afin de favoriser les bonnes pratiques et un meilleur retour sur l’investissement en TI; Être à l’affut et appuyer le Gouvernement du Québec sur des sujets liés aux TI. Être partenaire cela suppose: Qu’on se parle; Qu’on s’écoute; Qu’on s’influence; Qu’on a un but commun tel que le succès des grands projets reliés aux TI Qu’on agit de façon cohérente et complémentaire. Être à l’affut et appuyer le Gouvernement du Québec sur des sujets liés aux TI - rôle stratégique en mode pro-activité, le plus possible

Nos champs d’activités Contribuer à la réussite des projets reliés aux TI; Contribuer à la saine utilisation des TI; Participer à l’amélioration du cadre réglementaire d’acquisition de biens et de services en TI; Favoriser le réseautage auprès des principaux regroupements œuvrant dans le domaine des TI; Collaborer avec différents acteurs ayant des intérêts communs : FGRM, FDGA, sous-secrétariat aux marchés publics, Associations des secteurs de la Santé et des services sociaux, de l’Éducation et du municipal; Institut Technologies de l’information et Sociétés, Voie des entrepreneurs en TI de Québec (VETIQ), Table TI de la Chambre de commerce de Québec, TechnoCompétences, TechnoMontréal, etc. Contribuer à la mise en place des conditions favorisant la réussite des projets reliés aux TI. D’ailleurs, le GQ, le RPGTI et ses membres ont assurément cela en commun. Contribuer à la saine utilisation des TI et à l’implantation de meilleures pratiques mettant notamment le focus sur la livraison des bénéfices anticipés Collaborer avec différents acteurs ayant des intérêts communs : Associations des secteurs de la Santé et des services sociaux, de l’Éducation et du municipal; Interventions sur une base ad hoc en fonction de dossiers d’intérêt commun; Loi sur les contrats des organismes publics devrait favoriser des échanges plus fréquents bien que les écosystèmes nous apparaissent différents ... ex: solutions particulières d'industrie promues par un grand nombre d'entreprises s ce qui, en bout de piste, est de nature à générer des économies 6

L’implication du RPGTI depuis 10 ans Mai 2002 - Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme Septembre 2004 - Loi sur l’Agence des partenariats public- privé du Québec Février et mai 2006 - Activités de sensibilisation concernant les impacts de la réglementation Sarbanes Oxley et de sa contrepartie canadienne sur les clauses contractuelles gouvernementales Mars à décembre 2007 - Consultation sur le projet de «Règlement sur les contrats de services et les contrats d’approvisionnement des organismes publics» Mars à mai 2007 - Consultation sur le guide de bonnes pratiques en TI Mai 2002 - Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme Autres interventions plus récentes sur le lobbyisme … préoccupations relatives à quelques recommandations récentes du Commissaire à l’effet que toute communication devient une activité de lobbyisme (donc problématique vs actitivités de type formation, “éducation” des clients sur de nouvelles technologies et de nouvelles opportunités - La loi ne permet pas le versement de commissions vs les firmes qui vendent des produits et des logiciels Mars à décembre 2007 - Consultation sur le projet de «Règlement sur les contrats de services et les contrats d’approvisionnement des organismes Publics» Support de la loi Intérêt pour les documents édictés comme outil de simplification des façons de faire et de réduction de coûts tant du côté du gouvernement que du côté des firmes pour faire affaires avec le gouvernement… Le RPGTi a demandé de garder la clause ISO Représentations importantes à l’égard du facteur K car il y avait 2 modes envisagés (+++++)

L’implication du RPGTI depuis 10 ans Décembre 2007 - Consultation sur les documents types d’appels d’offres Janvier 2009 à aujourd’hui - Participation au Forum d’échanges sur les contrats des organismes publics Avril 2010- Rencontre MDEIE (C. Tremblay) / Propriété intellectuelle Juin 2010 - Rencontre avec le Vérificateur général – projets TI en difficulté Avril 2011 - Mémoire relatif au projet de loi no. 133 – Gouvernance et gestion des ressources informationnelles Janvier 2009 à aujourd’hui - Participation au Forum d’échanges sur les contrats des organismes publics (au tout début: dans le domaine des TI) On note, en 2012, une écoute plus grande aux représentations faites par le RPGTI ce qui est de très bon augure. Juin 2010 - Rencontre avec le Vérificateur général – projets TI en difficulté - Réflexion préalabe des membres compte tenu de l’activité médiatique d’alors portant sur les projets en difficulté Partage d’expériences réelles mais sans identification des projets et des intervenenants Le résultat de ces travaux se sont reflétés dans le mémoire déposé à la Commission des finances publiques Ceci est une très belle démonstration que le RPGTI peut intervenir sur des sujets importants et ce rapidement et efficacement On a offert au Gouvernement de partager le fruit de nos réflexions, mais cela est resté lettre morte Avril 2011 - Mémoire relatif au projet de loi no. 133 – Gouvernance et gestion des ressources informationnelles Le RPGTI a mené une bonne réflexion sur ce sujets Des consensus sont vite apparus On va rappeler la nature des principales suggestions formulées dans quelques instants à l’item Gouvernance.

Le RPGTI en matière de gouvernance Demandes répétées pour la mise en place d’une table permanente d’échanges entre le gouvernement et les firmes partenaires TI; Volonté réaffirmée de contribuer à la réflexion au niveau de la mise en œuvre et des directives à venir; Dépôt d’un mémoire à la commission des finances publiques relativement au projet de loi 133, en ce qui a trait à la gouvernance et à la gestion des RI. Volonté réaffirmée de contribuer à la réflexion au niveau de la mise en œuvre et des directives à venir: nous suggérons au GQ de travailler en mode partenariat avec le RPGTI en privilégiant le mode collaboratif. Dépôt d’un mémoire à la commission des finances publiques relativement au projet de loi 133, en ce qui a trait à la gouvernance et à la gestion des RI. Réflexion amorcée et documentée sur plusieurs thèmes relatifs à la gouvernance Le RPGTI est en attente de pouvoir partager et échanger sur ces réflexions avec des représentants du gouvernement Il serait probablement profitable de pouvoir échanger également avec des personnes expérimentées et ayant beaucoup de vécu dans le secteur public via une Table d’échanges

Le RPGTI en matière de gouvernance Les principales recommandations du mémoire déposé en avril 2011 portaient sur: La pertinence des investissements envisagés Les mécanismes d’autorisation des projets en TI L’analyse financière des scénarios d’un projet d’investissement Les bilans de projet Le recours aux meilleures pratiques La création d’une table d’échanges Gouvernement – entreprises en TI Le recours au secteur privé par le biais d’exigences orientées sur les résultats 1. La pertinence des investissements envisagés devrait être établie en fonction des besoins et des priorités des secteurs « Affaires » des organismes visés; 2. Les mécanismes d’autorisation des projets en TI devraient être calibrés en fonction de la performance passée des organisations à les réaliser ainsi que des impératifs motivant les projets considérés. Aussi, dans le cas de projets de transformation organisationnelle, la capacité de l’organisation à réaliser de tels projets est importante 3. L’analyse financière des scénarios d’un projet d’investissement devrait prendre en considération l’ensemble des coûts (coûts initiaux, coûts de durée de vie) relatifs tant aux utilisateurs qu’aux ressources informationnelles; vs Logiciel libre 4. Les bilans de projet devraient être faits avec la participation des firmes impliquées et couvrir la portée, l’échéancier, les coûts et la qualité afin de maximiser et d’améliorer les bonnes façons de faire et les performances. L’élaboration de bilans partagés permettra plus facilement de tirer les leçons apprises des situations vécues et d’agir plus rapidement pour éviter la répétition de situations problématiques. 5. Renforcer le recours aux meilleures pratiques selon la nature des chantiers (exploitation, entretien et évolution des systèmes). Pour les projets de développement, planifier des livraisons et des durées de réalisation qui maximisent les chances de succès; 6. Mettre en place une table d’échanges Gouvernement – entreprises en TI. Le RPGTI veut être un vrai partenaire du GQ Ceci une belle occasion pour implanter un modèle collaboratif Pour rappel, les firmes ont été partenaires des grands projets à caractère critique qui ont été réalisés avec succès au GQ; donc, il y a sûrement des échanges intéressants et profitables à tirer …. 7. Avoir recours au secteur privé par le biais d’exigences orientées sur les résultats à livrer plutôt que sur les moyens. Occasion de prendre le virage « imputabilité » Occasion de définir les zones d’imputabilité des firmes Inciter les firmes à « se dépasser » en recourant à des mesures de type Prime d’intéressement Transforme le mode de recours au privé pour favoriser l’émergence de bonnes idées, de bonnes façons de faire, de vrais partenariats dans la réalisation des projets Donner des latitudes de moyens aux firmes Retrouver un équilibre Impacts: création d’environnements de travail stimulants favorisant l’utilisation maximale des ressources

Le RPGTI En matière de modalités contractuelles Implication sur la question de la propriété intellectuelle; Implication dans la reformulation de l’attestation de probité; Volonté de contribuer à la finalisation des documents édictés; Préoccupation sur les clauses de pénalités et leur application. Implication sur la question de la propriété intellectuelle: Élément clé par rapport aux choses préexistantes (façons de faire, code, etc.) avant le démarrage d’un projet Engagement du SSMP à apporter les principales modifications demandées pour l’été 2012 … Enjeux résiduels par rapport à l’acquisition de produits, les concepteurs de logiciels, les PME… Implication dans la reformulation de l’attestation de probité – rencontre avec le SSMP le 9 mars 2012 - .. En attente de questions du SSMP et d’une nouvelle rencontre pour apporter les réponses Volonté de contribuer à la finalisation des documents édictés Tel qu’exprimé il y a 5 ans (en 2007) Préoccupation sur les clauses de pénalités et leur application - Avoir des clauses contractuelles réalistes, claires et qui ne sont pas sujettes à interprétation, prévisibles en terme d’application et qui soient appliquées Services Québec: pénalité potentielle si le soumissionnaire propose une ressource qui ne rencontre pas les critères; cette pénalité équivautt à l’écart entre le prix soumis et le prix avec le soumissionnaire retenu Revenu Québec: pénalité en cas de départ d’un employé Des pénalités non appliquées faussent la compétition Clauses de pénalité plus nombreuses, exagérées pour certaines, et volonté perçue de les appliquer à la lettre Les pénalités concernant le remplacement des ressources devraient faire une nette distinction entre ce qui est sous le contrôle de la firme et ce qui ne l’est pas (ex: départ d’une ressource, les cas de maladie, etc.) Les contentieux des firmes plus présents et actifs dans la décision de soumissionner ou non Le Gouvernement a déjà privilégié le recours aux Garanties d’exécution: piste à explorer ? Manque d’équilibre Les firmes ont l’impression qu’elles ne peuvent plus être dans la solution L’implication des contentieux des firmes va amener des sociétés à ne pas présenter des offres de services Enjeu à cerner dans les points de vue énoncés par le MJQ : le point de vue change selon que le projet soit seulement TI ou non

Le RPGTI En matière de modalités contractuelles Le nivellement des critères vers le bas et la recherche du « moins cher conforme » a des impacts importants pour le succès des projets et sur les pratiques De nouveaux phénomènes émergent au gouvernement Non responsabilisation des firmes Qualification impérative de plusieurs soumissionnaires : Disqualification rarissime Le nivellement des critères vers le bas et la recherche du « moins cher conforme » a des impacts importants pour le succès des projets et sur les pratiques Le message véhiculé est à l’effet que la qualité n’est plus un critère important, le gouvernement veut payer le moins cher possible Conséquence: dans ce contexte, le Gouvernement peut difficilement profiter de la valeur ajoutée que les firmes peuvent apporter - Suggestion: Redonner de la valeur à la qualité dans l’esprit de contribuer davantage au succès des projets reliés aux TI De nouveaux phénomènes émergent au gouvernement 1. Phénomène nouveau de demande d'entente parallèle relative à la facturation des services pour des ressources commandant des tarifs plus élevés est maintenant présent: bombe à retardement - Les gestionnaires recherchent d’autres moyens pour avoir des conseiller du niveau de qualité et d’expérience recherché - Les firmes sont mal à l’aise et cela pourrait mettre le gouvernement dans l’embarras (forme de collusion?) - Des pratiques questionnables, des systèmes parallèles s’installent en système. - Sujet à approfondir lors d’une prochaine rencontre pour fournir des exemples et s’assurer de bien comprendre le phénomène, les mécaniques, les enjeux y associés 2. Certaines demandes sont du type « déraisonnables » tel que demander de livrer 16 ressources, toutes à la même date, quelques jours après la signature d’un contrat …. De plus, dans certains cas, le démarrage des projets a lieu plus tard qu’annoncé dans le cahier des charges (Ex: RQ, Services Qc) 3. Certaines firmes ne déposent plus d’offres de services ++++++++++++++++ ???????? Denis Garon dit que cela est fait car rareté de ressources Exemples de choses à regarder: AO de qualification sans prix puis donne des contrats au soumissionnaire qui est le moins cher. Non responsabilisation des firmes Le mode d’acquisition actuel fait en sorte que les firmes sont de moins en moins responsables de leur prestation car les ressources sont gérées par les internes, à tel point qu’il sera bientôt difficile de les accuser de quoique ce soit. Le Gouvernement peut accéder à une expertise d’une qualité remarquable qui peut contribuer de façon significative à la réussite des projets (petits, moyens et grands): il apparaît indispensable d’en profiter pour augmenter les chances de succès et maximiser le retour sur l’investissement, et ce, le plus rapidement possible. Qualification impérative de plusieurs soumissionnaires peu importe la situation Des donneurs d’ouvrage font passer des firmes qui ne rencontrent pas les critères. Problème d’équité Le processus d’acquisition en TI n’est plus prévisible Disqualification rarissime Volonté de qualifier au moins 2 firmes coûte que coûte - Suggestion: discuter ensemble du problème à régler et des pistes de solution

Le décret logiciels (1) Situation unique au Québec Situation à risque pour le Gouvernement Enjeux importants Le décret logiciels est inutilisé ce qui crée une situation de non conformité et met le gouvernement à risque 5 sociétés membres du RPGTI vendent des logiciels: HP, Microsoft, IBM, Oracle, CISCO, Situation unique au Québec Seul le Québec fait face à une situation de cette nature Situation à risque pour le Gouvernement . Dossiers sur les licences installées non conformes à la réalité . La situation s’aggrave avec le temps . Cette situation dure depuis environ 2 ans Enjeux importants . Enjeux d’affaires pour le Gouvernement Enjeu d’éthique Trucs non conformes à la réalité = ???????? Il ne faut pas perdre de vue que le Gouvernement du Québec est comparé à d’autres gouvernements . Enjeux financiers importants avec les fournisseurs de logiciels . Le RPGTI offre sa collaboration Pistes à explorer: assurer la continuité à court terme: régulariser rapidement la situation ; faire le pont avec ce qui est actuellement en place, consulter les intervenants concernés dont le CSPQ et les principaux M&O (1) Le décret pour la conclusion de gré à gré de contrats à commandes pour l’acquisition de logiciels

Valeur ajoutée Le RPGTI est très représentatif du milieu des TI Le RPGTI souhaite fortement être le partenaire du Gouvernement du Québec en matière de TI Le RPGTI constitue un guichet unique d’accès à une expertise de très haut niveau Le RPGTI regroupe des membres ayant un but en commun: le succès des projets du Gouvernement reliés aux TI Le RPGTI souhaite fortement jouer son rôle de partenaire du Gouvernement du Québec Ce qui suppose que l’on se parle sur base continue avec écoute dans l’esprit d’atteindre un but commun: le succès des projets Lors d’échanges, on pourrait ensemble explorer des pistes visant à ce que les divers acteurs soient orientés sur la « livraison de résultats » Le secteur TI a la capacité de faire bénéficier le gouvernement d’innovations et de révision de façons de faire allant dans le sens des orientations de l’État: simplification des façons de faire avec les citoyens et les entreprises, dégager des marges de manœuvre budgétaires, etc. Le RPGTI constitue un guichet unique d’accès à une expertise de très haut niveau Le RPGTI intervient auprès du gouvernement sur la base de consensus Les membres du RPGTI représentent tous les secteurs de l’industrie des TI, favorisant une compréhension augmentée des impacts potentiels des décisions touchant les TI ( ex: discussions sur les logiciels libres où participaient des gens de services et des gens de produits matériels et logiciels) Les membres opèrent en première ligne …. Et ont par conséquent une connaissance très pertinente de ce qui “se passe sur le plancher” et de ce qui pourrait survenir si ….

Plan d’action à court terme Échanges complémentaires sur des sujets abordés aujourd’hui, le plus rapidement possible; Mise en place urgente d’une rencontre préparatoire avec le RPGTI, afin de définir les rôles de la Table d’échanges et les enjeux prioritaires à y traiter; Création de la Table d’échanges en TI; Participation du RPGTI aux discussions relatives à l’application et aux directives de la loi 133; Finaliser les dossiers de: La propriété intellectuelle; L’attestation de probité. Mise en place urgente d’une rencontre préparatoire avec le RPGTI, afin de définir les rôles de la Table d’échanges et les enjeux prioritaires à y traiter; préciser les participants, le mode de fonctionnement, et convenir des thèmes prioritaires à y traiter Création de la Table d’échanges en TI c’est une belle occasion de mettre en place un Processus d’amélioration continue en mode collaboratif Et d’impliquer les gestionnaires TI du gouvernement et les partenaires du gouvernement qui ont à leur actif un grand nombre de réalisations C’est une belle occasion pour demander au RPGTI de trouver des solutions aux problèmes rencontrés Considérer des façons différentes de recourir au privé en s’inspirant d’approches utilisées avec succès dans le passé comme le processus de sélection de partenaires, qui a permis la réalisation, avec succès de grands projets tel que Bonjour Québec, le Registre foncier, etc. Conclusion On se retrouve à une étape charnière, où le Gouvernement et le secteur privé ont intérêt à réussir les projets faisant appel aux TI. Ne laissons pas passer cette opportunité ! C’est dans un tel contexte, que l’on peut le plus aider ! Nous avons une très belle occasion de changer la trajectoire des choses et de faire en sorte: Que l’on travaille ensemble de façon positive et constructive à la réussite des projets TI du GQ; Que l’on mette tous le focus sur la livraison des bénéfices attendus en mettant en place des mesures favorisant le succès et non plus à ajouter des contrôles aux contrôles …. Que l’on devienne un modèle de référence au Canada, et, pourquoi pas, dans le monde. Merci.

Au nom de nos 20 sociétés-membres, merci!